Kerstin Söderlund Planeringschef

Transkript

1 Kerstin Söderlund Planeringschef Malung-Sälens kommun med cirka invånare ligger i Västerdalarna. Kommunen är en av Sveriges till ytan största med en area på 43 kvadratmil.

2

3 Hur vår resa började. Förstudie 2010 Kvalitetsutvecklingsprojekt Muntlig organisation Otydlig styrmodell Ovana vid att mäta Mycket goda resultat inom flera områden men ingen systematisk kommunikation Hur ökar vi medborgarfokus? Hur gör vi rätt prioriteringar? Hur vet vi vilken nytta vi åstadkommer?

4 Kvalitetsutvecklingsprojektet Kvalitetsledning Kvalitetssäkring Kvalitetsuppföljning Mål- och resultatstyrning Servicedeklarationer Flödesanalyser Ständiga förbättringar Ärendehantering E-förvaltning Intern kontroll Resultat (-mått) Resurser Dialog

5 Styrning - uppföljning Styrning MÅL Resultat Uppföljning Resultat En organisations kapacitet för att nå sina mål genom medveten handling - eller hur väl den skapar värde för brukare/medborgare: mätbara förändringar till det bättre. Källa: SKL

6 Styrkedjan P L A N E R I N G Kommunfullmäktige Prioriterade inriktningsmål Indikatorer Nämnd Verksamhetsmål Indikatorer Förvaltning Uppdrag Enhet Arbetsplan Individuell plan U P P F Ö L J N I N G

7

8 Förutsättningar Tydligt uppdrag Veta brukarnas förväntningar, krav och behov Tillgång till information Koll på processerna Tid och metoder för analys Tid och metoder för ständiga förbättringar

9 Våra två uppdrag Professionell kunskap Förbättringskunskap Förbättring av tjänster + Förbättring av flöden och system Ökat värde för dem vi är till Källa: P. Batalden, IHI Boston

10 Ständiga förbättringar SKL har under drivit ett utvecklingsnätverk i syfte att i projektform ta fram en modell för kommuner för att arbeta med ständiga förbättringar. Deltagande kommuner Borås Malung-Sälen Motala Piteå Vetlanda

11 Ständiga förbättringar Kompetens Kommunfullmäktiges prioriterade inriktningsmål: Vi sätter tydligare fokus på medarbetarskapets innehåll och betonar tydligare alla medarbetares ansvar för ständiga förbättringar av verksamheterna i en god dialog med de fackliga organisationerna.

12 Ständiga förbättringar Syfte med handlingsplanen: - Synliggöra och lyfta fram vårt förbättringsarbete genom ökad kunskap och utvecklade metoder Mål med handlingsplanen: - Förbättringsarbetet är förankrat - Ständiga förbättringar bidrar till att vi fortsätter att ge god service

13 Ständiga förbättringar Definitionen - Vad är en förbättring? - En förbättring är en kvalitetshöjande lösning på problem i vardagen Mått och mål Antal förbättringsförslag i organisationen/år Antal genomförda förbättringar/år Mål förbättringsidéer genomförda förbättringar Fastställda mått och måltal i KF:s verksamhetsplan

14 Ständiga förbättringar Organisation Enhet arbetsplatsträff, idéutveckling och uppföljning Utvecklingsgrupper speciella frågor som ska lösas Kvalitetsråd håller ihop och följer utveckling över tid Facklig samverkan för uppföljning Kommunstyrelsens arbetsutskott anpassning av styrdokument Stöd: planeringschef, kvalitetsrådet

15 OMRÅDE AKTIVITET HUR ANSVARIG UPPFÖLJNING NÄR Styrning/ledning Uppdrag ska tydliggöras Uppdragen definieras i Förvaltningschefer Dessa Hösten nämndsplaner och Enhetschefer styrdokument 2014 servicedeklarationer revideras årligen Förankring av arbetet med ständiga förbättringar Rutin för registrering av förbättringsförslag Organisation för förbättringsarbete Utveckla arbetet med mål och mått Ständiga förbättringar processas regelbundet. Till introduktion används populärversion av planen samt film Ta fram en enkel mall, till exempel i excel Central grupp med övergripande ansvar skapas Fortsatt utveckling av resultatstyrningen Chefsdialoger Förvaltningschefsmöten Centrala samverkansgruppen Lokala samverkansgrupper APT KSAU (personalutskott) Uppdrag till en utvecklingsgrupp - Test av modell - Utvärdering - Införande Förslag finns från Q+ att bilda ett kvalitetsråd, som kan ha uppgiften Planeringschef Ekonomistrateg Kommunchef Personalchef Planeringschef Förvaltningschefer Enhetschefer Kommunikationsstr ateg Planeringschef Kommunchef Sker i styrmodellen Via protokoll eller minnesanteckninga r för respektive grupp/organ Mall finns för att börja registrera Kvalitetsrådet är etablerat Juli/ decembe r 2014 Decembe r årligen Decembe r 2013 Färdigt Decembe r 2013 Färdigt Samverkansorganisationens roll ska tydliggöras Mallar för uppföljning utarbetas för att ge stöd (obs medarbetarsamtalet) Ständiga förbättringar läggs in i agendamallen för apt Uppdrag till en utvecklingsgrupp Personalchef Planeringschef Personalchef Personalutvecklare Agendamallen är kompletterad Uppföljningsmall finns RUS-mallen är kompletterad Decembe r 2013 Färdigt Septemb er 2014 Decembe r 2014

