Guide för workshop. identifiera och strukturera faktorer som orsakar stress och adressera dem i en åtgärdsplan

Transkript

1 Guide för workshop identifiera och strukturera faktorer som orsakar stress och adressera dem i en åtgärdsplan

2 Allmänna förutsättningar för workshopen Före workshop: förbered en inledning Formulera syfte och mål med workshopen, och förbered frågeställningen som gruppen ska arbeta med. Detta kan göras av chefen/ledaren tillsammans med eller utan den utsedda mötesledaren. Fundera också på om arbetet ska kopplas till LiU:s strategikarta och medarbetarundersökningen och på vilket sätt. Före workshop: utse en mötesledare Utse en mötesledare som ansvarar för att leda workshopen framåt och som eventuellt tar hand om materialet. (Alternativt kan någon annan ta hand om materialet). Mötesledaren kan vara vem som helst i gruppen, och ansvarar för att processen drivs framåt så att gruppen tillsammans når det man föresatt sig. Mötesledaren har förberett sig på processen som är beskriven i denna guide. Möblering Möblera så att deltagarna enkelt kan växla mellan individuellt arbete och arbete i grupper. Möblera lokalen exempelvis i öar med 4 7 platser i varje ö. Gruppering i smågrupper Under processens gång kommer ni att diskutera/arbeta i mindre grupper. Det är lämpligt att hålla antalet deltagare i varje grupp till mellan fyra och sju. Den som leder mötet (mötesledaren) ingår inte i någon grupp utan har som uppgift att leda processen framåt. Grupperna kan vara heterogena eller homogena exemplevis avseende medarbetarens roll/funktion. Material OH-pennor till alla, post-it lappar, whiteboard. Papper att dela ut: Individuell reflektion, i A4-format, ett ex till varje deltagare och några i reserv. Gruppens sammanställning, i A3-format, c:a 10 ex per grupp. Åtgärdsplan för hantering av stressorsaker på arbetsplatsen, ett ex per grupp och några i reserv, i A3-format eller elektroniskt i word-format. Tidsåtgång Den totala tiden för att gå igenom alla moment uppskattas vara c:a 4 timmar. Kaffepaus Tips: avsätt tid för bensträckare och kaffepaus. Om förväntingar och om hur resultatet ska tas vidare Under er workshop kommer många faktorer som orsakar stress att tas upp. Ni kommer att behöva göra prioriteringar inför det fortsatta arbetet att ta hand om åtgärdsförslagen. Det är därför viktigt att diskutera era gemensamma förväntingar och vad som är realistiskt att adressera. Chefen funderar i förväg hur denna diskussion kan föras vid workshopens avslutande och hur resultatet ska tas vidare.

3 Processen steg för steg Steg 1: Inledning Mötesledaren berättar om processen, syftet med workshopen, själva upplägget och de tidsmässiga förutsättningarna för arbetet. Räkna med att detta steg tar c:a 20 minuter. Frågeställningen är följande Vad är det i din arbetssituation som orsakar negativ stress? Anledningen till att frågan är vitt formulerad är att den ska fånga upp ett så brett spektrum som möjligt av orsaker till stress (exempelvis många parallella kurser, nya krav i lärarrollen, rapporteringskrav, ekonomiska faktorer etc.). Problematisera gärna kring begreppet stress. Vad betyder exempelvis positiv stress respektive negativ stress för er. Ta några minuter till att resonera kring vad frågeställningen betyder för er, i smågrupperna. Behöver något förtydligas? Fånga upp frågor och kom överens om eventuella kompletterande förtydliganden som behöver göras. Förstärk gärna frågeställningen genom att skriva på den på whiteboard eller blädderblock. Resultatet av detta steg är att deltagarna i gruppen upplever frågeställningen som tydlig och formulerad på ett sätt så att alla känner att den kan användas under workshopen. Steg 2: Individuell reflektion Individuell reflektion Besvara frågeställningen: Vad är det i din arbetssituation som orsakar negativ stress? Områdesrubriker Mötesledaren delar ut pappret Individuell reflektion till alla deltagare. Samtidigt ställs den fråga som gruppen enats om. Frågan ska uppfattas som riktad till var och en i rummet. Fundera sedan på om du kan dela in de olika faktorerna i områden och vilken rubrik du skulle sätt på dessa områden. (Ex på områden; Arbetsbelastning, stöd, kompetensutveckling, ekonomiska/finansiella frågor, anställningsförhållanden, kommunikation, arbetsklimat, fysisk arbetsmiljö.) Frågeställningen: Vad är det i din arbetssituation som orsakar negativ stress? (Eller den nya frågeställning som gruppen enats om) Varje deltagare skriver ned faktorer som orsakar upplevd negativ stress, i form av korta meningar, på det papper som delades ut. Be deltagarna att gärna skriva många olika orsaker och betona vikten av att vara så konkret som möjligt då det underlättar det fortsatta arbetet. Exempel, Jag saknar stöd i ekonomiska frågor detta behöver konkretiseras genom att ange t ex i hur tar jag fram en budget eller i hur kan jag få hjälp med att ta fram en rapport. Ett annat exempel: Upplevelse av bristande kommunikation behöver konkretiseras med vi känner inte till vilka beslut som fattas på avdelningen eller vi reflekterar aldrig över hur vi har det. Be deltagarna utgå från sin egen situation så att inga faktorer förbises. Ange en tidsram på c:a 7 minuter. När tiden är ute, tillsäkra att alla är klara.

