ARBOGA KOMMUN. Ksau 8 Dnr 73/ Utvärdering av projekt ArbogaTid. Blad 13 SAMMANTRADESPROTOKOLL. Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 SAMMANTRADESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Blad 13 Ksau 8 Dnr 73/ Utvärdering av projekt ArbogaTid Det har under en längre tid funnits en uttalad politisk vilja i kommunen att arbeta för att öka sysselsättningsgraden för medarbetare. 1 april 2014 startade projekt ArbogaTid. Verksamheten för funktionshindrade samt Hällbacken ingick i projektet. Projekttid var 1 april mars medarbetare beslutade sig för att ingå i projektet under projekttiden. Detta gav en utökad tillgänglighet motsvarande 3,0 tjänst. Vid utvärderingar av projektet visade de sig att det varit en del svårigheter vad gäller administrationen. Bemanningsprogrammet Time Care och lönesystemet Personec har inte fungerat enligt önskemål. Kommunstyrelsens arbetsutskott förlängde den 24 februari 2015,, 29, därför projektet till och med 31 december Socialnämnden fick i uppdrag att utveckla en intern effektiv administration där det är möjligt att följa hur den utökade tillgängliga tiden utnyttjas. Socialnämnden fick uppdrag att rapportera utvärdering till kommunstyrelsen innan projektets utgång. Utvärderingen i december 2015 visar att det endast finns tre personer kvar som är berörda av projektet. Alla tre har sin grundanställning på Hällbacken. Av de personer som ingick i projektet inom verksamheten för funktionshinder finns ett antal personer kvar, men dessa administreras i sin helhet inom området och inte inom projektet. Ingen av de aktuella medarbetarna i ArbogaTid har arbetat i någon annan förvaltning. Endast en person har introducerats på annan arbetsplats. Det fanns vid 2015 års utgång 25 personer inom vård- och omsorg som önskar öka sin sysselsättningsgrad. Av dessa är det 7 personer som kan tänka sig att arbeta var som helst i kommunen. Fem personer arbetar redan, enligt önskemål, mer tid inom vård- och omsorg. Inom verksamheten för funktionshinder önskar 17 personer att få höjd sysselsättningsgrad varav fem kan tänka sig att arbeta var som helst i kommunen. Tre personer har erbjudits och tackat ja till heltid. Under perioden 1 maj till 30 november har socialförvaltningen beställt vikarietimmar från bemanningsenheten. Många kan och vill arbeta mer än sin grundanställning. Socialförvaltningens vård- och omsorg samt enheten för funktionshindrade har behov av vikarier vilket gör att medarbetarnas önskemål till viss del uppfylls. Socialnämnden har som målsättning att fler ska få önskad sysselsättning. Utifrån att projektet inte fullt ut har realiserat möjligheten för Ordförandes sign. Justerandes sign. Sekreterarens sign. Utdragsbestyrkande

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Blad 14 medarbetarna att få arbeta efter önskad sysselsättningsgrad är det svårt att dra slutsatser om detta. Personalkontoret kommer skicka ut fördjupande frågor till de medarbetare som önskar arbeta mer tid. Frågeställning om önskemål om andra arbetsplatser inom verksamhetsområdet kommer ge svar på hur många personer som faktiskt kan finnas med i ett framtidsperspektiv kring heltidsmått som en rättighet. Då det idag saknas kunskaper om hur detta skulle kunna implementeras ska socialförvaltningens ledning, tillsammans med representant från personalkontoret göra studiebesök i kommuner som kommit längre. Vidare behövs stöd i utveckling av planeringsverktyg för att underlätta administration och handläggning av processerna. Ambition och målsättning är och förblir att de medarbetare som önskar arbeta mer än deltid ska få göra det, dock utan löfte om heltidstjänstgöring. Vidare behöver processer och rutiner utvecklas, liksom utbildninginsatser till ansvariga arbetsledare och chefer, med anledning av att det skett många nyrekryteringar på dessa funktioner under projekttiden. Projektet ArbogaTid avslutas men socialförvaltningen kommer även fortsättningsvis erbjuda mer tid till medarbetare med deltidsanställning. Socialförvaltningen ska inom ett år ha processer och rutiner klara samt att erforderliga kontakter tas för utveckling av planeringsverktyg. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår kommunstyrelsen tacka för informationen. En återrapportering till kommunstyrelsen ska ske sista kvartalet Innan beslut kan fattas önskar arbetsutskottet en muntlig redovisning av projektet på kommunstyrelsens sammanträde. Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Ärendet överlämnas utan eget ställningstagande. Skickas till: Kommunstyrelsen Akten Ordförandes sign. Justerandes sign. Sekreterarens sign. Utdragsbestyrkande

