Bra mottagning Slutrapport

Transkript

1 Bra mottagning Slutrapport Projektgrupp: Gert-Ingvar Åkesson, verksamhetschef Maria Tendler, distriktsläkare Ann-Christin Fredriksson. sjuksköterska Carina Jehlbo, läkarsekreterare Besökadress: Vallgatan 2, VELLINGE Telefon: Fax: Org.nr:

2 Innehållsförteckning Verksamhet sid 3 Bakgrund och problem sid 3 Tidigare gjorda förbättringar sid 4 Övergripande mål sid 5 Förbättringsområden sid 5 Mått sid 6 Mätningar sid 7 Förändringar och Resultat sid 9 2

3 Verksamhet Vårdcentralen Vellinge har ett ansvarsområde som omfattar norra halvan av Vellinge kommun och innefattar cirka invånare. Tidigare fanns en större vårdcentral som omfattade hela Vellinge kommun men denna splittrades efter husläkarinförandet då Näsets läkargrupp etablerades och tog över ansvaret för södra hälften av kommunen. Detta har samtidigt lett till att även om det finns en geografisk skarp gräns så finns det en hel del patienter som har sin läkare i motsatt område. Området innefattar såväl lantbruksbefolkning som egna företagare och akademiker och är socialt stabilt och välordnat. Vårdcentralen har inte haft några rekryteringsproblem. Personalmässigt har vi expanderat under senare tid och har f n vissa lokalproblem som kommer att lösas när vi inom en snar framtid gör en tillbyggnad. Vårdcentralen består av läkarmottagning, distriktssköterskemottagning, barnavårdscentral och kurator. Antalet distriktsläkare: 5,5. Mottagningssköterskor: 5,5 Distriktssköterskor: 3,5 Sekreterare: 3,45 Kurator: 0,5 Lokalvårdare 1,0. Därtill har vi 2 ST-läkare. Under närmsta tiden planeras 2 sjukgymnaster och 1 arbetsterapeut för Primärvården i Vellinge. Organisatoriskt kommer de dock att sortera under Rehabiliteringsavdelningen. En av läkarna är verksamhetschef. Det finns ingen avdelningsföreståndare. Dessa uppgifter är till största delen delegerade och fördelade bland sjuksköterskorna och i övrigt ansvarar verksamhetschefen för dessa uppgifter. Sjuksköterskorna har egna specialmottagningar inom astma/kol och diabetes. Vi har 2 särskilda boenden med regelbunden tillsyn. Vi ansvarar för skolläkarinsatserna inom vårt område. Inom vårdcentralens lokaler finns även mödrahälsovård som sköts i Kvinnoklinikens regi och en halvtidskurator för missbruksfrågor. Denna kurator är anställd av kommunen. Nuvarande listningsprocent: 79. Bakgrund och problem I likhet med många andra vårdcentraler har vi haft problem med tillgängligheten i form av att våra tider tar slut så snabbt på förmiddagen. Vi har haft ett system med akuta tider, halvakuta tider och bokade tider. Under senare tid har det varit framför allt akuta tider som har varit bristvara. Under årens lopp har bristen varierat på de olika besökstyperna vilket lett till att vi i samband med personaldagar diskuterat och ändrat på förhållandena mellan dessa tider i hopp om att få en lämplig balans men det har oftast 3

