Riktlinjer för tillgänglighet inom rehabiliteringsverksamhet i primärvård

Transkript

1 PM 1 (5) Riktlinjer för tillgänglighet inom rehabiliteringsverksamhet i primärvård Inledning Denna PM beskriver de hållpunkter som gäller från januari 2013 för väntetider till sjukgymnastik och arbetsterapi som bedrivs i primärvården. Uppföljningen fokuserar tills vidare på väntetiden fram till nybesöket efter professionell eller privat vårdbegäran. Uppföljning av besöksväntetider Följande patienter ingår i uppföljningen. - Patient som remitteras eller själv söker för ett nytt medicinskt problem (t.ex. efter hänvisning eller rekommendation av annan vårdgivare) - Patient som remitteras eller själv söker för en oväntad eller kraftig förändring/ försämring av tidigare känt hälsoproblem (till exempel patienter med kroniska sjukdomar) - Patient som tidigare färdigbehandlats på den egna enheten, men som remitteras eller själv söker för komplikation - Patient som remitteras för sjukgymnastik/arbetsterapi efter genomförd behandling i sluten specialiserad vård (t.ex. efter operation av fraktur, höftledsplastik med mera) För patienter i behov av återkommande rehabiliteringsinsatser ska en rehabiliteringsplan upprättas, som beskriver när nästa insats (återbesöket) ska ske. Om patienten behöver komma tidigare, kan det betraktas om oväntad eller kraftig förändring/försämring av tidigare känt hälsoproblem enligt ovan det vill säga som nybesök och ingår i väntetidsuppföljningen. Uppföljningen av besöksväntetider avser nybesök. För att patienten ska komma med i uppföljningen måste besökstyp nybesök väljas i bokningsunderlaget. När professionell vårdbegäran skickas till rehabiliteringsverksamheten, räknas väntetiden från det datum remittenten beslutade om remittering (remissdatum). För patienter som själva tar kontakt, räknas väntetiden från bokningsunderlagets registreringsdatum (tid bokas i tidboken). Väntetiden avslutas vid datum för kontaktregistrering av vårdkontakten. Patienter som återkommer för olika medicinska problem (t.ex. arbetsterapipatienter i behov av olika hjälpmedel) ska registreras som nybesök när man söker på nytt. Patienter som har träffat sjukgymnast på vårdcentralernas bedömningsmottagningar ska vid nästa behandlingsbesök inom rehabiliteringsorganisationen registreras som återbesök (och med kategori förstabesök).

2 PM 2 (5) Följande tabell visar när ny- och återbesök registreras i Cosmic av berörda enheter. Nybesök eller Vårdsituation Återbesök 1. Patient remitteras eller söker själv för nytt medicinskt problem Nybesök 2. Patient remitteras eller söker själv för en oväntat eller kraftig förändring/försämring av känt hälsoproblem Nybesök 3. Patient som färdigbehandlats på den egna enheten, remitteras eller Nybesök söker själv för komplikation 4. Patient remitteras för sjukgymnastik/arbetsterapi efter genomförd Nybesök behandling i specialiserad vård (t.ex. efter fraktur, höftledsplastik med mera) 5. Patienten är färdigbehandlad, men återkommer minst fyra månader Nybesök senare för i princip samma problem. 6. Efter initialt besök hos t.ex. sjukgymnast ska patienten besöka arbetsterapeut på samma enhet för samma medicinska problem arbetsterapeut Återbesök hos 7. Efter initialt besök på vårdcentralens bedömningsmottagning ska patienten genomgå fortsatt behandling på rehabiliteringsenhet 8. Second opinion, d.v.s. patienten själv eller sjukgymnast/ arbetsterapeut vill att annan behandlare på samma enhet (ev. med specialistkompetens), bedömer patientens besvär. Återbesök på rehab.enheten Återbesök Kommentar Rehabilitering har ofta påbörjats på sjukhus, men ska fortsätta efter utskrivning Det initiala besöket registreras som nybesök Bedömningsbesöket på vårdcentralen registreras som nybesök När det egna enheten tar emot patient från annan rehabiliteringsenhet, ska besöket bokas som nybesök Tid till nybesök/bedömning Det första besöket innebär att sjukgymnast eller arbetsterapeut bedömer patientens rehabiliteringsbehov och beslutar om behandling. Målet är att alla patienter ska tas emot på nybesök/bedömning inom högst 14 kalenderdagar. I de fall patienten inte kan erbjudas besökstid inom 14 kalenderdagar, ska patienten inom 14 dagar efter remissankomst ges besked om när besöket kan ske (datum och klockslag). Målet besök inom 14 dagar gäller inte patienter vars rehabilitering av medicinska skäl ska avvakta (t.ex. efter gipsbortagning några veckor senare). Dessa registreras med avvikelseorsak medicinskt orsakad väntan. Med egenremiss avses de fall där patienterna på eget initiativ tar kontakt för att få hjälp och stöd av rehabiliteringsenhet. Här ingår även patienter som hänvisats/rekommenderats rehabilitering utan att professionell vårdbegäran skickats.

