SIPBox. Ett verktyg för samordning

Transkript

1 SIPBox Ett verktyg för samordning

2 HandläggarBox Innehåll

3 Innehåll Kort 1 Vad är en SIP? "Vad är SIP" förklarar vad en SIP är och varför SIP används. Kort 2 SIPProcessen En förklaring de steg som SIPprocessen består av ur en handläggares perspektiv. Kort 3 Guide till SIP Denna broschyr innehåller en utförlig guide som förklarar vad en handläggare behöver göra för att initiera och driva en SIP.

4 HandläggarBox 1 Vad är SIP?

5 1 Vad är SIP? SIP står för Samordnad Individuell Plan och är ett verktyg för att öka samverkan mellan olika myndigheter. En fungerande samverkan förenklar för handläggaren, brukaren, och dess närstående då de inte behöver lägga ner tid och energi på att själva samordna olika insatser som ges av kommunen eller landstinget. En SIP ska alltid upprättas tillsammans med den person som har behov av insatserna, det gäller oavsett personens ålder eller problem. Planen som tas fram under ett SIP-möte ska tydliggöra vem som gör vad.

6 HandläggarBox 2 SIP- processen

7 2 SIPProcessen 7Uppföljningsmöte 5Kalla till SIP-möte 2Introducera brukare till SIP. 6SIPmötet 4Förmöte med handläggare 3 månader senare 1Introducera handläggare till SIP. 3Samtycke från brukare

8 HandläggarBox 3 SIPGuide

9 Guide till SIP En SIP är till för att förenkla arbetet för dig som handläggare och dina kollegor på andra myndigheter. Oavsett om det är första gången som du är medverkande eller ansvarig i en SIP, så ska du känna att du vet exakt vad du har för uppgifter. Därför finns det för dig som är handläggare en guide, som beskriver dina aktiviteter under hela SIP-processen. Guiden förklarar vad dina uppgifter är och hur du kan utföra dem med hjälp av SIPBoxen. Steg 1 Introducera handläggare till SIP Du som handläggare måste avgöra ifall brukaren är i behov av en SIP eller inte. Utifrån den information du fått och kommer få om SIP-processen kan du lättare identifiera om brukaren i fråga skulle behöva SIP. För att få en större och djupare kunskap om hela SIP-processen bör man som ny med detta läsa igenom alla dessa steg och gå igenom allt material i HandläggarBoxen noggrant. Allt detta material finns till för dig för att du ska känna dig mer trygg och säker i alla delar av processen. Tips! Det kan vara bra för dig att bekanta dig med alla boxar och dess innehåll så att du inte känner dig tveksam kring något när du sedan ska presentera det för brukaren. Steg 2 Introducera brukare till SIP När du beslutat dig för att brukaren är i behov av en SIP bör ni boka in ett möte för att tillsammans gå igenom vad SIP är för något. Detta för att brukaren ska känna sig mer trygg kring valet att initiera en SIP eller inte. Till din hjälp har du IntroBoxen som innehåller material för att underlätta arbetet för dig att introducera SIP till brukaren och för brukaren att förstå processen. Det material som finns i denna box är bland annat en kort beskrivning om SIP för att ge brukaren en överblick till vad det är. Dessutom finns det ett brukarfall tillgängligt som kan visas eller berättas för brukaren för att ge ett konkret exempel på hur en SIP kan gå till. Slutligen finns det en förklaring till brukaren kring samtycke till SIP samt en blankett för brukaren att skriva på för samtycke.

