Cosmic R8.1 Vårdval fysioterapi/ sjukgymnastik inom primärvårdsrehabilitering privata vårdgivare

Transkript

1 Dokumenttyp Ansvarig verksamhet Version Antal sidor Rutin Vårdvalsenheten Dokumentägare Fastställare Giltig fr.o.m. Giltig t.o.m. Jenny Aschberg Mathias Karlsson Cosmic R8.1 Vårdval fysioterapi/ sjukgymnastik inom primärvårdsrehabilitering privata vårdgivare Gäller för: Privata vårdgivare inom vårdval fysioterapi/sjukgymnastik inom primärvårdsrehabilitering Cosmic R8.1 Vårdval fysioterapi/ sjukgymnastik inom primärvårdsrehabilitering privata vårdgivare 1 Inledning 2 Support 2 Remiss/vårdbegäran 3 Inkomna elektroniska remisser 3 Professionell pappersremiss 3 Privat vårdbegäran via telefon 3 Privat vårdbegäran via Direktbokning via Remiss inkommer efter att patienten sökt själv 4 Remissbedömning 4 Acceptera remiss 4 Remissbekräftelse 5 Bokningsunderlag 5 Samplanering 6 Tidbok och Kallelse 7 Bokning och kallelse till nybesök från sparat bokningsunderlag 7 Bokning och kallelse till nybesök från väntelista 7 Bokning och kallelse till återbesök 7 Bokning och kallelse till flera tider 7 Typ av kallelse 8 Besöksregistrering 8 Röntgenremiss 8 Kassaregistrering 9 Samtycke till vårdinformation 9 Journaldokumentation 10 Dokumentation vid samplanering 10 Primärklassificering 10 Åtgärdskoder specifika för vårdvalet 10 Registrering av verksamhetsinriktning inom basuppdraget 10 Övriga åtgärdskoder specifika för uppföljningen av vårdvalet 11 Återbud 11 Avbokning 11 Uteblivet besök 12 Journaldokumentation vid uteblivet besök 12 Användning av gruppfunktionalitet 12 Göra en grupp 12 Lägga in deltagare 12 1 (19)

2 Boka 12 Avboka 12 Avsluta grupp 13 Dokumentera 13 Besvara och avsluta 13 Besvara remiss 13 Avsluta remiss och vårdåtagande 13 Avslutsorsaker 13 Rensa i kontaktöversikten 14 Återöppna remiss 14 Utskrift av journal 14 Messenger 15 Personligt Messenger-konto 15 Funktionsbrevlåda 15 Frånvaro 15 Skicka remiss 15 Upprätta en remiss 15 Registrering av remissbekräftelse och remissvar 16 Interna remisser 16 Externa remisser 16 Ansvar 16 Restjournal och skanning 16 Frånvaro 16 Definitioner och tolkningar 18 Specificering av vårdkontakter 18 Besökstyper 18 Verksamhetsinriktningar 19 Inledning Vårdinformationssystemet Cambio Cosmic får bara användas för den del av vårdgivarens verksamhet som omfattas av vårdvalet. Instruktionen beskriver arbetssättet i systemet och innefattar de registreringar som behövs för att möjliggöra uppföljning och underlag för ersättning enligt Krav och kvalitetsbok Vårdval fysioterapi del 2 Version 1.0 som gäller för år För att få de senaste nyheterna gällande Cosmic och tillgång till de instruktioner och rutiner som närmare beskriver systemets funktioner, gå till Cosmic-sidan på intranätet (välj Cosmic bland mina verktyg på intranätet) och välj länken Cosmic landstingsgemensamma dokument. Observera att det finns särskilda riktlinjer för patienter med skyddade personuppgifter. Support Vid behov av Cosmicsupport kontakta , knappval 1. Vid icke brådskande Cosmicärenden rapportera på kundwebben eller maila it.helpdesk@liv.se 2 (19)

