Vårdcentralen Centrum Landskrona

Transkript

1 Vårdcentralen Centrum Landskrona Slutrapport Bra mottagning Projektgruppen Yvonne Bengtsson Karl-Henrik Hasselgren Britt Ingelsson Ingrid Luedtke Agneta Svensson Distriktssköterska Distriktsläkare Distriktssköterska Distriktssjukgymnast Verksamhetschef

2 Innehållsförteckning Landskrona.. 3 Sida Verksamhetsbeskrivning. 3 Problem / förbättringsområden 4 Övergripande mål 5 Delmål 5 Genomförande 6 Förändringar / förbättringar 7 Framtida utvecklingsarbete. 10 Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Mall för kartläggning T3 tid läkartider Första tillgängliga telefontid Tillgång tider enl stomschema samt kartlagd efterfrågan 2

3 Landskrona Landskrona är en stad som under stora delar av 1900-talet präglats av industrier inom varv, mekaniska verkstäder och konfektion. Idag dominerar de små och medelstora företagen näringslivet. Landskrona kommun har idag en befolkning på drygt invånare. Andelen utrikes födda är högre i Landskrona än riket i stort. Av de utrikes födda kommer de främst från länderna på Balkan. Landskrona har ett av de högsta ohälsotalen i Skåne vilket präglar både antalet vårdsökande och vårdtyngd. Arbetslösheten i kommunen ligger också på en högre nivå än länet och riket. Folkmängd procent 15 Procentuell fördelning år 7-15 år år år år år > 80 år ålder Figur 1. Folkmängd i Landskrona procentuell fördelning VC Centrum Landskrona Beskrivning av verksamheten Vårdcentralen är belägen på lasarettsområdet i Landskrona och är samlokaliserad med Jourcentralen. Områdesansvaret för vårdcentralen omfattar invånare boende i 3

4 vårdcentralens närområde, orterna Häljarp och Asmundtorp med omnejd samt på Ven. I Landskrona finns ytterligare 2 vårdcentraler samt Cityklinik med familjeläkaravtal. På VC Centrum finns ett fyrtiotal medarbetare varav 6 familjeläkare. Verksamheten är geografiskt spridd på 5 olika platser. Vi har distriktssköterskemottagningar i Häljarp och Asmundtorp, BHV samlokaliserad med öppen förskola och socialrådgivare i en Familjecentral i Landskrona centrum samt sjukgymnastik och arbetsterapeut i separat byggnad i vårdcentralens närområde. Inom VC Centrums områdesansvar finns tre äldreboenden med sammanlagt ca 130 platser samt medicinskt ansvar för palliativ enhet. En av familjeläkarna har dessutom mottagning/hembesök på Ven 1 dag/14 dag. Ledig listningskapacitet till familjeläkare på VC Centrum uppgår i mars 2004 till 27 %. Problem/Förbättringsområden Ett av de stora problem som vi säkert delade med de flesta vårdcentraler var och är fortfarande till viss del känslan av att inte räcka till. Patienter klagade över att de inte kom fram i telefon, att de inte kunde få tid till läkare tiderna räckte helt enkelt inte till för den efterfrågan som fanns. Att vårdcentralen ligger inom lasarettsområdet i Landskrona och att vi är samlokaliserade med Jourcentralen gör att många patienter uppfattar oss som en akut/jourcentral även dagtid. Under 2003 genomfördes förändringar i telefontillgängligheten genom en schemaomläggning för sjuksköterskorna. Vi bemannade upp med fler sjuksköterskor i telefon framför allt på förmiddagar, där nu en av sjuksköterskorna också tar hand om och gör en medicinsk prioritering av de patienter som bara kommer till vårdcentralen utan föregående telefonkontakt. Vi upplevde det som angeläget att gå vidare i arbetet med att förbättra tillgängligheten för läkarkontakt och då kom intresset och nyfikenheten att vändas mot Bra mottagning. 4

5 Projektgruppen gjorde vid 1:a seminariet en inventering av de problemområden vi ville prioritera. Vilka som var de övergripande målen och vilka delmål vi skulle sätta upp diskuterades fram. Problemområdet kring lång väntetid för telefontid till läkare kom upp vid senare tillfälle. De problemområden som framstod var följande: Lång väntetid för återbesök till läkare väntetiden uppgick till > 1 mån till flertalet av våra läkare. Lång väntetid för telefontid till läkare väntetiden kunde uppgå till > 1 vecka ibland upp till 2 veckor. Lång väntetid för behandling hos sjukgymnast väntetid > 1 mån. Periodvis lång daglig kö till distriktssköterskemottagningen. Stressig arbetsmiljö i telefonrådgivning / tidbokning. Övergripande mål Förbättra tillgängligheten Förbättra arbetsmiljön Delmål Erbjuda tid för planerat besök hos läkare inom 1 vecka. ( 1/7 04) Erbjuda tid för telefonkontakt med familjeläkaren inom 2 dagar. ( 1/3 04) Inga väntelistor hos läkare ( 1/12 03) eller sjukgymnast ( 1/9 04). 5