4 tenderat till förskjutning åt motsatt håll. Eftersom alla besökstyper är beroende av varandra och fungerar som kommunicerande kärl är det i slutändan svårt att öka den totala bokningskapaciteten med i övrigt bibehållna förutsättningar. Bristen på tider har oftast av allmänhet och politiker uppfattats som ett kommunikationsproblem som efterfrågat fler kommunikationsvägar att få kontakt för att boka tid. Vi har inte sett ökade kommunikationsmöjligheter som ett alternativ. Enda effekten av förbättringar här skulle resultera i att det konstanta antalet besökstider tog slut ännu snabbare och möjligheten till medicinska prioriteringar framåt dagen skulle bli ännu besvärligare. Vi har därför kvar endast möjligheten att per telefon och personlig besök boka tid. Personalmässigt har vi inte haft svårt att rekrytera personal till de tjänster som finns. Ett problem har dock varit att allt fler inom personalen önskar deltid. Detta leder till mindre produktivitet eftersom den direkta kliniska verksamheten minskar oproportionerligt mycket och till svårlagda personalschema. Ett speciellt problem har vi upplevt med att mottagningssköterskor och distriktssköterskor/bvc-sköterskor har haft så välavgränsade verksamheter och inte kunnat eller velat gå in i varandras arbetsfunktioner i önskad omfattning. Detta har varit påtagligt då det av någon anledning blivit tillfällig personalbrist på endera sidan. Under senare år har patienternas krav och förväntningar på att få besök ökats i samband med politiska utfästelser om familjeläkare och vårdgarantier samtidigt som resurserna inte hängt med. De oklara och oftast motsägelsefulla beskeden från politiskt håll angående familjeläkarsystemet och vad det innebär har medfört att personal fått lägga extra tid på att uttolka detta för patienterna och medfört en extra stressituation. Tidigare gjorda förbättringar Under de senaste 3-4 åren har vissa förbättringar gjorts p.g.a. de erfarenheter som funnits och som vi tycker är av värde: Distriktssköterskemottagningen hade tidigare en öppen mottagning som då upplevdes som nödvändig men i samband med att vi under en semesterperiod tvingade fram en tidbokning för dessa fall som ses på denna mottagning: såromläggningar, blodtryckskontroller, suturtagning m.m. så visade det sig att det fungerade riktigt bra och efter en övergångstid på några månader så blev det full acceptans av patienterna. En tidigare öppen mottagning för provtagning har också ersatts av en tidbokning. Bl.a. har detta varit nödvändigt därför att avhämtning av prover har tidigarelagts så att vissa provtagningar måste prioriteras tidsmässigt på morgonen. En stor del av dessa prover tages för annan vårdgivares räkning framför allt sjukhuspatienter. Vi har fortfarande ett visst problem att informera sjukhusens kliniker om att informera patienterna om att boka tid för dessa provtagningar eftersom det ibland fortfarande dyker upp oanmälda patienter 4

5 tidigt på morgonen som därmed förrycker och stressar provtagningsschemat men på det hela taget är det en avsevärd förbättring jämfört med tidigare. Väntelista i egentlig mening avskaffades för många år sedan och finns endast kvar då patienter kommer på remiss eller av annan anledning önskar boka en tid som inte är prioriterad och inte ryms inom tidsramen för aktuellt schema. I övrigt finns bevakningsschema och detta omfattar i huvudsakligen äldre patienter som går på någon form av regelbunden kontroll och som önskar denna trygghet i bevakningen. Patienterna får då hem ett brev när det är dags för besök så att man kan ringa hit och boka en exakt tid. Detta medför att det är ganska sällan vi har onödiga besök. Har patienten nyligen varit här av annan anledning och fått en samtidig kontroll av det aktuella ärendet brukar patienten inte heller boka tid. Yngre och medelålders patienter som kontrolleras regelbundet här brukar ofta själva bevaka när det är dags för kontroll och hamnar då inte på bevakningslistan. Nya arbetsuppgifter som tillkommet under senare år framför allt i samband med administreringen av familjeläkarsystemet har medfört att läkarsekreterarna fått allt mindre tid åt egentlig journalskrivning och därmed förlängd utskrivningstid av journaler. I samband med att ytterligare en läkarsekreterare har anställts har det skett en avsevärd förbättring. Övergripande mål Förbättra och öka tillgängligheten för patienter och anpassa kapaciteten till efterfrågan speciellt i början av veckan och därigenom förbättra arbetsmiljön. Förbättrad kontinuitet vilket innefattar att patienten alltid skall kunna komma till ordinarie familjeläkare och i görligaste mån även vid akut besök. Förbättringsområden F n sker förbättringar såväl inom som utom Bra mottagningskonceptet. Vårdcentralen kommer att byggas till med 150 kvadratmeter. Detta kommer bl.a. att ge två nya läkarexpeditioner med undersökningsrum + en ny distriktssköterskeexpedition med undersökningsrum. Ritningarna är klara och det finns informella godkännanden från såväl region som kommun. Tillbyggnaden beräknas vara klar inom ett halvt till ett år. Primärvården kommer att anställa 2 sjukgymnaster och 1 arbetsterapeut inom vårt område vilket är en avsevärd förbättring eftersom vi tidigare varit beroende av privata sjukgymnaster som nu delvis flyttat ut ur kommunen. Vår hittillsvarande arbetsterapeutresurs har funnits i Trelleborg vilket begränsat vår möjlighet att använda henne som resurs. 5