3 Remiss/vårdbegäran En remiss/vårdbegäran kan komma elektroniskt i Cosmic, på papper eller som en privat vårdbegäran (per telefon, personlig kontakt eller via 1177). I Cosmic R8.1 måste alla remisser och vårdbegäran registreras in via remissmodulen för att fångas upp i verksamhetsuppföljningen. Detta betyder att man inte kan gå via tidbok eller journal för att boka in nya patienter om inte remiss/vårdbegäran finns registrerad. Direktbokningar via 1177 genererar automatiskt en privat vårdbegäran med Kategori 2 Primärvårdsrehabilitering. Inkomna elektroniska remisser Remisser som är skickade i Cosmic återfinns under Meny-Remiss-Inkommande remisser. Professionell pappersremiss Registrera in aktuellt personnummer i patientlisten. En inkommen pappersremiss registreras under fliken Remiss/Registrera remiss. Remissdatum är datumet på pappersremissen. Välj remisstyp Vårdbegäran och remissmall Primärvårdsrehabilitering. Ankomstdatum är det datum som remissen inkom till enheten. Välj eller sök fram remitterande enhet. Skriv in för- och efternamn samt titel på remittenten i fritext. Skriv in under sökordet Frågeställning att remissen finns i restjournal eller som inskannat dokument. Om medicinsk diagnos saknas på pappersremissen, ange diagnoskod U999. Spara remissen. Om pappersremissen är skriven av Cosmicansluten enhet ska enheten kontaktas via funktionsbrevlåda i Messenger eller telefon. Be att få remissen i Cosmic via remissmodulen. Remisser med hög prioritet registreras enligt ovan i väntan på elektronisk remiss, annars avvakta elektronisk remiss. När remissen kommer i systemet flytta vårdåtgärder enligt Remiss inkommer efter att patienten sökt själv nedan. Privat vårdbegäran via telefon All privat vårdbegäran registreras in via Meny-Remiss-Registrera remiss. Se aktuell instruktion för Telefonrådgivning R8.1. Innan telefontiden påbörjas ska registrera remiss, inkommande remisser, tidbok, kontaktöversikt och patientöversikt öppnas. För att växla mellan olika fönster tryck Ctrl. + F6. För att bibehålla dessa fönster öppna vid byte av patient så kan man kryssa i Behåll fönster i menyfönstret. Vid varje ny patient byts personnummer i patientlisten. När det gäller telefonrådgivning med hälso- och sjukvårdsinnehåll ska det dokumenteras i journalen. Om det däremot handlar om allmänna frågor till exempel vägbeskrivning, frågor om vilken tid med mera ska det inte registreras i journalen. Om assisterande personal tar emot en egen vårdbegäran per telefon registreras detta in som en privat vårdbegäran via remissmodulen. Vårdbegäran hanteras fortsatt av fysioterapeuten. Privat vårdbegäran via 1177 Om en patient söker själv via 1177 registreras en privat vårdbegäran via Registrera remiss. Remissdatum är det datum som framkommer i Remissmallen Privat 3 (19)

4 vårdbegäran Primärvårdsrehabilitering används. Skriv in under sökordet Frågeställning att egen vårdbegäran finns i restjournal. Skriv ut den egna vårdbegäran från 1177 och spara i restjournal eller skanna in. Direktbokning via 1177 Om en patient direktbokar ett nybesök via 1177 så skapas en privat vårdbegäran automatiskt och den registreras som ett nybesök med kategori 2 Primärvårdrehabilitering. Remiss inkommer efter att patienten sökt själv Gå till Meny-Remiss, Registrera remiss vid extern remiss, intern remiss återfinns under Inkommande remisser. Hantera enligt inkommande remisser. Öppna Vårdprocessöversikt och fliken flytta vårdåtgärder, markera remissen där patienten sökt själv och flytta tidigare gjorda vårdåtgärder till den nya remissen. Gå till Meny-Remiss/Inkommande remisser. Sök fram den privata vårdbegäran och tryck på Makulera. Därmed avslutas remiss och vårdåtagande automatiskt. Remissbedömning Gå in under Meny-Remiss, Inkommande remisser. Sök fram obedömda remisser, välj visa vy för alla patienter och uppdatera. Markera den remiss som ska hanteras. Välj Hantera. Klicka på Avvisa om remissen inte ska accepteras. Välj Avvisningsorsak från urvalslista. Förtydliga med fritext. Observera att det som skrivs i fritext blir remissvaret även om remissen avvisas. Välj Omrikta till vänster i bild för att ange remissmottagare om du vet vem som ska vara behandlingsansvarig, då namnet kommer med på remissbekräftelsen och patienten syns då också i Min översikt. Då kan du sortera på den personen (dig själv eller annan) i t.ex. Planerade vårdåtgärder. Remissen bedöms. I bedömningsrutan anges den information som den som bokar patienten behöver veta. Bokas patienten direkt behöver ingen information anges. Acceptera remiss Oftast väljs skapa nytt vårdåtagande. Klassificering av vårdåtagandet väljs utifrån patientens hälsotillstånd, se separat administrativ rutin, Vårdåtagande klassificering. 4 (19)

5 Om det finns ett pågående vårdåtagande på enheten kan den nya remissen kopplas till samma vårdåtagande, förutsatt att det handlar om samma hälsoproblem, välj Koppla till vårdåtagande. Om annan professionell vårdbegäran/remiss finns kommer valet Koppla med remiss upp när man valt ett pågående vårdåtagande. Klicka på Acceptera om remissen godkänns. I den ruta som poppar upp är Medicinskt ansvarig enhet förvalt. Faller patienten under den förstärkta vårdgarantin ska patienten om möjligt erbjudas en tid inom tre dagar, var god se Bevakningsintervall; när patienten ska komma, till exempel om du anger två veckor börjar systemet söka ut lediga tider om 2 veckor när du söker i tidboken. Kategori 2: Primärvårdsrehabilitering Klicka på Acceptera. Remissbekräftelse Till remittent: Inom Cosmic kan remittenten följa förloppet i beställningsstatus och ingen remissbekräftelse behövs. Däremot behövs remissbekräftelse till verksamheter som inte har Cosmic: I Inkommande remisser markera aktuell remiss, gå till Hantera, klicka på skriv ut och skicka remissbekräftelse till remittent. Till Patient: Om patienten får en kallelse direkt så behövs inte remissbekräftelse skickas. Då används en kallelse med remissbekräftelse. Om patienten inte får en kallelse direkt ska en remissbekräftelse skickas: i Inkommande remisser markera aktuell remiss, gå till Hantera, klicka på skriv ut. Bokningsunderlag Efter att remissen bedömts och accepterats klickar du på Bokningsunderlag nere till höger. De uppgifter du angav när du accepterade remissen följer då med till bokningsunderlaget som nu behöver kompletteras med följande: För att utföra korrekta bokningar måste man vara inloggad på rätt vårdande enhet. Urvalet i kategori 2 styrs av var man är inloggad. I bokningsunderlaget följer Kategori 2 med från remissen under förutsättning att det finns med i urvalet för enheten. Ange Vårdtjänst, kallelsesätt och typ av kallelse. Klicka på Lägg till. I rutan som öppnas anges: Kontakttyp: Vid besök till vårdgivarens mottagning används kontakttypen Öppenvårdsbesök. Där extern verksamhet kallar till besöket och mottagningens personal är 5 (19)

