Intern kontroll - gemensamt granskningsområde

Transkript

1 Intern kontroll - gemensamt granskningsområde Kultur- och fritidsnämnd

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Kartläggning Vilket verksamhetsområde och frågeställning har valts ut för det gemensamma granskningsområdet 2014? Varför valdes just detta område ut? Vilken kunskap behöver vi för att kunna genomföra kontrollen? Hur arbetar kontoret med frågan idag? Hur kan detta arbete utvecklas? Uppföljning Möten med leverantören Badvattenkvalitet Badövervakning... 4 Kultur- och fritidsnämnd, Intern kontroll - gemensamt granskningsområde 2(5)

3 1 Sammanfattning Under 2013 gjordes en kartläggning av området och under 2014 har området varit föremål för extra fokus vid de möten och samtal som ägt rum med leverantören. Sammanfattningsvis kan konstateras att: Kommunikationen med leverantören är mycket god och protokollförda uppföljningsmöten äger rum. Avtalet ger goda förutsättning för uppföljning. Uppföljningsmötena har förbättrats genom att i högre grad omfatta samtal rörande säkerhetsrutiner, bemanningsplaner samt personalens utbildning och fortbildning. 2 Kartläggning 2.1 Vilket verksamhetsområde och frågeställning har valts ut för det gemensamma granskningsområdet 2014? Som gemensamt granskningsområde har kultur- och fritidsnämnden valt ut entreprenadavtal avseende badtjänst. Entreprenaden omfattar drift, skötsel och tillsyn, löpande underhåll och visst akut underhåll av Mörbybadet och Vasabadet. De frågeställningar som kontoret valt är: 1. Fokuserar avtalet på ett relevant sätt säkerhet såsom badövervakning och vattenkvalitet? 2. På vilket/vilka sätt följer kontoret upp detta? 2.2 Varför valdes just detta område ut? En betydande verksamhet inom Kultur- och fritidsnämndens ansvarsområde som är utlagd på entreprenad. Avtalsperioden är lång med möjlighet till två års förlägning. Avtalet innebär en kostnad om drygt fem miljoner kronor per år. Verksamheten berör många då den riktar sig till samtliga invånare och övriga. Stor förtroendeskada kan uppstå om olyckstillbud eller sjukdomsfall inträffar. 2.3 Vilken kunskap behöver vi för att kunna genomföra kontrollen? För att utföra kontrollen behövs: Kunskap om förfrågningsunderlag, anbud och avtal. Kunskap om eventuella lagar och förordningar som reglerar säkerhet och vattenkvalitet i offentliga simhallar. Underlag från entreprenören som styrker att kontroll av vattenkvalitet har skett enligt gällande förordningar. Om vattenkvaliteten varit bristfällig ska entreprenören kunna visa vilka åtgärder som vidtagits. Underlag från entreprenören som visar statistik över olyckstillbud samt vilka åtgärder som vidtagits. Underlag från entreprenören som visar att personal med ansvar för att bevaka bassängen har adekvat utbildning. Underlag från entreprenören som visar att aktuella säkerhetsrutiner finns och att dessa är kända av personalen. Kultur- och fritidsnämnd, Intern kontroll - gemensamt granskningsområde 3(5)

4 Underlag från entreprenören som visar att aktuell bemanningsplan innebär tillräcklig personaltäthet för att garantera bevakning av bassängen. Dokumentation ska finnas som styrker att uppföljning skett. Idag saknar vi kunskap om: Personalens utbildning och fortbildning. Vilka utbildningskrav som man ställer på "timmisar". Aktuella säkerhetsrutiner. Aktuell bemanningsplan. 2.4 Hur arbetar kontoret med frågan idag? Fritidschefen ansvarar för uppföljning med leverantören. Fritidschefen besöker badet två gånger per år för uppföljning. Besöken är protokollförda. Information om incidenter ges vid uppföljningsmöten. Entreprenören redovisar statistik över incidenter i samband med den årliga verksamhetsrapporten. 2.5 Hur kan detta arbete utvecklas? Kontrollen kan förbättras genom: Bilaga 3 Utökad statistik beträffande badvattenkvalitet. Fördjupade samtal och frågor kring säkerhetsrutiner, bemanning och personalens utbildning. 3 Uppföljning Möten med leverantören Fritidschefen har genomfört två uppföljningsmöten på plats med leverantören samt Mötena har dokumenterats via minnesanteckningar. Särskilt fokus har ägnats åt frågor kring badvattenkvalitet samt badövervakning. 3.2 Badvattenkvalitet Vid båda uppföljningsmötena har frågor kring badvattenkvalitet diskuterats. Inget negativt har framkommit. Medley har en rutin för provtagningen på Mörbybadet som innebär att man anlitar ett externt företag (Cemi) som utför provtagning varje morgon på vardagar. Proverna skickas för analys en gång i månaden. Vid behov vidtar man nödvändiga åtgärder. Under helgdagar är det Medleys egen personal som utför provtagning. Om proverna ej ligger inom godkända gränsvärden tillkallas Cemi som enligt jouravtal infinner sig på plats inom två timmar för åtgärdande. Loggbok avseende mätningar finns på plats och har uppvisats vid avstämningsmöte. 3.3 Badövervakning Ordinarie personals utbildning och fortbildning Alla anställda har avlagt godkänt prov för HLR (hjärt- lungräddning) för defilibrator och har simoch livräddningskunskaper motsvarande Svenska Livräddningssällskapets märke Guldbojen. Uppdatering sker inför varje termin via internutbildning på plats. Utbildningskrav på timvikarier Kultur- och fritidsnämnd, Intern kontroll - gemensamt granskningsområde 4(5)

5 Samma grundläggande krav enligt ovan gäller även för timanställda. Dessa samlas två gånger per år för utbildning. Förutsättning för att få finnas med på vikarielistan är att man har godkänt intyg för Guldbojen. Bemanningsplan I samband med uppföljningsmöte har Medley visat gällande bemanningsschema. Bevakning av bassängen sker under hela tiden det finns besökare i simhallen. För särskilda kurser tas personal med specialkunskap in. Säkerhetsrutiner Alla incidenter som händer rapporteras på en incidentrapport. Medley har en databas ur vilken statistik kan hämtas för en viss simhall och jämföras med samtliga hallar för vilka man har driftansvar. I samband med uppföljningsmöte har fritidschefen tagit del av rapporteringen. En sammanfattande incidentrapport kommer kommunen tillhanda i samband med verksamhetsberättelsen. Kultur- och fritidsnämnd, Intern kontroll - gemensamt granskningsområde 5(5)