Förenklad uppföljning av sju utförare inom Vård och omsorg SN-2014/158

Transkript

1 Rolf Samuelsson Ordförandens förslag Diarienummer Socialnämndens ordförande SN-2014/158 Socialnämnden Förenklad uppföljning av sju utförare inom Vård och omsorg SN-2014/158 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna förvaltningens förslag till åtgärder med anledning av rapporten Rapport förenklad uppföljning av utförare inom vård och omsorg Rolf Samuelsson Ordförande

2 Sida 1 av 2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Mary Nilsson SN-2014/158 Socialchef Socialnämnden Förenklad uppföljning av sju utförare inom Vård och omsorg SN-2014/158 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna rapport med kommentarer till förenklad uppföljning av utförare. Sammanfattning Rapporten beskriver vad som görs eller planeras göras med koppling till den uppföljning av utförare som redovisades för socialnämnden den 17 juni De fem utvecklingspunkter som togs upp i uppföljningen berör olika delar av kvalitetsarbetet som enheterna ska bedriva samt frågan om tillgänglighet vid medarbetares frånvaro. Arbete pågår eller ska påbörjas inom alla områden. Frågan om tillgänglighet har med budgetsituationen att göra och går inte att påverka i dagsläget. Bakgrund Socialnämnden har beslutat om en modell för uppföljning av kvalitet inom upphandlad och kundvalsstyrd verksamhet. Samma modell gäller för kommunens egen produktion. Uppföljningen sker enligt en av socialnämnden fastlagd uppföljningsplan. Den 17 juni 2014 redovisades förenklad uppföljning av sju enheter inom kommunens egenregi för socialnämnden. Följande områden pekades ut som viktiga att utveckla: 1. Resultatet från kundenkäterna kan tillsammans med inkomna resultat från synpunkter och klagomål analyseras och arbetas in i enhetens systematiska kvalitetsarbete. 2. I det systematiska kvalitetsarbetet för flertalet utförare kan formulering av syfte, mål och delmål ses över samt kopplingen till övergripande nivå. Kopplingen mellan verksamhetsplan och verksamhetsberättelser kan också tydliggöras. 3. En översyn av utformade planer för egenkontroll som ska finnas på varje enhet inom Vård och omsorg bör genomföras. 4. För att säkerställa att kompetenssatsningar sker utifrån den enskilde medarbetarens behov bör kompetensutvecklingsplaner utformas. För att säkerställa kompetensbehovet på kort och lång sikt för verksamheten bör en fortbildningsplan arbetas fram inom respektive verksamhet.

3 Sida 2 av 2 5. Lösningar för hur sårbarheten i vissa verksamheter ska kunna minskas och hanteras bör säkerställas. Kommentar till föreslagna utvecklingsområden 1. Förvaltningen har under 2014 arbetat med att ta fram ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med SOSFS 2011:9. Ledningssystemet ska fastställas den 31 augusti I ledningssystemet ingår bl.a. synpunkts- och klagomålshanteringen som ett viktigt underlag för enhetens utvecklingsarbete. 2. Varje enhet ska i sin verksamhetsplan redogöra för hur de bidrar till att förvaltningen lyckas med sitt åtagande med koppling till socialnämndens mål. Syftet är att medarbetarna ska se hur enheterna bidrar till hela nämndens och hela förvaltningens resultat. Enheterna ska också redogöra för egna mål för sitt arbete. Förvaltningen kommer att utveckla direktiven för enhetens arbete med verksamhetsplanen så att också syfte, mål och delmål hänger ihop. 3. Som ett led i uppföljningen av ledningssystemet kommer en översyn av enheternas egenkontroll att göras. 4. Förvaltningen kommer att ta fram en fortbildningsplan för hela Vård och omsorg uppdelad utifrån vilka behov av fortbildning olika yrkesgrupper har. 5. Bemanningen inom vissa enheter ger p.g.a. ekonomiska skäl en sårbarhet som innebär problem med tillgänglighet vid t.ex. frånvaro p.g.a. sjukdom. Socialnämndens budgetläge 2014 och 2015 skapar inte förutsättningar för att lösa detta. Ekonomisk konsekvensanalys Allt pågående arbete ligger inom budget. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är inte gjord. Mary Nilsson Socialchef Beslutet ska expedieras till: Akten

4 Rapport förenklad uppföljning av utförare inom vård och omsorg 2013 Socialnämnden, 17 juni 2014 Stina Desroses, allmänutredare Britt-Marie Hedlund, verksamhetscontroller 1

