Cosmic Vårdval fysioterapi/ sjukgymnastik inom primärvårdsrehabilitering

Transkript

1 Dokumenttyp Ansvarig verksamhet Version Antal sidor Rutin Division hälsa habilitering rehabilitering Dokumentägare Fastställare Giltig fr.o.m. Giltig t.o.m. Caisa Hedlund Jan Hultbäck Cosmic Vårdval fysioterapi/ sjukgymnastik inom primärvårdsrehabilitering privata vårdgivare Gäller för: Privata vårdgivare inom vårdval fysioterapi/sjukgymnastik inom primärvårdsrehabilitering Inledning Vårdinformationssystemet Cambio Cosmic får bara användas för den del av vårdgivarens verksamhet som omfattas av vårdvalet. Detta dokument är en rutin för Cosmic inom vårdval fysioterapi. Den beskriver arbetssättet i systemet och innefattar de registreringar som behövs för att möjliggöra uppföljning och underlag för ersättning. När du arbetar i systemet behöver du även ha tillgång till de manualer, som närmare beskriver systemets funktioner. Gå till Cosmic- sidan på intranätet: Observera att det finns särskilda riktlinjer för patienter med skyddade personuppgifter. I Cosmic används vårdgivare synonymt med hälso-och sjukvårdspersonal. Support Vid behov av Cosmicsupport kontakta , knappval 1. Vid icke brådskande Cosmicärenden rapportera på kundwebben. En remiss kan komma på papper, elektroniskt i Cosmic eller som en egen vårdbegäran. Inkomna elektroniska remisser Remisser som är skickade i Cosmic återfinns under Remiss och svar/inkommande vårdbegäran. Telefonrådgivning Innan telefonrådgivningen påbörjas ska journalen, tidboken, inkommande vårdbegäran och patientöversikten öppnas. Under menyvalet Fönster i menyprofilen sparas dessa genom att du klickar i rutan Behåll fönster. För att växla mellan olika fönster tryck Ctrl. + F6. Vid varje ny patient byts personnummer i vårdmottagarlisten. När det gäller telefonrådgivning med hälso- och sjukvårdsinnehåll ska det dokumenteras i journalen. Om det däremot handlar om allmänna frågor till exempel vägbeskrivning, frågor om vilken tid med mera ska det inte registreras i journalen. Om patienten har frågor som inte föranleder fortsatt kontakt utan det resulterar i en hänvisning eller en rådgivning ska det registreras i journalen. I det fallet används Cosmic Vårdval Fysioterapi inom primärvårdsrehabilitering privata vårdgivare (16)

2 Privat vårdbegäran genom att en ny kontakt skapas i journalen genom Ny anteckning. Journalmallen Telefonanteckning används. En Ny vårdkontakt och ett Nytt vårdåtagande skapas. Vårdåtagandet avslutas när du gjort din journalanteckning. Det här är enda gången som Privat vårdbegäran används när patienten söker på egen hand. Om patienten är i behov av fortsatt kontakt används istället Professionell vårdbegäran. Börja med att skapa en ny kontakt i journalen genom Ny anteckning. Journalmallen Telefonanteckning används. En Ny vårdkontakt skapas och ett aktuellt Vårdåtagande öppnas alternativt skapas ett Nytt vårdåtagande. Välj Patienten söker själv. Om telefonkontakten dokumenteras i journalen med adekvat information behöver ingen remissmall väljas. En referens på inkommande vårdbegäran skapas automatiskt i journalen. Rådgivningen dokumenteras i journalen med kontakttypen telefonkontakt. Välj mottagande vårdgivare om du vet vem som ska vara behandlingsansvarig. När det är bestämt vem som är behandlande vårdgivare registreras det in i mottagande vårdgivare i inkommande vårdbegäran. Om assisterande personal tar emot en egen vårdbegäran per telefon registreras detta som en inkommande vårdbegäran. Professionell pappersremiss Registrera in aktuell patient i vårdmottagarlisten. En inkommen pappersremiss registreras under fliken Remiss och svar, Registrera inkommande vårdbegäran. Skriv in namnet på remittenten i fritext om remittenten inte finns i LiV- katalogen. Välj remissmall Vårdbegäran primärvårdsrehabilitering. Välj mottagande vårdgivare om du vet vem som ska vara behandlingsansvarig. Välj vårdbegäran under remisstyp. Skriv in att remissen finns i restjournal. Spara remissen. Om pappersremissen är skriven av Cosmicansluten enhet ska enheten kontaktas via funktionsbrevlåda i messenger eller telefon. Be att få remissen i Cosmic via remiss och svar. Vid akuta patienter boka enligt ovan i väntan på ny remiss, annars avvakta remissen. När remissen kommer i systemet flytta vårdåtgärder enligt Remiss inkommer efter att patienten sökt själv nedan. Egen vårdbegäran via Mina vårdkontakter Om en patient söker själv via Mina vårdkontakter registreras det i Registrera inkommande vårdbegäran. Välj patienten söker själv. Remissmallen Vårdbegäran rehabilitering primärvård egenremiss används. Välj mottagande vårdgivare om du vet vem som ska vara behandlingsansvarig. Välj egenremiss under remisstyp. Skriv att remiss finns i restjournal. Skriv ut den egna vårdbegäran från Mina vårdkontakter och spara i restjournal. Remiss inkommer efter att patienten sökt själv Gå till Remiss och svar, Registrera inkommande remiss vid extern remiss, intern remiss återfinns under Inkommande remiss. Hantera enligt inkommande vårdbegäran. För att flytta vårdåtgärder måste Cosmicsupporten kontaktas för att göra följande 2 (16)

