Beslut efter tillsyn behörighetsstyrning och loggkontroll inom kommunal hälso- och sjukvård

Transkript

1 Beslut Diarienr Socialnämnden Motala kommun Socialförvaltningen Motala Beslut efter tillsyn behörighetsstyrning och loggkontroll inom kommunal hälso- och sjukvård Datainspektionens beslut Datainspektionen förutsätter att Socialnämnden, Motala kommun (nämnden) ser till att det finns en dokumenterad behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 andra stycket andra meningen SOSFS 2008:14 1 för Viva att det finns loggar i Viva i enlighet med 2 kap. 11 SOSFS 2008:14 att det finns skriftliga riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller, så att dessa befattningshavare på ett systematiskt sätt kan kontrollera om någon har kommit åt patientuppgifter obehörigen enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen att de anställda får information om att loggning och logguppföljning görs samt under vilka omständigheter som de får ta del av patientuppgifter. Ärendet avslutas, men kan komma att följas upp. Redogörelse för tillsynen Datainspektionen inledde under 2013 tillsyn för att granska om man inom den kommunala hälso-och sjukvården skyddar patientuppgifter genom att dels begränsa den elektroniska åtkomsten till patientuppgifter genom 1 Socialstyrelsens föreskrifter Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården. Postadress: Box 8114, Stockholm E-post: datainspektionen@datainspektionen.se Besöksadress: Drottninggatan 29, plan 5 Telefon: Webbplats: Telefax:

2 behörighetsstyrning, dels genom loggar kontrollera om någon anställd obehörigen kommit åt patientuppgifter. Tillsynen genomfördes genom att 18 slumpvis utvalda Socialnämnder eller motsvarande (vårdgivare) skriftligen fått besvara frågor om det ovanstående. Nämnden svar inkom den 21 maj Nämnden beskriver i korthet sin verksamhet enligt följande. Motala kommun bedriver hälso- och sjukvård i särskilt boende, dagverksamhet och hemsjukvård, på sjusköterske-, sjukgymnast- och arbetsterapeutnivå. I den hälso-och sjukvårdsverksamhet som nämnden bedriver används verksamhetssystemet Viva. I Viva har o7 anställda åtkomst till uppgifter om 906 patienter De kategorier av anställda som har åtkomst till patientuppgifter i Viva är sjuksköterska, arbetsterapeuter, sjukgymnaster, undersköterskor/skötare, enhetschef, viss administrativ personal såsom arkivpersonal och supportpersonal med admin-rättigheter. Skäl för beslutet Behovs- och riskanalys inför tilldelning av behörighet Vårdgivarens skyldigheter som rör behörighetsstyrning framgår av 4 kap. 2 patientdatalagen och 2 kap. 6 SOSFS 2008:14. Bestämmelserna kompletterar bestämmelsen om inre sekretess i 4 kap. 1 patientdatalagen samt omfattar även uppgifter om avlidna enligt 1 kap. 1 andra stycket. Datainspektionen har när det gäller behörighetsstyrning begränsat bedömningen till frågan om vårdgivaren har gjort en behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 SOSFS andra stycket andra meningen som kan läggas till grund för tilldelningen av behörigheter enligt 4 kap. 2 patientdatalagen. På frågan om tilldelningen av behörigheter har föregåtts av en behovs- och riskanalys har nämnden inte svarat tydligt, utan endast uppgett att driftsättningen av systemet föregicks av en diskussion med medicinsk ansvarig sjuksköterska och ledning för respektive verksamhet hur och i vilken utsträckning respektive yrkeskategori ska ha tillgång till och tillskapa information. Nämnden har bedömt att personal som utför insatser gentemot en person behöver ha en god kännedom om dennes förhållanden för att Sida 2 av 6

3 kunna ge en god vård- och omsorg och att det därför finns en vårdrelation. Behörigheten begränsas till den enhet/avdelning som åtagandet är kopplat till och om patienten har åtagande på annan enhet/avdelning där personal ej har behörighet, så är informationen inte åtkomlig. På ett vårdboende som är uppdelat i avdelningar kan behörighet begränsas till enskild avdelning, i normalfallet 7-9 patienter. Om behov uppstår kan man ytterligare begränsa behörigheter på enskilt åtagande. Ansvarig för åtagandet kan manuellt begränsa åtkomst till åtagandet åt bestämda personer. Nämnden har gett in två dokument över bland annat användare, generella behörigheter och profiler. Datainspektionen gör följande bedömning En vårdgivare är enligt nu aktuella bestämmelser skyldig att begränsa en användares behörigheter till vad som behövs för att användaren ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården och till vad som är nödvändigt för att ge en god och säker vård. Vårdgivarens beslut om tilldelning av behörighet ska föregås av en behovs- och riskanalys. I propositionen 2007/08:126 Patientdatalag m.m. uttalar regeringen (s 148 f) att syftet med 4 kap. 2 patientdatalagen är att inpränta skyldigheten för den ansvariga vårdgivaren att göra aktiva och individuella behörighetstilldelningar utifrån analyser av vilken information olika personalkategorier och olika slags verksamheter behöver. Det framgår också att riskanalyser måste göras där man tar hänsyn till olika slags risker som kan vara förknippade med en alltför vid tillgänglighet avseende vissa slags uppgifter. Regeringen uttalar vidare att en mer vidsträckt eller grovmaskig behörighetstilldelning bör även om den skulle ha poänger utifrån effektivitetssynpunkt anses som en obefogad spridning av journaluppgifter inom en verksamhet och bör som sådan inte accepteras. Det har inte framkommit om nämnden har genomfört en dokumenterad behovs- och riskanalys för Viva. Nämnden förefaller dock ha gjort vissa analyser som har lett till att nämnden har begränsat användarnas behörighet. Det har dock inte framkommit i vilken omfattning som nämnden har analyserat vilken information olika personalkategorier behöver, eller om nämnden har gjort riskanalyser och exempelvis tagit hänsyn till risker förenade med tillgänglighet avseende vissa slags uppgifter. Mot bakgrund av den avgörande betydelse som en behovs- och riskanalys har för en väl avvägd behörighetstilldelning förutsätter Datainspektionen att nämnden ser till att det finns en dokumenterad behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 andra stycket andra meningen SOSFS 2008:14 för Viva. Sida 3 av 6