5 Förenklad uppföljning inom vård och omsorg Bakgrund Inom Socialnämndens ansvarsområden utförs delar av verksamheten av andra än kommunens egen organisation. Socialnämnden har ansvar att se till att de externa utförarna bedriver sin verksamhet i enlighet med gällande lagstiftning och utifrån ingångna avtal. Socialnämnden har beslutat om en modell för uppföljning av kvalitet inom upphandlad och kundvalsstyrd verksamhet. Samma modell gäller för kommunens egen produktion. Uppföljningen sker enligt en av Socialnämnden fastlagd uppföljningsplan. Inspektionen för vård och omsorg (IVO) utövar tillsyn över socialtjänsten och hälso- och sjukvården och har tillsynsansvaret för utförare med verksamheter som lyder under lagarna SoL, LSS och HSL. Socialstyrelsen har givit ut föreskrifter och allmänna råd till vägledning för systematiskt kvalitetsarbetet, SOSFS 2011:9. Dessa föreskrifter, tillsammans med de kvalitetskriterier som Vård och Omsorg slagit fast, ligger till grund för uppföljningsarbetet. Syfte Uppföljningen syftar till att följa upp hur utförarna bedriver sin verksamhet utifrån SOSFS 2011:9, ingångna avtal, samt de kvalitetskriterier som vård och omsorg slagit fast. Uppföljningen utgår från följande områden; - Verksamhetsinnehåll (förändringar och planerad utveckling) - Volym - Personal och ledning - Information, delaktighet, tillgänglighet och bemötande - Systematiskt kvalitetsarbete - Dokumentation - Synpunkts- och klagomålshantering - Kundenkät Genomförande och metod Den förenklade uppföljningen inom vård och omsorg i Knivsta kommun för 2013 har genomförts av kommunens verksamhetscontrollers. De utförare som följts upp är de interna verksamheterna; Fröhusets familjecentral, Lyckträffen och Träffpunkten inom öppen verksamhet och Boendestöd, Daglig verksamhet, SAMREK, och Strandgårdens HVB inom lagstyrd verksamhet. Inför uppföljningen har enhetscheferna ombetts skicka in verksamhetsplan för 2013, verksamhetsberättelse från 2012, en sammanställning av synpunkter och klagomål, en sammanställning av kundenkät och den för uppföljningen utsända enkäten som enhetscheferna har besvarat. De verksamheter som har haft sin verksamhetsberättelse upprättad för 2013 har även bifogat den. De öppna verksamheterna har bifogat sin besöksstatistik. Inför 2013 års uppföljning har inte biståndshandläggarna tillfrågats om sina synpunkter. 2

6 Enkäten som enhetscheferna har besvarat är hämtad från System för uppföljning av utförare inom vård och omsorg, Knivsta kommun och är baserad på Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:9 samt de kvalitetskriterier som Socialnämnden i Knivsta kommun slagit fast. De flesta verksamheterna har sänt med resultat från sina genomförda kundundersökningar för Träffpunkten har sänt med en sammanställning av en genomförd fokusgrupp Lyckträffen har inte inkommit med resultat från någon kundundersökning. SAMREK och Strandgårdens HVB har använt sig av den kundenkät som utformats enligt kommunens fastlagda kvalitetskriterier. Daglig verksamhet och Boendestöd har använt sig av egna utformade enkäter. Resultatet från uppföljningen återkopplas till verksamheten, kommunens socialchef och till Socialnämnden. Det finns en rapport för vardera utförare, rapporterna biläggs denna sammanfattande rapport (Bilaga 1). Sammanfattande diskussion och bedömning Här nedan sammanfattas den information kommunen tagit del av från samtliga utförare inför den förenklade uppföljningen. Verksamhetsinnehåll (förändringar och planerad utveckling) De utförare som följts upp 2013 omfattar verksamheter inom de förbyggande, främjande, stödjande och omhändertagande områdena. Samtliga verksamheter är viktiga både för den enskilda individen och för Knivsta kommuns framtida utveckling ur ett socialt hållbart perspektiv. Genomförda och planerade förändringar är gjorda utifrån ett kundperspektiv och med verksamhetsförbättring i fokus. Särskilt kan nämnas arbetet med ökat kundinflytande, schemaförändring, ny servicegrupp och utveckling av aktivitetsutbud. Omfattning av avbrutna eller avslutade placeringar har varit låg under året. Det är endast i två verksamheter som det skett. Den ena gällde en planerad placering som avbrutits med hänsyn till kundens önskemål om placering i annan kommun och den andra berörde fem kunder vars behov av boendestödsplaceringar upphört. Volym Omfattning på uppdragen och storlek på verksamheterna vid uppföljningen skiftar. En viss ökning av kunder har skett under året inom några av verksamheterna. Kunder med missbruksproblematik och/eller neuropsykiatriska funktionshinder har enligt verksamheterna tilltagit. I ett snabbt växande Knivsta kan även behovet av mötesplatser inom öppna verksamheter öka. Samtliga verksamheter upplevs ha tillräcklig bemanning utifrån vad som är beskrivet i den dokumentation som är inskickad. Dock kan en risk finnas för sårbarhet vid personalfrånvaro när verksamheternas bemanning spänner över en stor del av dygnet och personalgruppen är få till antalet. Personal och ledning Utbildningsnivån varierar från kortare utbildningar till olika högskole-/ universitetsutbildningar. Lägsta utbildningsnivån för samtliga verksamheters anställda är gymnasiekompetens. Flertalet har under anställningstiden vidareutbildat sig i olika omfattningar. Verksamheterna erbjuder regelbundet personalen kompetensutveckling, dock i 3

