Bilaga 9 Verksamhetsuppföljning stöd och service till personer med funktionsnedsättning

Transkript

1 Södermalms stadsdelsförvaltning Tertialrapport 1/2014 Bilaga 9 Verksamhetsuppföljning stöd och service till personer med funktionsnedsättning

2 Södermalms stadsdelsförvaltning Sida 1 (9) Dnr Verksamhetsuppföljning stöd och service till personer med funktionsnedsättning Verksamhetsuppföljningarna inom förvaltningen har tidigare i första hand varit inriktade på att det ingångna avtalet följs och att verksamheterna drivs i enlighet med gällande lagar och föreskrifter. Förvaltningen vill i fortsättningen fokusera mer på resultat och effekt för brukaren. Det ska vara möjligt att dra slutsatser på verksamhetsnivå utifrån individuppföljning. Att verksamheterna bedrivs enligt gällande lagar och avtal ses i detta sammanhang som givet. Förvaltningen har utvecklat en metod för att arbeta med uppföljning både på individnivå och verksamhetsövergripande nivå. Stadsdelsnämnden kan därigenom regelbundet få en samlad bedömning av utförarnas verksamhet och deras kvalitet. Förvaltningen har en plan för uppföljning av samtliga utförarverksamheter inom verksamhetsområde stöd och service till personer med funktionsnedsättning. Tertialrapport 1 Rackarbergets servicebostäder Malmens grupp- och servicebostäder Reimersholme dagliga verksamhet Klubb Reimersholme Södermalms assistans Tertialrapport 2 Danvikstulls dagliga verksamhet Hammarby dagliga verksamhet Tantolundens gruppbostäder Reimersholme servicebostäder Södermalms grupp- och servicebostäder/teckentullens dagliga verksamhet

3 Sida 2 (9) Verksamhetsberättelsen Hammarbyhamnens grupp- och servicebostäder Söders korttidshem Tantolundens dagliga verksamhet Zinkensdamms dagliga verksamhet Äppelgården/Stora Blecktornets dagliga verksamhet Uppföljda verksamheter perioden januari-april 2014 Huvudman Verksamhet Inriktning Antal platser Antal brukare från Södermalm Frösunda Omsorg AB Södermalms assistans Personlig assistans Egen regi Klubb Reimersholme Dagverksamhet 14 3 Egen regi Egen regi Egen regi 1 Malmens service- och gruppbostäder Reimersholmes dagliga verksamhet Rackarbergets servicebostad Bostad med särskild service Daglig verksamhet 8 2 Bostad med 6 6 särskild service Uppföljningsmetod Verksamhetsuppföljningen har innefattat följande moment: Individuppföljning med fokus på resultat för brukaren. Förvaltningen har granskat ett urval av brukarnas akter i de uppföljda verksamheterna. Granskningen har fokuserat på beställningar, genomförandeplaner och den löpande dokumentationen. Urvalet består av 20 %, men minst fem av verksamhetens individakter. Då vi endast kan granska de personer som tillhör Södermalms stadsdel kan ibland antalet vara lägre. Dokumentation från både beställare och utförare granskas i respektive ärende. Granskningen ska vara underlag för bedömningen om dokumentationen görs i enlighet med 1 Stadsdelsnämnden ansvarar för verksamhets- och arbetsledning men Nytida AB tillhandahåller personal för verksamhetens drift.

4 Sida 3 (9) gällande bestämmelser- det vill säga att dokumentationen är väsentlig, korrekt och tillräcklig så att den gör det möjligt att följa ärendet. Vidare görs bedömning om genomförandeplanen är aktuell och komplett och om den innehåller tydliga/smarta mål och om målen systematiskt följs upp utifrån fokus på resultat för brukaren. Under granskningen har avdelningscontroller och verksamhetsstrateg gått igenom dokumentationen, brukarundersökningar samt inkomna synpunkter och klagomål. Avtalsuppföljning med fokus på åtagande om mervärden. Förvaltningen har utformat en enkät med frågor till utförarna. Frågorna fokuserar på hur verksamheterna säkerställer att utvalda väsentliga processer utförs med god kvalitet och på ett säkert sätt samt vilka resultat som uppnåtts. De processer utförarna ombeds redogöra för är åtaganden om mervärden, nämndens mål inom verksamhetsområdet och dokumentationen. Frågor liknande entreprenörernas åtaganden om mervärden har även ställts till verksamheterna som drivs i egen regi. Kvalitetsberättelse Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9 bör verksamhet enligt SoL och LSS varje år upprätta en kvalitetsberättelse där det framgår hur man arbetar med det systematiska kvalitetsarbetet. Från och med år 2015 kommer förvaltningen att begära in kvalitetsberättelser från samtliga verksamheter. Vid verksamhetsbesök har resultatet av individgranskningen återkopplats och kompletterande frågor har ställts för att förtydliga enkätsvaren. Information har även inhämtats om verksamheternas system för egenkontroll, rutiner enligt lex Sarah och om hantering av synpunkter och klagomål. Skatter mm Kontroll har gjorts hos Upplysningscentralen. Entreprenörer har inkommit med kopia på försäkringsbevis. Förvaltningen har tagit del av resultaten av stadens brukarundersökningar år 2013.

