Dokumentation av inkommande journalhandlingar i pappersform

Transkript

1 Utfärdande enhet: Dokumentnamn: Sid nr: 1/5 pappersform på Universitetssjukhuset i pappersform Alla journalhandlingar som inkommer med post och/eller fax läggs av utsedd administratör med post- och telefonansvar, till respektive sektionsansvariga sekreterare i avsedda korgar i postrummet. Registrering av inkommande remiss i pappersform 1. Remiss inkommer via fax/e-post eller post, ankomststämplas av administratör c:a kl 9, 13 och 15:10 vardagar och läggs sektionsvis i korgar. 2. Sekreterare per sektion tömmer respektive korg c:a kl 9 och 13 (vardagar) och skriver/skannar med C-pen in remisser i Cosmic med absolut högsta prioritet, d v s även innan ett diktat med prio 1 skrivs ut. Prioriteringen är förankrad hos verksamhetschefen. Registreras i vyn Remiss Registrera remiss Remissdatum: Datum när remissen skrevs av inremitterande. Remisstyp: Vårdbegäran Remissmall: Vårdbegäran papper Ankomstdatum: Datum för ankomststämpel Pappersremissen skannas sedan in i komplementjournalen, på ankomstdatum, under kategori Vårdbegäran Beställning och eventuella bilagor skannas in under respektive kategori beroende på om det är journalanteckningar, lab-svar, röntgensvar, PAD-svar, etc. Pappersremisser + eventuella pappersbilagor kastas. Registrering av inkommande betalningsförbindelse 1. Fyll i delen för Betalningsförbindelse på den aktuella remissen i Cosmic. 2. Skriv in i patientkortet enligt modell: Kir US; betalningsförbindelse från Eksjö giltig t o m /HE. Om tidigare text finns, t ex då man påmint/förlängt om betalningsförbindelse raderas den gamla texten och ersätts med den nya. 3. Sätt in betalningsförbindelsen i pärm för detta. För alla detaljer om remisshantering se även separat riktlinje Remisshantering vid Kirurgiska kliniken, US i Conny Wallon, verksamhetschef

2 Utfärdande enhet: Dokumentnamn: Sid nr: 2/5 pappersform på Universitetssjukhuset i Registrering av inkommande remissvar i pappersform Registreras i vyn Remiss Utgående remisser på fliken Svar Svarsdatum: Datum när remissvaret skrevs av mottagaren Svar mottaget: Datum för ankomststämpel Besvarande personal: Namnet skrivs i klartext/fritext Remissvaret skrivs av, skannas med C-pen eller skrivs en hänvisning till komplementjournalen Om bilagor medföljde remissvaret skrivs hänvisning/ar till komplementjournalen Eventuella hänvisningar till komplementjournalen skannas in på ankomstdatum under respektive kategori Remissvaret i Cosmic hamnar nu i remitterande läkares vidimeringskö och pappersremissvaret kan kastas pappersform annat än remiss 1. Börja med att göra en journalanteckning. Mall: Anteckning / Alternativt vid svar på tumörmarkörer: Onkologisk översikt Vårdkontakt: Administrativ vårdkontakt undantaget om patienten har ett pågående vårdtillfälle som då väljs som vårdkontakt Händelsedatum: Ankomstdatum. Sökord: Inskannad handling 2. Dokumentera vad som inkommit, varifrån det kommit och att det är inskannat i komplementjournalen, på vilket 3. Skanna in journalhandlingarna i komplementjournalen under respektive kategori/underkategori. Exempel Svar på tumörmarkörer Dokumenteras i mallen Onkologisk översikt under sökordet: Tumörmarkör. Datum: Ankomstdatum. 1. Dokumentera vad som inkommit, varifrån det kommit och att det är inskannat i komplementjournalen, på vilket 2. Skriv av vilken/a tumörmarkör/er, värde, referensintervall (inom parentes) och enhet. 3. Skannas in under kategori/underkategori Laboratorieundersökningar/Kemi Conny Wallon, verksamhetschef

3 Utfärdande enhet: Dokumentnamn: Sid nr: 3/5 pappersform på Universitetssjukhuset i Exempel på hur det kan se ut Laboratorieprovsvar - andra än tumörmarkörer: Dokumenteras i mallen Anteckning under sökordet: Inskannad handling. 1. Dokumentera vad som inkommit, varifrån det kommit och att det är inskannat i komplementjournalen, på vilket 2. Om det endast är någon eller några rader; skriv av provsvaret; provets namn, värde, referensintervall (inom parentes) och enhet. 3. Skannas in under kategori/underkategori Laboratorieundersökning/Kemi Conny Wallon, verksamhetschef

4 Utfärdande enhet: Dokumentnamn: Sid nr: 4/5 pappersform på Universitetssjukhuset i Kopia på journalanteckning som inkommer för kännedom men som redan finns i Cosmic i Östergötland Dokumenteras i mallen Anteckning under sökordet Anteckning. 1. Dokumentera att en journalkopia inkommit för kännedom, varifrån den kommit, var i Cosmic den finns att läsa och på vilket datum 2. Skannas inte in i komplementjournalen. 3. Pappersdokumentet/n kastas. Kopia på journalanteckning från annat journalsystem än Cosmic i Östergötland Dokumenteras i mallen Anteckning under sökordet: Inskannad handling 1. Fast värde: Välj kategori Journalanteckning inkl omvårdnad/journalkopior (prod. av annan enhet ). 3. Skannas in under kategori/underkategori Journalanteckning inkl omvårdnad/journalkopior (prod. av annan enhet ). Externt röntgensvar Dokumenteras i mallen Anteckning under sökordet: Inskannad handling. 1. Fast värde: Välj kategori Röntgenundersökningar/Svar. 3. Skannas under kategori/underkategori Röntgenundersökningar/Svar. PAD där bilaga/bilagor finns 1. Fast värde: Välj kategori Laboratorieundersökningar Patologi, cytologi och genetik. 3. Skannas under kategori/underkategori Laboratorieundersökningar Patologi, cytologi och genetik. Conny Wallon, verksamhetschef

5 Utfärdande enhet: Dokumentnamn: Sid nr: 5/5 pappersform på Universitetssjukhuset i Cytologi där bilaga/bilagor finns 1. Fast värde: Välj kategori Laboratorieundersökningar Patologi, cytologi och genetik. 3. Skannas under kategori/underkategori Laboratorieundersökningar Patologi, cytologi och genetik. Brev 1. Fast värde: Välj kategori Brev och intyg/brev. 2. Dokumentera sedan i fritext vad som inkommit, varifrån det kommit, att det är inskannat i komplementjournalen och på 3. Skannas under kategori/underkategori Brev och intyg/brev. Remissbekräftelse 1. Fast värde: Välj kategori Vårdbegäran (remisser) Remissbekräftelse. 2. Dokumentera sedan i fritext vad som inkommit, varifrån det kommit, att det är inskannat i komplementjournalen och på 3. Skannas under kategori/underkategori Vårdbegäran (remisser) Remissbekräftelse. 4. Pappersdokumentet/n kastas. Conny Wallon, verksamhetschef