3 Socialnämnden ARBOGA KOMMUN SAMMANTRÄDESJDRDTi Sammanträdesdatum KOMMUN nkansllet Diarienu I-n^e^c. 10 SN 174 SNAU 455 Projekt - ArbogaTid Dnr 37/ Pilotprojekt gällande heltidsarbete inom vård och omsorg och inom verksamheten för funktionshinder förlängdes ytterligare ett år för att utvärderas i december 2015 och återrapporteras till kommunstyrelsens arbetsutskott. Detta år är endast 3 medarbetare berörda av heltidsprojektet. Alla tre har sin grundanställning på Hällbacken. Resterande finns att härleda till verksamheten för funktionsnedsättning, men dessa administreras i sin helhet inom området och inte inom Arboga tids-projektet. Socialnämndens beslut 1. Socialnämnden beslutar att projektet ArbogaTid avslutas och att förvaltningen fortsättningsvis erbjuder mertid till medarbetare med deltidsanställning. 2. Socialnämnden beslutar att förvaltningen inom ett år har processer och rutiner färdiga samt att erforderliga kontakter tas för utveckling av planeringsverktyg. Förvaltningen återrapporterar till nämnden varje kvartal. Skickas till: Kommunstyrelsen Personalkontoret Ordförandes sign. Justerandes sign. Sekret ra ns sign. Utdragsbestyrkande

4 Socialförvaltningen Socialchef, Marjo Savelius , marjo. TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning / (4) ArbogaTid Pilotprojekt gällande heltidsarbete inom vård och omsorg och inom verksamheten för funktionshinder förlängdes ytterligare ett år för att utvärderas i december 2015 och återrapporteras till kommunstyrelsens arbetsutskott. Detta år är endast 3 medarbetare berörda av heltidsprojektet. Alla tre har sin grundanställning på Hällbacken. Resterande finns att härleda till verksamheten för funktionsnedsättning, men dessa administreras i sin helhet inom området och inte inom Arboga tids-projektet. Önskad sysselsättningsgrad Det finns idag totalt 25 personer inom vård- och omsorg som önskar att arbeta mer tid än sin deltidsanställning. Av dessa är det 7 personer som kan tänka sig att arbeta var som helst i kommunen. Ytterligare fem personer arbetar redan, enligt önskemål, mer tid inom vård och omsorg. Inom verksamheten för funktionshinder önskar 17 personer att få arbeta mer tid varav fem kan tänka sig att arbeta var som helst i kommunen. Tre personer har erbjudits och tackat ja till heltidstjänstgöring. Under perioden 1 maj till och med 30 november 2015 har socialförvaltningen beställt vikarietimmar från bemanningsenheten. Ingen av de aktuella medarbetarna i ArbogaTid har arbetat i någon annan förvaltning. Ingen har heller introducerats på annan arbetsplats. Reflektioner Chefer och arbetsledare upplever att det är trögt, administrativt, att hantera schemaläggning, planering och återkoppling. De framför att det på grund av att de två system som ska hantera detta, Time Care och Personec, inte är kompatibla med varandra. Vidare finns det två system inom Time Care (pool och planering) som gör det krångligt att transportera ledig tid mot utförd tid för att få en överblick för varje medarbetare. En medarbetare som ingår i ArbogaTid är dessutom inte handläggningsbar i Time Care, då denna arbetar natt och har ett beständigt schema. Administratören för Time Care framför att det är svårt att få veta om personerna som läggs tillgängliga faktiskt arbetar den tiden