5 Sida 4 (9) Resultat av uppföljningen Södermalms assistans Individuppföljning med fokus på resultat för brukaren Förvaltningen har granskat fem ärenden. Aktuell genomförandeplan finns i samtliga ärenden. Genomförandeplanerna innehåller i de flesta fall specifika och konkreta mål och det finns angivet hur målen ska nås. Dokumentationen har inte förts regelbundet vilket gör att det inte till fullo går att följa insatsernas utförande/ärendets gång. Det finns dokumenterat att uppföljning har skett men dokumentation om resultat/effekt av insatserna saknas. Avtalsuppföljning med fokus på åtagande om mervärden Av enkätsvaren framgår hur verksamheten säkerställer att åtaganden om mervärden uppfylls. Utifrån enkätsvaren framgår att samtliga åtaganden om mervärden är uppfyllda. Det är i vissa fall oklart hur man följer upp och utvärderar verksamhetens resultat. Förvaltningen har genomfört verksamhetsbesök den 7 april. Vid besöket närvarar från Frösunda Omsorg AB verksamhetschef Angela Ostojic. Insatsen personlig assistans ingår inte i stadens brukarundersökning. Hälso- och sjukvård Kommunen har inget ansvar enligt HSL inom denna verksamhet Skatter mm Vid kontroll med Upplysningscentralen framkommer att Frösunda Omsorg AB betalat skatter och avgifter i tid. Kopia på försäkringsbevis styrker att Frösunda Omsorg AB har tecknad ansvarsförsäkring som motsvarar angivna krav i avtal. Klubb Reimersholme Individuppföljning med fokus på resultat för brukaren Förvaltningen har granskat de tre ärenden där brukarna kommer från Södermalm. Aktuell genomförandeplan finns i alla ärenden. Genomförandeplanerna bör formuleras mer specifikt och konkret för att vara uppföljningsbara. Dokumentation i journal görs regelbundet men bör göras något mer innehållsrikt för att det ska gå att följa insatsernas utförande/ärendets gång. Uppföljning har gjorts i samtliga ärenden innan ny genomförandeplan upprättats men dokumentation av resultat/effekt av insats saknas.

6 Sida 5 (9) Avtalsuppföljning med fokus på åtagande om mervärden Av enkätsvaren framgår vad verksamheten gör för att utföra väsentliga processer och i vissa fall hur det säkerställs att väsentliga processer utförs. Utifrån enkätsvaren är det i vissa fall otydligt angivet om verksamheten uppfyller målen. Det är också oklart hur man följer upp och utvärderar verksamhetens resultat. Förvaltningen har genomfört verksamhetsbesök den 4 april. Vid besöket närvarar från verksamheten biträdande enhetschef Lina Hedlund och en medarbetare. Insatsen dagverksamhet enligt SoL ingår inte i stadens brukarundersökning. Hälso- och sjukvård Verksamheten har kännedom om var de gemensamma MAS/MAR reglerna för region innerstaden finns att tillgå. Det är få brukare som har haft behov av några hälso- och sjukvårdsinsatser. När så har varit har det rört sig om specifika individuellt anpassade hjälpmedel. Verksamheten har löst det på så sätt att brukaren har fått ta med sig hjälpmedlet till verksamheten de dagar som han/hon vistas där. Malmens service- och gruppbostäder Individuppföljning med fokus på resultat för brukaren Förvaltningen har granskat fjorton ärenden. Ärendena är fördelade från de sex olika enheterna inom Malmens service- och gruppbostäder. Aktuell genomförandeplan finns i 10 av 14 ärenden. Det förekommer att genomförandeplaner innehåller gamla uppgifter gällande datum och namn. Målen i genomförandeplanerna bör formuleras mer specifikt och konkret för att vara uppföljningsbara. Dokumentation i journal görs oftast regelbundet men i vissa av de granskade ärendena är det så pass sparsamt så att det är svårt att följa insatsernas utförande/ärendets gång. Sammanfattningar finns i fem av de granskade ärendena. Uppföljning av mål/delmål och dokumentation av resultat/effekt av insats saknas i flertalet av de granskade ärendena. Vid verksamhetsbesöket framkommer att personalen precis genomgått utbildning och börjat arbeta med MUS-mål (måluppfyllelseskala) vilket mer och mer kommer användas vid utformandet av kommande genomförandeplaner inklusive uppföljning av mål och delmål