6 konsulter används kontakttypen Konsultation öppenvård. Besök på annan plats används när besöket äger rum utanför vårdgivarens lokaler. Telefonkontakt används när man har en telefonrådgivning. Kvalificerad telefonkontakt används vid bokade telefonkontakter som ersätter ett besök till exempel uppföljningar samt som första medicinsk bedömning enligt primärvårdsgarantin. Dagmedicin används vid besök som är extra resurskrävande till exempel besök som tar en eftermiddag. Besökstyp kan vara Nybesök, Återbesök eller Inget besök. Nybesök används när ingen medicinsk bedömning har gjorts gällande den åkomma patienten söker för, dvs patienten faller inom vårdgarantin. Återbesök används för återbesök samt för de besök som är patientens första besök på mottagningen men där annan vårdpersonal har gjort en medicinsk bedömning gällande den åkomma patienten söker för Besökstypen Inget besök används när det är bokningar som avser telefonkontakter, brevkontakter, vårdhändelser utan patientkontakt. Bocka i rutan Första kontakt i väntetidsuppföljningen vid första besöket (nybesöket). Vissa insatser omfattas inte av vårdgarantin. Det kan finnas medicinska skäl till att patienten ska vänta en viss tid innan insatser är aktuella. Då ska du ange en Avvikelseorsak i bokningsunderlaget. I det här fallet Medicinska skäl. När patienten själv avstår en tid erbjuden inom vårdgarantin ska detta markeras som en avvikelseorsak, välj Patienten avstår vårdgarantin. Kom ihåg att spara bokningsunderlaget! Härifrån kan du gå direkt till tidboken via knappen Tidbok, längst ner till vänster för att boka in patienten. Om du vill ändra uppgifter i ett befintligt bokningsunderlag måste bokningsunderlaget vara markerat och ändringarna görs direkt i den markerade raden. Du finner befintliga bokningsunderlag under Resursplanering/Planerade vårdåtgärder. Högerklicka i markerad rad och välj Öppna bokningsunderlag. Det går inte att ändra alla uppgifter i bokningsunderlag som är bokade utan bara de som har status planerad. Samplanering Om patienten ska träffa flera vårdpersonal (inom samma mottagning) samtidigt används en vårdkontakt för att patienten inte ska betala flera avgifter. Använd lägg till knappen i bokningsunderlaget för att därefter välja vårdkontakt i rutan som kommer upp. Om patienten redan är inbokad hos en vårdpersonal så högerklicka på bokningen och välj öppna bokningsunderlag för att göra detta. Koppla samman bokningarna genom att välja samma vårdkontakt som ansvarig vårdpersonal. Spara bokningsunderlaget och patienten hamnar på väntelistan som du återfinner under fliken Resursplanering, Planerade vårdåtgärder, alternativt boka in patienten direkt genom att gå till tidboken. 6 (19)

7 Tidbok och Kallelse Alla besök och telefonkontakter som ersätter ett besök (kvalificerad telefonkontakt) ska bokas i tidboken. Bokning och kallelse till nybesök från sparat bokningsunderlag Gå direkt till tidboken via knappen Tidbok, längst ner till vänster för att boka in patienten. Bokningsunderlaget följer med till tidboken och visas på höger sida. Om man schemalägger i tidboken kan man använda Sök för att söka fram lediga tider. Markera lämplig tid och tryck Boka/Friboka. Bokning och kallelse till nybesök från väntelista Väntelisteposten söks fram i Planerade vårdåtgärder. Patienten bokas in i aktuell vårdpersonals tidbok. (Patient med skyddade personuppgifter får enbart bokas efter genomfört besök i den elektroniska tidboken, se separat rutin i Vida). Kallelse till nybesök eller första besök skickas till patienten även om tiden överenskommits muntligt eftersom kallelsen innehåller värdefull information till patienten. Bokning och kallelse till återbesök Återbesökstid ges direkt till patienten efter första besöket. Kallelse kan skrivas ut och lämnas direkt till patienten. Bokning och kallelse till flera tider Gå till Resursplanering i menyvalet och välj där Bokningsunderlag. Skapa ett nytt bokningsunderlag genom att välja remiss, vårdtjänst, ansvarig vårdpersonal och ange yrkesroll. Välj Kallelse, klicka där i kallelse för flera tider och Kallelsesätt: brev. Tryck på Lägg till. Upprepa proceduren och skapa så många bokningsunderlag som du vill boka tider. Välj Ny vårdkontakt för varje bokningsunderlag. Eller: Gå till Resursplanering i menyvalet och välj där Bokningsunderlag. Skapa ett nytt bokningsunderlag genom att välja remiss, vårdtjänst, ansvarig vårdpersonal och ange yrkesroll. Välj Kallelse, klicka där i kallelse för seriebokning och Kallelsesätt: brev. Välj serie i rutan bokning. Tryck på knappen regler och välj intervall (ska patienten komma 2 ggr/vecka välj var 3:e dag), sätt bevakningsdatum till det första tillfället och välj antal gånger patienten ska komma. Tryck OK. Tryck på Lägg till. Se till att En vårdkontakt per vårdåtgärd i serien är förbockad. Välj kontakttyp och besökstyp. Tryck OK. Spara Sedan väljs Tidbok På frågan om flera vårdåtgärder - svara Ja. Därefter bokas vårdåtgärderna in i tidboken. 7 (19)