10 Tips! Titta på ett kort i taget tillsammans med brukaren och låt brukaren se på varje kort i sin egna takt. Steg 3 Samtycke från brukare För att kunna gå vidare i SIP-processen behöver brukaren skriva på samtycke. På grund av detta är det ytterst viktigt att brukaren känner en trygghet kring hela processen. Om brukaren inte känner sig trygg finns det en risk att de väljer att inte genomföra det. SIP är till för att brukaren ska känna sig trygg och finna en väg ut ur sina problem. Efter att ett samtycke givits från brukaren är det fördelaktigt att boka in ett möte inom en snar framtid där ni tillsammans går igenom mötesprocessen. Tips! Låt brukaren ta med sig samtyckesdokumentet hem och fundera om detta behövs. Steg 4 Förmöte med brukare Förmötet med brukaren rekommenderas för att kartlägga problembilden för brukaren och tydliggöra mötesstukturen för brukaren. Som hjälpmedel i detta möte kan du använda dig av FörmötesBoxen. Denna box innehåller en visualisering över mötesstrukturen som ska användas för att förtydliga och simplifiera denna process för brukaren. Utöver denna visualisering finns tre blanketter. Den första blanketten ni bör besvara är blanketten för kartläggning. Med denna blankett klargörs vad brukaren har för problem och vilka myndigheter som brukaren har och haft kontakt med. Nästa blankett är den för mötesmiljö där ni tillsammans klargör vad som får brukaren att känna sig trygg och vad som får brukaren att känna sig osäker. Den sista blanketten är till för att skriva ihop en kallelse till de relevanta personer ni diskuterat fram bör vara med på mötet. Kallelsen skrivs ihop utifrån det ni diskuterat kring vid föregående blanketter. I kallelsen är det bra om ni även bestämmer tid och datum för när ni vill genomföra SIP mötet. Tips! Var noggrann med att få brukaren att känna sig sedd och att allt görs för brukarens skull. Detta kan lätt brista vis exempelvis mötesmiljöblanketten ifall du inte ställer frågorna på rätt sätt och framhäver dem på ett positivt sätt.

11 Steg 5 Kalla till SIP-möte Detta steg involverar enbart dig som handläggare där du ska kontakta de personer som du och brukaren tillsammans kommit fram till ska delta i mötet. Har ni fyllt i kallelsen kan detta underlätta för dig att kalla de relevanta personerna till SIP-mötet. Tips! Använd dig gärna av något typ av planeringsverktyg, exempelvis Doodle, sök på doodle.com. Detta underlättar för dig att hitta en tid som passar alla utan att bolla tider fram och tillbaka. Om inget planeringsverktyg används är det rekommenderat att ringa till varje person för att försäkra sig om att få ett svar och lättare övertyga dem att delta. Steg 6 SIP-möte I detta steg har du som handläggare ansvar att leda mötet och se till så att rätt saker tas upp. Eftersom alla inte är vana med att leda möten eller framförallt SIP-möten, så finns det flera hjälpmedel för dig i MötesBoxen. Denna box innehåller hjälpmedel av olika slag, där det första är en introduktion till dig som handläggare för hur ett möte bör se ut så att du ska känna dig säker som mötesledare. Detta kan du med fördel gå igenom innan mötet genomförs. De andra hjälpmedel som finns tillgängliga är checklista, mötesagenda och mötesregler. Checklistan är till för att hjälpa dig under mötet med att komma ihåg det som ska gås igenom på mötet. Mötesagendan bör presenteras för hela gruppen och kan fördelaktigt skrivas upp på en tavla om sådan finns tillgänglig. Mötesreglerna är till för alla, och bör därmed också läsas upp för alla, för att alla ska känna sig sedda och trygga genom hela mötet. Tips! Var noga med att mötet handlar om brukaren. Låt hen få säga sitt! Steg 7 - Uppföljningsmöte Det sista steget i en SIP är ett uppföljningsmöte. Detta steg liknar på många sätt SIP-mötet men med ett annat fokus. Fokus under uppföljningsmötet är att utvärdera de insatser som formulerats vid SIP-mötet och utifrån dessa bestämma om det finns behov av att upprätta en ny SIP. Om behov finns ska en ny behovsinventering genomföras och nya insatser formuleras. Hjälpmedel för denna del av processen finner du i den sista boxen, Uppföljningsboxen. Dessa hjälpmedel är bland andra en beskrivning av mötets upplägg och en checklista för dig som mötesledare att förhålla dig till under mötet. Tips! Var noga med att mötet handlar om brukaren. Låt hen få säga sitt!

12 IntroBox Innehåll

13 Innehåll Kort 1 Vad är SIP? Kort 2 Processbild Kort 3 Brukarfall Kort 4 Samtycke Blankett A Samtycke "Vad är SIP?"- kortet är till för att lära brukaren om vad SIP är och vad det innebär. Men även hur hen kan få hjälp och syftet med planen. Processbilden visar brukaren vilka steg som genomgås i en SIP-process. Det är en bra utgångspunkt för att ge brukaren en mer övergriplig förståelse av vad en SIP innebär. Brukarfallet visar på ett konkret fall med en brukare som gått igenom SIPprocessen och hur SIP hjälpte personen att komma på fötter igen. Samtyckeskortet går igenom vad samtycket innebär och att samordningen får genomföras. Till detta finns en samtyckesblankett som brukaren skall fylla i för att samtycket skall vara giltigt. Om en SIP skall utföras används denna blankett som både användare och handläggare ska fylla i för att godkänna samtycke.