6 Erbjuda tid hos sjukgymnast inom 14 dagar. ( 1/10 04) Erbjuda tid hos sjukgymnast för akutbedömning samma dag eller påföljande dag. (1/2 04) Erbjuda tid hos distriktssköterska samma dag eller påföljande dag. (1/2 04) Erbjuda alla patienter som ska till distriktssköterska en bokad tid. (15/3-04) Införa sjuksköterskeledd infektionsmottagning. ( 1/9 04) Skapa en jämnare arbetsbelastning. Skapa schema som ger förutsättningar för familjeläkarreformens intentioner bl a ökad kontinuitet. Genomförande Projektgruppen har hela tiden varit oerhört entusiastiska inför förändringsarbetet och vi ville naturligtvis att alla våra medarbetare skulle arbeta mot samma mål. Vi inledde med att informera vid ett avdelningsmöte om intentionerna med Bra mottagning. Därefter informerade vi om den första kartläggningen och syftet med denna. En viss skepticism framkom och farhågor om att vi skulle bli överhopade av patienter om vi fick en ökad tillgänglighet och inte andra vårdcentraler i vårt närområde hade samma tillgänglighet. Vid vår planeringsdag i november 2003 redogjorde deltagarna i projektgruppen för resultatet av första kartläggningen och informerade om vad det innebar att mäta T3-tiden. Vi har därefter i olika sammanhang återkopplat resultat till medarbetarna. De olika mätningarna och kartläggningarna redovisas nedan. Kartläggning av tillgång och efterfrågan på läkartider under v 43 v samt 6

7 v 10 v Kartläggning av efterfrågan på tider till distriktssköterskan. Kartläggning av tillgång och efterfrågan på tider hos sjukgymnast. Mätning av T3-tider. Mätning av första tillgängliga telefontid till läkare. Kartläggning av läkartider genomfördes inledningsvis under 2 veckor i oktober 2003 och har följts upp med ytterligare en kartläggning under 2 veckor i mars Inför kartläggningen diskuterade gruppen igenom hur och vad vi ville mäta. (bilaga 1). Kartläggning av tider hos distriktssköterskan genomfördes under samma tidpunkt. Kartläggning av tider hos sjukgymnast planerades också att genomföras under 2 perioder men kunde inte genomföras enligt intentionerna varför resultat inte redovisas. Mätning av T3 tid hos läkare för planerat besök samt mätning av 1:a tillgängliga telefontid har genomförts 1g/vecka (bilaga 2 och 3). Förbättringar i arbetsmiljön har vi mätt i interna diskussioner. Förändringar/förbättringar Förbättrad tillgänglighet hos familjeläkaren Vid arbetet med att utforma schema för familjeläkarna har vi använt resultaten från kartläggningarna för att finna en bättre balans i tillgång på tider. Vi har utformat ett s k stomschema för läkarna där det endast görs smärre förändringar vid frånvaro för ex ledigheter, utbildning. Vi har gjort en fördelning av akuta och planerade tider över veckan som bättre ska motsvara efterfrågan. Inledningsvis kommer vi att fortsätta att ha både tider för 7

8 planerade besök och akuttider medan övriga typer av läkartider har tagits bort. Vi har ökat tillgången på telefontider för att nå målet att patienter ska komma i kontakt med sin familjeläkare via telefon inom 2 dagar. Genom att följa T3- tiderna vad gäller återbesök och 1: a tillgängliga telefontid kan vi göra justeringar i schema för att bibehålla en hög tillgänglighet. Vi har nu också en överblick hur efterfrågan och tillgång på tider ser ut i vår verksamhet. En omfördelning av tillgängliga tider för att öka antalet tider på måndagar kommer att göras när detta är möjligt. Ytterligare analys av behovet av läkartider kommer att genomföras eftersom vi måste ha utrymme för sjukskrivning, semester eller utbildning utan att väntetiderna skenar iväg. Att ha en reservplan känns angeläget. Under 2004 kommer vi att införa sjuksköterskebaserad infektionsmottagning för att frigöra tid för läkarna. Infektionsmottagning är också ett sätt att få ett mer varierat arbetsinnehåll för de sjuksköterskor som arbetar med telefonrådgivning och prioritering av patienter. Sjuksköterskorna har genomgått utbildning i infektionssjukdomar under Förbättrad tillgänglighet hos sjukgymnasten Som ett första led i inventeringen och analys av sjukgymnasternas arbetsområde hade sjukgymnasterna tillsammans med verksamhetschefen en diskussion om vilket som var deras uppdrag. Eftersom sjukgymnastresurserna är begränsade såg vi det som viktigt att avgränsa deras arbete. Vi har 2,4 sjukgymnastresurs för invånare. Vi såg det även som värdefullt att kunna prioritera teamarbete. Försök till kartläggning av tillgång och efterfrågan genomfördes men kunde inte genomföras fullt ut varför resultat inte redovisas. Som ytterligare åtgärd för att förbättra tillgängligheten införde vi från januari 04 tider för akuta bedömningar varje dag. Här kan läkarna på vårdcentralen skicka patienten för en akut bedömning. Intentionerna är att även sjuksköterskorna i telefonrådgivningen ska kunna skicka patienter direkt till sjukgymnast utan att behöva gå till läkare först. Samtliga tre sjukgymnaster har i april 04 genomfört studiebesök hos sjukgymnaster i Karlskrona som genomfört Bra mottagningskonceptet för att få en samsyn på problem / 8