4 Mötesledaren ber därefter deltagarna att fundera på om de kan dela in de olika faktorerna de skrivit ned i områden med rubriker, exempelvis ekonomiska/finansiella frågor, kommunikation, studentrelationen, anställningsförhållanden, samarbete. Ange en tidsram på c:a 5 minuter till denna del. När alla verkar klara, gå vidare till nästa steg i processen. Resultatet av detta steg är att alla deltagare antecknat de faktorer som orsakar stress och så långt som möjligt funderat ut områden att dela in dem i och rubriksätta. Steg 3: Delge de individuella reflektionerna i de mindre grupperna gruppens sammanställning Mötesledaren delar c:a 5 ex av papperet Gruppens sammanställning till varje grupp. Gruppens sammanställning Skriv rubrik för det område ni identifierat och de underliggande stressfaktorer som er grupp antecknat. Ett område per blad. Deltagare i gruppen: Område: Be varje grupp att utse en person som för anteckningar och någon som presenterar det i nästa steg. Varje deltagare berättar för de andra i sin grupp om de stressfaktorer och de områdesrubriker han/hon funderat ut. Använd gärna rubrikerna som hjälp i diskussionen. Den som utsetts att föra anteckningar skriver på de utdelade papperen det som kommer fram i deltagarnas presentationer. Använd ett papper per områdesrubrik som gruppen funnit. Fortsätt att vara så konkreta som möjligt. (Detta för att underlätta fortsatt arbete i nya konstellationer utifrån egna val av område/en.) Medge ca 30 minuter till detta. Om många smågrupper finns, be grupperna markera och presentera de tre för dem viktigaste faktorerna per område. Medge några minuter för detta. Resultatet av detta steg är ett antal ifyllda papper från varje grupp, vart och ett med ett område och de stressfaktorer som deltagarna i smågruppen identifierat. Det kan hända att ett papper, dvs. ett område, bara innehåller en deltagares stressfaktorer. Här är det lämpligt att ta en fikapaus.

5 Steg 4: Presentation och sammanslagning i plenum Detta steg syftar till att samtliga gruppers områdesrubriker och dess innehåll ska visas för alla i rummet. Samtliga gruppers papper sätts upp på whiteboard eller vägg på ett hyggligt ordnat sätt. En grupp börjar med att en representant går fram och presenterar ett av gruppens papper/områden (ev de tre viktigaste faktorerna inom området). Mötesledaren frågar för att förstå och låter de andra grupperna ställa frågor. Därefter frågas det om några andra grupper varit inne på samma tankegång. Om två eller fler grupper har samma områdesrubriker sätts dessa i anslutning till varandra och presenteras i en följd. Syftet är att samtliga i rummet ska få en bild av vilka stressfaktorer som lyfts upp i de olika grupperna. Fortsätt sedan till nästa grupp för att höra om de områdesrubriker som kommit fram där. Mötesledaren avslutar detta steg med att summera vilka områden som kommit fram i grupperna. Medge c:a 40 minuter för detta. (Tidsåtgången för detta steg är avhängig antal deltagare). Resultatet av detta steg är att samtliga grupper presenterat sina områdesrubriker med underliggande innehåll och att områden som identifierats av flera grupper satts upp på samma plats i rummet. Steg 5: Deltagare väljer område att arbeta vidare med Syftet med detta steg är att deltagarna grupperar om sig utifrån vad var och en vill arbeta vidare med. Fördela områdena (dvs samtliga papper med namnet Gruppens sammanställning ) på väggarna i rummet. Närliggande områden sätts upp intill varandra. Varje deltagare väljer nu ett område/en grupp av områden genom att gå till den plats där området/områdena anslagits. Forma grupper i lämplig storlek. Om ett område inte samlar några deltagare så behöver gruppen besluta om hur detta ska hanteras. Är området inte relevant och kan avskrivas eller hanteras det vid annat tillfälle? Resultatet av detta steg är att samtliga deltagare har valt vilket område/vilken grupp av områden han/hon vill arbeta med.