3 PM 3 (5) Erbjuden eller överenskommen tid När kallelse skickas till patienten erbjuder enheten datum och klockslag för vårdkontakt. Om erbjuden tid inte passar patienten, ska ny tid erbjudas. Väljer enheten att skicka ny kallelse varje gång tiden inte passar, har patienten rätt att boka om obegränsat antal gånger utan att patientvald väntan får registreras. När enheten erbjuder ny tid vid direktkontakt per telefon eller i samband med besök som patienten accepterar betraktas detta som överenskommen tid. Möjligheten att boka om en överenskommen tid kan begränsas till två tillfällen (tre tider när ursprunglig tid räknas). Därefter kan vårdbegäran återsändas till remittenten efter beslut av ansvarig behandlare. Överväg om patientens medicinska tillstånd och autonomi tillåter att vårdbegäran returneras. Vissa remittenter skickar vårdbegäran och ber samtidigt patienten ta egen kontakt med rekommenderad eller valfri rehabiliteringsenhet. Väntetiden räknas i dessa fall från den dag patienten kontaktar enheten. Försenade remisser Besöksväntetiden räknas från det datum remittenten beslutade att remittera (remissdatum). Om det av olika skäl dröjer innan remissen kommer fram till rehabiliteringsenheten, får den inte skickas tillbaka med begäran om en ny remiss. Detta skulle bara förlänga väntetiden ytterligare för patienten, vilket inte är acceptabelt. Enheterna kan skriva avvikelse när oskälig fördröjning inträffar. Faktiska besöksväntetider Alla patienter som ännu inte kommit på nybesök räknas som väntande. Väntetidsklockan stannar när nybesöket genomförs och kontaktregistrering görs i Cosmic. Avvikelseorsaker Den korta väntetiden på högst 14 dagar ställer krav på ett särskilt gemensamt regelverk för registrering av avvikelser. I Cosmic finns två avvikelseorsaker patientvald väntan (PvV) och medicinskt orsakad väntan (MoV).

4 PM 4 (5) Följande tabell beskriver olika vårdsituationer med uppgift om patientvald väntan (PvV) kan registreras eller inte. Vårdsituation PvV Kommentar Den egna enheten kan inte erbjuda vårdkontakt inom 14 dagar och enheten föreslår/hänvisar till annan enhet med kortare väntetid. Patienten Patient som själv väljer att vänta mer än 14 dagar på den egna enheten, ska registreras som väntande med PvV. tackar uttryckligen nej till vårdkontakt på annan enhet, det vill säga accepterar att vänta längre tid än 14 dagar. Patienten vill uttryckligen vänta längre än 14 dagar till nybesök Enheten kan inte ta emot patienten inom 14 dagar utan erbjuder vårdkontakt längre fram, vilket patienten accepterar Patienten vill träffa en annan behandlare än den man erbjuds. Önskad behandlare kan inte ta emot inom 14 dagar. Patienten ringer rehabiliteringsenheten för att få besökstid. Enheten erbjuder flera tider inom tidsgränsen vid telefonsamtalet, men patienten väljer en tid som är längre 14 dagar. Patienten vill omboka en erbjuden tid i kallelse och ny tid kan erbjudas inom 14 dagar Patienten vill omboka en erbjuden tid i kallelse och ny tid kan INTE erbjudas inom 14 dagar. Erbjuden tid utanför tidsgränsen accepteras av patienten. Patienten vill omboka en överenskommen/avtalad tid, och ny tid kan erbjudas inom tidsgränsen 14 dagar Patienten vill omboka en överenskommen/avtalad tid, men ny tid kan inte erbjudas inom tidsgränsen 14 dagar Patienten uteblir från erbjuden vårdkontakt (via kallelse). Enheten kan inte erbjuda ny tid inom 14 dagar. Patienten uteblir från överenskommen/avtalad vårdkontakt. Enheten kan inte erbjuda ny vårdkontakt inom 14 dagar. Patienten kan bara komma viss speciell dag vissa veckor, vilket leder till att vårdkontakt inte kan ske inom 14 dagar Remittenten har överlämnat en pappersremiss till patienten för eget val av vilken rehabiliteringsenhet man anlita. Patienten dröjer flera veckor med att ta kontakt med vald rehabiliteringsenhet, varför tidsgränsen 14 dagar redan har passerats. Så länge nya tider förmedlas via upprepade kallelser har patienten rätt att boka om obegränsat antal gånger. När patienten vill omboka en tid, ge alternativa nya tider vid direktkontakt Vid upprepade ombokningar av överenskomna tider, kan antalet begränsas till två tillfälle (max tre tider). Därefter kan remissen återsändas till remittent. Patienten glömde bort tiden, patienten ville inte komma o.s.v. Detta förutsätter att enheten kan erbjuda/har erbjudit vårdkontakt inom 14 dagar. - Väntetiden räknas i detta fall från den dag då patienten tar kontakt med vald rehabiliteringsenhet. Bokningsunderlag skapas när patienten tar kontakt (remittentens ursprungliga remissdatum ska inte registreras).