3 korrigeringar: Öppna Vårdprocessöversikt och fliken flytta vårdåtgärder, markera vårdåtagandet där patienten sökt själv och flytta tidigare gjorda vårdåtgärder till det nya vårdåtagandet. Gå till Remiss och svar, inkommande remiss. Sök fram remissen där patienten sökt själv och tryck på Makulera. Därmed avslutas vårdåtagandet automatiskt. Remissbedömning (gäller alla typer av remisser) Gå in under fliken Remiss och svar, Inkommande vårdbegäran. Sök fram obedömda remisser, välj visa vy för alla vårdmottagare och uppdatera. Klicka på Acceptera inte om remissen inte ska accepteras. Använd sökordet Hänvisad vårdbegäran och välj från vallistan. Förtydliga med fritext. Välj mottagande vårdgivare om du vet vem som ska vara behandlingsansvarig, då namnet står på remissbekräftelsen. Klicka på spara (längst ner till vänster) om du gjort några ändringar. Då kan du sortera på den personen (dig själv eller annan) i t.ex. väntelistan Planerade vårdåtgärder. Remissen bedöms. I bedömningsrutan anges den information som den som bokar patienten behöver veta. Välj Godkänd i vallisten på sökordet Remissbedömning och spara. Acceptera Kontrollera i journalen om patienten redan har ett pågående vårdåtagande inom den egna enheten. Klicka på Acceptera nere till höger om remissen godkänns. I den ruta som poppar upp anges: Medicinskt ansvarig enhet är förvalt. Prioritet för hur snabbt patienten behöver tas om hand väljs, se separat riktlinje för prioritering av vårdbegäran, Prioritering SG primärvård på division HHRs hemsida. Klassificering av vårdåtagandet väljs utifrån patientens hälsotillstånd, se separat administrativ rutin, Vårdåtagande klassificering, se division HHRs hemsida. Bevakningsintervall; när patienten ska komma, till exempel om du anger två veckor börjar systemet söka ut lediga tider om 2 veckor när du söker i tidboken. Kategori 2: För basuppdrag inom vårdvalet väljs: Primärvårdsrehabilitering För tilläggsuppdrag i team för patienter med neurologiska diagnoser: Neuroteam För tilläggsuppdrag i team för patienter med långvarig smärta: Smärtteam. Klicka på acceptera igen. 3 (16)

4 Remissbekräftelse Till remittent: I Inkommande vårdbegäran Markera aktuell remiss, klicka på skriv ut brev. Skriv ut och skicka remissbekräftelse till remittent om det gäller pappersremiss. Inom Cosmic kan remittenten följa förloppet i beställningsstatus och ingen bekräftelse behövs. Till Patient: I Inkommande vårdbegäran: Markera aktuell remiss, klicka på skriv ut brev. Bokningsunderlag Efter att remissen bedömts och accepterats klickar du på Bokningsunderlag nere i högra hörnet i vyn Inkommande vårdbegäran. De uppgifter du angav när du accepterade remissen följer då med till bokningsunderlaget som nu behöver kompletteras med följande: För att utföra korrekta bokningar måste man vara inloggad på rätt vårdande enhet. Urvalet i kategori 2 styrs av var man är inloggad. I bokningsunderlaget följer Kategori 2 med det vårdåtagande det är kopplat till under förutsättning att det finns med i urvalet för enheten. Om kategori 2 inte överensstämmer med dagens besök ska kategori 2 ändras. Vid ombokning av besök som omfattas av tilläggsuppdrag måste korrigering av kategori 2 ske om kriterierna för tilläggsuppdraget inte uppfylls. Var noga med att säkerställa att rätt vårdåtagande är valt. Kategori 2 följer med automatiskt till bokningsunderlaget om du valt rätt vårdåtagande. Ange Vårdtjänst, yrkesroll, kallelsesätt och typ av kallelse. Klicka på lägg till. I rutan som öppnas anges: Kontakttyp: Vid besök till vårdgivarens mottagning används kontakttypen Öppenvårdsbesök. Där extern verksamhet kallar till besöket och mottagningens personal är konsulter används kontakttypen Konsultation öppenvård. Besök på extern plats används när besöket äger rum utanför vårdgivarens lokaler. Telefonkontakt används när man har en telefonrådgivning. Kvalificerad telefonkontakt används vid bokade telefonkontakter som ersätter ett besök till exempel uppföljningar. Dagmedicin används vid besök som är extra resurskrävande till exempel besök som tar en eftermiddag. Besökstyp kan vara Nybesök, Återbesök eller Inget besök. Besökstypen Inget besök används när det är bokningar som avser telefonkontakter, brevkontakter, vårdhändelser utan patientkontakt. 4 (16)