14 IntroBox 1 Vad är SIP?

15 1 Vad är SIP? Om du har behov av insatser från flera myndigheter samtidigt, kan du få stöd genom en samordnad individuell plan. Planen formas utifrån dina behov och tas fram tillsammans med dig och de personer som du önskar ska närvara. Syftet med planen är att du ska få det samordnade stöd och den vård som du har rätt till och behöver. För att få rätt stöd genom processen får du gärna ha med dig en anhörig. I planen skall det framgå: Vilka insatser som ska göras Vem som ska ansvara för insatserna Vilken myndighet som skall ha det övergripande ansvaret Hur planen ska följas upp

16 IntroBox 2 SIP- Resan

17 2 Resan genom SIP 1Behov av samordning 3Förmöte med handläggare 2 Introduktion till SIP och samtycke 5 SIP- möte med alla handläggare 3 månader senare 4Handläggare kallar till möte Uppföljningsmöte 6

18 IntroBox 3 Brukarfall Bakgrund

19 3 Sam, 55 år Bakgrund Sam är ensamstående med vuxna barn och bor i Linköping. Sam har fram till ca ett år sedan varit heltidsarbetare på en industri tills hen drabbades av en plötslig allvarlig hjärtsjukdom. Operationen och eftervård fungerade initialt bra. Sam var sjukskriven och fick sjukpenning. Problem Problemet började efter 6 månader. Man bedömde att Sam inte kunde återgå till sitt arbete på sikt. Någon omplacering på företaget var inte möjlig och man kom överens om att Sam skulle vara tjänstledig för att prova ett annat arbete. Sam blev sjukskriven av läkare men Försäkringskassan avslog dock denna sjukskrivning och det blev inte någon ersättning från dem. Sam kontaktade även Arbetsförmedlingen men på grund av missförstånd med handläggare blev Sam inte inskriven där. Detta gjorde att när Sam skulle ansöka om A-kassa, gick inte detta då hen inte stod som inskriven och arbetssökande hos som inskriven och arbetssökande hos Arbetsförmedlingen. Utöver de fysiska besvären från sjukdomen så hade även Sams psykiska hälsa försämrats. Dels efter traumat som sjukdomen innebar men även insikten om att det skyddsnät som Sam förväntade sig skulle finnas runt honom inte riktigt fungerade som hen önskade. Sam fick kontakt med kurator på vårdcentralen som började nysta i hans ärende. Kuratorn på vårdcentralen började ta tag i situationen. Insåg att det fanns en stor komplexitet med många involverade och kontaktade därför Samordningsförbundet om en SIP. En undertecknad samtyckesblankett efter ett förmöte med Sam resulterade sedan i ett SIP-möte 3 veckor senare.

20 IntroBox 4 Brukarfall Lösning

21 4 Sam, 55 år Mötet Den ilska som fanns hos Sam och de anhöriga fick ventileras på mötet och man kunde strukturera upp en plan för insatser. De fokuserade på att få ordning på ekonomin i första hand. Socialtjänsten fick hela bilden klar för sig och insåg att man gjort fel och erbjöd stöttning i den kommande processen. Vården tar fortsatt ansvar för den medicinska och psykologiska behandlingen och så sattes en plan för hur AF och personen tillsammans skulle jobba vidare för att närma sig arbetsmarknaden på nytt. igång med en tydlig planering både på kortare och längre sikt. Bedömningen efter uppföljningsmötet blev att någon ytterligare SIP inte var nödvändig utan att planeringen höll. Om behovet uppstår i framtiden skulle man såklart kunna sammankalla nätverket på nytt. Uppföljning Vid uppföljningen tre månader senare var Sam som en helt annan person på mötet, glad och med en förmåga att se framåt. Fortfarande till och från mörka tankar och stunder men på det stora hela klart bättre. Sam har nu en fungerande, om än liten, ekonomi. Vårdkontakterna fungerar bra och samarbetet med Arbetsförmedlingen har kommit igång med en tydlig planering både på kortare och