5 PM 5 (5) Medicinskt orsakad väntan (MoV) kan förekomma i flera situationer. Vårdsituation MoV Kommentar Patienten har ett annat sjukdomstillstånd som bedöms avsevärt senarelägga planerad rehabilitering () MoV bör bara registreras i undantagsfall. Bättre är att inte registrera patienten som väntande och returnera eventuell remiss. Be patienten/ursprunglig remittent höra av sig när patientens hälsotillstånd möjliggör planerad rehabilitering. När patienten hör av sig registrera privat vårdbegäran (egenremiss). Patienten är tillfälligt sjuk (t.ex. förkylning, influensa eller liknande). Ny tid kan inte erbjudas inom 14 dagar räknat från remissdatum/motsv Patienten ska delta i gruppverksamhet där nybesöket enligt vårdprogram ska ligga i anslutning till gruppstart (t ex artrosskola) eller där patienten kan behöva vänta på att gruppen kan bildas (t.ex. Stresshanteringskurs, MMR, Mindfulness) Patient vars besvär innebär att flera olika personer måste närvara vid nybesöket, t ex demensutredningar där anhöriga ska delta Patienten remitteras för rehabilitering, men viss tid ska av medicinska skäl gå innan rehabilitering är möjligt Patienten behöver tolk i samband med rehabiliteringsbesöket, men tolkförmedlingen kan inte ordna tolk förrän tidsgränsen 14 dagar har passerats. Känd patienten inom arbetsterapin behöver få ett utslitet eller trasigt hjälpmedel utbytt. Hjälpmedelscentrum kan inte erbjuda besök för patient och arbetsterapeut förrän flera veckor senare. Patienten har behov av rehabilitering som kräver särskild kompetens, men sådan finns inte tillgänglig inom tidsgränsen MoV registreras endast om väntetiden kommer att överstiga tidsgränsen 14 dagar räknat från remissdatum Det kan t.ex. avse patient där gipsborttagning ska ske om några veckor. Dessförinnan är rehabilitering inte möjlig. Patienten ska inte drabbas av att sjukvården inte klarar sina processer Kapacitetsbrist inom rehabiliteringen kan aldrig registreras med medicinskt orsakad väntetid. Resultat Besöksuppföljningen inom rehabiliteringen fokuserar på faktiska väntetider. Resultaten finns tillgängliga i en så kallad CI-rapport i primärvårdsmodulen (rapport 3). Enheterna bör kontrollera resultaten regelbundet och korrigera i Cosmic vid felaktigheter. Eventuella frågor Om du har problem eller frågor om registreringar i Cosmic kontakta IT-akuten, som vidarebefordrar till berörd medarbetare inom IT-centrum. Vid principiella frågor om tillgänglighetsuppföljningen kontakta Bjorn.Hansson@lio.se. Giltighet Denna PM är fastställd av landstingets hälso- och sjukvårdsdirektör Lena Lundgren och gäller tills vidare.