BESLUT. Tillsyn av psykiatriska akutmottagningen, Västerås

Transkript

1 /5-(e,.(7s BESLUT inspektionenförvårdochomsorg Dnr / (7) Avdelning mitt Håkan Hult hakan.hultgivo.se Landstinget Västmanland Diariet Västmanlands sjukhus Landstingshuset ingång Västerås Vårdgivare Landstinget Västmanland Ärendet Tillsyn av psykiatriska akutmottagningen, Västerås Beslut Vårdgivaren ska skriftligt redovisa hur man säkerställer att de processer som styr prioritering och bedömning vid den psykiatriska akutmottagningen identifieras, beskrivs och fastställs i enlighet med kraven i SOSFS 2011:9. Vårdgivaren ska också skriftligt redovisa när ovanstående ska vara genomfört och hur implementering på den psykiatriska akutmottagningen ska ske. Slutligen ska vårdgivaren ange skälen till varför instruktionen inte upprättats så som tidigare redovisats till myndigheten den 27 augusti Redovisningarna ska vara Inspektionen för vård och omsorg tillhanda senast den 31 augusti Bakgrund Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har efter myndighetens genomförda riskanalys öppnat egeninitierade verksamhetstillsyner för att granska de psykiatriska akutmottagningarna. IVO Avdelning Mitt kommer utifrån detta att på ett strukturerat sätt att granska arbetet vid de psykiatriska akutmottagningarna i regionen. Underlag Faktaunderlag gällande bemanning, antal sökande/dygn och antal sökande fördelat över veckodagar. Inspektionen för vård och omsorg Telefon Fax Box 423 registrator.orebro@ivo.se Org nr ÖREBRO

2 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (7) Vårdgivarens instruktion för akut omhändertagande inom vuxenpsykiatrin av patienter Vårdgivarens instruktion för primärjour och bakjour inom vuxenpsykiatrin inom vuxen- Vårdgivarens instruktion för inläggningskriterier psykiatrin. i sam- Vårdgivarens instruktion för somatiska undersökningar band med psykiatrisk vård. Kopior av 33 patientjournaler avseende akutmottagningsbesök och 36 journaler från telefonrådgivning vid akutmottagningen. Inspektion den 8-9 april Vårdgivarens i övrigt bifogade material: Handlingsplan för extravak på somatiska avdelningar organisation, dokumentation och rapportering, Vårdgivarens vårdprogram för självmordsnära patienter- vård och uppföljning, Verksamhetens interna dagoch nattrutiner, Bedömning av patienter från häkte och fångelse, Psykiatrin i Västmanlands och kriminalvårdens samverkansdokument, Hantering av inkomna vårdintyg och handräcknings begäran på psykiatrisk akutmottagning, Överbeläggningar inom vuxenpsykiatrin, Patientsäkerhet och generell säkerhet avseende psykiatriska akutmottagning, Instruktion om hot och våld, Säkerhetsrutin och Visitering samt Verksamhetens mottagningsblankett och underlag vid telefonrådgivning. Redovisning av tillsyn Förutom inhämtande av faktaunderlag har journaler granskats gällande mottagningsbesök och telefonrådgivning. En inspektion har också genomförts den 8 till och med 9 april 2015 där intervjuer av såväl dagsom nattpersonal, har genomförts. Efter intervjuer har en återföring skett till psykiatrins ledningsfunktion. Faktaunderlag Den psykiatriska akutmottagningen har en enhetschef, tio specialistutbildade sjuksköterskor, sex skötare och en bemanningsassistent. Dagtid tjänstgör minst två sjuksköterskor från och från klockan är minst två sjuksköterskor och en skötare i tjänst. Från klockan bemannas akutmottagningen av en sjuksköterska, som även ansvarar för en annan vårdenhet, och två skötare.

