Att vara handledare i förbättringsarbete

Transkript

1 Att vara handledare i förbättringsarbete Förbättringsledarutbildning 8 LS 3 Höör 13 oktober 2010 Marie Johnsson

2 Programledare Programdesign Handledare/Medledare Programadministratör Kontaktperson i teamet Arbetsgång Problem - Kartläggning - Analys - Syfte - Mål/Mått - Tester - Uppföljning över tid Upplägg Lärandeseminarium 1 Arbetsperiod Lärandeseminarium 2 Lärandeseminarium 3 Lärandeseminarium 4 Arbetsperiod Arbetsperiod Arbetsperiod Uppföljningsdag H a n d l e d n i n g Föredrag Inspiratörer Arbetsblad Elektronisk arbetsyta Sharepoint Månadsrapport - Programrapport

3 Ansvarsnivåer i förbättringsarbete Programledaren Planerar och leder programmet Genomför programmet tillsammans med handledare och ev. medledare samt programadministratör Stöttar och vägleder handledare/medledare Bedömer behov av: extrainsatser i programmet, handledarnas kompetens- och utvecklingsbehov Erbjuder stöd till team och ledare Sprider teamens resultat Handledaren Förmedlar förbättringskunskap: metoder/verktyg Erbjuder stöd till team och ledare Sprider teamens resultat

4 Ansvarsnivåer i förbättringsarbete Verksamhetschefen/enhetschefen Utser förbättringsteamet: tvärprofessionellt/tvärorganisatoriskt Skapar förutsättningar: avsatt tid, efterfrågar resultat etc. Undanröjer problem och hinder som teamet stöter på Sprider kunskaper, erfarenheter och resultat inom och utom organisationen Teamet Avsätter tid för förbättringsarbetet Arbetar aktivt enligt uppdraget och mot uppsatta mål Utser kontaktperson

5 Definition Att handleda innebär att leda någon annans lärande

6 Vad innebär det att handleda? Rollen som handledare teamets förväntningar och handledarens roll - Kontrakt Metodstöd/verktyg - hjälpa teamet att förstå och använda metod/verktyg - hjälpa teamet med Word och Excel Grupprocessen hjälpa teamet att fördela roller, spelregler etc. underlätta så att ett öppet och tillåtande klimat skapas Coacha Stötta, underlätta, uppmuntra, driva på, lyssna, fråga, ge råd och tips, återkoppla Vid behov introducera andra verktyg knyta ytterligare kompetens till teamet förmedla kontakt med andra verksamheter

7 Handledaren Handledarens roll varierar under förbättringsarbetets gång - olika team har olika behov - mycket stöd/hjälp i början avtar sedan Följer det enskilda teamet och uppmärksammar vad som händer Känner av var teamet befinner sig på sin utvecklingsresa Har ett konsultativt förhållningssätt

8 Handledaren... Stötta, underlätta, lyssna, fråga, ge råd, tipsa och coacha Frågar mer än den svarar - hur? -varför?

9 Vem kan bli handledare? Genuint intresse för förbättringsarbete Goda kunskaper i/erfarenheter av: - förbättringsarbete/kvalitetsarbete - metodkunskap - Word och Excel Erfarenhet/utbildning i coachning/handledning Individer med gott omdöme, öppenhet, lyssnande, förmåga att tänka lateralt och avsaknad av förutfattade meningar Behöver ingen sakkunskap i området

10 Du ska inte vara pjäsförfattare, ej heller regissören eller skådespelaren, snarare ska du vara sufflösen i luckan som tyst nickar sitt bifall om allt står rätt till Okänd

11 Vanliga problem Teamet och handledaren fungerar inte ihop Teamet drar sig undan Handledaren lierar sig med teamet Handledaren blir ledare Handledaren drar sig undan Arbetet fortskrider inte i teamet Teamet arbetar inte som ett team Konflikter/oenighet i teamet Ledaren är inte engagerad och aktiv Tid avsätts inte i tillräcklig omfattning

12 Mindre vanliga problem Handledaren vill inte att någon annan handledare har kontakt med teamet, handledningen blir prestigefylld Handledaren är inte med på alla lärandeseminarier Handledaren lierar sig med teamet mot programledningen Programledningen tar teamets parti mot chefer Teamet drabbas av mätparalys

13 Framgångsfaktorer i förbättringsarbete Ledarskap: aktivt och engagerat Medarbetarnas delaktighet Tvärprofessionellt team Förbättringskunskap: metoder/verktyg Drivkrafter: motivation Kundens bästa utgångspunkten Mätningar: fakta över tid Kommunikation/ spridning Uppföljning: resultat Mål

14 Exempel på frågor som stöd för handledaren

15 Inför programstart Ta telefonkontakt med kontaktpersonen Diskutera teamets sammansättning Finns mandat inom teamet Klargör din roll som handledare Be teamet ta med sig almanacka till LS 1 för att boka in teamträffar Fråga om funderingar finns kring välkomstbrev/program Gå igenom ev. statistikuppgifter som ska tas med till LS 1 Gå igenom deltagarförteckningen och se till att kompletteringar görs där det behövs Kontrollera om någon i teamet har kunskap i Word och Excel

16 Frågor till teamet på LS 1 Är teamet optimalt sammansatt? Saknas kompetens? Finns mandat i teamet? Var och hur ofta ska vi träffas? Bokat tider? Vem ansvarar för mötesanteckningar? Vem ansvarar för arbetspapperna? Vem ansvarar för mätningarna? Vem ansvarar för månadsrapporten? Vem ansvarar för att lägg in info på arbetsytan? Har vi bokat tid med handledaren? Hur informerar och sprider vi? Hur involverar vi chefen? Finns tillgång till bärbar dator, USB-minne? Rätt kontaktperson i teamet?

17 Frågor till chefer? Finns mandat i teamet? Finns tid avsatt för arbetet? Har du tagit del av info om LS/kartläggningsresultat? Hur ska resultat redovisas och efterfrågas av dig som chef? Vet alla på enheten om att programmet pågår? Finns förbättringsarbetet som en punkt på möten t.ex. APT? Hur blir samtliga medarbetare delaktiga, så att det inte blir ett arbete som görs av teammedlemmarna?

18 Frågor till handledaren? Vad gör jag som handledare? På vilket sätt gör jag det? När det blev mindre bra - vad berodde det på? När det blev bra och lyckat vad berodde det på? Vad kan jag göra bättre?