8 Sedan markeras en av tiderna och välj Skriv ut kallelsebrev. På frågan om flera vårdåtgärder - svara Ja. I skriv ut kallelser väljs Kallelse för seriebokningar på samtliga kallelser (om besöken är till en och samma vårdpersonal). Kallelse för flera tider (inom enhet) väljs om det är olika vårdpersonal vid olika besök. Rutan Skriv endast ut en markeras. Sedan klicka på Skriv ut. Typ av kallelse Kallelse: Används vid återbesök och vid nybesök om patienten sökt på egen begäran Kallelse med remissbekräftelse: Används vid nybesök samt första besök om patienten kommit via professionell vårdbegäran och inte fått remissbekräftelse. Vårdtjänststyrd kallelse utan enhet: Används om man vill kalla patienten till en plats utanför mottagningen. Information och plats finns då på vårdtjänsten. Kallelse med seriebokning: Används när patienten får flera tider på samma kallelse med samma vårdgivare. Kallelse för flera tider (inom enhet): Används när patienten har flera tider men träffar olika vårdgivare. Kallelse för teambesök: Används vid teambesök Ombokning: Används när besökstiden ändrats Telefontid: Används när patienten får en telefontid Kallelse asyl: Används vid kallelse av patienter som är asylsökande. Gäller som bussbiljett. Besöksregistrering Alla genomförda kontakter ska registreras som utförda i besökslistan. Gå in i besökslistan som finns under Översikter ändra status till utförd när besöket ägt rum eller innan du ska journalföra besöket. Då blir färgen vit i statusfältet. Röntgenremiss Vid höft- eller knäartros och om grundbehandling och tilläggsbehandling inte haft tillräcklig effekt och om patienten önskar en ledplastikoperation och patienten bedöms kunna vara aktuell för det kan fysioterapeuten beställa en röntgenundersökning (om senaste röntgenundersökning är> 12 månader). Fysioterapeutens checklista inför remiss till röntgen På remiss till röntgen från fysioterapeut ska anges: -Kortfattad anamnes -Tydlig frågeställning 8 (19)

9 -Om patienten är gravid -Om patienten har nedsatt rörlighet (rullstolsburen) som försvårar förflyttning -Om patienten behöver tolk. Ange språk. Röntgenavdelningen ansvarar för att tolk beställs i samband med att kallelse skickas ut. -Protesbäcken höft och vilken sida som ska röntgas. Sidoförväxling ska undvikas. -Knä med belastning och vilken sida som ska röntgas. Sidoförväxling ska undvikas. Se vårdrutin Artrosskola för personer med höft- och/eller knäartros Kassaregistrering Avgiftshandboken gäller Cosmickassan ska användas till patienter som är folkbokförda i Värmland. För asyl, utomläns och utomlandspatienter ska LIV-kassan användas. Sedan 1 januari 2017 så har det beslutats att alla patientavgifter i vårdvalen ägs av LiV, men i och med att asyl, utomläns och utland (EU/EES) inte finansieras av Liv (utan av Migrationsverket, hemlandstinget och Försäkringskassan) så omfattas inte dessa tre ersättningar av denna formulering och ska därför registreras i Livkassan. Landstinget ser över hanteringen av patientavgifter inför För de patienter som vill betala med kort, kontant eller swish ska LIV-kassan användas. Landstinget hanterar faktureringen och de pengar som tagits in kontant/kort kommer dras av i ersättningen. Observera att det finns en särskild rutin för utomläns-, utomlands- och asylpatienter, se intranätet. För de hjälpmedel där det utgår en avgift enligt hjälpmedelsnämndens riktlinjer ska kostnaden registreras i LIV-kassan. Samtycke till vårdinformation För att ta del av annan vårdgivares dokumentation i Cosmic ska patientens samtycke inhämtas. Dokumentera samtycket på sökordet Samtycke till vårdinformation. 9 (19)

10 Journaldokumentation Alla vårdkontakter ska dokumenteras i patientens journal. Enligt patientdatalagen ska anteckningen föras in så snart som möjligt efter besöket. Anteckningen ska också signeras. Den vårdpersonal som har besöket inbokat på sig, och som därmed ansvarar för behandlingen, journalför insatsen. Besöksmallen ska användas vid besök. Var uppmärksam på att vårdkontakt, händelsedatum och tid är korrekta. Händelsetid= När vårdkontakten/besöket inleds. Dokumentera väsentliga uppgifter för den vård och behandling som ges. Använd relevanta bedömningsinstrument. För att kunna journalföra besöket ska kontakten vara anländ eller utförd. Utgå därför gärna från besökslistan. Vid högerklick i besökslistan finns valet remissinformation där remiss och bedömning kan ses. Dokumentation vid samplanering Om besöket är samplanerat och flera hälso- och sjukvårdspersonal ger insatser för patienten är Ansvarig vårdpersonal ansvarig för dokumentationen. Den som medverkar i teambesök eller gruppteambesök anger koden för medverkan i teambesök och gruppteambesök XS010. Den medverkande vårdpersonalen får själv avgöra om dokumentationen behöver kompletteras med ytterligare information. Primärklassificering Alla besök (även konsultation öppenvård) och kvalificerade telefonkontakter ska diagnos- och åtgärdsregistreras (Primärklassificeras). Aktuella åtgärdskoder för sjukgymnastik/fysioterapi ska användas. För att hitta aktuella åtgärdskoder; välj hälsa, habilitering och rehabilitering under specialitetsvisa KVÅ-listor. Dessutom tillkommer koder för verksamhetsinriktningarna, se nedan. Besöken automatgrupperas men det förutsätter att huvuddiagnos finns i journalen och att journalanteckningen är signerad. Åtgärdskoder specifika för vårdvalet Registrering av verksamhetsinriktning inom basuppdraget För att kunna redovisa verksamhetsinriktningen ska följande åtgärdskoder registreras i journalen: - Psykisk ohälsa (både lindriga psykiska besvär och mer allvarligare former av psykisk sjukdom eller funktionsnedsättning): Utredning/behandling av psykisk ohälsa UU Långvarig smärta (smärta som varat i minst tre månader): Utredning/behandling av långvarig smärta UU522 - Neurologiska sjukdomar och funktionsnedsättningar (sjukdomar och skador i nervsystemet inkluderar bland annat traumatiska skador, stroke och dess sequele): Utredning/behandling av sjukdom/skada i nervsystemet UU523 Endast en UU-kod kan användas per besök. 10 (19)

11 Övriga åtgärdskoder specifika för uppföljningen av vårdvalet XS902: Teambesök: När en patient samtidigt träffar fler än en självständig vårdpersonal. (Assisterande personal räknas inte som självständig vårdgivare.) Denna kod registreras av ansvarig vårdpersonal. Se definition av teambesök. XS903: Gruppbesök: Öppenvårdsbesök där fler än en patient samtidigt möter hälsooch sjukvårdspersonal. Se definition gruppbesök. XS904: Gruppteambesök: Öppenvårdsbesök där fler än en patient samtidigt möter ett vårdteam. Denna kod registreras av ansvarig vårdpersonal. Se definition gruppteambesök. XS010: Medverkan i teambesök och gruppteambesök: Insats som utförs av hälsooch sjukvårdspersonal som ingår i vårdteam och utgör del av teambesök eller gruppteambesök. Registreras av den som medverkar i teambesök/gruppteambesök. Denna kod registreras av den som inte är ansvarig vårdpersonal. (Assisterande personal räknas inte som självständig vårdpersonal). Se definition av team och gruppteambesök. DV200: Utfärdande av recept på fysisk aktivitet (FaR). Skriftlig ordination av fysisk aktivitet, ska ske i dialog med patienten och vara individuellt anpassad. Landstingets FaR-blankett ska användas. Återbud I första hand ska man försöka omboka patienter som lämnar återbud. Fyll i korrekt anledning till ombokningen. Avstår patienten till exempel från sitt nybesök ska patienten avstår vårdgarantin anges. Högerklicka då på aktuell bokning och välj omboka. Ge patienten en ny tid. Inga ytterligare åtgärder behövs. Avbokning Högerklicka på bokningen och Välj patient för att få rätt patient i patientlisten. Avboka patienten genom att högerklicka på aktuell bokning, välj Avboka. Fyll i korrekt anledning till ombokningen. Avstår patienten till exempel från sitt nybesök ska patienten avstår vårdgarantin anges. Är patienten till exempel sjuk ska medicinska skäl väljas. Om patienten önskar ny tid ska det vara en bock i rutorna Tillbaka till väntelistan och Öppna bokningsunderlag. Flytta fram bevakningsintervallet om patienten inte får en ny tid direkt, flytta 1 2 veckor framåt. Gå sedan till journal och högerklicka på översta raden i referensen, välj Nytt meddelande och skicka ett meddelande till ansvarig hälso- och sjukvårdpersonal, referensen bifogas då i meddelandet. Bokningsunderlaget återfinns i Planerade vårdåtgärder eller Patientöversikt då patienten ska bokas på ny tid. Om patienten inte önskar någon ny tid ska det inte vara någon bock i rutorna Tillbaka till väntelistan och Öppna bokningsunderlag. Meddelande ska skickas till ansvarig hälso-och sjukvårdpersonal enligt samma förfarande som ovan. Har patienten flera tider bokade och avbokar en tid ska det inte vara någon bock i rutorna Tillbaka till väntelistan och Öppna bokningsunderlag. Inget meddelande behöver skickas till ansvarig hälso- och sjukvårdspersonal. 11 (19)

