BESLUT. Tillsyn av psykiatriska akutmottagningen,

Transkript

1 1-1\ Irs\ BESLUT Inspektionen förvårdochomsorg Dnr / (7) f Avdelning mitt Ylva Grahn ylva.grahngivo.se Landstinget Sörmland Nyköping Vårdgivare Landstinget Sörmland Ärendet Tillsyn av psykiatriska akutmottagningen, Eskilstuna Beslut Landstinget i Sörmland ska säkerställa: Att man identifierar, beskriver och fastställer de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet avseende bedömningar kommunikation, prioriteringar och egenkontroll. Att berörd personal följer verksamhetens processer och rutiner som ingår i ledningssystemet. En skriftlig redovisning av vilka åtgärder vårdgivaren har vidtagit utifrån ställda krav ska vara IVO tillhanda senast den 29 januari Av redovisningen ska framgå med vilken frekvens och omfattning som egenkontroll kommer att ske för att säkra verksamhetens kvalitet. För planerade åtgärder ska en tidsplan tillsammans med uppgift om vem som är ansvarig för genomförandet bifogas. Bakgrund IVO har efter myndighetens genomförda riskanalys öppnat egeninitierade verksamhetstillsyner för att granska de psykiatriska akutmottagningama inom Uppsala-Örebro sjukvårdsregion. Bakgrunden är de klagomål och lex Maria-anmälningar som inkommit till IVO och där IVO bedömt att det finns ett samband mellan de bedömningar och prioriteringar som skett vid psykiatriska akutmottagningar och anmäld händelse. I verksamhetstillsynerna har IVO granskat bedömning, ansvar, kommunikation och prioritering vid psykiatriska akutmottagningama. Inspektionen för vård och omsorg Telefon Fax Box 423 registrator.orebro@ivo.se Org nr Örebro

2 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (7) Resultatet av verksamhetstillsynema kommer att sammanställas i en rapport. Underlag Faktauppgifter gällande bemanning, antal sökande/dygn och antal sökande fördelat per veckodag Vårdgivarens dokument: Länsgemensam vårdöverenskommelse primärvård och psykiatri Rutin för telefonrådgivning Checklista för underläkarintroduktion på jourenheten Arbetsbeskrivning psykiatriska akutmottagningen Information till AT-läkare inför placering på psykiatriska kliniken Säker vårdmiljö vid mottagande av patienter som söker på psykiatriska akutmottagningen Psykiatriska akutmottagningens arbete för hur en säker vårdmiljö för patienter och personal. Hur vi prioriterar att placera patienter mellan akutmottagningen, väntrummet och avskiljningsrum Checklista introduktion psykiatriska akutmottagningen Uppdragsbeskrivning mobila teamet Kopior av 15 patientjournaler avseende akutmottagningsbesök och 195 anteckningar från telefonrådgivning vid akutmottagningen. Inspektion den september Redovisning av tillsyn verksamhetstillsynen har IVO inhämtat faktauppgifter, patientjournaler, och dokument från yårdgivaren. Patientjournaler har granskats gällande psykiatriska akutbesök och telefonrådgivning. En inspektion har genomförts den 22 och 23 september 2015 där intervjuer har genomförts. Intervjuade personalkategorier var primärjour, bakjour, dag- och nattsjuksköterskor samt dag- och nattskötare. Vid intervjuerna ställdes frågor i systematisk frågeform kring dokumentation, bedömningar, samverkan och kommunikation,

3 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (7) prioritering, anmälningsskyldighet avvikelserapportering. avseende minderåriga barn samt En återföring och dialog har skett med ledningen för psykiatrin utifrån iakttagelser som IVO gjort vid intervjuerna med personal. Begärda dokument Faktauppgifter Av faktauppgifterna framgår att på den psykiatriska akutmottagningen tjänstgör dag och kvällstid två sjuksköterskor altemativt en sjuksköterska och en skötare. På kvällen utgår ett mobilt team från den psykiatriska akutmottagningen, där ingår en sjuksköterska och en skötare. Nattetid utgörs bemanningen av en sjuksköterska som är kopplad mellan akutmottagningen och en psykiatrisk slutenvårdsavdelning. Sjuksköterskan går till akutmottagningen när patienter kommer dit. Dessutom ansluter två skötare från två olika psykiatriska slutenvårdsavdelningar. På helger finns samma bemanning som på vardagarna. Parallellt med arbetet på den psykiatriska akutmottagningen finns även en underläkarmottagning tisdagar och torsdagar. Den bemannas av omvårdnadspersonal från den psykiatriska akutmottagningen och av underläkare. Den psykiatriska akutmottagningen har i medeltal 14 besökare per dag. Journalgranskning Journalgranskning av mottagningsbesök gjordes utifrån följande: Vilken/ vilka yrkesfunktioner som bedömde patienten, om kontaktorsak, bedömning och åtgärd framgår samt om uppgifter tagits om hemmavarande barn. Av den begärda dokumentationen från mottagningsbesök går det tydligt att utläsa vilka personalkategorier som haft kontakt med patientema. Kontaktorsak framgår av samtliga anteckningar. Bedömningama var gjorda av ST-läkare, AT-läkare samt i en del fall direkt av överläkare. Bakjouren hade kontaktats när det var AT-läkare som gjort bedömningen. Av samtliga anteckningar framgår att en strukturerad självmordsriskbedömning är gjord. I samtliga anteckningar framgår vilka åtgärder som vidtagits och om det planerades någon uppföljning. I mindre än hälften av journalerna fanns uppgift om att patienten har barn.