7 Sida 6 (9) Avtalsuppföljning med fokus på åtagande om mervärden Av enkätsvaren framgår vad verksamheten gör för att utföra väsentliga processer. Av svaren framgår inte om det finns fastställda rutiner för att säkra verksamhetens kvalitet. I enkätsvaren är det i vissa fall otydligt angivet om verksamheten uppfyller målen. Det är också oklart hur man följer upp och utvärderar verksamhetens resultat. Förvaltningen har genomfört verksamhetsbesök den 3 april. Vid besöket närvarar från verksamheten enhetschef Karin Aleberg- Lövgren, biträdande enhetschef Gunilla Norman och samordnarna Teresa Leon, Barbro Olsson-Fredriksson, Hans Bergström, Marie Johnsson, Ann-Chatrine Johansson, Monica Jöngren. Index nöjdhet för verksamheten redovisar en positiv andel på 84 %. För staden totalt var den positiva andelen 78 % i service- och gruppbostäder. Hälso- och sjukvård Verksamheten har kännedom om var de gemensamma MAS/MAR reglerna för region innerstaden finns att tillgå. Det finns flera olika aktörer inom hälso-och sjukvården, främst inom Malmens Stödteam, som enheten måste samverka med då brukarna valt dessa som utförare. Det är svårt för enheten att få dessa att samverka runt brukarna. Enheten har gjort mycket för att få till gemensamma planeringar runt brukarna men alla parter ställer inte upp. Reimersholmes dagliga verksamhet Individuppföljning med fokus på resultat för brukaren Förvaltningen har granskat de två ärenden där brukarna kommer från Södermalm. Aktuella genomförandeplaner finns i båda ärendena men dessa har långa uppföljningsdatum. Målen i genomförandeplanerna bör formuleras mer specifikt. Dokumentation i journal är sparsam vilket gör det svårt att följa ärendets gång. Det saknas dokumentation om uppföljning.

8 Sida 7 (9) Avtalsuppföljning med fokus på åtagande om mervärden Av enkätsvaren framgår vad verksamheten gör för att utföra väsentliga processer och i vissa fall hur man säkerställer att väsentliga processer utförs. Utifrån enkätsvaren är det oklart om det finns fastställda rutiner för att säkra verksamhetens kvalitet. Det är i vissa fall otydligt angivet om verksamheten uppfyller målen. Det är också oklart hur man följer upp och utvärderar verksamhetens resultat. Förvaltningen har genomfört verksamhetsbesök den 8 april. Från verksamheten närvarade biträdande enhetschef Gunilla Norman och vårdarna Marie Hedqvist och Ann-Catrin Langnes. Verksamheten har inget resultat redovisat i brukarundersökningen beroende på att färre än fem personer besvarat enkäten. Hälso- och sjukvård Verksamheten har kännedom om var de gemensamma MAS/MAR reglerna för region innerstaden finns att tillgå. Det är få brukare som har haft behov av några hälso- och sjukvårdsinsatser. Rackarbergets servicebostad Individuppföljning med fokus på resultat för brukaren Förvaltningen har granskat fem ärenden. Aktuella genomförandeplaner finns i tre ärenden. Verksamheten har lämnat förklaring till varför genomförandeplan saknas i två ärenden. Genomförandeplanerna innehåller tydliga övergripande målformuleringar men dessa bör specificeras mer. Det finns löpande dokumentation som gör att det går att följa insatsernas utförande/ärendets gång men dokumentationen är ofta lite väl detaljerade. Sammanfattningar saknas. Uppföljning av mål inklusive resultat/effekt av insats finns inte tydligt beskrivet innan ny genomförandeplan är upprättad. Avtalsuppföljning med fokus på åtagande om mervärden. I enkätsvaren redovisar verksamheten sina skriftliga rutiner för hur man säkerställer att väsentliga processer utförs. Verksamheten har redovisat vilka resultat man uppnått och hur man utvärderar och mäter resultaten. Förvaltningen har genomfört verksamhetsbesök den 2 april. Från verksamheten närvarade verksamhetschef Susanne Kimnäs- Spångberg och gruppchef Agnes Hörlin.