16 OMRÅDE AKTIVITET HUR ANSVARIG UPPFÖLJNING NÄR Stöd till chefer Omvärldsbevakning Förbättringskunskap Metoder och verktyg för förbättringsarbete Utbildnings- och kompetensutvecklingsinsatser bland annat med stöd från SKL/VINNOVA Ansvariga för handlingsplanen Seminarium (kick off) via SKL Utbildning för nyckelpersoner via SKL Mars 2014 Januari 2014 Färdigt Stöd till medarbetare Stöd till chefer och medarbetare Synliggöra förbättringar Kompetensutveckling för att få mer kunskap om förbättringsarbete och verktyg Breddutbildning Lyfta fram arbetet med ständiga förbättringar (våra två uppdrag) Kommunledningen signalerar vikten av ständiga förbättringar Använda intranätet Virtuellt forum för idéer och diskussion Utbildningsinsatser med stöd från SKL/VINNOVA Seminarium, stöd till apt Läggs in i lönekriterierna Kommunstyrelsens ordförande och kommunchef planerar en gemensam aktivitet Kommunchefens nyhetsbrev Information Tips och idéer Redovisning av resultat Ansvariga för handlingsplanen Planeringschef Personalchef Kommunchef Kommunikationsstr ategen Utbildning för nyckelpersoner via SKL Metoder utarbetade Reviderade lönekriterier finns beslutade Genomförd i samband med kickoff seminarium Struktur läggs in på nya intranätet Januari 2014 Färdigt Hösten 2014 Hösten 2014 Mars 2014 Färdigt Hösten 2014 Goda exempel-gala? Mässa? Lyfta förbättringsarbetet i samband med Kommunens salonger? Annat sammanhang? Kommunchef /kvalitetsråd Aktivitet genomförd Decembe r 2014 Medarbetare ansvarar för att kommunicera intressanta förbättringar På arbetsplatsträffarna Ansvarig chef Kommunikationsstr ategen Minnesanteckninga r från apt Decembe r 2014

17 Ständiga förbättringar Handbok för chefer Uppdaterad:

18 Därför arbetar vi med ständiga förbättringar Syfte Vi ska synliggöra och lyfta fram det förbättringsarbete som kontinuerligt genomförs i våra verksamheter. Mål Genom ett systematiskt förbättringsarbete bidrar vi till att ge våra kommuninvånare service av god kvalitet.

19 Handbok för ständiga förbättringar Under 2014 ska Malung-Sälens kommun systematiskt börja dokumentera alla förbättringsidéer som medarbetarna har. Det är alla chefers ansvar att idéerna dokumenteras och tas om hand. För att lyckas med detta behövs en fungerande rutin. Denna handbok ger dig som chef några enkla verktyg till stöd i arbetet med ständiga förbättringar.

20 Vad är förbättringar? Förbättringar är kvalitetshöjande lösningar på problem i vardagen. De allra flesta förbättringar är sådana som medarbetaren eller arbetslaget själv har befogenheter att genomföra. Ibland krävs det att närmaste chef godkänner förbättringsidéerna. Det handlar då ofta om att förslagen ställer krav på exempelvis ekonomiska resurser eller tid för att utveckla idén.

21 Vad jag behöver göra som chef Dokumentera förbättringsidéer fortlöpande. Dokumentera genomförda förbättringar fortlöpande. Ta upp arbetet med ständiga förbättringar på arbetsplatsträffar. Ge utrymme för medarbetare att planera och genomföra goda idéer.

22 Hur jag som chef gör detta För att dokumentera idéer och genomförda förbättringar Använd mallen som finns i form av en enkel tabell. Uppföljning sker fortlöpande återrapportering görs vid två tillfällen under året. På arbetsplatsträffen Punkten ska finnas med i vår strukturdagordning Använd lämplig modell för att värdera idéer, planera för genomförande samt följ upp arbetet. För att skapa utrymme för förbättringsarbete Det handlar i första hand om ett tillåtande förhållningssätt, där alla vill vara med och bidra till verksamhetsutvecklingen.