5 Bocka i rutan Första kontakt i väntetidsuppföljningen vid första besöket (nybesöket). Vissa insatser omfattas inte av vårdgarantin. Det kan finnas medicinska skäl till att patienten ska vänta en viss tid innan insatser är aktuella eller att vi själva inte kallar till besöket och därmed inte styr när patienten ska komma, till exempel där vi är konsulter i team. Då ska du ange en Avvikelseorsak i bokningsunderlaget. I det här fallet Medicinska skäl. Kom ihåg att spara bokningsunderlaget! Om du vill ändra uppgifter i ett befintligt bokningsunderlag måste bokningsunderlaget vara markerat och ändringarna görs direkt i den markerade raden. Du finner befintliga bokningsunderlag under Resursplanering/Planerade vårdåtgärder. Högerklicka i markerad rad och välj Öppna bokningsunderlag. Det går inte att ändra i bokningsunderlag som är bokade utan bara de som har status planerad. Samplanering Om patienten ska träffa flera vårdgivare (inom samma mottagning) samtidigt används en vårdkontakt för att patienten inte ska betala flera avgifter. Använd lägg till knappen i bokningsunderlaget för att därefter välja vårdkontakt i rutan som kommer upp. Om patienten redan är inbokad hos en av vårdgivarna så högerklicka på bokningen och välj öppna bokningsunderlag för att göra detta. Koppla samman bokningarna genom att välja samma vårdkontakt som huvudvårdgivaren. Spara bokningsunderlaget och patienten hamnar på väntelistan som du återfinner under fliken Resursplanering, Planerade vårdåtgärder, alternativt boka in patienten direkt genom att gå till tidboken. Tidbok och Kallelse Alla besök och telefonkontakter som ersätter ett besök (kvalificerad telefonkontakt) ska bokas i tidboken. Bokning och kallelse till nybesök Väntelisteposten söks fram i Planerade vårdåtgärder. Patienten bokas in i aktuell vårdgivares tidbok. (Patient med skyddade personuppgifter får enbart bokas efter genomfört besök i den elektroniska tidboken). Kallelse till nybesök skickas till patienten även om tiden överenskommits muntligt eftersom kallelsen innehåller värdefull information till patienten. Bokning och kallelse till återbesök Återbesökstid ges direkt till patienten efter första besöket. Kallelse kan skrivas ut och lämnas direkt till patienten. Bokning och kallelse till flera tider Gå till Resursplanering i övre menyraden och välj där Bokningsunderlag. Skapa ett nytt bokningsunderlag genom att välja vårdåtagande, vårdtjänst, ingen huvudvårdgivare och ange yrkesroll. Välj Kallelse, klicka där i kallelse för flera tider och Kal- 5 (16)

