Visualisera verksamheten

Transkript

1 Visualisera verksamheten Daglig styrning

2 Varför ett visuellt ledningssystem Motorn i förbättringsarbetet är att aktiviteter kontinuerligt drivs och följs upp i en mötes- och tavelstruktur med dagliga, veckovisa och månadsvisa möten Bränslet till motorn är fakta om läget och en systematisk faktainsamling. Fakta används till analys, prioritering/beslut och problemlösning på alla nivåer Fakta Förbättring

3 Utfall Principer för en daglig styrtavla Mål/ Trend Aktiviteter Verksamhetsläge Kvalitet Tid Personal Utrustning Avvikelser Problem, störningar Vad? När? Nnnn mmmmm xxx xxx PA Yyyyyyyy yyyy yyy yyy SP Zzzzzzz zzz zz zzz zzz AK Kund Process Förnyelse Medarb Ekonomi Pågår Kö Aktivitet Tidsplan Ansvar Status Xxxxxxxxxxxxxxx xxx xxx PA Yyyyyyyy yyyy yyy yyy SP Zzzzzzz zzz zz zzz zzz AK Aktivitet Xxxxxxxxxxxxxxx 2 Yyyyyyyy yyyy 2 Zzzzzzz zzz zz 3 Korrigerande & förebyggande åtgärder Prio

4 Utgångspunkt för våra styrtavlor Trender mot mål Nuläge och korrigerande åtgärder kort sikt Handlingsplan längre sikt Utfall/dag/vecka Trend/mål Aktiviteter - längre sikt Aktiviteter - kort sikt

5 Utgångspunkt för våra styrtavlor Utfall/dag/vecka Trend/mål Aktiviteter Faktainsamling Uppföljning Aktiviteter MÅL Visualisering = enligt plan eller på målnivå = avvikelse = risk för avvikelse

6 Hur startade vi upp våra styrtavlor 1. Vi började med en grund tavla 2. Efter någon månad tittade alla på tavlan 3. Ändrade med personalen så att tavlan blev våran inte chefens tavla

7 Styrkort Kund, Process, Förnyelse/Utveckling, Medarbetare, Ekonomi Ledning Veckomöte (kort sikt) Verksamhet/ Enhet Utfall/vecka Trend/mål Aktiviteter Medborg/Kund,Förnyelse,, Proc, i Medarb, Ek - l ä ngre sikt Aktiviteter - kort sikt Dagligt möte (kort sikt) Utfall/dag Trend/mål Aktiviteter Aktiviteter - kort sikt Årligt strategimöte (lång sikt) Kund, Process, Förnyelse/Utv, Medarb, Ek Månadsmöte (lång sikt) - längre sikt Kund, Process, Förnyelse/Utv, Medarb, Ek Veckomöte (lång sikt) Team Utfall/dag Trend/mål Aktiviteter Överlämnings- möten Aktiviteter (kort sikt) - kort sikt Kund, Process, Förnyelse/Utv, Medarb, Ek - längre sikt Kund, Process, Förnyelse/Utv, Medarb, Ek Förbättringsmöten (lång sikt)

8 Hur arbetar vi med tavlan hos oss? Utfall/vecka Trend/mål Aktiviteter Medborg/Kund,Förnyelse, Proc,, i Medarb, Ek - l ä ngre sikt Aktiviteter - kort sikt Vi har veckomöten på måndagar(20 min) Där tar vi upp bland annat 1.Akuta problem/störningar 2 Planering för dagen/veckan 3 Aktiviter nuläge vid behov 4Nulägesrapport Förutom veckomöten och dagliga träffar har vi 2 ggr/månad möten där vi tar upp de Kaizen (förändringslappar) som kommit in och planerar dom efter den mall som tagit fram i Divisionen Dagligen titta alla på tavlan men inte alltid i samlade i team

9 Spelregler för ledningstavlor/-möten Möten är besluts-/prioriteringsmöten ej problemlösningsmöten Tavlan ska vara uppdaterad med utfall/fakta innan mötet startar Mötesagenda följ tavlans struktur Efter mötet har alla beslut/åtgärder dokumenterats på tavlan separata protokoll ska (i princip) inte behövas Utgångspunkt - situationer som inte finns på tavlan finns inte / är bara prat

10

11

12

13

14 Lean administration Kan det vara något? Administrativa processer som inköp, redovisning, administrativa planeringar är inte lika synliga som tillverkningen. Det kan också vara svårt att exempelvis förstå skillnaden mellan arbets- och informationsflödet. Slöserierna finns där likafullt i minst samma utsträckning..

15 Ta vara på förbättringsförslagen

16 Kaizen 1 Identifiera Problem 2 3 Förslag Lösning Pröva Lösning Fastställd Lösning 4

17 Enhet: Team: Identifiera problemet: Löpnummer: Kaizenblankett Utfärdare: Problem identifierat Datum: Förslag till lösning: Ansvarig: Provstart Datum: Pröva lösning: Ansvarig: Prov genomfört och utvärderat Datum: Fastställd lösning: Ansvarig: Ny lösning införd Datum: Förväntat resultat: Uppnådda resultat:

18 Uppföljning av identifierade problem och genomförda förbättringar Månad Identifierade problem Per månad Akumuerat läggs in i diagram met Genomförda förbättringar Per månad Akumuerat läggs in i diagram met

19 Det Viktigaste Det viktigaste blir relativt snart dock någonting helt annat Nämligen prioriteringar. Vilka förbättringsförslag skall prioriteras och vilka skall avslås. En taktik är att prioritera från två håll. Attackera problem i storleksordning. Underifrån kan man ofta med lätthet arbeta med små problem som ständiga förbättringar, vilka lätt kan genomföras av en enskild avdelning eller individ. Ovanifrån kan de största problemen arbetas med på ledningsnivå. Ingenting ska passera planeringsstadiet om inte grundläggande kriterier kan uppfyllas. Ökar kvaliteten? Förbättras ledtiden? Ökar effektiviteten?

20 Även om man är på rätt väg blir man överkörd om man bara sitter där Povel Ramel

21 Kapacitetsplanering Nästa avsnitt