Hälso- o sjukvårdsenheten september 2009

Transkript

1 Hälso- o sjukvårdsenheten september 2009 Kartlagd process: Inskrivning i HSL

2

3 Nulägeskarta RFB Planerad:0,0075% Oplanerad: 0,003%

4 Identifierat slöseri/spill Rörelse, omarbete (kolla pärm) Orsaksanalys Orsak Otydligt vad som saknas. Omarbete (dokumentation) Ingen gemensam standard för hur mycket och vad vi skriver. Omarbete (ofullständig ordination) Överarbete, rörelse (dok. i Procap. rosa papper) Överarbete, rörelse (onödig koll i datorn) Otillräckligt från sjukhus. Ofullständig rutin. Bristande struktur, bristande kvalitet i inflöde. Förbättring, idé/lösning Checklista vad finns i pärmen. Formulär vid inskrivningssamtal, stödfraser. Skriva avvikelse, med på checklista, bättre återkoppling. Skriv ut direkt från Procap. klistra in. Var sak har sin plats, strutktur formulär. Omarbete (dok i datorn) Bristande inflöde, bristande rutin. Schemalagd dokumentation, formulär inskrivning. Omarbete(inledande samtal) Kunskap i huvudet. Ta fram checklista/formulär. Ta fram gemensam struktur innehåll. Överarbete (muntlig Bristande struktur för innehåll Ta fram rutin för mötet: reflektion. rapport till Usk) muntlig rapport. Väntan (köa apotek) Ingen överenskommelse med Utreda möjlighet till överenskommelse. apotek. Överarbete (klippa, klistra, Behöver påminnelse om vems Lyfta frågan kontinuerligt. leta) ansvar. Lager (medicin/material) Bristande struktur. Ta bort gamla mediciner, 5S i förråd. Omarbete (debitering) Otydlig ansvarsfördelning. Med på checklistan. Omarbete (blanketter ej kopierade) Otydlig rutin. Ta fram röda kom-ihåg-lappar för kopiering. Omarbete, väntan (material bil & förråd) Otydlig rutin. Ta fram rutin för vad ska finnas, vem fyller på. 5S i förråd. Outnyttjad kreativitet, omarbete(närståendes kunskap) Bristande struktur inskrivningssamtal. Bristande info. Ta fram lathund/formulär för samtalet. Ta fram informationsfolder till närstående

5 Framtidskartan RFB Planerad: 12,4% Oplanerad: 7,3%

6 Mätetal Egenskap/mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Verkligt resultat Ledtid L/T Rätt från början RFB% Processtid P/T Väntetid V/T Övriga mätetal Planerad: 2 dag 2t 12 min-planerad: 2 dag 1t 45 min-för tidigt att utläsa 20 dag 5 t Oplanerad: 2 dag 3t 5 min-23 dag 4t 51 min 13 dag 6t 2 min Oplanerad: 2 dag 2t 40 min-16 dag 6t 26 min verkligt resultat dag 90, ny avstämning görs Planerad: 0,0075% Oplanerad: 0,003% Planerad: 2t 12 min-3 dag 1t 2 min Oplanerad: 3t 7 min-3 dag 5t 43 min Planerad: 2 dag - 17 dag 3t 58 min Oplanerad: 2 dag- 19 dag 7t 8 min Planerad: 12,4% Oplanerad: 7,3% Planerad: 1t 45 min-2 dag 5t 51 min Oplanerad: 2t 40 min-3 dag 2t 56 min Planerad: 2 dag-11 dag 11 min Oplanerad: 2 dag-13 dag 3t 20 min

7 Förbättringsplan Slutsatser av kartläggningen Arbetsuppgifter utförs på olika sätt beroende på vem som utför. Pga brister i början av processen får vi mycket omarbete och extra kontroller i ett senare skede. Förbättringsområden Dokumentation: samma struktur på blankettförvaring på samtliga enheter.checklista för vad är gjort/inte gjort. Avsätta tid för dokumentation, tydlig rutin för hur vi använder denna tid. Informationsflöde: Formulär/checklista för första inrapport. Medicin/material/praktiskt: checklista. Rensa i medicinförråd. 5S i materialförråd. Bestämma vilken utrustning som alltid ska finnas i bilarna, ta fram rutin för påfyllnad. Debitering/justering/avvikelse: med på checklista. Övergripande: Ta fram informationsblad till närstående. Tydlig struktur för inskrivningssamtal. Ta fram checklista för inskrivning.

8 Lärdomar Viktigt med struktur! Med bättre struktur får men mer utrymme för det oförutsedda, samt för reflektion! Det fungerar olika på olika ställen. Målet är ett standardiserat arbetssätt där det är möjligt. Gör man rätt från början får man bättre slutresultat och får både tid och energi över till annat. Lättare att sätta fingret på slöseri när det gäller praktiska ting. Det är slöseri att inte ha dialog!!!

9 Återblick förbättringsplan "Inskrivning i HSL" Hälso- & Sjukvårdsenheten Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Arbetsuppgifter utförs på olika sätt beroende på vem som utför. x Pga brister i början av processen får vi mycket omarbete och extra kontroller i ett senare skede. x Förbättringsområden/ Identifierat Har slöseriet minskat? Framtida förb. genomförda aktiviteter slöseri Ja Nej område Dokumentation Ta fram rutin att använda checklistan från HSL-inskrivning. Rörelse, Omarbete x Ta fram innehållsregister till pärm. Rörelse x Strukturera upp förvaring av blanketter på samtliga enheter. Rörelse x Skapa gemensam rutin för att avsätta tid för dokumentation, vad gäller (stänga av telefon osv). Omarbete x Inledande samtal Färdigställa ett formulär/checklista som används vid kontakt med rapportör. Omarbete x Medicin/material/praktiskt Prata med MAS ang kö på apoteket. Väntan x x Jeanette pratar med RE-chefer om vilket ansvar som gäller då det fattas medicin. Omarbete, Rörelse x Ta fram lathund/info-blad (hjälpfrastext). Omarbete x x Påminnelse om medicin förs in på checklistan. Omarbete x Reda ut om "Afrikalådorna" kan tas bort. Lager x Övergripande Ta fram informationsblad till närstående. Omarbete x Ta fram struktur för HSLinskrivningssamtal. Omarbete x Ta fram checklista för HSLinskrivning. Omarbete x Lägga ett rött "signalpapper" med Kopiera! Omarbete x Bestämma vad som behöver finnas i bilar, ta fram rutin för påfyllning. Strukturera, märka upp, lägga upp inventeringslistor över Rondellens materialförråd. Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Ingen struktur, alla gör olika. Stort informationsflöde. Ibland missas viss information. Omarbete, Väntan x Omarbete, Rörelse x x Har tydlig förbättring skett? Ja Nej x x x

10 Lärdomar efter Dag 90 Förbättringsarbete tar tid Det är lättare att bli motiverad när man ser nyttan av förändringarna Strukturen är lika för alla Rätt från början Tydligt vilket material som ska användas Går att starta upp arbetet med en gång