6 lelsesätt: brev. Tryck på Lägg till. Upprepa proceduren och skapa så många bokningsunderlag som du vill boka tider. Välj Ny vårdkontakt för varje bokningsunderlag. Eller Gå till Resursplanering i övre menyraden och välj där Bokningsunderlag. Skapa ett nytt bokningsunderlag genom att välja vårdåtagande, vårdtjänst, ingen huvudvårdgivare och ange yrkesroll. Välj Kallelse, klicka där i kallelse för seriebokning och Kallelsesätt: brev. Välj serie i rutan bokning. Tryck på knappen regler och välj intervall (ska patienten komma 2 ggr/vecka välj var 3e dag), sätt bevakningsdatum till det första tillfället och välj antal gånger patienten ska komma. Tryck OK. Tryck på Lägg till. Se till att En vårdkontakt per vårdåtgärd i serien är förbockad. Välj kontakttyp och besökstyp. Tryck OK. Spara Sedan väljs Tidbok På frågan om flera vårdåtgärder svara Ja. Därefter bokas vårdåtgärderna in i tidboken. Sedan markeras en av tiderna och välj Skriv ut kallelsebrev. På frågan om flera vårdåtgärder svara Ja. I skriv ut kallelser väljs Kallelse för seriebokningar på samtliga kallelser (om besöken är till en och samma vårdgivare ). Kallelse för flera tider (inom enhet) väljs om det är olika vårdgivare vid olika besök. Rutan Skriv endast ut en markeras. Sedan klicka på Skriv ut. Typ av kallelse Kallelse: Används vid återbesök och vid nybesök om patienten sökt på egen begäran Kallelse med remissbekräftelse: Används vid nybesök om patienten kommit via professionell vårdbegäran och inte fått remissbekräftelse. Vårdtjänststyrd kallelse utan enhet: Används om man vill kalla patienten till en plats utanför mottagningen. Information och plats finns då på vårdtjänsten. Kallelse med seriebokning: Används när patienten får flera tider på samma kallelse med samma vårdgivare. Kallelse för flera tider (inom enhet): Används när patienten har flera tider men träffar olika vårdgivare. Kallelse för teambesök: Används vid teambesök Ombokning: Används när besökstiden ändrats Telefontid: Används när patienten får en telefontid Kallelse asyl: Används vid kallelse av patienter som är asylsökande. Gäller som bussbiljett. 6 (16)

7 Besöksregistrering Alla genomförda kontakter ska registreras som utförda i besökslistan. Gå in i besökslistan som finns under Översikter ändra status till utförd när besöket ägt rum eller innan du ska journalföra besöket. Då blir färgen vit i statusfältet. Om patienten uteblir från ett bokat besök ska detta debiteras som ett uteblivet besök. Eftersom Cosmickassan inte används måste besöket endera avbokas eller ombokas i tidboken. Kassaregistrering Kassan i Cosmic ska inte användas utan det är Liv- kassan som används. Aktuella patientavgifter finns i Avgiftshandboken, se intranätet. Observera att det finns särskild rutin för utomläns-, utomlands-, asyl- och självbetalande patienter. Journaldokumentation Alla vårdkontakter ska dokumenteras i patientens journal. Enligt patientdatalagen ska anteckningen föras in så snart som möjligt efter besöket. Anteckningen ska också signeras. Den vårdgivare som har besöket inbokat på sig, och som därmed ansvarar för behandlingen, journalför insatsen. Besöksmallen ska användas vid besök. Var uppmärksam på att vårdkontakt, händelsedatum och tid är korrekta. Händelsetid= När vårdkontakten/besöket inleds. Dokumentera väsentliga uppgifter för den vård och behandling som ges. Använd relevanta bedömningsinstrument. För att kunna journalföra besöket ska kontakten vara anländ eller utförd. Utgå därför gärna från besökslistan. Dokumentation vid samplanering Om besöket är samplanerat och flera hälso- och sjukvårdspersonal ger insatser för patienten är huvudvårdgivaren ansvarig för dokumentationen. Den som medverkar i teambesök eller gruppteambesök anger koden för medverkan i teambesök och gruppteambesök XS010. Den medverkande vårdgivaren får själv avgöra om dokumentationen behöver kompletteras med ytterligare information. Primärklassificering Alla besök och kvalificerade telefonkontakter ska diagnos- och åtgärdsregistreras (Primärklassificeras). Aktuella koder för sjukgymnastik/fysioterapi inom division HHR ska användas. Se division HHRs hemsida. Inom division HHR genomförs på försök automatgruppering av besöken när man diagnos- och åtgärdsregisterat i journalen. 7 (16)

