Exempel på möten och mötesstruktur

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Exempel på möten och mötesstruktur"

Agneta Fredriksson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Exempel på möten och mötesstruktur Översikt möten... s 2 Upplägg för teamets morgonmöte... s 3 Upplägg för teamets veckomöte... s 4 Upplägg för veckomötet enhetschef och teamledare. s 5

2 Regelbundna mötesfora för uppföljning och problemlösning 1 Forum Mötesledare Deltagare Dagligen Morgonmöte 2 HL/BF/Ass () Veckovis Veckomöte (team) Veckoavstämning (enhet) Uppföljningsmöte AC HL/BF/Ass () Månadsvis Tvärsmöte (Mott. AP, FVP) S/ Månadsvis Medarbetarsamtal (individ) Uppföljnings- och planeringsmöte (verksamhetsområde) Uppföljnings- och planeringsmöte (verksnivå) VOC GD /BF/HL/Ass AC VOC 1 De redovisade mötena är enbart de som gäller uppföljning av nyckeltal samt problemlösning; utöver dessa finns givetvis utrymme för informations- och avstämningsmöten (t.ex. enhetsmöten för enhetens samtliga anställda) 2 Alternativt annan mötestid utifrån verksamhet och personalsituation 2

AP, FVP) S/ Månadsvis Medarbetarsamtal (individ) Uppföljnings- och planeringsmöte (verksamhetsområde) Uppföljnings- och planeringsmöte (verksnivå) VOC GD /BF/HL/Ass AC VOC 1

Upplägg för morgonmöte Mötesregler: Ansvarig: Frekvens: Förberedelser: Att gå igenom gårdagens resultat, dagens arbete och ta upp förbättringsidéer Teamledare och alla teammedlemmar Obligatorisk

3 Upplägg för morgonmöte Mötesregler: Ansvarig: Frekvens: Förberedelser: Att gå igenom gårdagens resultat, dagens arbete och ta upp förbättringsidéer Teamledare och alla teammedlemmar Obligatorisk närvaro, viktigt att hålla mötestiden 15 minuter Teamledare Varje dag Genomtänkta problem som ska lyftas & nyckeltal till morgontavlan Agenda 3. Följ upp gårdagens arbete och dagens planerade arbete Gå igenom vad som gjordes under gårdagen för varje medarbetare Gå igenom arbetet som är planerat för dagen Använd nyckeltalen för diskussioner och identifiering av förbättringsmöjligheter Diskutera problem och förbättringsmöjligheter som framkommit sedan gårdagens möte Lyft upp problem som dykt upp i teamets arbete. Fokusera på att klargöra problemet och förstå rotorsaken. Ställ frågor och undvik långvarig diskussion. Det viktigaste är att förstå och logga problemet så att vidare diskussion kan föras på veckomötet Utse ansvarig och en deadline för när en åtgärd ska vara gjord Om problemet inte kan lösas inom gruppen, utse ansvarig person som för frågan vidare Gå kort igenom problem som dykt upp tidigare men ej ännu åtgärdats Börja med de eventuella problem som har deadline idag be ansvarig person redogöra kort för vad som hänt och vad som gjorts. De problem som lösts skall strykas från tavlan Tag sedan problem där deadline inte gått ut ännu och gör en snabb genomgång av hur läget ser ut för dessa och om eventuellt ytterligare stöd behövs för att kunna utföra åtgärden 4. Ta upp specifika frågor som är viktiga för teamet Exempelvis saker som hänt som teamet behöver veta, möten eller liknande 5 min 5 min 3 min 2 min 3

Följ upp gårdagens arbete och dagens planerade arbete Gå igenom vad som gjordes under gårdagen för varje medarbetare Gå igenom arbetet som är planerat för dagen Använd nyckeltalen för diskussioner

4 Upplägg för veckomöten- team och Tidpunkt: Mötesregler: Att gå igenom föregående veckas resultat, diskutera problem och förbättringsmöjligheter, planera för veckan och lyfta övriga frågor Teamledare och alla teammedlemmar, samt ev. enhetschef 60 minuter Bör hållas på måndag morgon då föregående veckas resultat är klarlagda Obligatorisk närvaro, viktigt att hålla mötestiden och arbeta utefter agendan Agenda Följa upp förra veckans arbete och teamets nyckeltal Gå igenom nyckeltal för team och per individ Använd nyckeltalen för diskussioner och problemidentifiering Diskutera problem och förbättringsmöjligheter Gå igenom de nya problem som dykt upp under veckan och problemlös kring dessa om inte tid funnits under veckan Avrapportera lösta problem så att åtgärden klarlägges för hela teamet Gå igenom status på de problem där lösning eller åtgärd identifierats eller deadline redan gått ut 30 min 3. Gå igenom planering för veckan och eventuell resursfördelning Planera kommande arbetsvecka och omfördela arbetsbelastning vid behov 4. Lyft övriga frågor vid behov, såsom information, nya praxis eller utbildning Gå igenom övriga frågor som är av intresse för teamet 4

enhetschef 60 minuter Bör hållas på måndag morgon då föregående veckas resultat är klarlagda Obligatorisk närvaro, viktigt att hålla mötestiden och arbeta utefter agendan Agenda Följa upp förra

5 Upplägg för veckomöte - och Veckomöten mellan enhetschef och enhetens samtliga teamledare Tidpunkt: Att gå igenom föregående veckas resultat, prognos för kommande vecka, diskutera problem och förbättringsmöjligheter samt övriga frågor Enhetschef och enhetens samtliga teamledare 60 minuter Lämpligt början av veckan då föregående veckas resultat tillgängligt Agenda i tillägg till ordinarie mötespunkter 3. Följa upp förra veckans arbete och teamens nyckeltal Gå igenom nyckeltal för teamen Använd nyckeltalen för diskussioner och problemidentifiering Gå igenom teamens prognos för kommande vecka Diskutera problem och förbättringsmöjligheter Gå igenom nya problem som berör enheten, problemlös kring dessa, sätt deadline och ansvarig, samt bestäm vilka problem som måste lyftas vidare till avdelningschefen eller annan instans Avrapportera lösta problem så att åtgärden klarlägges för samtliga teamledare Gå igenom status på problem med deadline vid detta möte och därefter övriga problem med senare deadline Säkerställ form och tidpunkt för kommunicering av lösta problem och status på andra problem till teamen via enhetschefen Övriga frågor, såsom information, utbildning etc. Gå igenom övriga frågor som är av intresse för enheten ~15 min ~ 30 min ~ 15 min 5

Relevanta dokument

Visualisera verksamheten

Visualisera verksamheten Daglig styrning Varför ett visuellt ledningssystem Motorn i förbättringsarbetet är att aktiviteter kontinuerligt drivs och följs upp i en mötes- och tavelstruktur med dagliga,