Kvalitetssäkring av kostnader för 3 aktiviteter som bedrivs i Utvecklingscentrums regi

Transkript

1 Kvalitetssäkring av kostnader för 3 aktiviteter som bedrivs i Utvecklingscentrums regi Anne Abrahamsson Utvecklingscentrum Region Skåne

2 Syfte Syftet med deltagandet i programmet är att: kvalitetssäkra kostnaderna för tre olika aktiviteter som bedrivs i Utvecklingscentrums (UC) regi. få en god uppfattning om vad respektive program/konferens kostar och därmed kunna göra säkrare prognoser för hur många aktiviteter som UC kan genomföra per år i förhållande till budget. De tre aktiviteterna som ingår i kvalitetssäkringen är Förbättringsledarprogram, 20 personer Förbättringsprogram för äldre, 40 personer Kvalitetsregisterkonferens en dag, 150 personer

3 Nulägesbild Förbättringsledarprogram debiteras i dag kr (exkl. moms) per deltagare. Förbättringsprogram för äldre debiteras i dag (exkl. moms) per team (3-5 personer) Kvalitetskonferens debiteras i dag 500 kr per deltagare Är dessa avgifter/debiteringar överensstämmande med den faktiska kostnaden? Problemet är att vi saknar denna kunskap. Min hypotes är att med bättre kunskap skulle vi kunna göra bättre förberedelser och planering i våra program till en relevant kostnad

4 Genomförda kartläggningar Får uppdrag till förbättringsledar utbildning Arbetsmöte 1 Nuläges dokumentation Arbetsmöte 2 Förankringsplan Arbetsmöte 3 Mätplan Arbetsmöte 4 Kvalitetssäkring kring budget kalkyl Arbetsmöte 5 Diskussion Budgetkalkyl Utskick av enkäter via Google Docs Insamling och sammanställning av enkäter Faktainsamling Kostnader *Utb.material *Konf./utb. lokaler Diskussion kring förslag till Kalkyl Beslut om att kalkyl tas i bruk from 2011 Information till samtliga medarbetare på UC.

5 Mål Program/konferenser ska ha en budget som är relevant till dess innehåll dvs: 2 program ska ha en kvalitetssäkrad budget till 80 % 1 konferens ska ha en kvalitetssäkrad budget till 80 % Målet ska vara uppfyllt

6 Mått Antal timmar fördelat på olika program genomförda med programansvarig, handledare samt programadministratör Kostnader för resa/logi för programansvarig, handledare samt programadministratör Kostnad i krontal för innehåll i utbildningspärm Kostnad i krontal för olika konferens/utbildningslokaler Föreläsningsarvode inklusive resa och ev. logi för externa föreläsare Kostnad i krontal för programrapport

7 Inga förändringar har testats då underlaget för aktiviteterna kommer att gälla först 2011.

8 Fig 4. Förbättringsledarutbildning Resultat Förbättringsledarutbildning kr Programansvarig Programhandledare Programadministratör Kontorsmaterial Programrapport Lokal summa

9 Fig 4. Förbättringsledarutbildning Resultat Förbättringsprogram för äldre 40 personer kr Programansvarig Programhandledare 4st Programadministratör Externa föreläsare Kontorsmaterial Programrapport Lokal summa

10 Fig.6. Kvalitetsregisterkonferens 2010 Resultat Kvalitetsregisterkonferens 150 personer kr Programansvarig Programhandledare Programadministratör Externa föreläsare Kontorsmaterial Lokal Kaffe,lunch,kaffe Summa

11 Hur går vi vidare? Förbättringsarbetet kring framtagande av kostnadskalkyl för tre aktiviteter som genomförts i UC regi innebär med stor sannolikhet säkrare prognoser för hur många program/konferenser UC kan genomföra per år i förhållande till budget. Programansvarig kommer i framtiden att ha en medvetenhet om budgeten för sitt program/aktivitet, utan att ha det totala budgetansvaret. En hypotes som skulle kunna undersökas i framtiden är om programmen blir bättre och billigare?

12 Reflektioner Fördelar: Genom mätning kunna påvisa 80 % säkerhet av kostnad för aktiviteter som bedrivs inom Utvecklingscentrum Mest givande: Att ta fram en arbetsprocesskarta som beskriver förloppet i processen. Att med hjälp av tekniken skapa diagram i Excel som beskriver likheter och olikheter på ett enkelt och lättförståligt sätt. Svårast: Att få fram relevanta underlag till kostnadskalkyl. Olika ekonomiska uppföljningssystem/rutiner Lärdomar: Att beskriva problem och inte angripa lösningen direkt.

13 Sammanfattning Måluppfyllelse med 80% kvalitetssäkrad budget för tre aktiviteter på Utvecklingscentrum är uppnådd

14 Tack för att ni lyssnade TACK Ingrid för Dina kloka synpunkter Anne och Magnus för ITstöd och support