8 Däremot behöver gruppering ske för utomläns-, utomlands-, asyl och självbetalande patienter. Denna gruppering utförs av utbildade kodare. Vid grupperingen kan inte KVÅ-koderna som används för att registrera verksamhetsinriktningarna UU521, UU522 och UU523 grupperas. Eftersom Cosmickassan inte används kan inte gruppering ske i Cosmicsystemet för dessa patientgrupper utan måste hanteras via Ekonomiservice rutiner. Samtycke till vårdinformation För att ta del av annan vårdgivares dokumentation i Cosmic ska patientens samtycke inhämtas. Dokumentera samtycket på sökordet Samtycke till vårdinformation. Åtgärdskoder specifika för vårdvalet Registrering av verksamhetsinriktning inom basuppdraget För att kunna redovisa verksamhetsinriktningen ska följande åtgärdskoder registreras i journalen: - Psykisk ohälsa (både lindriga psykiska besvär och mer allvarligare former av psykisk sjukdom eller funktionsnedsättning): Utredning/behandling av psykisk ohälsa UU Långvarig smärta (smärta som varat i minst tre månader): Utredning/behandling av långvarig smärta UU522 - Neurologiska sjukdomar och funktionssnedsättningar (sjukdomar och skador i nervsystemet inkluderar bland annat traumatiska skador, stroke och dess sequele): Utredning/behandling av sjukdom/skada i nervsystemet UU523 Registrering av åtgärdskoder för tilläggsuppdrag Vid nybesök ska koden för teambesök eller medverkan i teambesök användas då besöket utförs i team, se koddefinitioner nedan. Vid upprättandet av rehabiliteringsplan ska koden för upprättande av vård-och omsorgsplan alternativt rehabiliteringsplan användas, se koddefinitioner nedan. Övriga åtgärdskoder specifika för uppföljningen av vårdvalet XS902: Teambesök: När en patient samtidigt träffar fler än en självständig vårdgivare. (Assisterande personal räknas inte som självständig vårdgivare.) Denna kod registreras av huvudvårdgivaren. Se definition av teambesök. XS903: Gruppbesök: Öppenvårdsbesök där fler än en patient samtidigt möter hälsooch sjukvårdspersonal. Se definition gruppbesök. XS904: Gruppteambesök: Öppenvårdsbesök där fler än en patient samtidigt möter ett vårdteam. Denna kod registreras av huvudvårdgivaren. Se definition gruppteambesök. 8 (16)

9 XS010: Medverkan i teambesök och gruppteambesök: Insats som utförs av hälsooch sjukvårdspersonal som ingår i vårdteam och utgör del av teambesök eller gruppteambesök. Registreras av den som medverkar i teambesök/gruppteambesök. Denna kod registreras av den som inte är huvudvårdgivare. (Assisterande personal räknas inte som självständig vårdgivare.) Se definition av team och gruppteambesök. DV200: Utfärdande av recept på fysisk aktivitet (FaR). Skriftlig ordination av fysisk aktivitet, ska ske i dialog med patienten och vara individuellt anpassad. Landstingets FaR-blankett ska användas. AU120: Upprättande av strukturerad vård- och omsorgsplan. Upprättande/reviderande av skriftlig strukturerad vård- och omsorgsplan Planen ska om möjligt utformas tillsammans med berörd individ. I planen ska beskrivas planerad och beslutad vård och omsorg. För åtgärderna i planen ska anges mål. Planen ska utvärderas och omprövas. Den ska dokumenteras och det ska finnas en ansvarig person för att planen tas fram och justeras. DV093: Upprättande av rehabiliteringsplan. Koden avser ett paket av åtgärder som bestäms i en individuell skriftlig habiliterings- eller rehabiliteringsplan som dokumenterats i journalen. Koden får inte användas för enstaka habiliterings- eller rehabiliteringsåtgärd. Minst tre olika yrkeskategorier ska vara involverade i upprättandet. XS001: Information och rådgivning med företrädare för patienten (Närståendesamtal): Möte där en eller flera anhöriga, eller andra personer med nära relation till patienten, möter hälso- och sjukvårdspersonal utan att patienten är med. Samtalet skall journalföras. Om den närstående behöver en kallelse kan vårdhändelse utan patientkontakt (VUP) bokas in i tidboken på patienten. GB009: Information och undervisning: Information till och utbildning av patient av väsentligt större omfattning än vad som förekommer vid ordinära kontakter, t ex artrosskola, smärtskola, KOL-skola, osteoporosskola, mödrainfo eller strukturerade patientutbildningar av olika slag. Koden kombineras med kod för gruppbesök eller gruppteambesök. Återbud I första hand ska man försöka omboka patienter som lämnar återbud. Högerklicka då på aktuell bokning och välj omboka. Ge patienten en ny tid. Inga ytterligare åtgärder behövs. Avbokning Börja med att registrera patienten i vårdmottagarlisten genom att högerklicka på bokningen och välja Välj vårdmottagare. Avboka patienten genom att högerklicka på aktuell bokning, välj Avboka. Ange orsak och skriv kommentar. Ange alltid orsak till avbokning, är patienten sjuk ska medicinska skäl anges. Om patienten önskar ny tid ska det vara en bock i rutorna Tillbaka till väntelistan och Öppna bokningsunderlag. Flytta fram bevakningsintervallet 9 (16)

