Korta väntetider och delaktig personal på BUP Danderyd

Transkript

1 1 Korta väntetider och delaktig personal på BUP Danderyd Teamets medlemmar Teamet består av fem personer från Danderyds BUP: Från vänster: Assistent Lina Lundström, biträdande enhetschef Eva Arvidsson, psykolog Caroline Cederström, socionom Per Lindblom samt socionom Jan Odelby. Vår strävan var att en person från varje personalkategori skulle delta i gruppen, men detta var ej möjligt. Kontaktperson är Caroline Cederström, tfn: , mail:caroline.cederstrom@sll.se.

2 2 Sammanfattning Våra senaste arbetsmiljöenkäter visade att många medarbetare tyckte att vi hade brister i kommunikationen och delaktigheten på vår arbetsplats. Ökad dialog, transparens, tydligare beslutsvägar och feedback efterfrågades. Ett annat problemområde vi hade var långa väntetider för patienterna. Viktiga områden att fokusera vårt förändringsarbete på blev delaktighet för personalgruppen och tillgänglighet för våra patienter. Två mätbara mål formulerades, ett med betoning på delaktighet och ett med betoning på tillgänglighet. Delaktigheten mättes med ett formulär som vi utformade Delaktighetstermometern - där personalen fick skatta sin känsla av delaktighet. Tillgängligheten mätte vi med hjälp av vår statistik avseende exempelvis patientflöde under året. Det området där flest hjul sattes i rullning är inom området tillgänglighet där vi bl a har satt upp PGSA-hjul rörande öppen tidbok, fasta besökstider, kompetensinventering. Dessa hjul har nyligen börjat rulla och därför har vi ännu ingen utvärdering på dessa. Det vi lärt oss under PIF-perioden är det viktiga i att förankra förändringsarbetet i gruppen och kontinuerligt prata och informera kring det. Förändringsarbete kräver envishet, uthållighet och uppmuntran utifrån. Områdesbeskrivning Vårt verksamhetsområde NO består av fyra enheter: en mellanvårdsenhet och tre lokala öppenvårdmottagningar: BUP Danderyd, BUP Täby och BUP Sollentuna. BUP Danderyd består av kommunerna Danderyd, Lidingö, Vallentuna och Vaxholm. I samtliga av dessa kommuner finns det ca barn i åldrarna 0-18 år, d v s de åldersgrupper som vi inom barnpsykiatrin arbetar med. På vår mottagning finns 31,07 tjänster; enhetschef, 3,33 läkare, 14,29 psykologer, 5,96 socionomer, 0,38 behandlare, 0,50 sjuksköterska, 5,27 assistenter samt 0,35 övriga. Rutiner Nya ärenden inkommer via telefonanmälan, remiss från socialtjänst, skola och andra vårdinrättningar samt akut under dagtid då vi har akutansvar mellan De nya ärendena diskuteras och fördelas i en nyanmälningsgrupp som består av enhetschef eller biträdande enhetschef, läkare, tre teamsamordnare samt assistent. Behandlingsarbetet diskuteras och förankras på behandlingskonferens en gång i veckan. Arbetsplatsmöte och administrativ konferens genomförs en gång i månaden. Patientflöde 2006 inkom 868 ärenden varav 711 var nybesök. 325 ärenden avskrevs under året inkom 799 ärenden varav 575 var nybesök. 713 avskrevs under året. Problembeskrivning Vårt utgångsläge var att vi skulle delta i PIF (psykiatri i förändring) och lära oss använda genombrottsmetoden på våra arbetsplatser. Beslutet togs på ett APT i slutet av september Vi ville fokusera på att få en förändring till stånd utifrån att resultatet på våra senaste arbetsmiljöenkäter visade att många medarbetare tyckte att vi hade brister i kommunikationen på vår arbetsplats. Ökad dialog, transparens, tydligare beslutsvägar och feedback efterfrågades. Skulle vi kunna ändra kommunikationen i den riktningen skulle det i sin tur leda till ökad delaktighet i vårt arbete. Även tillgängligheten var ett problem på mottagningen. Vi hade köer som vi försökt hantera via nybesöksveckor. Dessa föll inte så väl ut. Vi hade funderingar kring hur

3 3 handläggningstiden från telefonanmälan till utdelning av ärendet till behandlare kunde effektiviseras. Vi bildade vår arbetsgrupp på fem personer och vår projektledare Katarina Andersson introducerade oss och har bidragit med stöd och tips under resans gång. Hon bjöds också in till en administrativ konferens där hon berättade om bakgrunden och modellen för genombrottsmetoden så att alla skulle känna att de var med på båten. Ett led i delaktigheten, Materialet fanns också tillgängligt för alla i en folder som beskriver hur arbetet kan gå till - rapporter från 16 genomförda projekt inom SLSO. Syfte och mål Vi hade två viktiga problemområden när det gällde förändringsarbete. Dels var känslan av delaktighet i personalgruppen låg. Gruppen upplevde att de inte hade insyn i hur besluten fattades och vilka som fattade besluten på olika nivåer och områden. De upplevde inte att de blev lyssnade på och kände sig oklara kring var, när, vilka och på vilka grunder besluten fattades. Dels hade vi långa väntetider för våra patienter vilket kändes otillfredsställande för oss. Med utgångspunkt utifrån dessa två problemområden: en känsla av låg delaktighet och problem med tillgängligheten formulerade vi två mål: Mål 1: Frågorna på delaktighetstermometer (enkät, se bilaga 1) ska skattas mellan 8-10 på en tiogradig skala av personalgruppen. Mål 2: 100 % av alla patienter ska få tid inom vårdgarantin. Mätningar Vi utformade ett formulär(enkät x) som vi kallade Delaktighetstermometer. Den bestod initialt av sju frågor, men vi valde att ta bort de öppna frågorna pga svårigheter i sammanställningen. Detta resulterade i ett formulär som bestod av fem frågor (se bilaga 1). På en skala mellan 0-10 fick man skatta de olika frågorna där 0 var en låg känsla av delaktighet och 10 en hög känsla av delaktighet. Vi bestämde att delaktighetstermometern skulle delas ut en gång/månad. Då vi upplevde att detta blev för tätt och att det skulle resultera i en lägre svarsfrekvens minskade vi omfattningen till en gång varannan månad. Tillgängligheten mättes med hjälp av statistik där det var lätt att se vilka patienter som inte fått komma inom vårdgarantin. Förändringar Vi har utgått från svar från patient-, medarbetar- och arbetsmiljöenkäter. Vi har även haft tillgång till material från planeringsdagar och tidigare arbetsgruppers sammanställningar om viktiga frågor. Under PIF projektets gång har vi startat ett antal PGSA-hjul: - Öppen tidbok. Detta innebär att det finns ett öppet schema som alla kan ha tillgång till på sina datorer och därmed också se när olika kollegor är upptagna respektive nåbara. Detta kommer förhoppningsvis att leda till ett betydligt mindre letande efter olika kollegor som ofta kan bli fruktlöst. - Fasta besökstider. Syftet med denna förändring är att få mer struktur kring remissgruppens möjligheter att dela ut ärenden till olika handläggare.

4 4 - En kompetensinventering har genomförts i personalgruppen via en enkätundersökning. Syftet med detta är att se vilken expertis som är representerad hos de olika medarbetarna. Förhoppningen är att detta skall leda till att olika kunskapsområden blir mer tydliggjorda och att detta i sin tur kan medföra en mer aktiv kompetensutveckling såväl för den som innehar kunskapen och såväl för den som kan tillgodogöra sig andra kollegors kunskaper samt öka samhörigheten i gruppen. - Nyanmälningsblanketten ska göras om för att underlätta vid nyanmälningar per telefon. - Kartläggning av patientflödet på mottagningen. Här utgår vi dels från hur besöksstatistiken ser ut över ett år och dels över toppar och dalar i anmälningsflödet. - Korttidsgrupp som arbetar med korttidsbehandling. En grupp är utsedd att jobba vidare med detta. Dessa hjul har nyligen börjat rulla och vi har ännu inte utvärderat dem. Resultat Vi har delat ut en enkät - Delaktighetstermometern varannan månad som personalen fått fylla i. Frågorna har bla handlat om känslan av delaktighet, feedback på sitt arbete, vet man hur beslut fattas m.m. 1. Andel medarbetare på BUP Danderyd som känner sig delaktiga i beslut som fattas på arbetsplatsen Andel medarbetare (%) Andel som skattat 8-10 enligt skala 1-10 Mål jan-08 mar-08 maj-08 jul-08 sep-08 nov-08 jan-09 Mätdatum

5 5 3. I vilken omfattning tycker du att får feedback på ditt arbete 120 Andel medarbetare (%) Andel som skattat 8-10 enligt skala 1-10 Mål 0 jan-08 feb-08 mar-08 apr-08 maj-08 jun-08 jul-08 aug-08 sep-08 okt-08 nov-08 dec-08 jan-09 Mätdatum Gällande vårt andra mål - tillgänglighet - började vi med att göra flödesscheman över vår nyanmälningsprocess, kartlägga variationer i patientflödet, samla in förslag från personalen på bl a planeringsdagar gällande nyanmälningsprocessen, joursystem och fasta besökstider. PIF gruppen har regelbundet informerat personalen om hur arbetet fortskrider på APT, via mail samt intranät och tagit in förslag och idéer. Vi har även arrangerat en lättillgänglig PIF hörna för personalen där man kan titta på aktuella PGSA hjul, lägga förslag i idélådan etc. Hur går vi vidare? Vi upplever oss som att vi är i början på vårt konkreta förändringsarbete. Hjulen har långsamt börjat snurra. Vi behöver också sätta igång hjul kring delaktighet. Hittills har fokus legat på tillgänglighetshjulen. Vår förhoppning är att fler ska engagera sig i förändringsarbetet och att de smågrupper som tillhör varje hjul ska rulla av sig själva. Vi hoppas att gruppen - genom att ta del av PIF fått fler verktyg och nytt tänk kring förändringsarbete. Reflektion Vi satte upp höga mål och har startat ett antal hjul som förhoppningsvis kan ge långsiktiga resultat. En mycket viktig del i förändringsarbetet var att förankra arbetet i personalgruppen. Det gjorde vi genom att bjuda in projektledaren för att hjälpa oss med presentation av PIF och vad det innebar. Vi var initialt positivt överraskade att så många i personalgruppen svarade på delaktighetstermometern och visade sitt intresse för förändringsarbetet. Det har dock tagit längre tid än det vi föreställt oss att komma igång med hjulen. På grund av hög arbetsbelastning kan vi säga att det har varit svårt att samla gruppen och ta sig den tid som behövs för att arbeta med hjulen. Vår slutsats är att förändringsarbete kräver envishet, uthållighet och tålamod.

6 6 PIF-konferenserna gav oss dock generöst med tid, inspiration, arbetsglädje och handledning. Detta gav oss hopp och energi för att arbeta vidare med våra hjul. Tanken är att gruppen i förlängningen ska komma med egna idéer för förändring och kunna starta hjul på egen hand. Vi tycker att genombrottsmetoden är en bra metod att arbeta med då den utgår från att man börjar i liten skala på arbetsplatsen. Man arbetar med många små förändringar samtidigt som tillsammans kan göra en stor skillnad. Det känns angeläget att fortsätta arbeta enligt metoden även efter projekttidens slut och det har vi planerat att göra.

7 7 Bilaga 1 Delaktighetstermometer Då var det dags igen! Denna gång har vi lämnat bort de öppna frågorna som var med förra gången. Fyll i delaktighetstermometern och lämna åter torsdag 31/3 i Linas postfack 0 = lågt värde, håller inte alls med 10= högt värde, håller med 1. Känner du dig delaktig i de beslut som fattas på arbetsplatsen? 2. I vilken omfattning tycker du att beslut följs upp? 3. I vilken omfattning tycker du att du får feedback på ditt arbete? 4. Till vilken grad vet du hur olika slags beslut fattas? 5. Hur aktivt söker du efter den information du behöver för att lösa dina arbetsuppgifter? /Mvh PIF-gruppen