7 varierande grad beroende på hur stor verksamheten är, dess behov och resurser. Majoriteten av de verksamheter som har följts upp saknar planer för kompetensutveckling och övergripande fortbildning för verksamheten. Personalomsättningen har överlag varit liten i de uppföljda verksamheterna. Det handlar under året om ett par pensionsavgångar som ersatts med ny personal samt en heltidsanställd som avslutat sin tjänst. Därutöver har vikariat på viss tid anställts utifrån uppkomna tillfälliga längre vakanser. I övrigt använder sig verksamheterna endast av vikarier vid ordinarie personals frånvaro. Strandgårdens HVB har sedan 1 maj 2013 en ny föreståndare för verksamheten. Information, delaktighet, tillgänglighet och bemötande Verksamheternas information till allmänheten och framtida kunder finns utformat på kommunens webbplats, annonser i lokalpress, affischer och i särskilda broschyrer. För kunder inom verksamheten ges daglig aktuell information samt strukturerad information i veckorespektive månadsmöten. Kunderna deltar aktivt i utformandet av sina genomförandeplaner. Vid behov är kundens kontaktman/godeman behjälplig både vid utformandet och vid uppföljningen av planen. Planerna följs upp regelbundet under året. Det sker ett aktivt arbete inom samtliga verksamheter vad det gäller tillgänglighet och bemötande. Verksamheterna beskriver att frågorna alltid är levande och finns på agendan. Regelbundna möten med information, handledning, utbildning och uppföljning gällande bemötandefrågor genomförs systematiskt. Sammanfattningsvis kan det konstateras att samtliga verksamheter arbetar aktivt med delaktighet och bemötande. De enskilda verksamheternas arbete i dessa frågor finns mer beskrivet i respektive rapport (Bilaga 1). Systematiskt kvalitetsarbete Över lag saknar verksamheterna fullständiga rutiner för det systematiska kvalitetsarbetet. Många inväntar implementering av det övergripande kvalitetsledningssystemet som ska utformas. Flera verksamheter har lämnat med verksamhetsplaner och verksamhetsuppföljningar. Från vissa saknas dock kopplingar mellan uppsatta kommunövergripande mål, enhetens mål och den uppföljning av resultat som redovisats i verksamhetsberättelsen. Det finns dessutom behov för flertalet av enheterna att utveckla en plan för det löpande egenkontrollarbetet. Dokumentation Avvikelserapportering sker enligt den rutin som utformats i Knivsta kommun. Under 2013 har det inte rapporterats några avvikelser enligt Lex Maria eller Lex Sarah. Enhetschefernas beskrivning av arbetet med avvikelserapportering upplevs välfungerande. Synpunkter och klagomål Kommunens övergripande rutiner för synpunkts- och klagomålshantering följs inom samtliga verksamheter och verkar fungera tillfredställande. Kundenkät Flertalet av verksamheter har genomfört kundenkäter. Enkäterna är olika utformade. Endast 4

8 ett fåtal har använt den för socialkontoret framtagna enkäten, vilket innebär att det är omöjligt att för jämförelser kunna följa vissa specifika frågor i hela organisationen. Utvecklingsområden - Resultatet från kundenkäterna kan tillsammans med inkomna resultat från synpunkter och klagomål analyseras och arbetas in i enhetens systematiska kvalitetsarbete. - I det systematiska kvalitetsarbetet för flertalet utförare kan formulering av syfte, mål och delmål ses över samt kopplingen till övergripande nivå. Kopplingen mellan verksamhetsplan och verksamhetsberättelser kan också tydliggöras. - En översyn av utformade planer för egenkontroll som ska finnas på varje enhet inom Vård och omsorg bör genomföras. - För att säkerställa att kompetenssatsningar sker utifrån den enskilde medarbetarens behov bör kompetensutvecklingsplaner utformas. För att säkerställa kompetensbehovet på kort och lång sikt för verksamheten bör en fortbildningsplan arbetas fram inom respektive verksamhet. - Lösningar för hur sårbarheten i vissa verksamheter ska kunna minskas och hanteras bör säkerställas. Knivsta den 5 juni 2014 Stina Desroses, allmänutredare och Britt-Marie Hedlund, verksamhetscontroller 5