6 Svårigheterna att kunna få besökstid har varit föremål för diskussion på personalmöten och personaldagar och lett till korrigeringar av de olika besökstyperna men vi har också funnit att det har varit en ojämn fördelning av besökstyperna under veckans olika dagar korrelerat till efterfrågan. Sköterskorna har ofta upplevt måndagarna som väldigt tunga då helgens patienter försöker nå dem och antagligen fortsätter under de följande dagarna om man inte får hjälp. Vi beslöt därför att med Bra mottagning som inspiratör att rensa måndagarna från i princip all annan mottagning och läkaraktvitet och endast ha akuta tider. Vår förväntan är då att telefonbelastningen framöver under veckan minskar och då avsåg inte enbart sköterskornas belastning utan även de enskilda familjeläkarna. Vi har planer på att förändra läkarnas besöksstider så att de nuvarande akuttiderna på 15 minuter (som bokas samma dag) och planerade 30 minuters tider, ersätts med 15 minuters moduler som på ett mer ändamålsenligt sätt kan dubbleras till 30 minuter då det finns ett medicinskt skäl för detta. Teoretiskt sätt kan det ge en viss kapacitetsökning men framför allt kan bokningen bli mer anpassningsbar till det rådande behovet. Eftersom det ger en påtaglig förändring i rådande rutiner tänker vi föra in detta moment efterhand som det blir ett stöd och acceptans för detta. Då det gäller avskaffad av väntelista som är en viktig del i Bra mottagnings målsättning så är den i princip avskaffad redan och den bevakningslista vi har uppfattar vi är nödvändig för vårt behov och patienternas önskemål då vi försöker begränsa den till då det finns behov/önskemål. Som jämförelse har vi en nyanställd distriktsläkare som ännu inte etablerat en större patientstock och som i princip försöker klara sig utan även bevakningslista. Som en viktig del i Bra mottagningskonceptet ser vi möjligheterna att integrera personalgrupper, framför allt samarbetet mellan mottagningssköterskor och distriktssköterskor. Av tradition har dessa båda grupper på denna vårdcentral varit åtskilda, inte bara lokalmässigt utan även i högsta grad då det gäller arbetsuppgifter. Detta medför problem då det gäller att stötta upp varandra i samband med tillfälliga personalsvackor i form av frånvaro, kurser, sjukdom och dylikt. Det har funnits ett stort motstånd från en av grupperna till en ökad integration och här finns en möjlighet via Bra mottagning att komma vidare, exempelvis genom studiebesök på de vårdcentraler där man kommit längre och har god erfarenhet av sådant samarbete. Vi planerar också att lokalt här ha en systematiserad genomgång av varandras arbetsuppgifter så att det finns en större trygghet i att kunna gå in i varandras arbetsuppgifter där så är möjligt. Mått Vi har under den hittills varande perioden mätt de parametrar ingått i grundförutsättningarna för Bra mottagnings konceptet avseende efterfrågan 6

7 och tillgänglighet i form av tredje tillgängliga tid och telefonmätningar och ryggsäck. Vi har försökt mäta antalet akuta tider under veckan och speciellt måndagar. Mätningar Tredje tillgängliga tid Antal dagar Vecka Gert-Ingvar Maria Karin Lars Anitha ST-läkare 7

8 Så här mäter vi: Tredje tillgängliga tiden mäts en dag i veckan och görs på samma veckodag. Vi räknar antalet kalenderdagar till tredje lediga bokningsbara tid för varje doktor (översta diagrammet) och medelvärdet (nedersta diagrammet). Då det gäller bedömningen av tredje tillgängliga tid är det svårt att dra någon egentlig konklusion. Pga. av att en vikarie och en utbildningsläkare försvann vid mätningarnas början ökade belastningen och efterfrågan på tider hos övriga läkare och därför kan inte några slutsatser dras efter så kort tid. 8

9 Ryggsäck Antal patienter Vecka Gert-Ingvar Maria Karin Lars Anitha ST-läkare Så här mäter vi: Ryggsäcken är bevakningslistan och mäts en dag i veckan. Mätningen görs på samma veckodag och för varje läkare. Då det gäller att bedöma ryggsäcken så framgår klart att den läkare som från början inte haft någon egentlig bevakningslista och som i praktiken helt avskaffat den i kombination med att hon är en relativt ny läkare, har ingen egentlig ryggsäck kvar. I övrigt finns det en viss tendens till minskning för övriga men mot bakgrund av att vi inte har någon egentlig väntelistan utan endast bevakningslista som från början varit relativt slimmad så tror vi att det tar tid innan vi kan se en mer tydlig effekt även om vi uppfattar att det finns en trend. 9