6 Identifierade stressfaktorer Steg 6: Arbeta i grupp för att ta fram en åtgärdsplan Sätt er i de nya grupperna som bildats utifrån valda arbetsområden. Gruppernas uppgift är nu att arbeta fram en åtgärdsplan med hjälp av frågorna i mallen Åtgärdsplan för hantering av stressfaktorer på arbetsplatsen. Frågorna i mallen lyder: På vilket sätt kan jag/vi på avdelningen reducera denna stressfaktor? Om denna stressfaktor inte kan hanteras inom avdelningen, till vilken del av LiU:s organisation ska den kanaliseras och vad konkret behöver göras? Om vi på avdelningen eller LiU i stort inte har förutsättningar att hantera denna stressfaktor, hur kan jag/vi förhålla oss till den? Tänk på att vara så konkreta som möjligt. Använd en mallen/åtgärdsplan för ett område. Om väldigt många stressfaktorer framkommit under ett område kan ni prioritera vilka ni vill arbeta vidare med. Utgå exempelvis ifrån begreppen genomförbarhet och effekt när ni diskuterar hur ni ska göra prioriteringarna. Medge ca 45 minuter till detta. Mötesledaren behöver troligtvis ha koll på tiden och påminna om hur mycket tid som återstår. Detta för att säkerställa att så många stressfaktorer som möjligt blir adresserade. Resultatet av detta steg är att grupperna tagit fram en åtgärdsplan för det område/den grupp av områden man valt att arbeta med. Åtgärdsplan för hantering av stressfaktorer Inom området: Inst./Avd. Datum: (utifrån tidigare diskussioner) På vilket sätt kan jag/vi på avdelningen reducera denna stressfaktor? Vem och när klart? (Ex tona ned, förtydliga, börja/sluta med) Om denna stressfaktor inte kan hanteras inom avdelningen, till vilken del av LiU:s organisation ska den kanaliseras och vad konkret behöver göras? Vem och när klart? Om vi på avdelningen eller LiU i stort inte har förutsättningar att hantera denna stressfaktor, hur kan jag/vi förhålla oss till den?

7 Steg 7: Presentera åtgärdsplanerna för samtliga Detta steg syftar till att samtliga gruppers åtgärdsplaner och dess innehåll ska presenteras så att alla får ta del av vad grupperna kommit fram till. Samtliga planer sätts upp på whiteboard och en grupp börjar med att en representant för gruppen presenterar planens innehåll. Mötesledaren frågar för att förstå och låter deltagarna ställa frågor. Medge c:a 30 minuter för kortfattade presentationer (5 10 minuter per grupp, eventuellt max 2 3 åtgärder per grupp). Resultatet av detta steg är att samtliga deltagare fått ta del av alla gruppers åtgärdsplaner. Avslutning Workshopen avslutas med att mötesledaren eller chefen sammanfattar vad som gjorts hittills. Chefen tar upp en diskussion om förväntingar, om hur resultatet kan tas vidare och om vad nästa steg är. Här behövs ett klargörande kring vilka eventuella prioriteringar som behöver göras, vem som ansvarar för de olika åtgärderna, samt när åtgärdsplanerna ska följas upp och utvärderas.

8 PROCESSENS SJU STEG 1. Inledning 2. Individuell reflektion kring en frågeställning 3. Delge de individuella reflektionerna i smågrupper gruppens sammanställning 4. Presentation och sammanslagning i plenum 5. Deltagare väljer område att arbeta vidare med 6. Arbeta i grupp för att ta fram åtgärdsplaner 7. Presentera åtgärdsplaner för samtliga Denna processbeskrivning omfattar inte de nästkommande stegen. Sammanföra åtgärdsplanerna till en gemensam plan Prioritera och genomföra åtgärderna Följa upp åtgärdsplanen