Arbetsdokument: Effektivisera dina möten

Transkript

1 Arbetsdokument: Effektivisera dina möten Detta arbetsdokument innehåller följande: Rationaliseringsmall Fördelning av mötesroller Mall för att sammankalla möten Kom-ihåg-lista: Efter mötet Mötesregler och rutiner Mall: Mötesutvärdering Kaizen-mötet Är/är inte-analys för problemlösning Checklista: Problemlösning Checklista: Brainstorming 1/11

2 Rationaliseringsmall Möte Syfte Frekvens Deltagare och antal Tidsåtgång Alternativ 2/11

3 Fördelning av mötesroller Möte: Datum: Roll Uppgift Namn 3/11

4 Mall för att sammankalla mötet Mötets rubrik, datum, klockslag och plats: Syfte med mötet: Deltagare: Roller: Övrigt: Tid Dagordningspunkt Ansvarig Info-, besluts- eller 1 dialogpunkt Följande har bordlagts: 4/11

5 Mötesregler och rutiner Följande regler och rutiner har beslutats för mötet Datum: Deltagare: Före mötet Mötesregler och rutiner Under mötet Efter mötet 5/11

6 Kom-ihåg-lista: Efter mötet Att komma ihåg: Detta ska jag ha följt upp innan nästa möte: Dina kom-ihåg-noteringar: Följande personer har följande uppgifter att utföra till nästa möte: Bordlagda dagordningspunkter från mötet: Annat som ska följas upp: Annat som ska förberedas inför nästa möte: 6/11

7 Mall: Mötesutvärdering Fråga Stämmer Varken eller Stämmer inte Jag blev kallad i god tid så att jag kunde förbereda mig. Jag förstod syftet med mötet och de beslut som togs. Jag tycker att jag gavs möjlighet att yttra mig i diskussionerna. De flesta av deltagarna lyssnade uppmärksamt på varandra. Besluten togs efter att alla hade fått komma till tals, även om några var kritiska. Jag tycker att det är tydligt vad som blev resultatet av mötet. Mötet var väl förberett. Mötet var effektivt och konstruktivt. Mötet blev onödigt långt. På det hela taget tycker jag att det var ett bra och meningsfullt möte. 7/11

8 Kaizen-mötet Grundsteg i mötet: 1. Strukturera upp den aktuella situationen. Skriv ner dina idéer/upplevelser här: 2. Gör en lista över alternativa lösningar som förbättrar nuvarande praxis. Tänk gärna utanför ordinarie ramar. 3. Välj det bästa och mest effektiva alternativet och definiera varför detta är mest lämpligt. 4. Fatta beslut och arbeta fram en handlingsplan. 8/11

9 Är/Är inte-analys för problemlösning Fråga/ämne: ÄR ÄR INTE Vad? Vad handlar problemet om? Vad handlar problemet inte om? Symptom? Vilka är problemets symptom? Vilka symptom har inte med problemet att göra? När? När har problemet observerats? När har problemet inte observerats? Var? Var uppstår problemet? Var uppstår inte problemet? Vem? Vem berörs av problemet? Vem berörs inte av problemet? 9/11

10 Checklista: Problemlösning Frågeställningar Identifiera och definiera problemet: Vilket är det specifika problemet? Vilka är hindren för att vi ska kunna lösa problemet? Hur ska vi definiera problemet och skapa en gemensam förståelse, dvs. Vad menar vi egentligen med... Vem berörs av problemet? När och på vilket sätt ser vi konsekvenser av problemet? OK Gör gärna en Är/Är inte-analys (se mallen ovan) Analysera problemet: a) Bryt ned problemet i orsak, effekt, symptom och underliggande problem: Vad har problemet för historia? Hur länge har det existerat? Hur allvarligt är problemet? Vilka är orsakerna till problemet? Vilka är effekterna (konsekvenserna) av problemet? Vilka är problemets symptom? Vilka metoder förfogar vi över för att kunna lösa problemet? Vad har dessa metoder för begränsningar? Vilka är våra möjligheter att skaffa mer kunskap om problemet? Kan problemet delas in i underliggande problem? b) Formulera kriterier Vad vill vi uppnå? Vad har vi för mål? Vad ska vi som minst åstadkomma för att lösningen ska anses acceptabel? Vilka kriterier är viktigast? Hur kan vi använda dessa kriterier när vi ska utvärdera huruvida vi har lyckats lösa problemet? Utveckla olika möjliga lösningar: Vad har vi för möjliga lösningar? Välj den bästa lösningen eller en kombination av olika lösningar: Hur prioriterar vi i listan med möjligheter och alternativa lösningar? Vilka fördelar/nackdelar har respektive alternativ? Vilka alternativ lever bäst upp till våra uppställda kriterier? 10/11

11 Checklista: Brainstorming Frågeställningar: 1. Välj ett specifikt problemområde som du vill ha brainstorming kring. OK 2. Avsätt en avgränsad tid för brainstorming. 3. Be deltagarna undvika att värdera eller döma och poängtera vikten av att de följer de grundläggande reglerna kring brainstorming: Ha ett icke-värderande förhållningssätt Undvik kritik som kan underminera kreativiteten Kom ihåg att alla idéer sätter igång tankeverksamheten Försök att se att allt är möjligt 4. Be deltagarna att muntligen dela med sig av sina idéer och understryk brainstormingens filosofi: Ju galnare idé, desto bättre Det är lättare att trycka ner en idé än det är att lyfta fram den fokusera på att stimulera varandras kreativitet Tänk högt och beskriv också de mer icke-typiska idéerna En galen idé kan generera en bra lösning hos en annan deltagare 5. Försäkra dig om att du har en person som hjälper dig att föra anteckningar över alla idéer som dyker upp. 6. Utvärdera och prioritera idéerna när tiden för själva brainstormingfasen är ute. 11/11