Konsten att prioritera IT utifrån verksamhetsnytta

Transkript

1 Konsten att prioritera IT utifrån verksamhetsnytta - Ett verkligt case där man med befintlig personal blev 60% effektivare på 6 månader Johan Wretö Ferrologic Enterprise Design, September 13,

2 Följ med mig till jobbet 2 September 13, 2011 Johan Wretö

3 Intervju 3 September 13, 2011 Johan Wretö

4 Sätt mål för arbetet Företagsledningens mål Affärsvision / målm bidrar till RESULTAT > 100 miljoner kronor bidrar till DRIFTSKOSTNAD < 3% av balansen UTLÅNING 11 miljarder leder till Affärskrav bidrar till bidrar till FÖRSÄLJNING 550 miljoner i månaden under 2012 Projekt Processeffektivisering Verksamhetsutveckling KVALITETSBRIST halveras genom att minska kompletteringar och kvalitetsbrister. EFFEKTIVITET Öka effektiviteten med 30% genom att effektivisera handläggningen att starta upp ett nytt avtal. kan bidra till kan bidra till kan bidra till bidrar till FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG premieras kan bidra till LEDTID 25% kortare 4 September 13, 2011 Johan Wretö

5 Vad man egentligen vill Omsättning Resultat Rörelsens kostnader 5 September 13, 2011 Johan Wretö

6 Kontrollera förutsättningarna Förändringsförmåga = Vilja till förändring Rädsla Delaktighet = Förutsättning för förändring 6 September 13, 2011 Johan Wretö

7 Kartlägg processen hög nivå Kund Kund Kund kompletterar Kunden skriver på Interna processer [förfrågan] Begär komplettering [kompletterad] Skapa kreditunderlag [med kreditunderlag] A 1 komplettera Avslag [ej komplett] [avslag] avslag 2 3 Komplettera underlag [ingen affär] [avtal, faktura] [komplettera] :Av tal [påskrivet] godkänd Ta emot Genomför AKB Skriv ut underlag Arkivera i pärm Skicka avtal Granska underlag :Av tal [godkänd] [utskriven] [arkiverad] [med avtal] underlag [med avtal, faktura] [godkänd] :Lev erantörsfaktura Kreditbedömning 4 [inkommen] Granskning 6 5 Admin leasing :Av tal [kompletteras] Bjud in IT var kan vi mäta? Tillståndsförändringar kan ofta mätas Utveckling beställdes 7 September 13, 2011 Johan Wretö

8 Detaljera processerna Färganvändning 043 Granskning dagen efter? 044 Leverantörsbild 048 Kolla 3 ggr? Aktivitet i processen Angränsande process 047 Fördröjd start Lev.Leasing - Försäljning Ekonomi Leasing Innesälj [klar för utbetalning] [retur] Flera från innesälj deltar på mötet. Problem Fakturorna sorteras in i en gemensam hög klockan 16:15. Här ingår Billeverantör ca 200 avtal totalt tar 15 min. Kontrollera leverantörsfaktura Wasa Kredit Admin Ja 1,5/dag Beslut om att skicka tillbaka till innesälj Nej 1,5/dag 30 st/dag Möte innesälj. [returblankett] 08:00 [skrivna kommentarer] Skapa 141 returblankett 16:30 Nej ca 3st / dag Sortera faktura som ska till betalning 2 gånger 16:15 :Leverantörsfaktura [för betalning] Lämna faktura till ekonomi start Hämta affär 103 Granska avtal mot KU140 Kontrollera UC rätt 139 firmatecknare Granska avtal mot Credit Dualitetsbeslut Hinder Ok Utbetalning starta avtal Undertecknar 2 avtal 138 :Avtal [underskrivet] Sortera avtal 2 gånger Vid dagens slut Lämna original till scanning [original] slut Scanning Scanning Affärer som består av en mapp läggs i inkorgen av leverantörsleasing och billeverantör. 045 Vem kollar vad? 046 Admin kollar mot CREDIT. 049 Ränsa mapp 8 September 13, 2011 Johan Wretö

