Granskning av kommunens hantering av policy och styrdokument

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av kommunens hantering av policy och styrdokument Härryda kommun Hans Gåsste

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund Uppdrag och syfte Revisionsfråga Metod och avgränsning Granskningsmetod Avgränsning Allmänt om kommunens styrdokument Kommunfullmäktiges inriktningsmål Övriga policys och mål Uppföljning av styrdokumenten Granskningen Inledande kommentarer Sammanfattande bedömning och rekommendationer...6

3 1 Bakgrund 1.1 Uppdrag och syfte Vid sidan av de lagar och regler som gäller för det kommunala uppdraget och som reglerar den kommunala kompetensen har kommunerna också en rad strategiska styrdokument som styr och påverkar den egna verksamheten i kommunen. Vanligtvis fastställs dessa styrdokument i fullmäktige. Det innebär att styrdokumenten uttrycker den lokala politiska viljan på ett tydligt sätt. Det innebär också att de är starkt styrande för de berörda verksamheterna i kommunen. Det brukar också finnas fastställda styrdokument på en lägre nivå, nämnd, styrelse eller förvaltningsnivå. Dessa ger direkt vägledning till hur konkreta frågeställningar skall hanteras i organisationen. I Härryda kommun finns ett antal av fullmäktige antagna riktlinjer, Politiska inriktningsmål för kommunens verksamheter. Därutöver finns ett antal fastställda riktlinjer och policydokument som anger hur specifika frågeställningar och situationer skall hanteras. Syftet med granskningen är att undersöka vilka styr och policydokument eller liknande som finns i kommunen, hur de är förankrade i verksamheterna samt om policydokumenten tillämpas på ett korrekt sätt i kommunens verksamheter. Vidare kommer vi att granska aktualiteten på de befintliga styrdokumenten. 1.2 Revisionsfråga Är de fastställda styrdokumenten styrande för verksamheterna i Härryda kommun? 2 Metod och avgränsning 2.1 Granskningsmetod I granskningen har jag samlat in de nu gällande styrdokumenten via kommunens webbsida, kommunens intranät samt via diariet. Intervjuer har skett med ansvariga i förvaltningen. 2.2 Avgränsning Granskningen omfattar samtliga styrdokument fastställda av Kf/Ks och Miljö och bygglovsnämnden. 3

4 3 Allmänt om kommunens styrdokument 3.1 Kommunfullmäktiges inriktningsmål Kommunfullmäktige fastställer politiska inriktningsmål. För närvarande finns 24 inriktningsmål. Se bilaga 1. De politiska inriktningsmålen utgör grunden den politiska viljan i Härryda kommun. De politiska inriktningsmålen skall sedan prioriteras och omsättas av kommunstyrelsen till mätbara verksamhetsmål för kommunens olika sektorer i kommunens budget. De politiska inriktningsmålen redovisas på kommunens webbplats. 3.2 Övriga policys och mål Kommunstyrelsen och fullmäktige fastställer också mål som inte är övergripande politiska inriktningsmål. Det innebär att de inte är föremål för kommunstyrelsens prioriterings arbete i budgetprocessen. De utgör i stället konkreta riktlinjer för hur kommunorganisationen skall hantera sakfrågor och i övrigt agera i olika situationer. Dessa styrdokument redovisas på kommunens intranät. Se bilaga 2. Under granskningen har jag också gjort sökningar i diariet med utgångspunkt från sökorden policy, styrdokument, regler, program, instruktioner och föreskrifter. Förutom de ovan redovisade styrdokumenten har jag funnit ett mindre antal ytterligare politiskt fastställda styrdokument. Dessa redovisas i bilaga 3. Sektorerna har också fastställt egna interna verksamhetsspecifika styrdokument som stöd för respektive sektors verksamhet. Dessa styrdokument redovisas till viss del under respektive sektor på kommunens webbsida. 3.3 Uppföljning av styrdokumenten De politiskt fastställda inriktningsmålen och övriga politiska styrdokument utvärderas genom de politiska beredningar som finns för respektive sektors verksamhet. Detta sker i årsredovisningen med utgångspunkt från sektorernas verksamhetsberättelser. Verksamhetsberättelserna bygger på de i budgeten prioriterade verksamhetsmålen. Det finns en fastställd rutin för beredningarnas uppföljningar. I de fall inriktningsmålen inte uppfylls, alternativt att inriktningsmålen behöver revideras eller att man finner att det saknas ett tydligt inriktningsmål för något område, skall beredningen rapportera det till kommunstyrelsen i en särskild ordning. Ansvaret för uppföljning och aktualisering av de styrdokument som redovisas i bilaga 2 ligger hos respektive sektor. 4

