Kontinuerligt förbättringsarbete i Vara kommun Christina Dahlberg

Transkript

1 Kontinuerligt förbättringsarbete i Vara kommun Christina Dahlberg

2 Kort om mig & Vara kommun invånare medarbetare

3 Tanke och handling Värde Politiker Verksamhetsansvariga Principer Metoder Verktyg

4 Grundläggande värden Kund/brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Vara vågar! Våra kunder/brukare är anledningen till att vi finns. Våra chefer är synliga och engagerande i sitt uppdrag att leda individer och arbetslag. Vi är och tillåts vara delaktiga och tar ansvar för vårt uppdrag. Vi stimulerar personlig och professionell utveckling för att nå uppsatta mål. Vi antar utmaningar med mod och kreativitet för att nå uppsatta mål.

5 Principer Mål- och visionsstyrning Decentraliserad organisation med resultatenheter och arbetslag Tydlig ansvarsfördelning Utveckling en del av arbetet

6 Metoder Nedbrytning av övergripande mål på enhetsnivå Kommunövergripande utvecklingsinsatser, lika för alla Ledarutvecklingsprogram

7 Kommunövergripande utvecklingsinsatser Mallorca 2001 Island 2005 Arbetslaget - Arbetslagsutveckling Verksamheten & brukarna - Uppdraget Prag 2009 Omvärlden Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete

8

9 Grunderna inom lean i korta drag Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg Enkla verktyg

10 Det handlar om att.. Få till flöden som flyter Ta bort slöserier & öka kundvärdet Bli bättre utan att leta syndabockar Inte jobba fortare utan smartare Dra lärdom av resultat, både goda och mindre goda Låta medarbetarna förbättra sitt eget arbete

11 Nu ska ni få en liten titt på hur det kan se ut i verkligheten på demensboendet Södergård

12

13 Slöseri som vi hittade Väntan Kunden väntar på att få sin omvårdnad Medarbetarna väntar på varandra när man behöver hämta saker som fattas Transporter Fel blöjor har lagts in i lägenheten Rörelse Behöver leta efter saker Behöver gå och hämta rätt saker Omarbete Behöver byta ut felaktiga saker

14 Förbättringar vi genomförde Tydlig arbetsfördelning Påfyllningsvagn

15 Skapade standards för förbrukningsartiklar och visualiserade dessa Fler förbättringar

16 Förbättringstavlan Jag skriver ner det hittade slöseriet eller förslaget..och lägger det i inkorgen Under tavelmötet fördelas aktiviteterna

17 Alla blir vinnare

18 Vinsterna För kunderna För medarbetarna - Kortare väntan - Mer effektiv hjälp - Mer kvalitetstid tillsammans med medarbetarna - Kortare väntan - Mer effektivt arbete - Färre onödiga steg - Mer kvalitetstid med kunden - Mindre irritation - Det är lättare att göra rätt från början

19

20 Leanlir Vilka? Alla medarbetare Resultat? Gemensamt språk i organisationen kring förbättringsarbete Effekter? Lyfter problem som slöserier Ser till helheten med kundens bästa för ögonen Inga syndabockar finns längre

21

22 Värdeflödeskartläggning Värdeflödeskartläggning

23 Vilka ska delta? Representanter från samtliga professioner som arbetar i processen (max 8 deltagare) Handledare som lotsar gruppen igenom metoden

24 Kommunikation intern vårdplanering Vilka? Rehabpersonal, sjuksköterskor, biståndshandläggare, resultatenhetschef Resultat? Gemensamt synsätt Gemensamma rutiner, check listor samt lathundar per yrkeskategori Effekter? Högre kvalitet på vårdplaneringen Mer rätt från början Minskad väntetid Ökad förståelse för varandras kompetenser

25 Lärdomar Intressant att se processen i sin helhet. Ju fler aktörer desto mer komplicerad process: mycket dubbelarbete. Vi saknar en gemensam standard. Vi har inget gemensamt synsätt, varierar även inom samma yrkeskategori. Bättre, tydligare struktur på vårdplaneringen kan öka kvaliteten för vårdtagaren.

26 Rapportering & dokumentation äldreboende Vilka? Sjuksköterska & undersköterskor Resultat? Muntlig rapportering ersattes av skriftlig dokumentation Tidsåtgången per vecka sänkt från 17,5 timmar till 8,5 timmar Effekter? Dokumentationskravet uppfyllt Mer tid direkt till kunderna Kvalitetssäkring - tryggare

27 Personalbudgetprocessen Vilka? Resultatenhetschefer, förvaltningsekonomer, lönekamrer Resultat? Gemensam standard för samtliga förvaltningar Effekter? Använder tekniken mer Kortare ledtid Dubbelarbetet borttaget Insikt om varandras arbete

28 Vilka? Intern kommunikation, grundskola Lärararbetslag högstadieskola Resultat? Lärarnas arbetsrum flyttades till elevernas hemvist Effekter? Ökad tillgänglighet Ökad trivsel & trygghet för eleverna Ev. konflikter upptäcks och hanteras tidigare

29 Diplom efter varje genomförd kartläggning

30 Förbättringstavla Grundar sig på PDCA

31 Förbättra Planera A P Följa upp C D Genomföra

32 Förbättringstavla Vilka? Ett antal enheter inom socialförv. Resultat? Systematik i att ta vara på förbättringsidéer Effekter? Från ord till handling nu blir saker genomförda

33

34 Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)

35 Före Efter

36 5S kan göras på många ställen.

37 5S i datorn Vilka? Miljöenheten Resultat? Ordning & reda Gemensam standard Effekter? Behöver inte leta efter dokument Snabbare handläggning Enklare att ta över av varandra

38 Visualisering

39 Det ska vara lätt att göra rätt!

40 Arbetsfördelningstavlor Vilka? Främst inom socialförv. Resultat? Synliggör vem som gör vad, vart och när det görs Effekter? Lugnare arbetstempo Mindre stress Mer kundbehov tillgodosedda

41 Hemtjänsten Kvänum

42 Är du nyfiken på. vad medarbetarna tycker genomförda förbättringar material och verktyg? Vårt kvalitetsarbete VaraLean

43 Tack för mig