12 Uteblivet besök Om patienten uteblir från ett bokat besök ska detta debiteras. Uteblivet besök registreras i Cosmickassan och faktureras av landstinget och ersättning utgår till vårdgivaren. Uteblivna besök för asyl, utomläns- och utomlandspatienter registreras i LIV-kassan. Vid uteblivet nybesök ska landstingets rutin Regelverk för att avföra patient från väntelista till besök och behandling följas. Journaldokumentation vid uteblivet besök Den hälso- och sjukvårdspersonal som skulle haft patienten dokumenterar det uteblivna besöket i journalen på ny anteckning och ny administrativ kontakt. Välj mall: administrativ anteckning Välj ny vårdkontakt - OBS! inte det bokade besöket. Välj remiss Typ av vårdkontakt: vårdhändelse utan patientkontakt. Dokumentera på sökord administrativ åtgärd. Ex Uteblev från dagens bokade nybesök eller använd aktuell fras. Användning av gruppfunktionalitet Göra en grupp Grupper ändras och skapas under patient i menyraden gruppadministration. För att göra en ny grupp välj lägg till. Spara gruppen på aktuell enhet. Spara gruppen på vårdpersonal ingen och yrkesroll ingen. Döp gruppen till gruppnamn + de datum gruppen pågår t.ex I rutan beskrivning ska all information som kollegor och patient behöver veta stå. Lägga in deltagare Lägg in deltagare under patient gruppadministration. Sök fram aktuell grupp och välj lägg till i rutan gruppmedlemmar. Skriv in personnummer och klicka på högerpilen. Välj Ok och sedan Spara. Boka Sök fram gruppen i patientlisten (fliken G). Högerklicka på tiden där gruppen ska bokas, välj boka. Det ska gå bra att lägga till en patient i en befintlig gruppbokning i och med R8.1. Avboka Det är viktigt att avboka patient som lämnar återbud till ett tillfälle i grupp: I tidboken - högerklicka på gruppen bokningsunderlag gruppmedlemmar välj aktuell person avboka. Bocka ur tillbaka till väntelistan. I rutan status ska det nu stå Cancelled. Om en patient avstår hela gruppen ta bort patienten ur gruppen. Kom ihåg att avboka de tillfällen som redan är bokade. 12 (19)

13 Avsluta grupp Spara gruppen som inaktiv när den är klar, exempelvis artrosskolorna. Det görs i Patient-Gruppadministration. Sök fram aktuell grupp och bocka ur rutan aktiv. Dokumentera Välj gruppen i patientlisten genom att högerklicka på gruppen och välj patient. Journal ny anteckning. Bocka i de patienter som anteckningen gäller, alla är ibockade även om de är avbokade från grupptillfället. Välj dagens kontakt i vallisten med vårdkontakter. Tryck Ok. Anteckna i behandlande åtgärder och registrera åtgärdskod på sökord Medicinsk diagnos/åtgärd. Välj Typ Åtgärdskod. I söktext kan kod eller fritext anges. Välj Lägg till. Spara anteckningen. Innan anteckningen signeras ska rätt diagnoskod anges för respektive patient. Detta görs i signeravyn. Besvara och avsluta Besvara remiss Professionella remisser/vårdbegäran ska enligt en landstingsgemensam rutin besvaras inom tre arbetsdagar efter första besöket, undantaget är höft/knäplastiker där svaret skickas efter tremånadersuppföljningen. Gå in under menyn Remiss, Inkommande remisser sök fram aktuell remiss, välj Hantera. Skriv svaret i svarsmallen till höger. Om inte remissen och vårdåtagandet ska avslutas måste bocken tas bort längst upp till höger. Alternativt kan Delsvar användas men då måste även ett slutsvar skrivas. Vid pappersremiss skrivs remissvaret ut automatiskt när man väljer att signera och skriva ut. Ett kompletterande remissvar kan skickas så länge remissen inte är avslutad via Nytt svar. Vid en avslutad remiss måste remissen återöppnas för att kunna skicka kompletterande svar. Privata vårdbegäran besvaras inte. Remissen kan avslutas direkt. Avsluta remiss och vårdåtagande När Slutsvar väljs ges också möjlighet att avsluta remissen och eventuellt tillhörande vårdåtagande (om flera remisser är kopplade till samma vårdåtagande ges bara alternativet Avsluta remiss). Välj Orsak om vårdåtagandet avslutas. Remissen måste vara besvarad för att kunna avslutas. Observera att om några planerade eller bokade åtgärder finns kopplade till remissen så går denna inte att avsluta. Avsluta remissen och stäng vårdåtagandet när din kontakt eller behandlingsperiod är avslutad och inga nya återbesök/uppföljningar är inplanerade. Avslutsorsaker målet med vårdåtagandet är nått målet är inte nått men vidare insatser är inte meningsfulla 13 (19)

