Verksamhetsuppföljning Betgatan

Transkript

1 Verksamhetsuppföljning Betgatan Malin Rehnstam Kvalitetscontroller Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten Elisabeth Rubin MAS 1

2 Närvarande vid besöket Från Oxelgatan: Cecilia Nilsson enhetschef för Oxelgatan, två omsorgsassistenter, en sjuksköterska, en sjukgymnast, en arbetsterapeut. Verksamhetsuppföljare: Undertecknade. INFORMATION OM VERKSAMHETEN Betgatans gruppboende ligger i Simrishamn och är en bostad med särskild service för vuxna, i form av gruppbostad enligt LSS. Boendet består av fem lägenheter. Gruppbostaden är bemannad med personal dygnet runt utifrån de boendes behov. Regiform Kommunal regi Extern regi SAMMANFATTNING AV RESULTAT På Betgatan finns två rutinpärmar med rutiner som avser både personalfrågor och rutiner för det dagliga arbetet med brukarna. Detta leder till en viss otydlighet avseende vilka rutiner som gäller för vad. Rutinpärmarna är dock tydliga och lätta att slå i. Personalen har en viss osäkerhet rörande om vissa rutiner finns eller ej, men de har ändå kännedom om tillvägagångssättet som stämmer överens med rutinerna. Årlig genomgång av rutinerna görs vilket framgår av årshjul. Den samverkan som finns är i stort dokumenterad där syftet, vilka som ska delta finns med. Detta medför att det är enkelt och tydligt vid samverkan med andra verksamheter och professioner. Det underlättar även då man kan utläsa hur man ska gå tillväga vid behov av samverkan runt exempelvis en specifik brukare. Rutin för samverkan och informationsflöde mellan enhetschef och HSL-enheten finns. De stående samverkansmöten som sker mellan enhetscheferna inom LSS och handläggarenheten finns dokumenterad. I övrigt finns samverkansavtal som bl.a. reglerarar samverkan mellan Region Skåne och kommunen som avser habilitering, rehabilitering, ramöverenskommelse om samverkan mellan Region Skåne och Skånes kommuner gällande personer med psykiska funktionsnedsättning finns. Dessa bryts även ner i lokala överenskommelser. Verksamheten har nyligen börjat använda en checklista för att kartlägga förbättringsåtgärder och eventuella risker i hela verksamheten, vilket medför att verksamheten har möjlighet att förbättra kvaliteten och förebygga eventuella händelser och risker som skulle kunna inträffa i verksamheten. Verksamheten har även en fungerande egenkontroll där t.ex. brukarnöjdhet undersöks och analyseras. Dokumentationsgranskning görs av enhetschefen som kan påvisa för personalen om dokumentationen följer gällande föreskrifter. Genom att ha en fungerande egenkontroll hjälper det till att visa om man arbetar på det sätt som bestämts och att alla arbetar på ett likartat sätt. Genom egenkontroll och riskanalys förebygger man brister som skulle kunna inträffa i verksamheten. 2

3 Den aktuella rutinen för klagomål och synpunkter finns i verksamheten, men det finns även en äldre version. Verksamheten ska inte ha fått in några klagomål och synpunkter under 2013, men undertecknade finner vid aktgranskningen ett klagomål som finns dokumenterat i en enskilds journal. Denna är inte på annat sätt registrerat i diariet. Verksamheten informerar om möjligheten att lämna klagomål och synpunkter genom den informationspärm som finns i verksamheten samt att enhetschefen vid något tillfälle påmint om möjligheten genom informationsbrev till anhöriga. Information lämnas från personal i samband med att någon anhörig kommer med ett muntligt klagomål. Att regelbundet informera om möjligheten att lämna klagomål och synpunkter kan medföra att man får en bredare återkoppling på hur verksamheten fungerar. Rapporteringsskyldigheten enligt Lex Sarah är väl känd hos personalen och de får regelbunden information om sina skyldigheter. Inom LSS verksamheten har man en gemensam verksamhetsplan och en gemensam verksamhetsberättelse. Enhetschefen gör därmed inte någon egen berättelse där beskrivning finns av hur de arbetat med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra den enskilda verksamhetens kvalité. Genomförandeakterna är tydliga med ett tydligt register. När undertecknade jämför de genomförandeplaner som finns i genomförandeakterna med de i verksamhetssystemet, så framgår det att vissa delar i genomförandeplanerna uppdaterats/reviderats i verksamhetssystemet, vilket inte syns i de som finns i genomförandeakten. I verksamheten upprättar man genomförandeplaner på ett i stort korrekt sätt, men vissa delar kan tydligare beskrivas i genomförandeplanerna för att följa gällande föreskrifter. Bl.a. ska det tydligare framgå av genomförandeplanen vem som deltagit i upprättandet och hur den enskilde utövat inflytande över planeringen. Vidare behöver det framgå när och hur genomförandeplanen ska följas upp. Ovanstående gäller även dokumentation i journalen. Verksamheten har vidtagit skyddsåtgärder för två av sina boende. I ett av ärendena framgår att den enskilde godkänt skyddssåtgärden. I det andra ärendet framgår det att legal företrädare skrivit under ett samtycke då den enskilde brukaren inte själv har möjlighet att uttrycka ett sådant samtycke p.g.a. sin funktionsnedsättning. I detta fall är det frågan om ett konkludent samtycke som innebär att den enskilde agerar på ett sätt som underförstått visar att brukaren samtycker, t.ex. genom att underlätta åtgärdens genomförande. I samtal med enhetschef framgår det att brukaren agerar på ett sådant sätt att det bör ses som ett konkludent samtycke från den enskilde, dock finner inte undertecknade dokumentation i journalen som styrker detta. Om en skyddsåtgärd och ett samtycke av detta slag ska anses vara okej måste det finnas en beskrivning i journal att man provat denna metod, varför man gör det, hur brukaren reagerat, hur det fungerar och brukarens agerande behöver visa att denne samtycker till åtgärden. Beaktande behöver göras av att legal företrädares samtycke inte gäller om brukaren motsätter sig vården och omsorgen. Det är av stor vikt att verksamheten är medveten om att ett samtycke inte gäller för all framtid utan kontinuerligt behöver förnyas och utvärderas. Gallringsrutin finns för brukarpärmen och dokumentation som är äldre än ett år rensas ut och förvaras sedan i LSS-korridorens arkiv och inte på Betgatan. Huvudprincipen är att alla handlingar som rör en och samma person ska hållas samlade i en personakt. För att utförande 3

4 personal ska kunna utföra den beställda insatsen på ett ändamålsenligt sätt är det av vikt att de har tillgång till de uppgifter som krävs varav en genomförandeakt i anknytning till personalens lokaler med fördel kan finnas. På boendet förvarar man även annat än läkemedel i medicinskåpen. Tidigare har det funnits en diskussion om att göra ett massinköp av värdeskåp i syfte att förvara sådant som inte avser mediciner, dock blev detta inte av. När det finns mer än läkemedel i läkemedelsskåpen finns en risk att läkemedel inte längre förvaras på ett säkert sätt och att personal utan delegation har tillgång till läkemedel. Undertecknade vill påtala att man med fördel kan ha ytterligare ett skåp/värdeskåp hos den enskilde brukaren som används för sådana saker som inte rör medicin. Verksamheten har ett fungerande kontrollsystem som säkerställer att det finns den bemanning som behövs för att utföra verksamhetens uppdrag samt ett system för att säkerställa att det finns den personal som behövs för att ett gott stöd och en god service och omvårdnad ska kunna ges. Rutiner för att säkerställa tjänstegarantierna på gruppbostad finns och både enhetschef och personal anser att tjänstegarantierna uppnås. Resultat per område 90% eller mer av maxpoäng Ingen eller mycket liten åtgärd krävs 50-89% av maxpoäng Vissa åtgärder krävs.. Mindre än 50% av maxpoäng Stora åtgärder krävs... Poäng per fråga fördelas enligt nedan: Ja Delvis Nej 5 p 3 p 0 p Om en fråga besvaras med ej aktuellt ges 5 p för att inte dra ner poängen. Område Resultat Högsta möjliga resultat Processer och rutiner Samverkan Riskanalys Egenkontroll Klagomål och synpunkter Lex Sarah Annan avvikelse Sammanställning och analys Förbättrande åtgärder i verksamheten Förbättring av processer och Poäng i % (avrundat) 4

5 rutiner Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Dokumentationsskyldighet Dokumentation SOSFS 2 006: Tillgänglighet Personal och kompetensförsörjning Omsorgs-/tjänstegarantier Summa: Summa: Helhetsomdöme: 83% Resultat från brukarundersökningar Inget aktuellt resultat finns för Betgatan för senaste tertial som togs ut av individuell kvalitetsuppföljning. Åtgärdsförslag Utveckla rutin för hantering och förvaring av nycklar till den enskildes bostad. Upprätta och revidera relevanta rutiner (av de efterfrågade rutinerna). Säkerställ så att alla rutiner blir kända i verksamheten. Dokumentera inkomna synpunkter och klagomål och använd i förbättringsarbete. (Kvarstår från tidigare verksamhetsuppföljning) Informera brukare och dess anhöriga regelbundet om möjligheten att lämna klagomål och synpunkter. Förtydliga/tydliggöra en beskrivning av den enskilda verksamhetens arbete enligt SOSFS 2011:9. Säkerställa så att hela beslutet och aktuell beställning finns med i genomförandeakten. Tillse så att det framgår av genomförandeplanen hur den enskilde varit delaktig i upprättande och hur den enskilde utövat inflytande över planeringen. Säkerställa att det framgår av genomförandeplanerna vem som deltagit i upprättandet samt när och hur planen ska följas upp. Utveckla dokumentationen i journal så som att tydligare beskriva händelse, orsak och åtgärd. Tydligare beskriva i journal vad som uppnåtts i förhållande till de uppsatta målen för insatsen. Säkerställa att utvärdering görs av de skyddsåtgärder som vidatagits. Arbeta kontinuerligt med att utvärdera och se på möjligheten att använda andra metoder för att undvika skyddsåtgärder. HSL Tillse att mediciner förvaras på ett säkert sätt. Säkra upp att signaturförtydligande finns för varje person. Åtgärda skrivning i samtliga journaler med att ange källa varifrån diagnos är hämtad. För Hälso- och sjukvårdsenheten återkomma med plan för att minska ner antalet delegeringar för sjuksköterska inom LSS. 5

6 Säkerställa kontrollräkning av narkotiska preparat utförs inom stipulerad tid enligt rutin. Åtgärdsplan Verksamheten ska inkomma med en åtgärdsplan på ovanstående förslag på förbättringsåtgärder samt de förbättringsåtgärder som eventuellt kvarstår från föregående verksamhetsuppföljning senast Planen skickas till undertecknade. Malin Rehnstam Kvalitetscontroller Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten Elisabeth Rubin MAS Datum Datum Datum