Kontinuerligt förbättringsarbete i Vara kommun. Christina Dahlberg leankoordinator

Transkript

1 Kontinuerligt förbättringsarbete i Vara kommun Christina Dahlberg leankoordinator

2 Det var en gång historiskt perspektiv på kontinuerligt förbättringsarbete i vardagen hos oss Snart kommer vi att låna till driften! Behov av fokus på Arbetslagens samarbeten Funderingar kring annorlunda arbetstider Resultatenheter & arbetslag Strategisk plan med värdegrund Tankesätt Löpande ledarutvecklingsinsatser Arbetssätt Södergårdsprojektet Arbetslagsutveckling/verksamhetsutveckling vart fjärde år

3 Vision Värden Principer Metoder Verktyg Tanke- och arbetssätt

4 I hjärtat av Västra Götaland trivs vi här finns det goda livet. Hos oss får alla sinnen sin kraft och sitt mod från en positiv miljö med naturliga kulturinslag. Här finns jordmånen för varje idé liten som stor. Mångfald & entreprenörskap gör att vi vågar hit är alla välkomna, här ser vi lite längre.

5 Grundläggande värden Kund/brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Vara vågar! Våra kunder/brukare är anledningen till att vi finns. Våra chefer är synliga och engagerande i sitt uppdrag att leda individer och arbetslag. Vi är och tillåts vara delaktiga och tar ansvar för vårt uppdrag. Vi stimulerar personlig och professionell utveckling för att nå uppsatta mål. Vi antar utmaningar med mod och kreativitet för att nå uppsatta mål.

6 Principer Mål- och visionsstyrning Decentraliserad organisation med resultatenheter och arbetslag Tydlig ansvarsfördelning Utveckling en del av arbetet

7 Metoder Nedbrytning av övergripande mål på enhetsnivå Kommunövergripande utvecklingsinsatser, lika för alla Ledarutvecklingsprogram

8 VaraLean handlar om att utgå från kund/brukarnytta hitta och ta bort slöserier Sådant som inte tillför något värde (direkt eller indirekt) för våra kunder/brukare inte utse några syndabockar Det är aldrig någon enskild medarbetares fel att något inte blir som det var tänkt. inte ha något krav på besparingar träna medarbetarna i att arbeta med kontinuerliga förbättringar i sin vardag

9

10 Verktyg LeanLir Värdeflödeskartläggning A3 arbetsplaner Förbättringstavla Arbetsfördelningstavlor 5S

11 Diplom efter varje genomförd kartläggning Glöm inte att fira framgångarna!

12 Kontinuerliga små steg i vardagen Hur?

13 Ledarna & arbetslagen! Metoder och verktyg för att nå synliga och tydliga chefer som leder väl fungerande arbetslag med engagerade medarbetare alla med gemensamt uppdrag och mot gemensamt uppsatta mål!

14 Exempel på ledarutvecklingsinsatser Verksamhetsutvecklande lönesättning Föreläsningsserie kring olika ledarskolor Salutogent ledarskap Kommunikativt ledarskap Situationsanpassat ledarskap Skrivarstugor Utvecklingscheck

15 2005 Förändringskraft och effektivitet Återkommande verksamhetsutveckling för alla medarbetare med samma fokus oavsett yrkeskategori 2013 Kund/brukarfokus Professionalism & Medarbetarskap?

16 När lean kom till småstaden Kontinuerliga förbättringar en del i vardagen Kund/brukarfokus tydligare än någonsin Funnit verktyg & metoder som passar oss som hand i handske Medarbetarnas ansvar & befogenheter för utveckling har synliggjorts ett riktigt lyft

17 Ledarskapets betydelse Passivt delta - Stå vid sidan om Tillit Koll men inte kontroll Nyfiken Fråga efter resultat Tydlig Ge förutsättningar Stödja Se när något brister och då träda in Resultatenhetschef i äldreomsorgen

18 Arbetsplaner Grundar sig på A3-metoden

19

20 Förbättringstavla Grundar sig på PDCA

21

22 Alla blir vinnare

23 En titt i backspegeln Resultat vi kan se

24 Kommunikation intern vårdplanering Vilka? Resultat? Effekter? Rehabpersonal, sjuksköterskor, biståndshandläggare, resultatenhetschef Gemensamt synsätt Gemensamma rutiner, check listor samt lathundar per yrkeskategori Högre kvalitet på vårdplaneringen Mer rätt från början Minskad väntetid Ökad förståelse för varandras kompetenser

25 Rapportering & dokumentation äldreboende Vilka? Sjuksköterska & undersköterskor Resultat? Muntlig rapportering ersattes av skriftlig dokumentation Tidsåtgången per vecka sänkt från 17,5 timmar till 8,5 timmar Effekter? Dokumentationskravet uppfyllt Mer tid direkt till kunderna Kvalitetssäkring - tryggare

26 Personalbudgetprocessen Vilka? Resultatenhetschefer, förvaltningsekonomer, lönekamrer Resultat? Gemensam standard för samtliga förvaltningar Använder tekniken mer Effekter? Kortare ledtid Dubbelarbetet borttaget Insikt om varandras arbete

27 Intern kommunikation Vilka? Lärararbetslag högstadieskola Resultat? Lärarnas arbetsrum flyttades till elevernas hemvist Effekter? Ökad tillgänglighet Ökad trivsel & trygghet för eleverna Ev. konflikter upptäcks och hanteras tidigare

28 Mätetal Nöjd-medarbetar index ( NBI ) 98% av medarbetarna är engagerade i sitt arbetet (AKU 2010) Närmare 80 kartlagda värdeflöden, samtliga med förbättrat nuläge och med i genomsnitt 28% tidsvinst Mer än 1000 LeanLir-spelande medarbetare

29 Effekter för kunderna/brukarna Ökad tillgång till personal Tryggare, lugnare tillvaro Ökad tillgång på aktiviteter Enklare ärendehantering Mängden tillgodosedda behov ökat Högre kvalitet på det som levereras Likvärdig service oavsett leverantör

30 Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft

31 Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla

32 Lätt att ta med sig Rymmer många Resurssnålt Effektivt Flexibelt Enkelt Kul Det goda livet i Vision Hjärtat av Västra Götaland Bäst för barn & ungdomar Vara vågar! Engagerat ledarskap Värden Kompetensutveckling Kund/brukarorientering Allas delaktighet & engagemang Mål och visionsstyrning Tydlig ansvarsfördelning Utveckling en del av arbetet Decentraliserad organisation med resultatenheter och arbetslag Dragande system Utjämning Värdeflöden Kommunövergripande kompetensutveckling för alla PDCA Principer Metoder Värdeflödeskartläggning Visualisering A3 Standardisering 5 varför Förbättringstavla Verktyg 5S LeanLir

33 Är du nyfiken på. vad medarbetarna tycker genomförda förbättringar material och verktyg? Vårt kvalitetsarbete VaraLean