23 Hur vi hanterar idéflödet

24 Idéprocessen går alltid framåt Genomförande Utvärdering Idéer processas Arbetsplatsträff

25 Hur idéerna flödar Lämnas till kvalitetsrådet som avgör vidare hantering - fackligt - politiskt Lämnas till kommunchefens ledningsgrupp Idén lämnas vidare till nästa nivå (förvaltningen) Förbättringsidén åtgärdas inte, men chefen anser att den bör föras vidare Ja En förbättringsidé dyker upp, och registreras Vidare Ja Förbättringsidén åtgärdas inte direkt Förbättringsidén åtgärdas Idén tas vidare till verksamhetsmötet/ veckomötet Idén tas vidare till arbetsplatsträffen Vidare Ja Idén åtgärdas inte, eller går vidare Idén åtgärdas

26 Verktygslåda för ökad kreativitet

27 Verktygslåda Metod: Brainstorming Brainstorming är en metod som kan användas när man är flera som tillsammans vill generera ett stort antal idéer. Det kräver dock en miljö som underlättar för idéer att födas och komma fram. Fyra regler gäller dock vid brainstorming: Kritik är inte tillåtet under brainstorming. Eventuell kritik får vänta till senare. Ju vildare idéer desto bättre. Det är lättare att tämja en vild idé än att få den. Kvantitet önskas. Ju fler idéer, desto fler bra idéer. Kombinationer och förbättringar premieras. Uppmuntra alla som deltar att föreslå sätt att förbättra och vidareutveckla de framförda idéerna, och till att kombinera två eller flera idéer till nya.

28 Verktygslåda Metod: Idésprutan Fler än hundra nya idéer på 30 minuter! Idéprocessen fortsätter tills varje deltagare lagt till tre nya idéer till var och en av de andra deltagarnas första idéer. Efter det utvecklar varje deltagare tre nya idéer baserade på vad den som sitter bredvid har kommit på. Sex deltagare kommer vardera på tre idéer på fem minuter.

29 Verktygslåda Metod: Ställ frågor När man arbetar med ett problem kan man få fart på idéerna genom att ställa frågor. Försök att tänka på problemet som en fråga, och lösningen som ett svar. Börja med att formulera frågan så att du vet vad du letar efter. När du vet frågan är allt du behöver göra att finna ett svar. Om du inte kan finna svaret, eller om du inte är nöjd med de svar och lösningar du kommer fram till ställ frågan på ett annat sätt. Det kan vara så att du formulerat problemet, och därmed frågan, felaktigt. Det lönar sig att spendera tid på att formulera problemet. Har vi ställt de rätta frågorna?, Finns det andra sätt att se på problemet, och därmed andra möjliga frågeställningar? Vänj dig vid att ställa många frågor. Det är alltid bra att ha mer än en infallsvinkel. Betrakta dig som en problemlösare. Kom ihåg att svaret, och därmed lösningen, alltid är kopplad till frågan du ställer.

30 Verktygslåda Metod: Mind map Ta upp en förbättringsidé vid en arbetsplatsträff. På en skala från 1-10 skattar medarbetarna idén jämfört med nuläge. Förbättringsidéer med höga värden diskuteras vidare med hjälp av en mind map. Placera idén i en mind map. Låt alla diskutera idén. Fyll på med fler idéer och förslag som kommer fram. Förslagen kan värderas med hjälp av en enkel skattning: en + och - lista. Syfte Fler förslag som dyker upp, utifrån idén Idé + och Ett tillåtande förhållningssätt under hela processen bygger förståelse och acceptans. Var nyfiken, tillåtande och våga prova nytt. Ha mind map som en minnesanteckning. Den ska vara ett levande dokument, tills det känns tillfredsställande att ta ett beslut om idén.

31 Ständiga förbättringar Några aktiviteter under 2014 Utbildning för nyckelpersoner 31 januari Inspirationsseminarium på hemmaplan 28 mars Mallar och en enkel handbok för cheferna har tagits fram Startpunkt för mätning var 1 april Ständiga förbättringar läggs in som en punkt i agendamallen för APT - Intranätet ska användas som kanal för informationsspridning med mera - Planering av utbildningar och mötesplatser för erfarenhetsutbyte

32 Händer under hösten 2014 Metod Filminspelning 7 oktober Chefer Uppföljningsträff inspiration och dialog 14 november Medarbetare Breddutbildning läggs in v 47 Louise Östberg Lars Strid Uppföljning Första tillfälle - delårsrapporten

33 Ständiga förbättringar, delår Förslag Genomfört

34 Fortsatt arbete enligt handlingsplanen Bilda en arbetsgrupp för att titta på modell för att utvärdera genomförda förbättringar Inventera olika modeller som används för att samla in och dokumentera förbättringsidéer Inarbeta i lönekriterierna Intranätets roll i förbättringsarbetet Andra sätt att synliggöra förbättringar Uppföljning Nästa tillfälle för rapportering - årsredovisningen

35 Våra utmaningar Uthållighet Förankringsarbetet Koppling mellan uppdrag och ständiga förbättringar Hur sprider vi goda idéer? Hur ska arbetet uppmärksammas/belönas?

36 Kerstin Söderlund, planeringschef Kontoret för verksamhetsstöd Telefon: