Enkelt och effektivt styrelsearbete - en snabbguide till Boardeaser

Transkript

1 Enkelt och effektivt styrelsearbete - en snabbguide till Boardeaser

2 Huvudmeny och översikt

3 Välkommen till Boardeaser! Denna vy möts du av så snart du loggat in. I huvudmenyn kan du navigera mellan din personliga översikt, styrelserummen för dina styrelser och ändra inställningar för ditt konto.

4 Personlig översikt Det första du möts av är din personliga översikt där vi samlar viktig information från alla dina styrelser. Här visas aktiviteter som rör dig personligen dina styrelser, dina möten och de mötesrelaterade uppgifter du ska utföra.

5 Här listas alla dina kommande möten, klicka på Läs mer för att se mer information. Här visas alla styrelser du är med i och du kan klicka dig vidare till respektive styrelserum Här listas de mötesrelaterade uppgifter du tilldelats som t.ex. skriva eller justera protokoll.

6 I varje styrelse kan man tilldelas att-görauppgifter som t.ex. att ta fram beslutsunderlag. De du tilldelats listas här. Längre ned på översiktssidan, kan du se de kommande möten du blivit inbjuden till, eller själv bjudit in till. Här ser du all information om mötet och du kan också ladda ner inläsningsmaterial.

7 Styrelserummet & mötesprocessen

8 Styrelserummet Mötesprocesserna och allt material för dina styrelser, hittar du i Styrelserummet. För att komma till styrelserummen kan du antingen gå via huvudmenyn eller klicka på Styrelserum i din personliga översikt.

9 Nu har du kommit till styrelserummet. Menyn till vänster är specifik för det styrelserum du besöker just nu. Här syns alla aktiva möten i styrelsen och du kan se var i mötesprocessen ett möte befinner sig.

10 Dags att skapa nytt möte? Det gör du här! Skapa möte Första steget är att skriva in rubrik för mötet samt att sätta plats och mötestid. Har ni inte bestämt tid kan du skicka ut förslag till styrelsen. När det är klart väljer du Spara och klickar sedan på Dagordning.

11 Dagordning Är det första gången ni skapar dagordning lägger ni till varje ny punkt. På varje punkt kan ni ladda upp mötesdokument. När ni skapat dagordningen kan ni spara denna som mall och återanvända punkterna vid nästa möte.

12 Här kan ni även bifoga rapporter, mötesunderlag och andra filer. Kräver punkten ett beslut? Klicka här!

13 Kallelse När dagordningen är klar är det dags att skicka kallelse. Du kan skriva ett meddelande som bifogas kallelsen samt välja om ni vill att dagordning och mötesdokument ska skickas med mejlet (inbjudan) eller om användarna ska logga in för att komma åt materialet.

14 Protokoll Dags för möte! Börja med att välja vilka som närvarar, välj sekreterare och bestäm vilka som ska justera och skriva under protokollet. Mötesanteckningarna för ni in i stora rutan under varje punkt.

15 När sekreteraren är klar med protokollet klickar denna på Spara och skicka till justerare. Ett mejl skickas då till den som valts till Justerare nr 1. Beslut & uppgifter För varje punkt kan du att tilldela attgöra-uppgifter till personer i styrelsen. De hamnar automatiskt på personens Att-göra -lista. Är en punkt markerad som beslutspunkt, kan ni välja om beslut har fattats (ja/nej). Väljs Ja visas en box där ni kan specificera beslutet.

16 Justering Nu är protokollet låst så att bara den valde justeraren kan redigera. När justeraren är klar kan hen skicka vidare till näste justerare om fler är valda, eller spara och arkivera. Om man sparar och arkiverar kan protokollet inte längre redigeras.

17 Justerat protokoll När mötesprocessen är klar så får ni ett utskriftsvänligt dokument med plats för signaturer för de som blivit valda att signera. Ni kan även generera en pdf av protokollet genom att klicka på Skapa pdf.

18 Allt i alla protokoll är självklart sökbart och även de tidigare versionerna för dagordning och det ojusterade protokollet sparas.

19 Arkiv, dokument & användare

20 Arkiv De justerade protokollen samlas i arkivet för styrelsen, här kan du alltid gå tillbaka för att titta på protokollet, skriva ut det eller skapa en pdf.

21 Dokument Här har ni styrelsens egna dokumentbank. Här kan ni ladda upp dokument och filer som är viktiga för er styrelse, t.ex. årsredovisningar, rapporter, stadgar och kontrakt.

22 Bjud in användare Klicka på knappen Bjud in fler. Fyll i uppgifter till varje medlem, skriv ett meddelande och klicka sedan Skicka. Dessa kommer nu få en inbjudan till Boardeaser. När de har skapat ett konto kan de acceptera inbjudan till er styrelse.

23 Behöver du mer hjälp? support.boardeaser.com