Bättre tillgänglighet på Hässelby vårdcentral Förbättringsarbete inom projektet Vård i Förändring (ViF)

Transkript

1 1 Bättre tillgänglighet på Hässelby vårdcentral Förbättringsarbete inom projektet Vård i Förändring (ViF) Teamets medlemmar Katalin Boér Ann-Sofie Danneholt Ulla-Märtha Cederhage Gun Rubeling Jan Holmstrand Handledare Göran Linnros Sammanfattning Vi valde i vårt projekt att försöka förbättra tillgängligheten på vårdcentralen för att därigenom både få mera nöjda patienter och bättre arbetsförhållanden. Projekttiden var november 2004 mars En stor och stabil personalgrupp och vid projektstart god telefontillgänglighet (enl. år 2004 års mätningar) sågs som styrkor beträffande tillgängligheten. Svagheten var bristen på läkartider, vilket bland annat bedömdes bero på att vårdtyngden var ojämnt fördelad mellan läkarna och att läkarna hade olika arbetssätt. Vi satte som mål att alla patienter som efter samråd med läkare eller sjuksköterska önskar vård inom 3 dagar skulle få det och att åstadkomma en successiv minskning av tredje bokningsbara tiden (T3). Den initiala kartläggningen visade att efterfrågan på läkartider klart översteg kapaciteten, men att det ändå förelåg ett slags steady-state med högt T3. Långa väntetider medför en hel del återbud vilket i sig ökade kapaciteten, och många ärenden klaras av per telefon eller med hjälp av andra personalgrupper. Under 2005 utökades successivt användandet av s.k. rosa tider (se förklaring nedan) till att omfatta samtliga läkare fr.o.m. januari Bland övriga förändringar under arbetets gång kan nämnas ändring av jourläkarens dagsschema i syfte att minska den stress som många läkare erfarit av jourarbetet. Om jourerna var tunga fick det negativa konsekvenser på läkarnas prestationer övriga dagar. Vi har också fortlöpande arbetat med att behålla hög telefontillgänglighet och har tagit oss ur en svacka år 2005 i detta avseende, genom ändring av arbetssätt och bemanning hos mottagningssköterskorna. Vidare har vi strävat att hålla läkarbemanningen hög. Tillgängligheten mätt med T3 förbättrades från 30 till 6 dagar under första halvåret men har nu åter nått en nivå på omkring 15 dagar. Det kan vara resultatet av säsongsvariationer, men en troligare förklaring är det faktum att färgerna i tidboken inte i sig ökar antalet tillgängliga läkartider. På basen av erfarenheterna inom ViF-projektet (Vård i förändring) går vi nu vidare med att analysera och anpassa läkarnas ansvarsområden så rättvist som möjligt till läkarens tjänstgöringsgrad, patientmängd och vårdtyngd. Vi avser vidare utforma reservplan för rutiner vid ledighet, sjukdom, kurser etc. med målet att hålla läkares individuella T3 lågt även under ledigheter. Vidare kommer vi att följa upp och mäta vidtagna åtgärder för att säkerställa förbättringarna.

2 2 Områdesbeskrivning Hässelby vårdcentral är belägen i Hässelby Gård och har ett befolkningsunderlag, ansvarsområde, på personer. Området beräknas expandera med närmare personer under en 10-årsperiod. Inslaget av invandrare har tilltagit kraftigt under de senaste 5 åren. Problembeskrivning Otillräckligt med läkartider medför långa väntetider. Inventeringen visade en relation mellan efterfrågan och kapacitet på ungefär 1,2 förutsatt att ungefär hälften av efterfrågade kontakter bedöms kräva 30 minuter, hälften 15 minuter (akutbesök främst). Det fanns alltså de aktuella veckorna en faktisk brist på tider. Mirakelfrågan Hur märker patienten att ett mirakel skett? Patientens svar: Jag får träffa den läkare jag vill träffa, när och var och hur länge jag önskar och får alla de undersökningar, intyg, remisser och behandlingar jag vill ha. På köpet håller jag mig frisk. Projekt tid Projekttiden var november 2004 till mars Syfte och mål Syftet med förändringsarbetet har varit att öka tillgängligheten till läkarna och behålla den goda telefontillgängligheten. Målen har varit att alla som önskar vård inom 3 dagar skall få det och att åstadkomma en successiv minskning av T3 samt att hålla en telefontillgänglighet på 98 % (enl. beställarens mätningar). Under arbetets gång har vi framförallt fokuserat på minskning av T3 och ökning av telefontillgängligheten. Mätningar Vi har mätt T3 (tredje bokningsbara tid exklusive akuttider) samt andelen som fått tid/vård inom 3 dagar (inklusive akuttider) och vidare tagit fram statistik för TeleQ. Vi har också tagit fram data beskrivande relationen mellan telefontillgänglighet och sjuksköterskebemanning samt uppgifter om frånvaron bland läkarna.