10 om patienten inte får en ny tid direkt, flytta 1-2 veckor framåt. Gå sedan till journal och högerklicka på översta raden i referensen, välj Nytt meddelande och skicka ett meddelande till ansvarig hälso- och sjukvårdpersonal, referensen bifogas då i meddelandet. Bokningsunderlaget återfinns i Planerade vårdåtgärder eller Patientöversikt då patienten ska bokas på ny tid. Om patienten inte önskar någon ny tid ska det inte vara någon bock i rutorna Tillbaka till väntelistan och Öppna bokningsunderlag. Meddelande ska skickas till ansvarig hälso-och sjukvårdpersonal enligt samma förfarande som ovan. Har patienten flera tider bokade och avbokar en tid ska det inte vara någon bock i rutorna Tillbaka till väntelistan och Öppna bokningsunderlag. Inget meddelande behöver skickas till ansvarig hälso- och sjukvårdspersonal. Uteblivet besök Vid uteblivet nybesök ska rutin Regelverk för att avföra patient från väntelista till besök och behandling följas. Journaldokumentation Den hälso- och sjukvårdspersonal som skulle haft patienten dokumenterar det uteblivna besöket i journalen på ny anteckning. Välj mall: administrativ anteckning Välj ny vårdkontakt - OBS! inte det bokade besöket. Typ av vårdkontakt: vårdhändelse utan patientkontakt, Vårdtjänst: administration Vårdåtagande: det aktuella vårdåtagandet Dokumentera på sökord administrativ åtgärd. Ex Uteblev från dagens bokade nybesök Besökslista Ändra inte status i besökslistan utan låt besöket kvarstå bokat tills vårdgivaren har hanterat debiteringen för uteblivet besök. Alla besök ska vid dagens slut vara hanterade i besökslistan. Användning av gruppfunktionalitet Göra en grupp Grupper ändras och skapas under patient i menyraden gruppadministration. För att göra en ny grupp välj lägg till. Spara gruppen på aktuell mottagning. Spara gruppen på vårdgivare ingen och yrkesroll ingen. Döp gruppen till gruppnamn + de datum gruppen pågår tex I bokningsinfo ska all info som kollegor och patient behöver veta stå. 10 (16)

11 Lägga in deltagare Lägg in deltagare under patient gruppadministration. Sök fram aktuell grupp och välj lägg till i rutan gruppmedlemmar. Skriv in personnr och klicka på högerpilen. Välj Ok och sedan Spara. Lämna kallelse direkt till patienten. Boka Sök fram gruppen i vårdmottagarlisten (fliken G). Högerklicka på tiden där gruppen ska bokas, välj boka. Om en patient ska läggas till i en bokad grupp - boka den bredvid i tidboken genom att högerklicka och välja Boka. Avboka Det är viktigt att avboka patient som lämnar återbud till ett tillfälle i grupp: I tidboken - högerklicka på gruppen bokningsunderlag gruppmedlemmar välj aktuell person avboka. Bocka ur tillbaka till väntelistan. I rutan status ska det nu stå Cancelled. Om en patient avstår hela gruppen ta bort patienten ur gruppen. Kom ihåg att avboka de tillfällen som redan är bokade. Avsluta grupp Spara gruppen som inaktiv när den är klar, exempelvis artrosskolorna. Det görs i Patient-Gruppadministration. Sök fram aktuell grupp och bocka ur rutan aktiv. Dokumentera Välj gruppen i vårdmottagarlisten genom att högerklicka på gruppen och välj vårdmottagare. Journal ny anteckning. Bocka i de patienter som anteckningen gäller, alla är ibockade även om de är avbokade från grupptillfället. Välj dagens kontakt i vallisten med vårdkontakter, den kontakt som ligger längst fram i tiden är förvald. Tryck Ok. Anteckna i behandlande åtgärder och registrera åtgärdskod på sökord Medicinsk diagnos/åtgärd. Välj Typ Åtgärdskod, Terminologi Åtgärdskoder. Välj Lägg till. Spara anteckningen. Innan anteckningen signeras ska rätt diagnoskod anges för respektive patient. Detta görs i signeravyn. Besvara och avsluta 1. Besvara remiss Remissen ska enligt en landstingsgemensam rutin besvaras inom tre arbetsdagar efter första bedömning, undantaget är höft/knäplastiker där svaret skickas efter tremånadersuppföljningen. Gå in under fliken Remiss och svar, Inkommande vårdbegäran sök fram aktuell remiss och klicka på besvara. Skriv svaret direkt i mallen och använd dig av funktionen Kopiera historik på aktuella sökord. Om svaret ska skrivas ut på papper behöver du skriva in sökorden som finns i remissvarsmallen annars så syns inte dessa i svaret. Vill du skriva ut ett extra remissvar; högerklicka på aktuell patient i Inkommande vårdbegäran och välj Svar undersökning och knapp Skriv ut längst ner 11 (16)