9 Sida 8 (9) Verksamheten har inget resultat redovisat i brukarundersökningen beroende på att färre än fem personer besvarat enkäten. Hälso- och sjukvård Verksamheten har kännedom om var de gemensamma MAS/MAR reglerna för region innerstaden finns att tillgå. Det finns flera olika aktörer inom hälso-och sjukvården som enheten måste samverka med då brukarna valt dessa som utförare. Det är svårt för enheten att få dessa att samverka runt brukarna. Enheten har gjort mycket för att få till gemensamma planeringar runt brukarna men alla parter ställer inte upp. Skatter mm Vid kontroll med Upplysningscentralen framkommer att Nytida AB betalat skatter och avgifter i tid. Kopia på försäkringsbevis styrker att Nytida AB har tecknad ansvarsförsäkring som motsvarar angivna krav i avtal. Förvaltningens samlade bedömning Förvaltningen bedömer att de uppföljda verksamheterna uppfyller de krav som kan ställas utifrån gällande lagstiftning, förordning, föreskrifter, stadens riktlinjer och upprättade avtal. Syftet med verksamhetsuppföljning är även att identifiera förbättringsområden för att på sätt utveckla verksamheten. Förvaltningen konstaterar att verksamheterna arbetar målmedvetet med att utveckla och förbättra genomförandeplaner och den löpande dokumentationen. I verksamheterna i egen regi pågår ett arbete med att implementera metoder för att mäta resultat för den enskilde brukaren. För att utveckla beställningarna ges även en återkoppling av resultatet av granskningen till beställarenheterna. Uppföljningen visar att en del verksamheter har ledningssystem i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Under innevarande år utvecklar verksamheterna i egen regi arbetet med att kartlägga processer och rutiner. Uppföljning av individärendena med fokus på resultat Dokumentationen är generellt ett utvecklingsområde inom samtliga verksamheter som förvaltningen granskat. När det gäller den löpande dokumentationen så innehåller den ofta sparsamt med anteckningar där det mest finns beskrivet om frånvaro och praktiska saker. Det finns dock även goda exempel.

10 Sida 9 (9) Verksamheterna kan bli bättre på att skriva regelbundna sammanfattningar i journalerna. Genomförandeplaner finns i flertalet av de granskade ärendena. Önskvärt är om genomförandeplanerna innehåller mer specifika och konkreta mål och delmål som därmed är lättare att följa upp. Det saknas ofta anteckningar om hur brukaren har deltagit i planering och haft inflytande över insatsernas utformande. Vidare är det svårt att följa utvecklingen från målformulering till måluppfyllelse. Det saknas ofta en dokumenterad beskrivning av resultatet/effekten av insatsen, även i de fall det finns dokumenterat att uppföljning har skett. Ett utvecklingsområde är också att utföra och systematiskt dokumentera resultatet från uppföljningar. Uppföljning av avtal, mervärden och åtagande mm Av enkätsvaren framgår att utförarna har kommit olika långt i arbetet med att kartlägga väsentliga processer och rutiner i syfte att säkerställa en god kvalitet i verksamheten. Utförarna ger bra beskrivningar av vad man gör för att uppnå verksamhetens mål men ibland saknas beskrivning av rutiner som säkerställer att målen uppfylls. Även vad gäller att mäta och utvärdera verksamhetens resultat har utförarna kommit olika långt. Resultatet av riskanalyser, egenkontroller, utredning av avvikelser används inte hos alla utförare på ett systematiskt sätt för att förbättra verksamheten. Förvaltningen bedömer att den entreprenör som följts upp, Frösunda Omsorg AB uppfyller sina åtaganden om mervärden.