14 målet är inte nått men vidare insatser är inte möjliga inom vårdåtagandet (orsaken skall användas då verksamhetens utbud inte matchar patientens tillstånd eller ålder) patienten eller dess företrädare avböjer vidare insatser (används om patienten avböjer ny tid eller uteblir från ett återbesök) patienten flyttar under vårdåtagandet patienten avlider under vårdåtagandet pågående vårdåtagande finns inom enheten (orsaken skall användas då en remiss accepterats och ett pågående vårdåtagande finns) vårdåtagande finns inom annan enhet vårdåtagandet avslutas då ingen vårdkontakt har etablerats (används om patienten inte svarar på brev att boka tid eller uteblir från ett nybesök) vårdåtagandet avslutas felregistrering Rensa i kontaktöversikten I samband med att vårdåtagande och remiss avslutas ska du även se över och rensa i kontaktöversikten om det finns gamla bokningsunderlag och bokningar som inte hanterats fullt ut. Gå in under Meny, Översikter och kontaktöversikt. Finns det planerade besök markerar du det och trycker Makulera. Finns det bokade besök innebär det att de inte satts som utförda. Kontrollera om besökt ägt rum. Gå tillbaka till aktuellt besöksdatum i besökslistan och markera som Utförd om besöket ägt rum, makulera annars. Återöppna remiss Funktionen återöppna remiss kan användas för att öppna en avslutad remiss, t. ex om patienten återkommer angående samma åkomma som remissen gällde eller för att skriva ett kompletterande svar till remittent samt om journalanteckning behöver göras. Leta fram aktuell remiss via Inkommande remisser och filtrera på remisstatus 5 = Avslutad och Vald patient. Högerklicka på remissen och välj Hantera. Klicka på knapp Återöppna längst ner på sidan och remissen återgår nu till status 4 = Pågående och kan användas som innan den avslutades. Utskrift av journal Återöppna remissen om den är avslutad. Sortera journalen i kronologisk ordning genom att i journalvyn trycka på en knapp i högra hörnet med en 1a och en pil. Pilen pekar uppåt när äldsta notatet är först. Tryck sedan Skriv ut. Välj Journalkopia, Beprövad av är du själv och i Kommentar skrivs Begäran av journalutskrift från försäkringsbolag. Gör en ny, administrativ anteckning och välj sökordet Utdrag ur journal ja. Använd lämpliga val i vallisterna och anteckna diarienumret. Avsluta remissen igen. 14 (19)

15 Messenger För LiV-gemensam rutin se Messenger Rutin i VIDA. Messenger får inte användas på så sätt att patientsäkerheten äventyras. Personligt Messenger-konto All vårdpersonal har var sitt Messenger-konto. Vårdpersonalen ansvarar själv för att kontrollera sitt konto dagligen. Funktionsbrevlåda På varje mottagning ska det finnas en funktionsbrevlåda. Funktionsbrevlådan kan användas som mottagare för meddelanden istället för att skicka till en specifik person. Flera personer kan ges tillgång till funktionsbrevlådan för bevakning av meddelanden ställda till enheten. Remissansvariga på mottagningen har i första hand till uppgift att kontrollera funktionsbrevlådan för sin egen mottagning dagligen. Det ska inte komma remisser här. Kommer det ändå, svara Var god skicka remiss via remissmodulen. Då kommer remissen rätt väg och kan hanteras rätt. Observera att det inte syns i listen om det kommit meddelande i funktionsbrevlådan utan vårdpersonalen får aktivt kontrollera inkorgen. Välj Messenger inkorg, långt ner till vänster finns en vallist där funktionsbrevlådan kan väljas. Frånvaro Vårdgivaren får inte stänga Messenger-kontot vid frånvaro, däremot ska frånvarohanteraren användas. En eller flera personer ges i uppdrag att bevaka Messenger-konto åt den som är frånvarande. Enheter med enbart en vårdpersonal kommer inte att ha möjlighet till bevakning av Messenger-konto, använd frånvarohanteraren. Skicka remiss Upprätta en remiss Om en patient, under pågående behandlingsperiod eller efter en behandlingsperiod har ett behov av insatser som ska åtgärdas på annan vårdenhet ska en remiss skickas i Cosmic. Välj Remiss/Skicka remiss. Se till att rätt vårdkontakt är vald. Ange mottagande enhet och remissmall. Ändra svarmottagare vid behov. För att kunna läsa och kopiera text från journalen går det att dela sidan genom att trycka på knappen med två gröna pilar högt upp till höger. Högerklicka och välj Kopiera text, klistra in i remissmallen genom att trycka Ctrl+V. För att länka en hel journalanteckning högerklicka i notathuvudet i journalen och välj Lägg till länk. En remiss ska innehålla en tydlig frågeställning. Mottagaren kan begära komplettering av informationen om den bedöms vara otillräcklig. Mottagaren avvisar då remissen. 15 (19)