9 Värdekedjeanalys (LEAN) Färganvändning Aktivitet i processen Angränsande process Affärer som består Flera från innesälj av en mapp läggs deltar på mötet. i inkorgen av leverantörsleasing och billeverantör. (3x10 min) 1 min 0,25 min 0,075 min 4 tim 15,5 tim 4 tim Beslut om att skicka tillbaka Leasing Innesälj till innesälj Ja 1,5/dag Nej Möte innesälj. 08:00 Skapa returblankett 16:30 Sortera faktura som ska till betalning 2 gånger 16:15 Lämna faktura till ekonomi 1,5/dag Nej ca start Hämta affär Granska avtal mot KU Kontrollera UC rätt firmatecknare Granska avtal mot Credit. 3st / dag Ok Dualitetsbeslut Utbetalning starta avtal Undertecknar 2 avtal Sortera avtal 2 gånger Vid dagens Lämna original till scanning slut slut Värdeskapande tid 40 min/alla 1 min 1 min 4 min 1 min 1 min 0,5 min 1 min för alla ca 200 Ledtid 8 tim Ledtid från inkommer admin till utbetald 9 September 13, 2011 Johan Wretö

10 Jämför värdekedjan mot verkligheten Verkligheten: Arbete: 70% av tillgänglig tid Antal som arbetar i processen Andel arbete i processen Räkna baklänges! Stämmer det med värdekedjan? Om inte, ta reda på varför och ändra Nu vet vi vad som tar tid, problem och hinder 10 September 13, 2011 Johan Wretö

11 Visualisera flödet i processen 70% från webben 45% Komplettera 10% AUTO 30% Granska - besluta Kontrollera 11 September 13, 2011 Johan Wretö 10% Avslag

12 Livscykel med visualisering Nya avtal Kontrolltid Övrig tid Överlåtelse av avtal 22,3% 71,7% Affär ny kund Affär befintlig kund Förlängning av avtal Affär förlängd Sälj LevLeasing - Utesälj Affär Handläggning Lev.Leasing Innesälj Nuläge Affär med avtal Admin Löpande avtal Normalt avslut Affär med avtal Affär löpt ut Start 22,0% Affär handlingar Scanning Bad business Affären arkiverad 74,7% Leverantörsfaktura Ekonomi Leverantörsfaktura betald 12 September 13, 2011 Johan Wretö

13 Vernisage VD CEO CIO CTO 13 September 13, 2011 Johan Wretö

14 Önskat läge (To Be) Utgå från problem och hinder Se slöseri (Waste enligt LEAN) Prio Under Arbete Klar Åtgärder 14 September 13, 2011 Johan Wretö

15 IT [kontrollerad] 103 Måste skriv a under orginal? Granska avtal mot KU [skrivna kommentarer] OK? Skapa returblankett Utbetalning starta avtal OK? Undertecknar 2 avtal [utbetald] Hämta affär 0,2 0,2 0,4 0,0 0, ,0% Granska avtal mot KU 1,0 2,0 2,0 0, ,2% Kontrollera UC rätt firmatecknare 1,0 2,0 2,0 0, ,2% Granska avtal mot Credit 4,0 8,0 8,0 0, ,0% Utbetalning starta avtal 1,0 1,0 1,0 0, ,3% Undertecknar 2 avtal 1,0 1,0 1,0 0, ,3% Sortera avtal 2 gånger 0,5 0,5 0,5 0,0 0, ,7% Sortera faktura som skall till betalning 2 gånger 0,25 0,25 0,25 0,0 0, ,3% Lämna faktura till ekonomi 0,075 0,075 0,075 0,0 0, ,7% Lämna avtal till scanning 0,0 0,0 0,0 0, ,0% Skapa returblankett 0,0 1,0 1,0 0, ,9% Möte innesälj 0,0 10,0 10,0 0, ,3% Summa värdeskapande tid (min): 9,03 26,03 26,23 0, ,0 Summa ledtid: Andel av antal avtal (%) 90% 5% 5% 0% 100% 100% Total värdeskapande tid tim/månad 81,23 13,01 13,11 0,00 107,35 107,35 Andel av resursförbrukning i processen 76% 12% 12% 0% 100% 100% Kostnad i kr kr kr kr 0 kr kr kr Hämta affär 0,2 0,2 0,4 0,0 0, ,0% Granska avtal mot KU 1,0 2,0 2,0 0, ,2% Kontrollera UC rätt firmatecknare 1,0 2,0 2,0 0, ,2% Granska avtal mot Credit 4,0 8,0 8,0 0, ,0% Utbetalning starta avtal 1,0 1,0 1,0 0, ,3% Undertecknar 2 avtal 1,0 1,0 1,0 0, ,3% Sortera avtal 2 gånger 0,5 0,5 0,5 0,0 0, ,7% Sortera faktura som skall till betalning 2 gånger 0,25 0,25 0,25 0,0 0, ,3% Lämna faktura till ekonomi 0,075 0,075 0,075 0,0 0, ,7% Lämna avtal till scanning 0,0 0,0 0,0 0, ,0% Skapa returblankett 0,0 1,0 1,0 0, ,9% Möte innesälj 0,0 10,0 10,0 0, ,3% Summa värdeskapande tid (min): 9,03 26,03 26,23 0, ,0 Summa ledtid: Andel av antal avtal (%) 90% 5% 5% 0% 100% 100% Total värdeskapande tid tim/månad 81,23 13,01 13,11 0,00 107,35 107,35 Andel av resursförbrukning i processen 76% 12% 12% 0% 100% 100% Kostnad i kr kr kr kr 0 kr kr kr Metodik Nuläge Aktivitet Typ 1 Typ 2 Typ 3 Typ 4 min/avt Flöde Total min Andel Skapa returblankett OK? [retur] [kontrollerad] Hämta affär Granska avtal mot KU Utbetalning [skrivna kommentarer] starta avtal OK? Undertecknar 2 avtal [utbetald] Totalt antal tim/månad 107,35 Workshop 1 Dokumentera Analysera Önskat läge Aktivitet Typ 1 Typ 2 Typ 3 Typ 4 min/avt Flöde Total min Andel Manuell [retur] Totalt antal tim/månad 70, 35 Business Case ROI K/I Workshop 2 Dokumentera Analysera Verksamhet Verksamhetsutveckling Ledning 15 September 13, 2011 Johan Wretö

16 Införande Besparing per åtgärd beräknas Välj de som ger störst nytta först Införandeplan upprättas Förankrad hos ledning och verksamhet Följ upp vecka för vecka undanröj hinder 16 September 13, 2011 Johan Wretö

17 Utfall - rapporten klar Antal inkomna avtal Process förbättr 101 Antal personer i processen Process förbättr 101 Nedlagd arbetstid per avtal i timmar 60% effektivare Ledtid i dagar Process förbättr September 13, 2011 Johan Wretö

18 Processen att förbättra processer Planera Fånga nuläge Plan & mål Processmodell [nuläge] Förbättringar Förbättra processen Processmodell [önskat läge] Analysera Inför önskat läge Processmodell [nuläge med mätvärden] 18 September 13, 2011 Johan Wretö Kontinuerliga förbättringar Förvalta och mät på processen Processmodell [önskat läge = nuläge]

19 IT tar över (efter 6 månader) Politik det blir kamp om verksamhetsutveckling Ledningen beslutar att flytta verksamhetsutvecklingen till IT-avdelningen Kollegan som kan verksamheten säger upp sig 19 September 13, 2011 Johan Wretö

20 Nästa dag Ny uppgift Gör värdekedje analys för alla IT investeringar Resultat Lista med alla IT investeringar i den ordning med störst verksamhetsnytta överst IT uppskattar också utvecklingskostnad per IT investering 20 September 14, 2011 Speaker information

21 Exempel på hur det kan se ut Förbättringsåtgärd Besparing (timmar) Kostnad (timmar) 1 All info åtkomligt i system Försättsblad och checklista i systemet Kreditkort BASEL Ta bort onödig granskning Automatisk start Lagra med automatik i Systemet Släng originalhandlingar Justera mallar September 14, 2011 Speaker information

22 Modellera IT s beställningsprocess Nuläge Verksamhet Behov Fel Krav CR Förvaltning 22 September 14, 2011 Speaker information

