Medarbetarsamtal. Chefer och medarbetare. Chefsansvar. Medarbetaransvar. STEG 2: Genomföra. STEG 3: Utvärdera. STEG 4: Följa upp.

Transkript

1 Medarbetarsamtal Chefer och medarbetare Chefsansvar STEG 1: Förbereda STEG 2: Genomföra STEG 3: Utvärdera STEG 4: Följa upp Medarbetaransvar

2 Medarbetarsamtal på LiU Medarbetarsamtalen är ett led i det systematiska arbetsmiljöarbetet samt en viktig del i verksamhetsplaneringen. Samtalet ska vara planerat, återkommande och utvecklande för verksamheten och medarbetaren. Medarbetarsamtalet är en årlig strukturerad dialog mellan chef med personalansvar och medarbetare, med fokus på medarbetarens arbetsmiljö, uppdrag, arbetsuppgifter, målsättningar och kompetensutveckling. Medarbetarsamtalet är framåtsyftande och följs upp i lönesamtalet/det lönesättande samtalet. Både chef och medarbetare har ett gemensamt ansvar för att förbereda sig inför medarbetarsamtalet samt ansvar för samtalets innehåll och kvalité. Samtalet ska ta sin utgångspunkt i föregående samtal. Detta material beskriver medarbetarsamtalsprocessens steg och ger en bild av medarbetarsamtalets syfte och uppbyggnad. Som stöd för själva samtalet finns även en mall Stöd för genomförandet av medarbetarsamtal, vilken används både under förberedelserna och under själva genomförandet av samtalet för anteckningar och dokumentation av Mål och utvecklingsinsatser för kommande år. En förutsättning för att få medarbetarsamtalsprocessen att fungera, är att verksamheten organiserar arbetet med medarbetarsamtalen. Ledningsnivån ansvarar för att arbetet organiseras och har därför inte beskrivits i materialet. 2

3 Syftet med medarbetarsamtalet Verksamhetsperspektivet Att stärka samverkan och delaktighet för att utveckla LiU som en attraktiv arbetsplats. Att uppnå samstämmighet mellan verksamhetens mål, strategier, medarbetarnas mål och medarbetarnas kompetens. Chefsperspektivet Att föra en dialog om medarbetarnas syn på verksamheten, arbetsorganisation, ledarskap, arbetsmiljö, arbetsprestation, behov av kompetensutveckling samt uppmärksamma tidiga signaler på ohälsa och stress. Att tydliggöra och föra dialog om medarbetarnas uppdrag, förväntningar och mål. Att säkra medarbetarnas kompetens och engagemang. Medarbetarperspektivet Att föra en dialog om verksamhet och organisation för att på så sätt bidra till utveckling och eventuell förändring av verksamheten. Att vara delaktig och föra en dialog om det egna uppdraget och målen. Att framföra egna önskemål om och behov av utveckling och eventuell förändring i arbetssituationen. 3

4 STEG 1 Förbereda medarbetarsamtalet Syftet med förberedelserna Att uppnå hög kvalité på samtalet. Att förbereda samtalet är ett gemensamt ansvar mellan chef och medarbetare. Samtalet förbereds med fördel genom att använda mallen Stöd för genomförandet av medarbetarsamtal. Medarbetaren och chefen förbereder samtalet genom att före samtalet tänka igenom de olika områdena med respektive punkter och göra egna noteringar. Chef/ledaransvar Informera om medarbetarsamtalet exempelvis vid en arbetsplatsträff (APT). Motivera medarbetarna att förbereda sig inför samtalet. Bjud in till samtalen och boka helst en neutral plats för samtalen. Se till att medarbetaren får del av medarbetarsamtalsmaterialet. Följ upp föregående års samtal. Gå igenom eventuella noteringar samt mål och utvecklingsinsatser från tidigare samtal. Har uppsatta mål för föregående års arbete nåtts och överenskomna utvecklingsinsatser/åtgärder/ förändringar genomförts? Förbered den konstruktiva återkoppling du vill ge till respektive medarbetare. Förbered en dialog kring avdelnings/enhets uppdrag och mål och hur detta kopplar till verksamheten vid institutionen/motsvarande. Fundera över vilket behov av kompetensutveckling som föreligger kopplat till verksamheten och medarbetarens uppdrag. Samla vid behov in information från andra uppdragsgivare, t ex. uppdragsledare eller forskningshandledare, för att få en helhetsbild av personens uppdrag och arbetssituation. Medarbetaransvar Ta del av de strategier, utmaningar och prioriteringar som formulerats för institutionen/ motsvarande samt avdelningens/enhetens uppdrag och mål. Följ upp föregående års samtal. Gå igenom ev. noteringar om mål och utvecklingsinsatser från tidigare samtal. Har uppsatta mål nåtts och överenskomna aktiviteter genomförts? Förbered den konstruktiva återkoppling du vill ge till din chef t ex avseende stöd, tydlighet, beslutande, tillgänglighet, lyhördhet, respekt, initiativkraft och engagemang. Förbered en beskrivning av hur din arbetssituation ser ut i nuläget, (t ex. samverkan, förutsättningar, närvaro, arbetsmiljö). Gå igenom tjänstgöringsplan, uppdragsformuleringar eller liknande. Fundera över dina mål för arbetet under det kommande året. Fundera på om det finns utmaningar (nya möjligheter, hinder och problem) i arbetsuppgifterna, vilka eventuella prioriteringar som behöver göras, och vilket behov av utveckling och stöd du behöver för att kunna möta utmaningarna och nå målen. Referensmaterial LiU:s strategikarta: strategiarbetet Övrigt referensmaterial: kompetensutveckling/medarbetarsamtal 4