5 Under 2009 har fastställts en handbok i politisk styrning utifrån ett politiskt perspektiv. Den benämns Röda tråden. Den beskriver det styrsystem man har valt att ha i kommunen och hur det skall hanteras. De styrdokument som redogjorts för ovan utgör grunden för styrningen av kommunen och dess verksamheter. 4 Granskningen 4.1 Inledande kommentarer Härryda kommun har ett kvalificerat system för den politiska styrningen av kommunen och dess verksamheter. Det finns, anser jag efter min granskning, en tydlig koppling mellan de politiskt fastställda styrdokumenten och den verksamhet som utförs av kommunens olika sektorer. Det finns ett fungerande system för den politiska uppföljningen av måluppfyllelsen kring de politiska inriktningsmålen. Jag anser att den utarbetade handboken för politisk styrning, den s.k. Röda Tråden, utgör ett bra underlag för de förtroendevaldas styrning av kommunen och hur de politiska styrdokumenten skall hanteras i kommunens styrsystem. I det styr system som kommunen har valt är det väsentligt att styrdokumenten är aktuella och tydliga. Min bedömning efter granskningen är att så är fallet. För uppföljning och aktualisering av de politiskt fastställda styrdokumenten i bilaga 2 ligger huvudansvaret hos respektive sektorchef. Sektorcheferna har ett stort ansvar för att respektive verksamheterna följer fastställda styrdokument och att dessa hålls aktuella. Min bedömning är att det strukturerade arbetssättet som bedrivs inom kommunens ledningsgrupp säkerställer att styrdokumenten följs och är aktuella. De sektorspecifika styrdokumenten som fastställs av sektorchef bedömer jag vara relevanta och aktuella för respektive verksamhet. På kommunens webbsida finns enbart de politiska inriktningsmålen redovisade. De politiskt fastställda styrdokumenten enligt bilaga 2 redovisas enbart i kommunens intranät. Jag anser att samtliga politiskt fastställda styrdokument skall redovisas på kommunens webbsida för att medborgarna skall kunna få enkel till gång till dessa. I granskningen har jag funnit några politiskt fastställda styrdokument som inte finns med i de redovisningar som ligger på kommunens intranät eller på webbsidan. Dessa måste redovisas på kommunens webbsida. 5

6 4.2 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Min sammanfattande bedömning utifrån granskningen är att kommunens samlade styrdokument är väl förankrade i verksamheterna, de tillämpas på ett korrekt sätt i kommunens verksamheter. Vidare bedömer jag att aktualiteten på styrdokumenten är hög. Svaret på revisionsfrågan är att de fastställda styrdokumenten på olika nivåer utgör aktiva styrdokumernt för styrning och ledning av Härryda kommun. Med utgångspunkt från min granskning vill jag dock lämna följande rekommendationer. Redovisa samtliga politiskt fastställda styrdokument på kommunens webbsida så att medborgarna på ett enkelt sätt skall kunna ta del av dessa. Jag ser också ett värde i att de sektorspecifika styrdokumenten redovisas på ett tydligt och strukturerat sätt på kommunens webbsida under respektive sektor. Det utgör en kvalitetsstämpel på respektive sektors verksamhet. 6

7 BILAGA 1 Kommunfullmäktiges inriktningsmål - Alkohol och drogpolitisk - Barn- och ungdomspolitik - Bostad - Energimål - Fastighetsområde - Folkhälsomål - Fritidsverksamhet - Funktionshinder - Hälso- och sjukvårdsarbete - Individ och familjeomsorg - Informationspolicy - Kollektivtrafik - Kost och kosthållning - Kulturpolitiskt program - Handslingsplan för kvinnofrid - Konkurrensutsättning - Markpolitik - Miljö - Näringspolitik - Skolplan Trafik - Underlag för revidering av översiktsplan - Utsatta barn- och ungdomar - Äldrepolitik 7

8 BILAGA 2 Policys planer och mål fastställda av fullmäktige och kommunstyrelsen - ADB - ADB- säkerhet - Alkohol och droger - Arbetsmiljöpolicy - EU - Finanser - Folkhälsoplan - Handlingsplan barnpornografi - Informationssäkerhetspolicy - Jämställdhetsplan - Lokaluthyrning - Löner - Massmediapolicy - Mångfaldsplan - Pensioner - Pensionspolicy - Personal politiskt program - Personuppgifter - Policy för lös konst - Trafiksäkerhets/resepolicy - Upphandlingspolicy 8

9 BILAGA 3 Övriga politiskt fastställda styrdokument som inte redovisas på webbsidan eller intranätet - Sponsringspolicy för förskolor, förskoleklass, grundskolor, skolbarnomsorg och ungdomsgymnasium - Riktlinjer för den särskilda kollektivtrafiken (Färdtjänst) - Reviderings av placeringsföreskrifter samt regler för taxa och avgifter inom förskoleverksamhet och skolbarnomsorg - Nya regler för bidrag till studieförbunden - Ändring av tillämpningsföreskrifter för färdtjänst - Ändring i riktlinjer för skolskjuts 9