12 till höger. Ett kompletterande remissvar kan skickas när som helst så länge remissen inte är avslutad. Efter att remissen är besvarad har den inte längre status pågående, den hittas då under status Alla i Inkommande vårdbegäran. 2. Avsluta remiss Avsluta remissen när du avslutat vårdåtagandet. Gå in under remiss och svar. Sök upp aktuell remiss. Högerklicka och avsluta. Observera att remissen måste vara besvarad för att kunna avslutas. 3. Avsluta vårdåtagande Avsluta vårdåtagandet när din kontakt eller behandlingsperiod är avslutad och inga nya återbesök/uppföljningar är inplanerade. Gå in i journalen, högerklicka på vårdåtagandet som finns i LiV-trädet till vänster, välj ändra/avsluta vårdåtagande, bocka i rutan avsluta vårdåtagande ange orsak och spara. Avslutsorsaker målet med vårdåtagandet är nått målet är inte nått men vidare insatser är inte meningsfulla målet är inte nått men vidare insatser är inte möjliga inom vårdåtagandet (orsaken skall användas då verksamhetens utbud inte matchar patientens tillstånd eller ålder) patienten eller dess företrädare avböjer vidare insatser (används om patienten avböjer ny tid eller uteblir från ett återbesök) patienten flyttar under vårdåtagandet patienten avlider under vårdåtagandet pågående vårdåtagande finns inom enheten (orsaken skall användas då en remiss accepterats och ett pågående vårdåtagande finns) vårdåtagande finns inom annan enhet vårdåtagandet avslutas då ingen vårdkontakt har etablerats (används om patienten inte svarar på brev att boka tid eller uteblir från ett nybesök) vårdåtagandet avslutas felregistrering 4. Rensa i patientöversikten I samband med att vårdåtagande och remiss avslutas ska du även se över och rensa i patientöversikten om det finns gamla bokningsunderlag och bokningar som inte hanterats fullt ut. Gå in under Översikter, Patientöversikt. Finns det planerade besök markerar du det och trycker Makulera. Finns det bokade besök innebär det att de inte satts som utförda. Kontrollera om besökt ägt rum. Gå tillbaka till aktuellt besöksdatum i besökslistan och markera som Utförd om besöket ägt rum, makulera annars. 12 (16)

13 Återöppna vårdåtagande Om vårdåtagandet har avslutats kan det återöppnas via journalen. Om patienten hör av sig igen en kort tid efter avslut med frågeställningar om samma hälsoproblem. Om det finns behov av att göra en journalanteckning, inkommande dokument om en patient, begäran om journalkopior mm Utskrift av journal Dokument om begäran av journalhandling, exempelvis från försäkringsbolag ska diarieföras. Journal i Cosmic Återöppna vårdåtagandet om det är avslutat. Sortera journalen i kronologisk ordning genom att i journalvyn trycka på en knapp i högra hörnet med en 1a och en pil. Pilen pekar uppåt när äldsta notatet är först. Tryck sedan Skriv ut. Välj Journalkopia, Beprövad av är du själv och i Kommentar skrivs Begäran av journalutskrift från försäkringsbolag. Gör en ny, administrativ anteckning och välj sökordet Utdrag ur journal ja. Använd lämpliga val i vallisterna och anteckna diarienumret. Stäng ev. vårdåtagandet igen. Messenger För LiV-gemensam rutin se Messenger Rutin på LiV-linan. Personligt Messenger-konto Alla vårdgivare har var sitt Messenger-konto. Här ansvarar man själv för att kontrollera dagligen. Funktionsbrevlåda På varje mottagning finns dessutom en funktionsbrevlåda. Funktionsbrevlådan kan användas som mottagare för meddelanden istället för att skicka till en specifik person. Flera personer kan ges tillgång till funktionsbrevlådan för bevakning av meddelanden ställda till enheten. Remissansvariga på mottagningen har i första hand till uppgift att kontrollera funktionsbrevlådan för sin egen mottagning dagligen. Det ska inte komma remisser här. Kommer det ändå, svara Var god skicka remiss via remiss och svarsmodulen. Då kommer remissen rätt väg och kan hanteras rätt. Observera att det inte syns i listen om det kommit meddelande i funktionsbrevlådan 13 (16)