4 Loggkontroll Vårdgivarens skyldigheter som rör kontroll av elektronisk åtkomst till patientuppgifter framgår av 4 kap. 3 patientdatalagen och 2 kap. 11 SOSFS 2008:14. Bestämmelserna kompletterar bestämmelsen om inre sekretess i 4 kap. 1 patientdatalagen och omfattar även uppgifter om avlidna enligt 1 kap. 1 andra stycket. På frågan om det finns dokumentation om åtkomst (loggar) i Viva har nämnden svarat att alla aktiviteter som sker i systemet loggas i en aktivitetsdatabas. Nämnden har uppgett att varje loggad aktivitet innehåller information om vem som utförde aktiviteten, var i systemet aktiviteten skedde, vilken typ av aktivitet som gjordes (exempelvis visa/läsa, skapa, redigera, radera, utskrift), vilken patient aktiviteten avsåg, vilket dokument/vilken vy aktiviteten avsåg, datum och klockslag för aktiviten. På frågan om vilken information som framgår av loggarna, har Nämnden hänvisat till ett loggutdrag som getts in i ärendet. Av loggutdraget framgår inte att vårdenhet loggas. Enligt 4 kap. 3 första stycket patientdatalagen ska en vårdgivare se till att åtkomst till sådana uppgifter om patienter som förs helt eller delvis automatiserat dokumenteras och kan kontrolleras. Av loggarna ska framgå vilka åtgärder som har vidtagits med patientuppgifterna, vid vilken vårdenhet och vid vilken tidpunkt åtgärderna har vidtagits, samt användarens och patientens identitet. Detta framgår av 2 kap. 11 SOSFS 2008:14. Av loggen ska alltså framgå om anställda till exempel har läst, ändrat, kopierat, upprättat eller skrivit ut vårddokumentation. Det har inte framkommit att det finns sådana loggar i Viva som föreskrivs ovan. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att det finns sådana loggar. När det gäller rutinerna för loggkontroll har Datainspektionen begränsat bedömningen till om nämnden har en dokumenterad rutin för logguppföljning samt om rutinen innebär att nämnden vägleder de befattningshavare som utför loggkontrollerna om vad som kan utgöra obehörig åtkomst enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. Sida 4 av 6

5 På frågan om det finns rutiner för logguppföljning har nämnden uppgett att det finns en logguppföljningsrutin och hänvisat till dokumentet Rutin för hantering av loggar inom socialtjänsten och hälso- och sjukvården. Enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen ska vårdgivare göra systematiska och återkommande kontroller av om någon obehörigen kommer åt patientuppgifter. Regeringen har uttalat att vårdgivarna för att främja patientsäkerheten bör åläggas att systematiskt och fortlöpande företa kontroller av om obehörig åtkomst till uppgifter om patienter förekommer. Vidare uttalar regeringen att en sådan bestämmelse inte bara innebär att faktiska dataintrång med större säkerhet kommer att beivras, utan också bör få en starkt avhållande verkan på personal som, om risken för upptäckt är liten, kan frestas att olovligen läsa uppgifter (aa s. 149 f). Av dokumentet som getts in i ärendet framgår inte om det finns några riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller, exempelvis om vad som kan utgöra misstanke om otillbörlig åtkomst eller vilka åtgärder som kan behöva beslutas om i dessa fall. Datainspektionen anser att loggkontrollerna inte blir verkningsfulla om det saknas riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller om vad som kan utgöra obehörig elektronisk åtkomst. I sådant fall riskerar en vårdgivare att åsidosätta den inre sekretessen. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att det finns skriftliga riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller, så att dessa befattningshavare på ett systematiskt sätt kan kontrollera om någon har kommit åt patientuppgifter obehörigen enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. På fråga om de anställda har fått information om vilka personuppgifter som de får ta del av, samt att loggning och logguppföljning görs, har nämnden svarat att information till personal har getts i samband med utbildningar och uppföljningar vid driftsättningen av systemet, samt finns också publicerat på kommunens intranät. Nämnden har dock varken gett in skriftlig information till de anställda, eller närmare beskrivit vilken information som lämnas. För att uppnå den preventiva effekten av logguppföljning behöver de anställda få information om såväl att loggning och logguppföljning görs, som under vilka omständigheter som de får ta del av patientuppgifter. Sida 5 av 6

6 Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att de anställda får sådan information. Ärendet avslutas, men kan komma att följas upp. Hur man överklagar Om ni vill överklaga beslutet skall ni skriva till Datainspektionen. Ange i skrivelsen vilket beslut som överklagas och den ändring som ni begär. Överklagandet skall ha kommit in till Datainspektionen senast tre veckor från den dag beslutet meddelades för att kunna prövas. Datainspektionen sänder överklagandet vidare till Förvaltningsrätten i Stockholm för prövning om inspektionen inte själv ändrar beslutet på det sätt ni har begärt. Detta beslut har fattats av tf enhetschefen Anna Hörnlund efter föredragning av juristen Katarina Högquist. Vid den slutliga handläggningen har även IT-säkerhetsspecialisten Magnus Bergström deltagit. Anna Hörnlund Katarina Högquist Kopia till: Personuppgiftsombudet Sida 6 av 6