3 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (7) Vårdgivaren redovisar att läkarbemanningen på vardagar är en överläkare som bakjour och en AT-läkare som primärjour. Mellan klockan till finns ytterligare en AT-läkare i tjänst. På helger tjänstgör en bakjour och en ST-läkare som primärjour. Den psykiatriska akutmottagningen har i medeltal 16 besökare per dag. Journalgranskning Journalgranskning från mottagningsbesök gjordes utifrån följande triggers: Vem/vilka som bedömde patienten, kontaktorsaken, bedömningsresultat, åtgärd och om uppgifter togs om minderåriga barn. Journalgranskning från besök Det går tydligt att utläsa vilka personalkategorier som haft kontakt med patienterna. Kontaktorsakerna framgår av samtliga granskade journaler. Flertalet av bedömningarna är gjorda av underläkare. I vissa anteckningar framgår att bakjouren har konsulterats. Strukturerat utförda självmordsriskbedömningar finns journalförda och i övrigt framgår att man har frågat om självmordstankar och självmordsplaner. I samtliga journalanteckningar framgick vilka åtgärder man vidtog. Även planerad uppföljning framgick. I de fall det var relevant har frågor om minderåriga hemmavarande barn ställts. Journalgranskning från telefonrådgivning. Journalerna visar att det är sjuksköterskor och skötare som hade kontakt med patienterna. I femton journalanteckningar framgick att en bedömning, åtgärd eller rådgivning har utförts. De resterande anteckningarna har journalförts som stödjande samtal. Vårdgivarens dokument: Samtliga inhämtade dokument har granskats. I dokumentet akut omhändertagande av patienter inom Vuxenpsykiatrin anges att "Första bedömning görs alltid av sjuksköterska eller av annan personal såväl per telefon som vid besök på mottagning/psykiatriska akutmottagningen". Vidare anges att denna person har mandat att avgöra om läkarbedömning är nödvändig.

4 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (7) Intervjuer Vid inspektionen som genomfördes ställdes frågor i systematisk frågeform till olika yrkesfunktioner kring bedömningar, dokumentation, samverkan och kommunikation, prioritering, minderåriga barn samt avvikelserapportering. Av svaren framkom följande: Bedömning vid telefonrådgivning Sjuksköterskor och skötare som bemannar telefonen anser att de har tillräcklig kompetens för att ställa rätt typ av frågor. Det framkom att det finns direktiv för hur telefonrådgivning ska dokumenteras. Bedömning av sökande på akutmottagningen Det framkom olika uppfattningar om vilken yrkeskategori som tar emot patienter för ankomstsamtal och vad ankomstsamtalet ska innehålla. Samtliga svarade att verksamhetens mottagningsblankett "lucklappen" användes vid det första mottagandet. Det framkom också olika uppfattningar om det ska ingå en bedömning av patientens tillstånd och vårdbehov eller om endast anamnes och status ska inhämtas samt olika uppfattning om vem som fattar beslut om att patienter inte behöver träffa läkare för bedömning. Dokumentation Det finns direktiv för hur dokumentationen ska ske av de undersökningar som genomfördes och att det finns goda förutsättningar att följa dessa direktiv. Samverkan och kommunikation Den interna samverkan uppgavs vara mycket god men att överrapportering ibland kunde bli bristfållig när det rådde en hög arbetsbelastning vid mottagningen. Prioritering Personalen gav en samstämmig bild av hur patientema skulle prioriteras på mottagningen och att det var sjuksköterskorna som ansvarade för den prioriteringen. Det framkom också en samstämmighet kring vilka patienter som skulle bedömas av primärjouren respektive bakjouren. Minderåriga barn Det framkom en samstämmighet kring att frågan om hemmavarande minderåriga bam ställdes konsekvent och att rutiner för att göra en oro-

5 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (7) sanmälan finns. Det finns också en medvetenhet kring den skyldighet sjukvårdspersonal har kring detta. Avvikelsehantering Omvårdnadspersonal uppgav att de har skrivit avvikelser kring händelser inom verksamheten medan läkare uppgav att de inte hade skrivit några. Återkoppling av de bearbetade inkomna avvikelserna skedde på arbetsplatsträffar (APT) och via e-post till de inblandade. Man uppgav också att hyrläkare inte deltog på APT. Det framkom också att avvikelser skrevs när man fick kännedom om att patienter hade gjort ett självmordsförsök. Detta oavsett om patienterna var kända eller okända inom psykiatrin. Återföring till vårdgivaren Efter att de systematiserade intervjuerna var genomförda gjordes en återföring till ledningsfunktioner inom psykiatrin där bland annat följande diskuterades: Vårdgivaren informerade om att läkare inte deltog på några möten där avdelningarnas eller mottagningarnas arbete diskuterades. Läkare som var inhyrda mer än tre månader deltog på sektionsläkarmöten. En orsak angavs vara att enhetscheferna inte var chef för läkarna vilket kunde bidra till att läkarna inte deltog på arbetsplatsträffar. Vårdgivaren angav att man upprättade avvikelser på samtliga självmordsförsök för att få statistik kring detta och för att få en tydligare bild kring alla självmordsförsök. All information kring nya rutiner skickas ut via e-post till samtlig personal angav vårdgivaren. Nya direktiv och rutiner tas också upp på APT och det förs även diskussioner i vardagen kring det som är nytt. Vid återföringen angav vårdgivaren att det inte finns någon instruktion eller direktiv kring hur en patient ska tas omhand eller av vem vid ankomsten till akutmottagningen. Vårdgivarens uppfattning var att personalen tar in fakta kring patienten, gör en bedömning, skapar sig en samlad bild av situationen och rapporterar enligt modellen SBAR. Vårdgivaren angav därefter att det är sjuksköterskorna som fattar beslut om patienten ska bedömas av läkare eller inte oavsett