4 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (7) Journalgranskning av telefonrådgivningen gjordes utifrån följande: Vilken yrkesfunktion som hanterade telefonsamtalet samt om kontaktorsak, bedömning och åtgärd hade utförts. Av journalanteckningarna framgår att det till största delen är sjuksköterskor som bemannat jourtelefonen. Av journalanteckningarna framgår kontaktorsak, aktuell status samt vilka åtgärder som vidtagits. Vårdgivarens dokument Av vårdgivarens dokument för telefonrådgivning framgår att den alltid är bemannad med sjuksköterska, skötarna ansvarar för interntelefonen. Intervjuer Bedämningar och prioriteringar Av intervjuerna framkom att det är läkarna som gör bedömningarna. Omvårdnadspersonalen inhämtar uppgifter om orsaken till besöket, tar aktuellt status samt lämnar ut självskattningsformulär. En personal uppgav att man gör bedömning om patienten ska till psykiatrin eller till någon annan sjukvårdsenhet. Omvårdnadspersonalen uppger att det inte finns några skriftliga kriterier för hur man prioriterar patienterna som söker på mottagningen. Dock brukar patienter som kommer med polis samt patienter som är under 18 år prioriteras. Prioriteringen görs för det mesta av sjuksköterskan ibland tillsammans med bakjour. Det finns inga kriterier för vilka patienter som primärjour respektive bakjour ska bedöma. Vid tillsynen framkom att det var primärjouren som bedömde alla patienter såvida det inte handlade om tvångsåtgärder eller om speciellt svårbedömda tillstånd. Primärjouren kontaktade bakjouren vid behov. I regel får alla som söker akutmottagningen träffa en läkare. Om det handlade om välkända patienter kunde i enstaka fall skötare och sjuksköterska tillsammans göra bedömningen att patienten kunde gå hem utan att träffa läkare. Sjuksköterskor och skötare ansåg att de hade tillräcklig kompetens för att bemanna telefonrådgivningen. Det framkom delade meningar angående om det fanns direktiv för hur man skulle dokumentera telefonrådgivningarna. Personalen gav samstämmiga uppgifter om att de ställde frågor till patienter om de hade hemmavarande minderåriga barn. Personalen var

5 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (7) medveten om sin skyldighet att anmäla till socialtjänsten vid oro om att ett bam far illa. Kommunikation Den intema samverkan uppgavs vara mycket god, rapporter och överlämningar skedde muntligt och skriftligt mellan omvårdnadspersonal och läkare. Vidare framkom att rapporteringen kunde bli bristfällig på grund av språkförbistringar mellan omvårdnadspersonal och läkare samt i samband med att man skiftar personal vid nytt arbetspass Avvikelserapportering Personalen hade kännedom om var man kunde inhämta information om resultatet av avvikelserapporter. Övrigt Personalen angav att akutmottagningens lokaler är olämpligt placerade. Personalen beskriver att de inte har överblick över väntrummet, det passerar andra patienter i anslutning och det är lyhört från samtalsrum och från kassan vid entrål som ligger i anslutning. Aterföring och dialog med ledningen vid psykiatrin Vid tillsynen uppgav ledningen att det är oklart vilka instruktioner personalen fått gällande bedömningar som ska genomföras när patienter kommer till mottagningen. Enhetschefen ansåg sig vara trygg med att personalen gjorde avancerade bedömningar. Hon angav dock att det fanns anledning att se över skriftliga rutiner för bedömningar för ett förtydligande. Självmordsriskbedömningar ska göras vid varje kontakt men ledningen kände inte till om så skedde. Ledningen ansåg att de behövde bli bättre på egenkontroll. Patienter som blivit inbokade hos läkare under dagen och som kom senare till akutmottagningen fick inte alltid en ny bedömning av omvårdnadspersona1 innan besök hos läkaren. Sekreteraren tar i dessa fall emot patienten som får vänta i väntrummet. Om sekreteraren anser att behov föreligger så kallar hon på omvårdnadspersonal. Ledningen angav att mobila teamet vid behov kan samtala med patienten vid akutmottagningen. Avvikelser IVO frågade ledningen hur man återkopplar de avvikelser som kommer in. Enhetschefen angav att man hade som målsättning att återkoppla

