Verktyget för effektiva möten! PLAN IT

Transkript

1 Verktyget för effektiva möten! PLAN IT

2 PLAN IT - Din startsida - Skapa ett möte - Skapa kategorier för dina möten - Bygg agenda - Skicka agenda

3 Din startsida Den här vyn möts du av när du loggar in. Innan du skapat några möten är din lista tom och inga kategorier finns. På kommande sidor får du lära dig hur du lägger upp dina första möten.

4 Klicka här för att se alla åtgärder du blivit tilldelad. Här hittar du också de åtgärder du delegerat.

5 I menyn kan du lägga till dina kollegor som användare, starta kom igång guiden, ansluta till GoToMeeting och ändra lösenord med mera.

6 Skapa ett helt nytt möte gennom knappen Nytt möte.

7 Under aktuella möten hittar du dina kommande möten, färgen i kanten markerar vilken kategori mötet tillhör.

8 Kategorier Skapa kategorier för att hitta anteckningar och protokoll enklare. Du kan skapa hur många kategorier du vill och du kan välja vad du döper dem till.

9 I cirkeln ser du hur många åtgärder som ligger i just denna kategori. Finns det åtgärder som är dina markeras det med den lilla blå flaggan.

10 Har du inte lagt mötet i en kategori hamnar de längst ner på sidan. Du kan när som helst flytta mötet till en kategori genom att trycka på mappsymbolen.

11 När du har klickat dig in i en kategori kan du se alla mötestillfällen för just den kategorin.

12 Siffran visar hur många åtgärder det finns i just den här kategorin.

13 Klicka på pilen för att få fram alla åtgärder.

14 Få med föregående protokoll Skapa ett nytt möte i mötesserien så får du med föregående protokoll i din nya agenda.

15 Börja med att klicka på knappen Nytt möte. Skapa ett möte

16 Skriv in mötets namn och syfte. Lägg till deltagare via mailadress, eller namn om de är användare. Ange tid och plats. Börja bygga din agenda.

17 När agendan är färdig skickar du ut den till deltagarna.

18 De som får ut agendan kan lägga till kalenderpost i sin kalender och klicka sig in i agendan för att komplettera punkter och ladda upp material. När man klickat in sig i agendan redigerar man genom att klicka på pennsymbolen

19 Har du frågor om hur du skapar möten? Kontakta oss på Du hittar våra enkla videotutorials på

20 Verktyget för effektiva möten! DO IT

21 DO IT - De olika möjligheterna inne i mötet - Skicka ut protokoll

22 Under mötet När mötet hålls skriver du anteckningarna i anslutning till punkterna i agendan. Du kan lägga till åtgärder med ansvarig person och slutdatum. Alla beslut kan samlas i beslutslistan för full överblick på vad som har bestämts och när mötet är slut kan du dirket skicka ut protokollet till deltagarna. Skriv anteckningar Lägg till och dela ut åtgärder Samla alla beslut i en beslutslista Skicka sedan ut protokollet till övriga.

23 Skicka protokoll När mötet är avslutat skickar du ut protokollet genom knappen skicka protokoll. Innan protokollet går iväg har du möjlighet att redigera mailet. I mailet som skickas ut till deltagarna kan man enkelt se vilka åtgärder man blivit tilldelad genom den blå markeringen. Klickar man på åtgärden kommer man till en sida för att avrapportera status. Allt utan att behöva vara inloggad!

24 Har du frågor om hur du genomför möten? Kontakta oss på Du hittar våra enkla videotutorials på

25 Verktyget för effektiva möten! REVIEW IT

26 REVIEW IT - Dina åtgärder - Delgerade åtgärder - Rapportera in status på åtgärder - Föregående protokoll

27 Åtgärder I möten tas ofta beslut om olika åtgärder som deltagarna ska slutföra till nästa möte. Med RunYourMeeting blir det lättare att säkeställa att det som beslutas verkligen blir av. Verktyget har flertalet finesser som stöder den delen av processen: Mailpåminnelser: dagen innan din deadline får du en mailpåminnelse. Varje deltagare på mötet kan via mailet med protokoll komma åt och rapportera just sina åtgärder. Eftersom föregående protokoll följer med i en mötesserie kan ni lätt se vad som sades sist. När du är inloggad kommer du åt dina egna åtgärder, du kan också filtrera fram delegerade åtgärder och följa status.

28 Den blåa flaggan visar att det är en åtgärd som är tilldelad dig. Flaggan hittar du så väl i protokollet som inne i verktyget. Alla åtgärder som berör dig hittar du högst upp på sidan. Det är åtgärder du delat ut och åtgärder du fått tilldelat dig.

29 När du har klickat fram åtgärderna listas de i datumordning och du kan filtrera på dina egna eller de du delegerat. Du kan också välja att bara visa ej avslutade.

30 Åtgärder inne i en kategori När du är inne i en katergori ser du de åtgärder som finns för just den kategorin. Klickar du på pilen listas dessa åtgärder. Siffran visar hur många åtgärder det rör sig om. I vanlig ordning visar den blåa flaggan om någon av åtgärderna är dina.

31 Åtgärder inne i ett möte Du kan också se åtgärder från ett specifikt möte genom att klicka på pilen. Den blåa flaggan indikerar att det finns åtgärder som tillhör dig.

32 Har du frågor om hur du följer upp möten? Kontakta oss på Du hittar våra enkla videotutorials på