22 IntroBox 5 Samtycke

23 5 Samtycke För att kunna genomföra en SIP behövs ditt samtycke. Samtycke innebär: Att Du ger Ditt medgivande till att medarbetare inom Arbetsförmedlingen, kommunen, Försäkringskassan och hälso- och sjukvården får lämna uppgifter om Dig till varandra för samverkansinsatser. Medarbetarna har sekretess, vilket innebär att de utåt inte får tala om Dig eller Ditt ärende. För att parterna ska kunna samordna insatser och tillsammans med Dig upprätta en samordnad individuell planering, behövs Ditt samtycke. Du kan när som helst återkalla samtycket. Jag har tagit del av ovanstående information och godkänner att uppgifter om mig får lämnas mellan Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, kommunen och hälso- och sjukvården, om det är nödvändigt för arbetet med min samordnande individuella plan, SIP. Samtycket kan när som helst återkallas. Ett återkallande av samtycket ska vara skriftligt och sändas till den person/handläggare som var med sändas till den person/handläggare som var med när du skrev under samtycket. Det är nu dags att fylla i samtyckesblanketten som din handläggare har.

24 FörmötesBox Innehåll

25 Innehåll Kort 1 Mötesbeskrivning Blankett B Kartläggning Blankett C Mötesmiljö Blankett D Kallelse Detta kort ger en tydlig överblick för brukaren kring hur ett SIP-möte ser ut. Denna blankett hjälper handläggaren och brukaren att kartlägga brukarens problembild, samt syfte och frågeställningar för SIP-mötet. Denna blankett klarlägger vad brukaren behöver för att känna sig trygg i mötet. Utifrån den diskussion som skapats kring de föregående delarna kan en kallelse sättas ihop för de relevanta personer som ska delta.

26 FörmötesBox 1 Mötet

27 1 Mötesbeskrivning 1. Introduktion 2. Genomgång av dagordning 3. Belyser syfte/ frågeställningar 4. Behovsinventering 5. Fikapaus 6. Genomgång av behoven 9. Avslutning 8. Boka uppföljning 7. Avrundning

28 MötesBox Innehåll

29 Innehåll Kort 1 SIP-mötet Kort 2 Checklistan Kort 3 Mötesagenda Kort 4 Mötesregler Blankett E Möte Det första kortet är till för handläggaren och handlar om att få en bild över mötets struktur och vad som bör tas upp i varje steg. Checklistan är till för handläggaren att använda under mötet som ett stöd för att komma ihåg vad man bör gå igenom och hålla koll på vad som återstår att behandla i mötet. Kort 3 innehåller mötesagendan som bör presenteras för alla deltagare på mötet så att alla vet vad som kommer att ske. Det skrivs fördelaktigt upp på en tavla i rummet. Kortet "Mötesregler" är till för att läsas upp i början av mötet så att alla deltagare kan känna sig trygga och få känna sig delaktiga. Denna blankett innehåller en mall för SIPmötet som ska fyllas i under mötet.

30 MötesBox 1 Mötet

31 1 SIP-mötet 1. Inledning En tydlig inledning med presentation och ramarna för mötet skapar en trygghet för deltagarna. Låt den som mötet gäller presentera sig först, därefter övriga deltagare. Tydliggör förutsättningarna för mötet och innehållet i mötet. Säkerställ att samtliga deltagare kan närvara hela mötet. 2. Aktuell situation Här ska alla kort beskriva hur situationen ser ut just nu. Om den som mötet berör själv vill/kan, låt hen börja med att beskriva nuläget. Ta även upp saker som fungerar så att inte mötet upplevs alltför problematiskt. Låt alla kort beskriva nuläget i tur och ordning. Begränsa tiden. 3. Behov Mest tid ska avsättas till denna del. Utgå ifrån behoven när målen och insatserna ska formuleras. Om den som mötet berör vill, kan den börja med att beskriva vad den behöver hjälp med. Låt övriga berätta hur de ser på behoven och vad de kan berätta hur de ser på behoven och vad de kan bidra med. Tänk på att målen ska vara så konkreta att det går att följa upp dem. Om begrepp används som kan vara svåra att förstå, be den som använder begreppet att förklara. 4. Sammanfattning Sammanfatta vad som tagits upp på mötet och vad ni är överens om. Om det är något ni inte är överens om, tydliggör detta. Insatserna ska skrivas ner i planen. Huvudansvarig för planen ska utses och dennes roll ska vara klargjord. 5. Avslutning Samtliga deltagare på mötet ska få skriftlig plan. Planen ska följas upp vid ett uppföljningsmöte som med fördel kan bokas redan nu. Att undersöka hur mötet upplevdes är viktig information att ta reda på, det gäller såväl den som mötet berör som övriga deltagare. Låt alla få säga något kort om hur mötet upplevdes.

32 MötesBox 2 Checklista

33 2 Checklista 1. Inledning Välkomna deltagarna Låt alla presentera sig Presentera mötesordförande och den som för anteckningar Informera om: Samtycke och sekretess Syfte med mötet Frågeställningar Avsatt tid 2. Aktuell situation Låt alla kort beskriva sin kontakt med den som mötet gäller samt hur de uppfattar dennes situation just nu. Även det som fungerar bra. 3. Behov Utgå från de presenterade frågeställningarna och de behov den enskilde har. Formulera långsiktiga och kortsiktiga konkreta mål. Vad kan individen/familjen själv göra? Vilka insatser behövs för att målen ska uppnås? Vilka insatser behövs för att målen ska uppnås? När ska insatsen påbörjas? När ska insatsen ges? Hur ofta ska insatsen ges? Var ska insatsen ges? Vem ska utföra insatsen? 4. Sammanfattning Sammanfatta vad ni kommit överens om. Klargör om något kvarstår eller är oklart. Utse huvudansvarig. 5. Avslutning Efterfråga deltagarnas upplevelser av mötet. Boka in tid för uppföljning. Dela ut planen eller berätta när och hur de kan få ett exemplar av planen. Tacka alla deltagare.

34 MötesBox 3 Mötes- agenda

35 3 Mötesagenda 1. Introduktion och presentation av alla deltagare 2. Genomgång av dagordning 3. Belyser syfte och frågeställningar 4. Behovsinventering 5. PAUS 6. Diskussion och genomgång av behoven 7. Avrundning 8. Eventuell bokning av uppföljningsmöte 9. Avslutning

36 MötesBox 4 Mötes- regler

37 4 Mötesregler Gå igenom reglerna i början av mötet med samtliga närvarande. Detta skapar bra förutsättningar för ett lyckat SIP-möte. Tänk på! Mötet hålls på enkel svenska utan fackuttryck och förkortningar Deltagarna håller sig till mötets ämne Alla deltagare ges möjlighet att komma till tals Det är mötesledarens uppgift att hela dagordningen hinns med inom tidsramen Deltagarna respekterar varandras förutsättningar och uppdrag Beslut kan inte alltid lämnas vid mötet Vid oenighet som inte kan eller bör lösas på mötet begär rådrum/ erbjud samråd Om uppföljning inte ska göras ange orsak och tidsperiod för samordnarens uppdrag Tänk på att inte säga till annan aktör vad den ska göra

38 UppföljningsBox Innehåll

39 Innehåll Kort 1 Uppföljningsmöte Kort 2 Checklistan Kort 3 Mötesagenda Kort 4 Mötesregler Blankett Uppföljningsmall Det första kortet är till för handläggaren och handlar om att få en bild över hur mötets struktur ser ut och vad som bör tas upp i varje steg. Checklistan är till för handläggaren att använda under mötet som ett stöd för att komma ihåg vad man bör gå igenom och hålla koll på vad som återstår att behandla i mötet. Detta kort innehåller mötesagendan som bör presenteras för alla deltagare på mötet så att alla vet vad som kommer att ske. Agendan skrivs med fördel upp på en tavla i rummet. Kortet "Mötesregler" är till för att läsas upp i början av mötet så att alla deltagare kan känna sig trygga och få känna sig delaktiga. Denna blankett innehåller en mall för uppföljningsmötet som ska fyllas i under mötet.