3 3 Resultat Utveckling T3 läkare vid Hässelby VC från mars 2005 till mars 2006 T Serie1 T3 visar en tydlig minskning från vid projektets början till 6 dagar vid höstens mätningar. Under första månaderna 2006 ses emellertid en försämring av värdena till omkring 15 dagar.

4 4 Andel patienter som erhållit tid inom 3 arbetsdagar procent datum 15-mar 05-apr 03-maj 18-maj 08-jun 28-jun 06-sep Den procentuella andelen patienter som kan erbjudas tid inom 3 dagar har varierat mellan 93 och 53% utan tydlig trend

5 5 Telefontillgänglighet och sjuksköterskebemanning Mätningen visar att full bemanning = 5 ordinarie sjuksköterskor på måndagar ökar telefontillgängligheten till 100% hela veckan. dvs hyrsköterskor har inte varit någon lösning på telefontillgänglighetsproblemet. Läkarfrånvaro under tiden till Mätning gjord på 10 läkare visar: Arbetsdagar: 2570 arbetsdagar totalt = 257 arbetsdagar per läkare under perioden Frånvarodagar: 558 frånvarodagar (sjukdom, kurser, semester) = 55,8 frånvarodagar/läkare i genomsnitt. Detta innebär cirka 20% frånvaro under ett års tid = av 20 läkare är i snitt 4 läkare frånvarande varje dag. Hur går vi vidare På basen av uppnådda resultat inom ViF går vi nu vidare med att analysera och anpassa läkarnas ansvarsområden så rättvist som möjligt med hänsyn till läkarens tjänstgöringsgrad, patientmängd och vårdtyngd. Vi utformar vidare reservplan med rutiner för ledighet, sjukdom, kurser etc. med målet att hålla läkares individuella T3 oförändrat lågt även under ledigheter. Vi avser fortsätta mäta T3 och ta ut beläggningsrapporter för TeleQ fortlöpande, med målsättning att telefontillgängligheten är 100 %. Reflektion Att hålla en hög tillgänglighet på en vårdcentral känns ibland som ett Sisyfos-arbete (se nedan), eftersom mycket talar för att efterfrågan stiger när det är lätt att komma fram och att få tid. Möjligen är det något av det vi ser i statistiken för de senaste månaderna när T3-värdet åter försämrats. Det är dock för tidigt att dra några bestämda slutsatser om den utvecklingen. Sisyfos (Σίσυφος) var i grekisk mytologi en tidig kung i Korinth. Kung Sisyfos av Korinth såg Zeus vara tillsammans med Egina. Han berättade vad han sett för sin far kung Aeolos av Thessalien. Som straff skickade Zeus ner honom till sin bror Hades i dödsriket. Där han i dess djupaste grotta Tartaros fick till uppgift att rulla ett stort stenblock uppför en kulle. Om Sisyfos lyckades med att få upp stenblocket på kullen skulle han bli fri. Var gång han var nästan uppe på kullens topp, slant han dock med stenblocket som störtade ner i avgrunden och han fick börja om från början igen. Han fortsätter ännu med detta meningslösa Sisyfosarbete som aldrig tar slut.

6 Bilaga beläggningsrapporter TeleQ 6

7 7

8 ViF projekt Patientprojekt ledde till bättre arbetsmiljö Personalen stormtrivs och patienterna får snabbare tider på Hässelby vårdcentral Tredje bokningsbara tiden minskade från 1 månad till 5 dagar på knappt ett år. Ett gemensamt sätt att boka patienter och full läkarbemanning var framgångsfaktorerna. Även medarbetarna ser en vinst. Arbetsmiljön har förbättrats. Men arbetet fortsätter. Invånarna i Hässelby vill komma ännu snabbare till vårdcentralen och medarbetarna vill ha det ännu bättre.