10 Akuta tider Antal tider Månd Tisd Onsd Torsd Fred Vecka Så här mäter vi: Antalet bokningbara akuta tider mäts varje dag. Förändringar och Resultat Den största förändringen har varit omläggningen av veckoschemat som inneburet att vi i princip kunnat ta emot alla patienter som önskar komma på måndagar. Detta har upplevts som mycket positivt framför allt av mottagningssköterskorna som sluppit lägga ner mycket tid på att diskutera med patienter och hänvisa till andra vårdgivare. Rent psykiskt har detta medfört en arbetsmiljöförbättring då personalen upplevt det psykiskt lättare att börja en ny vecka. Man slipper också att förföljas av dessa telefonsamtal framöver under veckan. Det har dock hänt några gånger att vi fått tider över på måndagar och det är heller inte optimalt. Detta har naturligtvis lett till att det har blivit färre tider resten av veckan. B. l a har det medfört att sjukhem och administrationstider flyttat till andra dagar och då inskränkt tiderna där. Det har också lett till att när patienter i slutet av veckan ringt och vi inte haft någon tid att ge så har vi varit tvungna att ta av måndags-tider. Det kan därför förväntas att det efterhand kommer att uppkomma en jämvikt som innebär att ändå vissa tider på måndagar avsätts till tidbokning, rimligtvis de första tiderna då det kan vara svårt att hinna få hit akutfall. Sammantaget upplevs det som en betydande arbetsmiljövinst av såväl sköterskor och läkare då rimligtvis antalet kontakttillfällen per telefon måste minska även om antalet besök som sådana rimligtvis borde vara oförändrade. Vi ser också som en stor fördel att i den händelse detta försök inte skulle slå väl ut 10

11 så kräver det inte några större belastningar på verksamheten att återgå till den tidigare formen men hittills har vi upplevt förändringen enbart som positiv. Att mäta detta objektivt är svårt. Möjligen kan det ge resultat i vår telefonstatistik men det är inte helt säkert. Planerna på att ändra besöksschemat till 15-minutersmoduler har under årets lopp vunnit ökat stöd och efter semestrarna 2006 kommer läkarschemat att ändras på detta sätt. Det innebär att de medicinska skälen/behoven till större del kommer att kopplas till tidsåtgången i stället för tidpunkten för när patienten bokar tiden. Sköterskorna som bokar tider har fått skriftliga instruktioner om vilka indikationer som torde tarva dubbla modultider. Eftersom vi inte fört in detta moment från början har vi inte heller tagit fram några specifika mätmetoder för denna ändring som sker under hösten Då det gäller frågan väntelista/bevakningslista så har vi redan i praktiken avskaffat väntelistan och har en form av bevakningslista som vi upplever som nödvändig men vi kommer att jämföra de bevakningslistor som finns med de sätt som den tidigare nyanställda läkaren som i princip skall klara sig utan bevakningslista. Vi avser att i första hand följa utvecklingen och inte göra alltför stora ändringar utan att vi i så fall finner att det finns skäl till det. Angående punkten med ökat samarbete mellan distriktssköterskor och mottagningssköterskor finns här mycket att göra framöver och detta måste ske i en mer strukturerad och organiserad form under hösten. De båda grupperna planeras då ha tid för att auskultera inom varandras område och göra studiebesök på andra vårdcentraler. För att framöver förbättra tillgänglighet är det viktigt att öka antalet besökstider de facto och det kan endast ske genom att läkarutrymmet totalt utökas och då inkluderas även antalet utbildningsläkare. För vår del ser vi positivt på framtiden då det gäller detta, speciellt med tanke på att våra lokalproblem kommer att vara lösta inom en snar framtid. Denna lokalförbättring kommer också att medföra att sköterskemottagningen avseende diabetes och KOL kommer att kunna bedrivas optimalt liksom en del annan sköterskeservice av typ 24-timmars blodtrycksmottagningen. Vi kommer att inom en snar framtid att kunna avlastas då det gäller besvär från rörelseapparaten av typ värk genom att vi kommer att få bättre och närmare sjukgymnasthjälp. En hel del av denna typ av värkpatienter kan då primärt bedömas av sjukgymnast. Bra mottagning har aktualiserat en översyn av arbetsrutiner och samarbetsformer och givit stöd för möjliga förändringar. Samtidigt är det dock viktigt att arbeta för en stabilitet och kontinuitet samt att det ges förutsättningar, resurser och incitament för att samtliga läkartjänster besättes eftersom detta är det mest fundamentala för att uppnå en god tillgänglighet. I Bra mottagningskonceptet ingår också att försöka reglera distriktssköterskornas öppna mottagning och laboratoriets provtagnings 11

12 funktion. Som framgår tidigare har vi redan gjort detta för några år sedan. Detta har upplevts som förbättringar och accepteras numera av invånarna. 12