Policy för medarbetarsamtal

Transkript

1 Policy för medarbetarsamtal Policy för medarbetarsamtal 1(6)

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Syfte... 4 Mål... 4 Vem skall genomföra medarbetarsamtal?... 4 Genomförande... 4 Uppföljning... 5 Avslutning... 5 Policy för medarbetarsamtal 2(6)

3 Inledning Landstinget Blekinges olika verksamheter är i ständig förändring, vilket förutsätter fungerande kommunikation mellan chef och medarbetare. Cheferna i Landstinget Blekinge skall värna om att informationen når fram till medarbetarna. Detta sker bl a genom regelbundna arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal. Medarbetarsamtalet är ett hjälpmedel i arbetet med verksamhets- och kompetensutveckling, och är bl a ett av ledarskapets viktigaste styrinstrument. Samtalet är en metod för att utveckla dialogen mellan chef och medarbetare som bl a syftar till gemensamt lärande. Medarbetarsamtal och individuella utvecklingsplaner är en av förutsättningarna för att nå en verksamhetsutveckling med delaktiga medarbetare. Medarbetarsamtalet är ett planerat, strukturerat, regelbundet återkommande och förberett samtal då chef och medarbetare avsätter tid för att gemensamt tala om arbetet och arbetssituationen, för planering och ömsesidig information. Utgångspunkten för medarbetarsamtalet är fastställd verksamhetsplan, vilket förutsätter att de mål som finns för verksamheten, även skall vara konkretiserade på förvaltnings-, basenhets- och avdelningsnivå. Medarbetarsamtalet handlar om mål, arbetsuppgifter, arbetsresultat, lön, utveckling och framtid. Medarbetarsamtalet syftar till att ta tillvara, öka och utveckla medarbetarnas kompetens och kreativitet, ge ett gott arbetsresultat och större arbetsglädje samt vara ett hjälpmedel för att uppnå verksamhetens mål. Det är ett viktigt samtal där verksamheten sätts i fokus och där chef och medarbetare tillsammans är huvudpersonerna som ska utveckla densamma. Genom medarbetarsamtal riktas uppmärksamhet på vikten av god personalförsörjning, dolda förutsättningar, lämpliga utbildningsinsatser och på ev förändringar i arbetsorganisationen. God personalpolitik innebär att medarbetarna skall ha möjlighet att påverka, förändra och utveckla sin arbetssituation. Policy för medarbetarsamtal 3(6)

4 Syfte Landstinget Blekinges policy för medarbetarsamtal ger tillsammans med landstingets övriga policydokument uttryck för landstingets övergripande syn på arbetsförhållanden som skall råda i organisationen. Dokumentet gäller för hela landstinget. Varje förvaltning/basenhet/arbetsplats kan förtydliga dessa utifrån egna förutsättningar. Mål Medarbetarsamtalet skall: Bidra till att förstärka verksamheten genom att medarbetarnas vilja och förmåga att utvecklas går i takt med verksamhetens kort- och långsiktiga mål Vara utgångspunkten för varje medarbetares utveckling och lön Främja kompetensutvecklingen och kompetensnyttjandet, förbättra parternas arbetsprestationer, öka entusiasmen och arbetsmotivationen samt förbättra andan på arbetsplatsen Utmynna i individuella utvecklingsplaner Chefer på alla nivåer i organisationen skall minst årligen genomföra medarbetarsamtal med alla sina medarbetare Vem skall genomföra medarbetarsamtal? Både chef och medarbetare kan ta initiativ till medarbetarsamtal, men det är närmaste chefs ansvar att samtalet blir genomfört. Samtalet skall inte ersätta de vardagliga kontakterna mellan chef och medarbetare. Vid särskilda omständigheter kan medarbetare begära samtal med överordnad chef. Genomförande Förberedelserna är a och o. Grundinställningen bör vara detsamma som i allt ledarskap - lyhördhet, omsorg, tydlighet och målinriktning. Regelbundna medarbetarsamtal av god kvalitet är viktiga förutsättningar för att medarbetare skall kunna vara delaktiga. Chefen skall planera in samtalet i god tid så att båda parter har möjlighet att förbereda sig. Inför medarbetarsamtalen på arbetsplatsen skall chefen informera och klargöra mål, syfte med medarbetarsamtal och dess uppläggning, så att alla vet vad det handlar om. Chefen kan tex förbereda medarbetarsamtalen genom att vid arbetsplatsträffar informera samtliga medarbetare om målet för verksamheten, arbetsplanering, arbetsuppgifter, arbetsfördelning samt resurs- och utvecklingsbehov. Före medarbetarsamtalet måste både chef och medarbetare förbereda och tänka igenom vad man vill få ut av samtalet och vilka de viktigaste frågorna är. Chef och medarbetare har ett gemensamt ansvar för att samtalet får ett meningsfullt innehåll och resultat. För att hålla hög kvalité på medarbetarsamtalen är det angeläget att samtliga chefer kontinuerligt erhåller kompletterande kunskaper och stöd kring medarbetarsamtalets mål, syfte, innehåll och genomförande genom respektive förvaltnings försorg. Medarbetarsamtalet knyter samman nuet med det som varit och det som kommer. Samtalet tar upp arbetssituationen och den personliga utvecklingen. Det är viktigt att samtalet sker med Policy för medarbetarsamtal 4(6)

5 öppenhet och förtroende. Se till att samtalet kan genomföras i lugn och avspänd miljö, fritt från besök och telefoner. Reservera tillräckligt med tid. Som stöd för kommande medarbetarsamtal kan minnesanteckningar föras. Varje medarbetarsamtal avslutas med överenskommelse om individuell utvecklingsplan som chef och medarbetare undertecknar. Särskild checklista har utarbetats. Uppföljning Utvecklingsplanen utvärderas och följs upp vid nästa medarbetarsamtal. Samtliga förvaltningar/basenheter/arbetsplatser inom landstinget skall ha rutiner för uppföljning av målen med medarbetarsamtal. Genomförandet av medarbetarsamtal skall redovisas i förvaltningarnas verksamhetsberättelser. Avslutning Föreliggande policy skall ses som ett stöd för förvaltningarna/basenheterna/arbetsplatserna i sitt arbete med medarbetarsamtal. Denna policy omprövas senast år Policy för medarbetarsamtal 5(6)

6