40 UppföljningsBox 1 Mötet

41 1 Uppföljningsmötet Uppföljningsmötet är till för att följa upp de insatser som bestämdes under SIP-mötet. Strukturen för uppföljningsmötet är lik den för SIPmötet men med fokus på uppföljning. 1. Inledning En tydlig inledning med presentation och ramarna för mötet skapar en trygghet för deltagarna. Om deltagarna är andra än vid SIP-mötet genomförs en presentation av samtliga deltagare. Låt den som mötet gäller presentera sig först, därefter övriga deltagare. Tydliggör förutsättningarna för mötet och innehållet i mötet. Säkerställ att samtliga deltagare kan närvara hela mötet. 2. Uppföljning Här ska ansvariga för insatserna gå igenom respektive insats och utvärdera hur det gått. Om den som mötet berör själv vill/kan, låt hen börja med att beskriva nuläget. Var noga med att belysa de framsteg som gjorts så att inte situationen enbart upplevs som problematisk. Låt alla inblandade i insatserna ha ordet. Begränsa tiden. 3. Behov (om ny SIP) Om en ny SIP behöver upprättas ska nya insatser formuleras. För att kunna formulera relevanta insatser behöver en ny behovsinventering göras. Om den som mötet berör vill, kan den börja med att beskriva vad den behöver hjälp med. Låt övriga berätta hur de ser på behoven och vad de kan bidra med. Tänk på att målen ska vara så konkreta att det går att följa upp dem. Om begrepp används som kan vara svåra att förstå, be den som använder begreppet att förklara. 4. Sammanfattning Sammanfatta vad som tagits upp på mötet och vad ni är överens om. Om det är något ni inte är överens om, tydliggör detta. Insatserna ska skrivas ner i planen. Huvudansvarig för planen ska utses och dennes roll ska vara klargjord.

42 UppföljningsBox 2 Checklista

43 2 Checklista 1. Inledning Välkomna deltagarna Låt alla presentera sig. Om deltagarna är samma som vid SIP-mötet kan detta steg slopas. Presentera mötesordförande och den som för anteckningar Informera om: Samtycke och sekretess Syfte med mötet Avsatt tid. 2. Uppföljning Gå igenom samtliga insatser som formulerades vid SIP-mötet. Låt ansvariga beskriva hur det har gått och reflektera över varför. Låt även brukaren säga sitt. 3. Behov (om ny SIP) Utgå från de presenterade frågeställningarna vid SIP-mötet och de behov den enskilde har. Formulera långsiktiga och kortsiktiga konkreta mål. Vad kan individen/familjen själv göra? Vad kan individen/familjen själv göra? Vilka insatser behövs för att målen ska uppnås? När ska insatsen påbörjas? När ska insatsen ges? Hur ofta ska insatsen ges? Var ska insatsen ges? Vem ska utföra insatsen? 4. Sammanfattning Sammanfatta vad ni kommit överens om. Klargör om något kvarstår eller är oklart. Utse huvudansvarig. 5. Avslutning Efterfråga deltagarnas upplevelser av mötet. Boka in tid för uppföljning. Dela ut planen eller berätta när och hur de kan få ett exemplar av planen. Tacka alla deltagare.

44 UppföljningsBox 3 Mötes- agenda

45 3 Mötesagenda 1. Introduktion och presentation av alla deltagare 2. Genomgång av dagordning 3. Belyser syfte och frågeställningar från SIP-mötet 4. Uppföljning av målen, med reflektion 5. PAUS 6. Ny behovsinventering om ytterligare SIP behövs 7. Diskussion och genomgång av behoven om ytterligare SIP behövs 8. Avrundning 9. Bokning av nytt uppföljningsmöte om ytterligare SIP upprättats 10. Avslutning

46 UppföljningsBox 4 Mötes- regler

47 4 Mötesregler Gå igenom reglerna i början av mötet med samtliga närvarande. Detta skapar bra förutsättningar för ett lyckat SIP-möte. Tänk på! Mötet hålls på enkel svenska utan fackuttryck och förkortningar Deltagarna håller sig till mötets ämne Alla deltagare ges möjlighet att komma till tals Det är mötesledarens uppgift att hela dagordningen hinns med inom tidsramen Deltagarna respekterar varandras förutsättningar och uppdrag Beslut kan inte alltid lämnas vid mötet Vid oenighet som inte kan eller bör lösas på mötet begär rådrum/ erbjud samråd Tänk på att inte säga till annan aktör vad den ska göra