5 5

6 STEG 2 Genomföra medarbetarsamtal Förtroende och gemensamt ansvar Samtalet bygger på ett ömsesidigt förtroende och att både medarbetare och chef har ett gemensamt ansvar för samtalet. Under samtalet används mallen Stöd för genomförandet av medarbetarsamtal för dokumentation. Några övergripande principer för samtal Kom överens om hur länge samtalet ska pågå. Se över mallen och kom överens om vilka områden/frågeställningar som känns angelägna att ägna samtalet åt, både ur medarbetar och chefsperspektiv. Parkera frågor som inte har med samtalet att göra och bestäm när dessa ska tas upp. Lyssna aktivt och använd nyfiket utforskande frågor för klargöranden och för att komma upp med alternativa lösningar. Respektera varandras uppfattningar eller upplevelser. Om det finns behov av att föra vissa frågor vidare, kom överens om vilka och hur det ska ske. Det som sägs under samtalet ska stanna mellan chef/ledare och medarbetare. Om det finns något som behöver tas vidare, ska chef/ ledare informera medarbetaren om detta. Kom överens om vem som dokumenterar Mål och utvecklingsinsatser för kommande år. Både chef och medarbetare har varsin kopia som man förvarar till nästa lönesamtal/ lönesättande samtal och till nästa medarbetarsamtal. Dokumentationen ska ses som ett arbetsmaterial. Boka in tid för ev uppföljning och återkoppling. Frågeområden Uppföljning av föregående års samtal Nuläge Arbetsmiljö Återkoppling Samsyn om uppdraget Mål Framtid på längre sikt Karriärvägledningssamtal kopplat till LiU:s karriärväg för lärare (Om denna del är relevant.) Mål och utvecklingsinsatser för kommande år Innehållet i respektive frågeområden finns närmare beskrivet i mallen Stöd för genomförandet av medarbetarsamtal. Mål och utvecklingsinsatser för kommande år Skriv ner de överenskomna utvecklingsinsatser/ åtgärder/förändringar som ska genomföras kommande år under Vad ska göras. Detta för att bekräfta att båda uppfattat överenskommelsen på samma sätt, för att förhindra att det glöms bort och för att möjliggöra uppföljning vid kommande lönesamtal/lönesättande samtal och nästa medarbetarsamtal. Vid eventuellt byte av chef är det dessutom en fördel att ha överenskommelserna nedskrivna. Vilket stöd behövs För att säkerställa att medarbetaren får det stöd som behövs för att utföra sitt uppdrag bör chef och medarbetare komma överens om: hur konstruktiv återkoppling ska ges av chefen eller någon annan under året, t ex. inom vilka områden, hur ofta mm. behov av stöd som ska ges för olika uppgifter och mål (situationsanpassat). 6

7 Om mål Att sätta mål bidrar till att öka motivation, skapa tydlighet och hjälpa oss att prioritera och prioritera bort, vilket i förlängningen påverkar resultatet. Mål kan formuleras på olika sätt: 1. Effektmål och resultatmål: avser nyttan av en insats och vad vi önskar uppnå, undvika eller bevara. 2. Prestationsmål: avser den kvalitet och/eller kvantitet våra leveranser kräver för att nå ett resultat. 3. Kunskaps-/lärandemål: handlar om att öka kompetensen, att erhålla och utveckla kunskaper och färdigheter. 4. Processmål: avser hur hur vi ska arbeta och agera på vägen till målet. Forskning (se Goal Setting Theory) visar att det finns fem aspekter av mål som skapar motivation och resultat: - Målen ska vara tydliga, konkreta och utvärderingsbara. - Målen ska vara utmanande och ska stimulera till ansträngning. - Medarbetaren ska vara delaktig i sättandet av målen och hur de ska nås. - Målen känns engagerande och meningsfulla. - Målprogressen följs upp. STEG 3 Utvärdera medarbetarsamtalet Syfte med utvärderingen är att utveckla och förbättra formen för och genomförandet av medarbetarsamtalet. Gör tillsammans noteringar kring vad som fungerat bra och ge konstruktiva förslag på eventuella förändringar till nästa år. STEG 4 Uppföljning Syfte med uppföljningen är att följa upp individuella och gemensamma utvecklingsinsatser/ åtgärder/förändringar. Chefsansvar Utifrån givna ekonomiska ramar genomföra aktiviteter som överenskommits under medarbetarsamtalet, på kort och lång sikt. Det kan gälla kompetensutvecklingsaktiviteter, anskaffning av arbetsutrustning, anpassning/ förändring av arbetsuppgifter. Lyft eventuella gemensamma frågeställningar, t ex arbetsmiljöfrågor, som kommit upp under medarbetarsamtalet och dokumentera i relevanta planer, t ex planen för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ge återkoppling på genomförda aktiviteter/ åtgärder till berörda medarbetare. Medarbetaransvar Genomföra de aktiviteter som gemensamt överenskommits i medarbetarsamtalet och återkoppla till chef när de är genomförda. 7

8 Materialet är utvecklat i samverkan genom partsgemensamt arbete mellan arbetsgivare och arbetstagarorganisationer (SACO, OFR och SEKO) med samverkansavtalet som grund. Frågor kring materialet besvaras av HRavdelningen. Foto: Thor Balkhed, David Einar, Peter Holgersson, Ida Sörensen. Tryck: LiU-Tryck, 2017 v.1.2