23 Önskat läge med Backlogg Fånga krav IT-stöd [kravställt] Utveckla IT-stöd [utvecklat] Drifta Verksamhet & IT prioriterar Backlogg 23 September 13, 2011 Johan Wretö

24 Alla IT konsulter sägs upp 24 September 13, 2011 Johan Wretö

25 Vad lärde vi oss på det? Skall stödjande processer utveckla verksamheten? Omorganisation river ner det man bygger upp, waste Rädsla hindrar förmågan till förändring Mät annars vet vi inte Läs mer på: whitepapers/wp_document.asp?did= September 14, 2011 Speaker information

26 Några funderingar kring governance Vart tar alla processmodeller vägen? Varför säger verksamheten, inte nu igen Varför börjar projekt med att göra nya modeller, vart tog de gamla vägen? Kan det ha något med projektmodellen att göra? 26 September 13, 2011 Johan Wretö

27 Projektmodellens baksida Projekt har alltid ett mål men har ofta för lite resurser, tid och pengar vilket leder till genvägar kanske i form av sämre lösningar team som lärt sig samarbeta splittras när projekt avslutas Vem tar hand om tillgångar som projekt skapar? Processmodeller, Begreppsmodeller, Informationsmodeller, Metodik, erfarenheter etc. Proj Proj 27 September 13, 2011 Johan Wretö

28 Repository med modeller Varför rita modeller i Visio? När man kan förvalta modeller i ett gemensamt repository. Låt projekt återanvända modeller och föda nya i ett gemensamt repository Vad är ett repository? Gemensam plats/databas för modeller Det finns bara en av varje sak men den kan visas i många modeller Håller reda på beroenden mellan saker Ändra på ett ställe slår igenom över allt! 28 September 13, 2011 Johan Wretö

29 Governance av modeller Vem äger processmodeller? Vem äger informationsmodelen? Vem ändrar? Vem informerar? Vem. Det är det som governance handlar om Påverkar organisationen Påverkar processer Påverkar ansvar och roller 29 September 13, 2011 Johan Wretö

30 Tänk när vi med modeller kan Veta vad en förbättring leder till i form av verksamhetsnytta Kommunicera med varandra utifrån modeller som stämmer Slipper rita om modeller varje gång! 30 September 13, 2011 Johan Wretö

31 31 September 13, 2011 Johan Wretö

32 Lär dig se waste i en tjänsteprocess Slöseri kategori 1. Överproduktion (producera mer, snabbare än vad nästa process behöver) 2. Lager, inventarier (all sorts satsvis bearbetning) Exempel Skriva ut papper innan det behövs, köpa saker innan de behövs, göra pappersarbete innan nästa person verkligen kan ta emot det. Fyllda inkorgar (elektroniska eller papper), kontorsförråd, sälj litteratur, satsvis bearbetning (batch) av transaktioner och rapporter. 3. Vänta System som är nere, svarstider från system, godkännande från andra, information från kunder. 4. Extra bearbetning Skriva in data flera gånger, extra kopior, onödiga eller omfattande rapporter, satsvis bearbetning, kostnadsredovisning, befordra, arbets-tids-redovisning, budget processer, resekostnadsrapportering, månadsredovisning. 5. Rättning (varje form av fel) 6. Rörelse (mänsklig förflyttning) 7. Transport (förflyttning av pappersarbete) Fel i ansökan, designfel, ändringorder, fel i fakturor, omorganisation, omgruppering. Gåtill/från kopiator, central insättning av dokument i t.ex. skåp, fax, andra kontor/avdelningar Omfattande e-post bilagor, multipla överlämningar, multipla godkännanden. 8. Underutnyttjade människor (Människors förmågor, inte deras tid) Anställda har begränsad befogenhet och ansvar för enkla arbetsuppgifter, ledningen bestämmer och kontrollerar, bristfälliga eller otillräckliga affärsverktyg/system 32 September 14, 2011 Speaker information

33 Hur man tänker Vad som blir utfört Hur det utförs Order [inkommen] Kontrollera order Process/ aktivitet Order [kontrollerad] Förädlingsobjekt Förädlingsobjekt Clive Finkelstein Information Engineering Services Pty Ltd 33 September 14, 2011 Johan Wretö