Att kartlägga processer. 16 september 2014 Hotell Statt, Hässleholm

Transkript

1 Att kartlägga processer 16 september 2014 Hotell Statt, Hässleholm

2 Varför kartlägger vi processer? Skapa en gemensam bild Helhetsbild Förstå processen Utgå från kundens behov och skapa möjlighet för patient/anhörigmedverkan Arbeta faktabaserat Standardisera Integrera arbetet med säkerhet och kvalitet Förtydliga ansvar och roller Ta tillvara på allas kompetens i teamarbetet

3 Patientprocessorienterad vård Från ax till limpa eller från hungrig till mätt? Källa: Trivector

4 Patientprocessorienterad vård Källa: Fredrik Nilsson, LTH

5 Steg 1 Sätt dig själv i situationen som patient Vakna upp en morgon med smärta i kroppen eller något annat som besvärar dig. Vad skulle du göra då? Känn efter hur det skulle vara. Identifiera utifrån patientens process de faser eller steg som du går igenom hela vägen. Källa: Fredrik Nilsson, LTH

6 Steg 2 Omdefiniera patientprocessen. Sätt den du mest håller av som sjuk hela vägen Tänk dig alltså att du tillsammans med din fru/man/barn inleder en resa där den verksamhet du representerar kan vara avgörande för välbefinnandet och överlevnaden. Källa: Fredrik Nilsson, LTH

7 Steg 3 Definiera önskvärda resultat från patientens perspektiv I detta steg handlar det om att ta fram så många önskvärda resultat som möjligt för varje fas och skriva ner dem. I detta steg ska möjligheter fokuseras. Begränsningar och hinder kommer in i sista steget då vårdprocesserna ska designas. Källa: Fredrik Nilsson, LTH

8 Steg 4 Prioritera de önskvärda resultaten Diskutera vilka önskvärda resultat som ger mest värde för patienten. Dessa kan listas och prioriteras i en tabell. Motivera varför. Källa: Fredrik Nilsson, LTH

9 Steg 5 Reflektera, iterera och utvidga Vilka är de stora lärdomarna? Vad har varit mest väntat/oväntat? Om vi skulle gjort om processen vad skulle vi då gjort? Var behöver vi göra tillägg och skapa mer förståelse? Bjud in patienter/anhöriga och låt dem finna möjligheter för analys och utveckling. Källa: Fredrik Nilsson, LTH

10 Steg 6 Designa vårdprocesser som möter önskvärda resultat Designa ett bör -läge, det vill säga hur skulle vårdprocesserna vara designade för att de önskvärda resultaten ska uppnås. Källa: Fredrik Nilsson, LTH

11 Metoder för processanalys Analys med hjälp av processkarta Värdeanalys Tidsanalys Ansvarsanalys PDCA-analys Sanningens ögonblick Analys av processkomplexitet Orsak-verkan-diagram 5-varför-analys

12 Metod gör så här! Bestäm vilken process ni ska arbeta med namnge processen. Processen ska ha ett tydligt syfte utifrån ett kundbehov Definiera var processen börjar och var den slutar Gör en beskrivning av nuläget! Kartlägg aktivitet för aktivitet individuellt använd gula post-it lappar och blädderblock Gör en gemensam karta i gruppen och tidsordna aktiviteterna. Identifiera problem/förbättringsområden

13 Processens detaljnivå Processen Delprocesser Aktiviteter

14

15

16

17 Flödesschema besvaras/återsänds ofullständig Vårdutbud saknas vidaresänds Info till patient och remittent in ankomststämplas ankomstregistreras granskas Beslut om vårdåtagande bekräftelse till patient/remittent Bokning av tid 1:a kontakt mottagaren Kontakt med inremitterande/patient Komplettering av remiss Kompletterande us Rtg, lab var till remittenten Källa: hantering i Region Skåne

18 Analysera Identifiera problem/förbättringsområden och diskutera: Behövs alla aktiviteter? Kan något tas bort utföras på något annat sätt eller av någon annan? Vad kan gå fel? Finns det behov av t.ex. checklistor, instruktioner? Var går det fel? Inom avdelningen eller mellan avdelningar? Var dubbelarbetar vi? Vem ska göra vad? Var används för mycket tid? T.ex. väntetid, tidsspill Vilka aktiviteter skapar inte ett värde? Kan de tas bort? Källa: Gör och lär

19 Förbättringsmöjligheter Ta bort steg Redesign av flödet Kombinera steg Byt ut steg mot sådana som ökar värdet Modifiera inflödet Eliminera fel i övergångar Utveckla steg genom samarbete med andra Byt ordning på steg Källa: Paul Batalden

20 Multiröstning Snabbt åstadkomma samförstånd Prioritering Delaktighet

21 Multiröstning i flödesschema besvaras/återsänds ofullständig Vårdutbud saknas vidaresänds Info till patient och remittent in ankomststämplas ankomstregistreras granskas Beslut om vårdåtagande bekräftelse till patient/remittent Bokning av tid 1:a kontakt mottagaren Kontakt med inremitterande/patient Komplettering av remiss Kompletterande us Rtg, lab var till remittenten Källa: hantering i Region Skåne

22 Övning kartläggning av process och multiröstning Läs igenom scenariot och identifiera patientprocessen. Bestäm var processen börjar och var den slutar. Identifiera gemensamt processen använd gula post-it lappar och blädderblocksblad. Identifiera var i processen det finns strul /förbättringsområden - använd post-it lappar. Hitta inte lösningar! Multirösta genom att var och en sätter två röda prickar på det området som är viktigast att börja arbeta med.