Arbetsdokument: Skriv ett kommunikationskontrakt

Transkript

1 Arbetsdokument: Skriv ett kommunikationskontrakt Detta arbetsdokument innehåller följande: Tips och råd kring kontraktets innehåll Förslag till agenda för kontraktsformuleringen Prioriteringslista Kommunikationskontraktet

2 Tips och råd kring kontraktets innehåll Exempel på hur ni INTE ska formulera innehållet i kontraktet: Exempel Vi ska utveckla rutinerna för vår tidredovisning. Vi ska utveckla våra arbetsprocesser Pelle ska få större ansvar för försäljningen Vi ska skapa mer delaktighet Chefen ska vara mer tillgänglig Vi ska leva upp till verksamhetens värderingar Kommentar Detta är en viktig fråga, men inte primärt en fråga för kommunikationskontraktet. Handlar om mer generell verksamhetsutveckling, inte specifikt en fråga för kommunikationsutveckling. Säkert en viktig fråga, men den handlar inte primärt om kommunikationsutvecklingen. Bra överenskommelse, men behöver konkretiseras. Bra, men hur ska det implementeras? Hur vill medarbetarna och chefen ha det? Konkretisera hur det utvecklar kommunikationen. Bra om de handlar om kommunikation, men ni behöver konkretisera vad ni menar och hur det ska gå till i kontraktet. Exempel på hur ni ISTÄLLET kan formulera innehållet i kontraktet: Exempel Chefen lovar att ge feedback på hur vi utför nya arbetsuppgifter Alla lovar att komma i tid till våra möten Chefen lovar att informera direkt när någon förändring diskuteras på högre nivå Chefen lovar att vara tillgänglig för tio-minuterssamtal varje fredag mellan kl och Alla lovar att låta varandra tala till punkt utan att avbryta Medarbetarna lovar att i första hand ta upp konflikter direkt med den det berör Kommentar Relevant för att utveckla kommunikationen. Kan konkretiseras ytterligare genom att klargöra när det ska göras och hur. Fundamentalt och viktigt förhållningssätt. Givetvis under förutsättning att chefen får lov att informera om det. Ett bra, konkret exempel på hur chefen kan bli mer tillgänglig. Grundläggande förhållningssätt som visar på respekt gentemot varandra. Bra överenskommelse, inte minst om det har varit mycket snack i korridorerna istället för samtal med den det berör.

3 Förslag till agenda för kontraktsformulering Datum och plats: Deltagare: Tid Agenda Introduktion Beskrivning av kommunikationskontraktet som verktyg Kort diskussion kring vad som fungerar bra respektive mindre bra i kommunikationen idag Genomgång av kontraktsformuleringen (grupparbetet som följer) Gruppindelning, utse en protokollförare per grupp Grupparbete: Inled med individuell reflektion kring aktiviteter, rutiner och regler som behöver förbättras för att utveckla kommunikationen, 10 minuter. Varje grupp går laget runt och alla redovisar kort sina idéer. Diskutera idéerna gemensamt och upprätta en prioriteringslista över de förslag gruppen tycker är viktigast, 15 minuter. Utifrån diskussionerna och prioriteringslistan tar gruppen fram ett gemensamt förslag till vad kontraktet ska innehålla. De identifierade och prioriterade problemen ska vara omformulerade till lösningar. Fyll i mallen Kommunikationskontrakt, 20 minuter Paus Redovisning av grupparbetet. Varje grupp redovisar sina förslag till kontraktsinnehåll genom att skriva innehållet på whiteboardtavlan i de tre angivna kolumnerna. Identiska förslag nämns bara en gång och förslag som liknar varandra grupperas under en gemensam rubrik Diskutera förslagen. Vid behov motiverar grupperna sina förslag. Konsensusbeslut fattas om vad kontraktet ska innehålla. Genomgång av innehållet för att säkerställa att alla har samma uppfattning kring innebörden. Värdering för att säkerställa att förslagen är realistiska, genomförbara och viktiga just nu Avslutning. Sammanfatta kontraktets innehåll. Beslut om när och hur vi ska göra första uppföljningen. Efterarbete: Kommunikationskontraktet skrivs rent och skickas ut till alla, publiceras på intranätet och/eller sätts upp på anslagstavlan. Beslut fattas om hur kontraktet kontinuerligt ska följas upp och utvecklas för att kommunikationen ska förbättras.

4 Prioriteringslista Viktigt Mindre viktigt 12.

5 5/5 Kommunikationskontrakt Chefen lovar Medarbetarna lovar Alla lovar 1) 1) 1) 2) 2) 2) 3) 3) 3) 4) 4) 4) 5) 5) 5) 6) 6) 6) Datum: Chef: Medarbetare: