Vara kommun. Vara kommun Kontinuerliga förbättringar

Transkript

1 Vara kommun Vara kommun Kontinuerliga förbättringar

2 Kontinuerliga förbättringar Hos oss innebär VaraLean att varje enskild medarbetare i sitt dagliga arbete verkar för att skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång. - en del av vardagen Ur Lednings- och styrdokumentet kring Kvalitet, sidan 5; VaraLean

3 Foto: Johan Eriksson

4 VaraLean vad innebär det för oss?

5 Lean tanke- & arbetssätt Tanke- och arbetssätt kring systematiskt förbättringsarbete Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Minska slöserierna Långsiktighet och helhetssyn Förbättringsarbetet är en del av vardagen Enkla metoder och verktyg

6 Tanke och handling Värde Politiker Verksamhetsansvariga Principer Metoder Verktyg

7 Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation, sidan 12; Grundläggande värden

8 Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, sidan 2; Vara vågar!

9 Här syns principer och värden som politikerna antagit

10 Metoder för att nå värden och principer Nedbrytning av övergripande mål till arbetsplaner Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer

11 mycket lean men lite snack 70 timmar, varav en vecka på internat i Prag Innehåll Om Prag, tidigare utvecklingsarbete och vad vi gör på arbetet Delar som skapar förutsättningar för kontinuerliga förbättringar, ex Effektiva möten Omvärldsbevakning Arbetslagsutveckling LeanLir Identifiera förbättringsområden Uppföljning dagar Kommunövergripande utvecklingsinsatser

12 Tanke och handling Värde Principer Metoder Verktyg

13 Foto: Andreas Offesson

14 Några av våra verktyg för kontinuerliga förbättringar Värdeflödeskartläggning LeanLir 5S Visualisering

15 Värdeflödeskartläggning på Alléskolan

16 Vem? Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning tredje dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning

17 Hur och vad gör vi? Avgränsning av område innan kartläggning 2½ dag Ritar Diskuterar Vad Hur När Uppskattar tid och rätt från början Tar fram handlingsplaner Följer upp aktiviteter 30 dagar 60 dagar 90 dagar Värdeflödeskartläggning

18 Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge slöseri Värdeflödeskartläggning

19 Tvätthantering Värdeflödeskarta från Kvänumsgården

20 Rekrytering Värdeflödeskarta från övergripande process

21

22 Mätetal Egenskap/ mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Ledtid L/T Totalt per ärende 3 dygn - 71 dygn Rätt från början RFB% Totalt per ärende 24% Värdeflödeskarta rekrytering

23 Mätetal Egenskap/ mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Ledtid L/T Totalt per ärende 3 dygn - 71 dygn 19 timmar - 40 dygn Rätt från början RFB% Totalt per ärende 24% 69% Värdeflödeskarta rekrytering

24 Mätetal Egenskap/ mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Verkligt resultat Ledtid L/T Totalt per ärende 3 dygn - 71 dygn 19 timmar - 40 dygn 19 timmar - 40 dygn Rätt från början RFB% Totalt per ärende 24% 69% 77% Värdeflödeskarta rekrytering

25 Några förbättringar Registrering av ansökningar i HR+ ta fram tydlig rutin för registrering, plan för back-up behov Annonser uppdatera annonsmallen, ändra e-postadress för ansökningar lathund för rekrytering Information om tillsättning med i annonsen Telefoninformation till sökande skapa lathund för växeln, informera Intervju/Samverkan vidareutveckla rutin Värdeflödeskarta rekrytering

26 Tidningen Personal & ledarskap

27 Exempel på värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner 7 12 köket Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personlabudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Arbetslagsplanering (högstadium) Konsumentvägledning

28 Tidningen Chefen i Fokus

29 Några av våra verktyg Värdeflödeskartläggning LeanLir 5S Visualisering

30 LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träna sig att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk

31 LeanLir en del av verksamhetsutvecklingen 2009

32 Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)

33 Före Efter 5S på Gatu & Park

34 Före Efter 5S på kontor

35 Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag 5S på Bonden

36 Visualisera Åskådliggöra (med bild), ge en bild av, levandegöra, gestalta; föreställa sig; medvetandegöra inre bilder Rätt information där och när den behövs

37 Visualisering (förbättringstavla) på äldreboende

38 Förbättringstavla Nya slöserilappar hamnar i Inkorgen på tavlan, ibland med förslag på lösningar. Alla slöserier behandlas. Det behöver inte vara stora saker, små slöserier är minst lika viktiga och man om man tänker i det långa loppet så kan de ju bli ganska stora. Det är ett mycket strukturerat, synligt och lättförståeligt sätt att jobba med förbättringar och man förstår att alla dessa, som i bland kan upplevas som småsaker, är viktiga att arbeta med för att minska slöserierna som finns. Citat från två enheter som ingick i kommunens Första tavelgrupp. Mer info på

39 Vi började i äldreomsorgen Pilotprojekt på Södergård 2004 Fortsatte i resten av äldreomsorgen 2006 Idag är hela organisationen involverad Börja med de positiva och intresserade Bygg på det ni redan har Använd er av goda exempel Skynda långsamt

40

41 Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft

42 Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 72 (AKU 2008) Nöjd-brukarindex (2008/2009) barnomsorgen på 84 hemtjänst & särskilt boende inom äldreomsorgen 78 grundskolan mellan gymnasiet 65 99% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2008) Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills, samtliga förbättrade Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde = 28 % - utöver alla kvalitetsvinster!

43 Lärdomar Det är inte konstigt att tiden inte räcker till Vi dokumenterar så olika och så ostrukturerat Vad tydligt det blir Man kan se framsteg, underlättar vardagen Värdefullt att få tänka hela processen och få se helheten Stressen har minskat Vi kan spara mycket tid utan att det behöver kosta så mycket Lärdomar från Alléskolans värdeflödeskartläggning

44 Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla

45 Läs mer på Maria Viidas