16 Avvisade remisser kan återanvändas, kompletteras och skickas till samma enhet eller annan enhet. Finns mottagaren inom Cosmic skickas remissen elektroniskt i systemet. För externa verksamheter till exempel till kommunerna skrivs remissen ut och skickas med post. Eventuellt länkade journalanteckningar kommer att skrivas ut med remissen. Registrering av remissbekräftelse och remissvar Interna remisser Interna remisser hanteras i systemet och det skickas inga remissbekräftelser. Processen kan följas i Utgående remiss. Remissvaret kommer elektroniskt i Inkorg svar. Svaret kan vidimeras i Inkorg svar eller kan också vidimeras i Osignerat och ovidimerat hos remittenten. Externa remisser Hämta upp aktuell remiss via remissmenyn, Utgående remisser. Filtrera på vald patient och status Obedömd. Högerklicka på remissen och välj Hantera. Öppna fliken Bedömning och välj Remissbekräftelse i listboxen för typ av registrering. Välj korrekt ankomstdatum bekräftande enhet hämtas automatiskt. Registrera datum då remissen mottogs och skriv in eventuell planering som angiven i remissbekräftelsen. Detta görs i fritext. Klicka sedan på Spara längst ner. Därefter kan remissbekräftelsen gallras. Externa remissvar som inkommer på papper sparas i Restjournal och svaret registreras i Utgående remiss. Sök fram aktuell remiss, välj Hantera. Under svarsfliken registreras svaret i form av en hänvisning till restjournalen. Ansvar Remittenten är ytterst ansvarig för att bevaka att en remissbekräftelse och remissvar inkommer. Om bekräftelse och svar inte inkommer inom rimlig tid efterlyses svaret hos remissmottagaren. Ansvaret kvarstår hos remittenten till patienten är omhändertagen. Restjournal och skanning De patienthandlingar, så kallat restjournalhandlingar, som inkommer på papper eller som upprättas i verksamheten och som ska sparas, ska skannas; se särskild skanningsrutin i VIDA Preparering av restjournaler tillhörande Cosmic inför skanning. Hos alla vårdgivare som har bedrivit verksamhet innan skanning infördes ska det finnas en plan för hur man skannar dessa dokument. Frånvaro Enligt landstingets riktlinjer för remisshantering ska remisser hanteras inom tre arbetsdagar. 16 (19)

17 17 (19)

18 Definitioner och tolkningar Specificering av vårdkontakter Teambesök Definition: Ett öppenvårdsbesök där patient möter ett vårdteam. Tolkning: Teambesök innebär att patienten träffar fler än en självständig hälso- och sjukvårdspersonal samtidigt. Assisterande personal räknas inte som självständig hälso- och sjukvårdspersonal. Ett team kan bestå av olika professioner men kan även vara samma profession. Gruppbesök Öppenvårdsbesök där fler än en patient samtidigt möter hälso- och sjukvårdspersonal. En grupp består av två eller flera patienter som samtidigt träffar en hälso- och sjukvårdspersonal med självständigt behandlingsansvar. Vid ett gruppbesök ska gruppens mål och inriktning vara gemensam. Parallella behandlingar innefattas inte i ett gruppbesök. Gruppbesök registreras och dokumenteras individuellt för varje deltagande patient. Huvuddiagnos ska registreras för varje deltagande patient. Gruppteambesök Öppenvårdsbesök på mottagning/vårdenhet där flera patienter i grupp möter ett vårdteam. En grupp består av två eller flera patienter som samtidigt träffar minst två hälso- och sjukvårdspersonal med självständigt behandlingsansvar. Vid ett gruppbesök ska gruppens mål och inriktning vara gemensam. Parallella behandlingar innefattas inte i ett gruppbesök. Besöket ska vara planerat/bokat. Besöket registreras av den som har huvudsakliga behandlingsansvaret och huvuddiagnos ska registreras. Vid gruppteambesök ska registrering och dokumentation ske för samtliga patienter var för sig. Om vårdteamet består av hälso- och sjukvårdspersonal från samma verksamhet ska besöket registreras av den vårdenhet där besöket ägt rum. Huvuddiagnos ska registreras. Samplanering kan användas för att boka tid i tidboken. Om vårdteamet består av hälso- och sjukvårdspersonal från olika verksamheter ska besöket registreras av den vårdenhet där besöket ägt rum. Huvuddiagnos ska registreras. Andra deltagare i teamet kan dokumentera i patientjournalen på vårdkontakten konsultation öppenvård samt ange åtgärdskoden XS010 Medverkande i teambesök och gruppteambesök. Besökstyper Nybesök: Besök som inte har medicinskt samband med tidigare besök eller vårdtillfälle inom samma medicinska verksamhetsområde, vårdcentral eller motsvarande. En patient omfattas av vårdgarantin om den behövs ha ett nytt hälsoproblem, en oväntad eller kraftig försämring/förändring av ett tidigare känt medicinskt problem eller en utebliven behandlingseffekt och markeras då i Primärvården som ett nybesök. 18 (19)

19 Återbesök: Besök som har medicinskt samband med tidigare besök eller vårdtillfälle inom samma medicinska verksamhetsområde, vårdcentral eller motsvarande. Kommentar: Relateras inte till när i tiden föregående besök ägde rum. Verksamhetsinriktningar Psykisk ohälsa: Både lindriga psykiska besvär och mer allvarligare former av psykisk sjukdom eller funktionsnedsättning. Långvarig smärta: Smärta som varat i minst tre månader Neurologiska sjukdomar och funktionsnedsättningar: Sjukdomar och skador i nervsystemet inkluderar bland annat traumatiska skador, stroke och dess sequele Utarbetad av: Jenny Aschberg, Gunilla Häggstad, Caisa Hedlund 19 (19)