14 utan vårdgivaren får aktiv kontrollera inkorgen. Välj Messenger inkorg, långt ner till vänster finns en vallist där funktionsbrevlådan kan väljas. Frånvaro Vid frånvaro > 6 veckor ska en eller flera personer ges tillgång till aktuellt Messenger-konto. För mer info se LiV-rutin. Utgående remiss Upprätta en remiss Om en patient, under pågående eller efter en behandlingsperiod hos er, har ett behov av insatser som ska åtgärdas på annan vårdenhet ska en Utgående remiss upprättas i Cosmic. Tydlig frågeställning En remiss ska innehålla en tydlig frågeställning och andra för mottagaren relevanta uppgifter. Om remissen ställs till en enhet som inte har Cosmic kan en slutanteckning, epikris eller journalanteckning bifogas vid behov. Mottagaren kan begära komplettering av informationen om den bedöms vara otillräcklig. Finns mottagaren inom Cosmic skickas remissen elektroniskt i systemet. För externa verksamheter till exempel till kommunerna skrivs remissen ut och skickas per post. Registrering av remissbekräftelse och remissvar Interna Interna remisser hanteras i systemet och det skickas inga remissbekräftelser. Processen kan följas i Beställningsstatus. Remissvaret kommer elektroniskt i Inkorg svar. Svaret vidimeras i Inkorg svar. Externa Externa remissbekräftelser dokumenteras i journalen och gallras därefter. Remissbekräftelse från kommunrehabilitering registreras som remissvar då det inte inkommer något svar. Se nedan. Externa remissvar som inkommer på papper sparas i Restjournal och svaret registreras i Inmatning konsultationssvar där hänvisning görs till Restjournal. Svaret vidimeras i Inkorg svar. Ansvar Remittenten är ytterst ansvarig för att bevaka att en remissbekräftelse och remissvar inkommer. Om bekräftelse eller svar inte inkommer inom rimlig tid efterlyses svaret hos remissmottagaren. 14 (16)

15 Restjournal De patienthandlingar, så kallat restjournalhandlingar, som inkommer på papper eller som upprättas i verksamheten och som ska sparas, arkiveras i ett hos vårdgivaren särskilt pappersarkiv. Landstinget planerar att så småningom införa skanning även för privata vårdgivare i vårdvalet. Dessa restjournalhandlingar ska då skannas in i efterhand. Frånvaro Enligt landstingets riktlinjer för remisshantering ska remisser hanteras inom tre arbetsdagar. Är mottagningen stängd till exempel på grund av semester kan detta meddelas till IT så att de kan lägga in information i er remissmall så att det framgår för remitterande enheter att vårdgivaren inte är i tjänst och inte kan ta emot remisser i systemet. Även funktionsbrevlådor och Messenger-konto kan behöva stängas ner. Kontakt tas med IT när man är åter från semester för hjälp med att aktivera Messenger och ta bort informationstext i remissmallen. 15 (16)

16 Definitioner och tolkningar Specificering av vårdkontakter Teambesök Definition: Ett öppenvårdsbesök där patient möter ett vårdteam. Tolkning: Teambesök innebär att patienten träffar fler än en självständig hälso- och sjukvårdspersonal samtidigt. Assisterande personal räknas inte som självständig hälso- och sjukvårdspersonal. Ett team kan bestå av olika professioner men kan även vara samma profession. Gruppbesök Definition: Ett öppenvårdsbesök där fler än en patient samtidigt möter hälso- och sjukvårdspersonal. Tolkning: En grupp består av 2 eller flera patienter som samtidigt träffar en hälsooch sjukvårdspersonal med självständigt behandlingsansvar. Vid ett gruppbesök skall gruppens mål och inriktning vara gemensam. Parallella behandlingar innefattas inte i ett gruppbesök. Gruppteambesök Definition: Ett öppenvårdsbesök på mottagning/vårdenhet där flera patienter i grupp möter ett vårdteam. Tolkning: En grupp består av 2 eller flera patienter som samtidigt träffar minst 2 hälso- och sjukvårdspersonal med självständigt behandlingsansvar. Vid ett gruppbesök skall gruppens mål och inriktning vara gemensam. Parallella behandlingar innefattas inte i ett gruppbesök. Besökstyper Nybesök: Öppenvårdsbesök som inte har medicinskt samband med tidigare besök eller vårdtillfälle inom samma medicinska verksamhetsområde (klinik/basenhet/ motsvarande), vårdcentral eller motsvarande. Återbesök: Öppenvårdsbesök som har medicinskt samband med tidigare besök eller vårdtillfälle inom samma medicinska verksamhetsområde (klinik/basenhet/ motsvarande), vårdcentral eller motsvarande Verksamhetsinriktningar Psykisk ohälsa: Både lindriga psykiska besvär och mer allvarligare former av psykisk sjukdom eller funktionsnedsättning. Långvarig smärta: Smärta som varat i minst tre månader Neurologiska sjukdomar och funktionssnedsättningar: Sjukdomar och skador i nervsystemet inkluderar bland annat traumatiska skador, stroke och dess sequele Utarbetad av: Caisa Hedlund 16 (16)