6 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (7) om samtalet sker vid mottagningen eller via telefonrådgivningen. Vårdgivaren angav att samtliga nattsjuksköterskor hade delad tjänst med annan enhet inom kliniken. För att underlätta att få kontakt med nattsjuksköterska skulle en telefon införskaffas. Vårdgivaren angav att det inte fanns något uttalat kring hur mycket av det som framgår av bedömningsunderlaget som skulle fyllas i. Vidare angavs att det som fylls i på den s.k. "lucklappen" också ska föras över till patientdatajournalen i Cosmic. Skälen för beslutet Tillämpliga bestämmelser 3 kap. 1 patientsäkerhetslagen (2010:659), PSL 4 kap. 2 och 6, 5 kap. 2 och 6 kap.1 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Bedömning Inspektionen för vård och omsorg (IVO) konstaterar att vårdgivaren inte har säkerställt ändamålsenliga och patientsäkra rutiner för bedömning och prioritering när patienter söker vård vid den psykiatriska akutmottagningen. Vid inspektionen framkom att det råder oklarheter kring om bedömning görs eller inte avseende patienters tillstånd och vårdbehov. Det finns även otydligheter kring vilken kompetensnivå som ska göra denna bedömning samt vilken information som ska inhämtas för att säkra bedömningen. IVO bedömer att detta är en brist som leder till patientsäkerhetsrisker. Vid inspektionen angavs att avvikelser återrapporterades till personal på arbetsplatsträffar. Det angavs också att läkare inte deltog på dessa möten eller några möten där avdelningarnas eller mottagningarnas arbete diskuterades. IVO anser att samtlig personal bör få del av resultaten av rapporterade avvikelser i syfte att förbättra patientsäkerheten. Vårdgivaren har ett ansvar att säkerställa att verksamhetens personal arbetar i enlighet med de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet. Av dessa ska framgå hur samverkan ska bedrivas inom den egna verksamheten för ett systematiskt kvalitetsarbete. IVO har i tidigare beslut dnr /2013 daterat 18 juni 2014 ställt krav på vårdgivaren att säkerställa att ändamålsenliga rutiner finns för

7 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (7) bedömning och prioritering när patienter söker vård vid psykiatriska akutmottagningen. Vårdgivaren har i september 2014 redovisat till myndigheten att en instruktion om arbetsflödet på den psykiatriska akutmottagningen skulle upprättas. Vid inspektionen den 8 och 9 april 2015 angav vårdgivaren att det fortfarande saknas en instruktion gällande arbetsflödet på mottagningen. Vårdgivaren ska identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Vårdgivaren ska också bedriva egenkontroll med den frekvens och i den omfattning som krävs för att vårdgivaren ska kunna säkra verksamhetens kvalitet. IVO anser att det är anmärkningsvärt att vårdgivaren tidigare redovisat till myndigheten att en instruktion kring detta skulle upprättas men vid kontroll anger att så inte har skett. De krav på åtgärder som vårdgivaren ska vidta framgår av beslutet. Beslut i detta ärende har fattats av enhetschefen Inger Nordin Olsson. I den slutliga handläggningen har inspektörerna Ylva Grahn, Gunnar Hägglund och Herman Pettersson deltagit. Inspektören Håkan Hult har varit föredragande. För Inspektionen för vård och omsorg /076t,77-1 IngeiNordin Olsson (64', Håkan Hult