5 2 (4) eftersom det saknas rutiner för hur återkopplingen mellan systemen i Time Care. Time Care, med sina två system, hanteras antingen av socialförvaltningens administratör eller personalkontorets bemanningsenhet. Det finns en sårbarhet i att det endast finns en utbildad administratör i förvaltningen. Om denna inte finns på plats faller hela schemaläggningssystemet i Time Care, oavsett ArbogaTid eller inte. Vidare finns det en sårbarhet i att kontering av kostnadsställe (där lönekostnaderna inte ska belasta enheten där medarbetaren är anställd) inte kan göras på ett smidigt sätt. Detta är ett utvecklingsområde utifrån att det är arbetsledare på respektive enhet, Time Care-administratören och bemanningsenheten som gör att många behöver samsynka arbetsmoment i beställningar och bokningar av arbetstid. Även medarbetarna har ett viktigt ansvar i att lägga sin överblivna tid utifrån de rutiner som finns. Det finns dock vissa problem med att söka efter den tillgängliga tiden då sökverktyget matchar med behov och resurs. Till exempel kan en medarbetare lägga ut sin tillgängliga tid mellan klockan Behovet som finns kanske då är mellan klockan Då matchar inte behovet med resurserna fullt ut. Arbetsledarens roll är mycket viktigt där transporten av schemarader särskilt ska uppmärksamma administratören på de medarbetare som ingår i ArbogaTid. Förvaltningen har uppmärksammats på att det utbetalas kvalificerad övertidsersättning till medarbetare som arbetar mer än sin grundanställning då dessa lägger sig tillgängliga på helgerna. Detta har påtalats till såväl personalkontor och facklig organisation då detta innebär att det är kostnadsdrivande att anlita redan befintligt anställda. Detta talar för att heltidsprojektet är mindre kostnadsdrivande om administrationen och schemaverktygen kan bli mer kompatibla samt att även Personec kan kopplas till Time Care. Idag är det inte så. Slutsatser ArbogaTid innebär att kommunen har en linje om att värna om begreppet attraktiv arbetsgivare. Många vill och kan arbeta mer än sin grundanställning. Socialförvaltningens vård och omsorg och även verksamheten för funktionshinder har behov av vikarier vilket torde synka medarbetarnas önskemål om att få arbeta mer. Nämnden har också som målsättning att allt fler ska få önskad sysselsättning. Tidigare år är denna målsättning uppfylld då arbetsledare och chefer alltid hörsammar önskemål från medarbetarna. Sen är det inte alltid möjligt att faktiskt garantera heltidstjänstgöring. Utifrån att projektet inte fullt ut har realiserat möjligheten för medarbetarna att få arbete inom kommunen så är det svårt att dra

6 3(4) slutsatser om detta. I detta projekt har inte de andra förvaltningarna i kommunen varit involverade och det är tveksamt om socialförvaltningens medarbetares kompetens matchar de krav som ställs från till exempel barn- och utbildningsförvaltningen. De övriga förvaltningarna har ej heller Time Care planering varför det är än viktigare att det finns en samsyn kring att eventuellt realisera heltidsbegreppet inom kommunens alla verksamheter. Personalkontoret kommer att skicka ut fördjupade frågor till de medarbetare som önskar arbeta mer tid. Frågeställningen om önskemål om andra arbetsplatser inom verksamhetsområdet kommer att ge svar på hur många personer som faktiskt kan finnas med i ett framtidsperspektiv kring heltidsmått som en rättighet. Utifrån att det idag saknas kunskaper om hur detta skulle kunna implementeras ska socialförvaltningens ledning, tillsammans med representant från personalkontoret göra studiebesök i kommuner som kommit längre. Vidare är det viktigt att få stöd i utvecklandet av de planeringsverktygen för att underlätta administrationen och handläggningen av dessa processer. Att minska på sårbarheten inom förvaltningen är också en viktig del då en systemadministratör inte kan ha en viktig och bärande process ensamt. Ambitionen och målsättningen är och förblir att de medarbetare som önskar arbeta mer tid ska få göra det, dock utan löfte om att det blir heltidstjänstgöring. Vidare behöver viktiga processer och rutiner upprättas och/eller revideras, liksom utbildningsinsatser till ansvariga arbetsledare och chefer. Detta med anledning av att det varit nyanställningar av dessa funktioner under projekttiden. Utifrån de ekonomiska förutsättningarna är det av största vikt att det finns en välfungerade och tydliggjord process, kunnande och anpassade verktyg för att kunna möjliggöra en framtidstanke om heltid som rättighet. När detta är gjort är det fullt möjligt att återigen ge de medarbetare som önskar mer tid få detta.

7 4(4) Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att projektet ArbogaTid avslutas och att förvaltningen fortsättningsvis erbjuder mer tid till medarbetare med deltidsanställning. Vidare beslutar nämnden att förvaltningen inom ett år har processer och rutiner färdiga samt att erforderliga kontakter tas för utveckling av planeringsverktyg. Förvaltningen återrapporterar till nämnden varje kvartal. Marjo Såvelius Socialchef