9 förbättringsområden. Sjukgymnasterna har efter detta enats om en strategi för att nå de uppsatta målen och en förbättrad tillgänglighet. De kommer även framöver att följa T3 tid. Förbättrad tillgänglighet hos distriktssköterska Tillgängligheten hos distriktssköterskan var hög redan inledningsvis. Vi såg däremot en mycket ojämn arbetsbelastning med anledning av att vi hade öppen mottagning hos distriktssköterskan en timme/dag. Diskussioner vidtog vilket resulterade i att vi skulle slopa den öppna distriktssköterskemottagningen. Information skickades ut till berörda kliniker och alla patienter som besökte oss fick en skriven information om att de framöver skulle boka tid och vilka telefonnummer de kunde ringa och boka tid på. Genom att ta bort öppen mottagning och istället boka tider för patienterna ledde detta till en jämnare arbetsbelastning för distriktssköterskan. Patienterna har fått kortare väntetid på vårdcentralen och en möjlighet att få en bokad tid när som helst under dagen. Endast positiva kommentarer har hörts från patienterna. Vi har också fått en ökad kontinuitet för patienterna eftersom de oftast får en återbesökstid hos samma sjuksköterska. Förbättrad arbetsmiljö Att arbeta med telefonrådgivning / prioritering tillhör det svåraste och mest stressande arbetet på en vårdcentral. Arbetet blir ännu svårare och stressigare när väntetider och tillgång på tider inte överensstämmer med efterfrågan. Genom att vi så här långt har fått en förbättrad tillgänglighet har vår arbetsmiljö också förbättrats på ett flertal punkter. Sjuksköterskorna i telefonrådgivningen känner sig mindre stressade när väntetiderna till läkarna har blivit kortare och att tillgången på tider oftast mer speglar efterfrågan. Eftersom vi har kortare väntetider för planerade besök har vi också fått nöjdare patienter. Detta medför i sin tur att deras frustration över tillgängligheten inte behöver spegla över sig på sjuksköterskorna i telefonrådgivningen. 9

10 Vid genomgång och analys av vilka arbetsuppgifter och prioriteringar som görs och därefter försöka begränsa och förändra sitt arbete kommer det för sjukgymnasternas del medföra mindre stress och upplevelse av att räcka till. När distriktssköterskan hade öppen mottagning blev det stundtals trängsel i väntrummet varvid patienter försökte hitta sittplats var som helst i våra korridorer. Många medarbetare upplevde en inre stress när vi hade patienter överallt. Efter att vi tagit bort den öppna mottagningen har denna stressfaktor helt försvunnit. Framtida utvecklingsarbete Medverkan i Bra mottagning har medfört en medvetenhet och ifrågasättande hos medarbetarna i det dagliga arbetet. Vi har fått verktyg att arbeta med i framtida utvecklingsarbete. Det kommer ständigt att dyka upp större och mindre förändringar av arbetsrutiner som måste genomföras. Tillgängligheten är ett ständigt pågående utvecklingsområde som vi kommer att fortsätta arbeta med framöver. En hel del arbete återstår av de ursprungliga delmålen och vi kommer att sträva efter att dessa ska nås. Vi kommer därefter att försöka stimulera till fortsatt utvecklingsarbete inom olika delar av verksamheten där vi vill betona allas medverkan för att nå ett bra resultat. I Primärvården Skåne finns ett gemensamt uppföljningssystem Balanserat Styrkort BSC. Genom att följa resultat av patientenkäter hoppas vi få återkoppling på hur väl vi lyckas i vårt arbete för att förbättra tillgängligheten. 10

11 Extern efterfrågan KARTLÄGGNING Intern efterfrågan kontakt- mott. m Dat Telefon Personligt besök Remiss/epikris sätt inpl.å b Akut Plan. Hänv.till Hänv.till "tiderna Vänte- Egenv. Akut Plan. Hänv.till Hänv.till "tiderna Vänte- Egenv. Akut Plan. Hänv.till Hänv.till Väntetid tid annan annan slut" lista tid tid annan annan slut" lista tid tid annan annan lista vg VC återkom vg VC återkom vg VC Annat Lämnar 11

12 Tredje tillgängliga läkartid för planerade besök Annotations 1: grön + blå T3 2: En läk. semester, en läk. 50% sjskr. 3: se föreg.vecka 4: 1 läkare sjukskr 12

13 Första tillgängliga telefontid Antal dagar Mättillfälle 13

14 Tillgång tider(1/2 tim) enl stomschema samt kartlagd efterfrågan Antal tider/patienter måndag tisdag onsdag torsdag fredag Veckodag 1/2 tim-tider s:a efterfrågan v s:a efterfrågan v