6 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (7) inom två veckor. Enhetschefen uppgav att avvikelser är ett utvecklingsområde för cheferna. Egenkontroll Frågan om vilka egenkontroll vårdgivaren utför avseende uppföljning och efterlevnad av rutiner och riktlinjer besvarades enligt följande. Egenkontroll sker rörande signering av journalanteckningar. Vidare anges att egenkontroll har skett avseende dokumentation av omvårdnadsplaner samt läkarnas dokumentation av vårdplaner. Ledningen uppgav också att man behövde bli bättre på egenkontroll avseende om självmordsriskbedömning sker vid varje kontakt. Ledningen uppgav att det var svårt att följa upp huruvida personalen följer fastställda rutiner. Skälen för beslutet Tillämpliga bestämmelser 2 a och 2 e hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), HSL 3 kap. 1,3,6 patientdatalagen (2008:355), PDL 3 kap 1, 6 kap. 1-2 och 7 kap. 4 patientsäkerhetslagen (2010:659), PSL 4 kap. 2-4, 5 kap. 2 och 7-8 samt 6 kap. 1 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Bedömning IVO har vid sin tillsyn funnit brister gällande psykiatriska akutmottagningens ledningssystem vad avser bedömningar, kommunikation, prioriteringar och egenkontroll. IVO kan efter tillsynen konstatera att vårdgivaren är oklar över vilka instruktioner personalen har fått avseende om de ska göra bedömningar eller inte. När det gällde självmordsriskbedömningar fanns en oklarhet hos ledningen om detta utfördes enligt direktiv. IVO har också vid tillsynen noterat att det saknas riktlinjer för hur patienter som söker på akutmottagningen ska prioriteras. En tydlighet gällande vem som gör bedömningar och vilken typ bedömningar som ska göras samt prioritering av patienter anser IVO vara av betydelse för kvaliteten och patientsäkerheten i verksamheten. Att det inte finns direktiv för hur bedömningar och prioriteringar ska göras visar på brister i vårdgivarens ledningssystem vid psykiatriska akutmottagningen.

7 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (7) Vid tillsynen framkom att överrapporteringen mellan personal ibland kunde bli bristfällig på grund av språkförbistringar och vid personalbyten. IVO belyser att bristande överrapportering kan innebära att viktig information inte förs vidare till den personal som involveras i den fortsatta vården och behandlingen av patienten. De krav som IVO ställer mot bakgrund av de ovanstående bristema framgår av beslutet. I tillsynen har det framkommit att personalen anser att akutmottagningens lokaler är utformade så att personalen inte kan ha omedelbar översikt över väntrummet. IVO anger i sammanhanget att det är vårdgivarens ansvar att se till att verksamheten har ändamålsenliga lokaler. IVO påtalar vårdgivarens ansvar enligt 3 kap 1 PSL, att planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att kravet på god vård upprätthålls. Enligt 4 kap. 2-4 SOSFS 2011:9 ska vårdgivaren identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Vidare är det vårdgivarens ansvar att se till att berörd personal följer verksamhetens processer och rutiner som ingår i ledningssystemet. Vårdgivaren har enligt 5 kap. 2 och 7-8 SOSFS 2011:9 skyldighet att utöva egenkontroll med den frekvens och i den omfattning som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet. Enligt 7 kap. 4 PSL ska IVO inom ramen för tillsyn lämna råd och ge vägledning samt förmedla kunskap och erfarenhet som erhålls genom tillsynen. I den aktuella tillsynen har diskussioner förts om bedömning och ansvar i samband med arbetet på psykiatriska mottagningen. Med anledning av det bifogas ett principbeslut daterat , dnr /2013 fattat av IVO:s generaldirektör Gunilla Hult Backlund som rör anställning av läkare med vikariatsförordnande enligt SOSFS 2000:6. Beslut i detta ärende har fattats av inspektören Marie Herbring. I den slutliga handläggningen har inspektörema Håkan Hult och Herman Pettersson deltagit. Inspektören Ylva Grahn har varit föredragande. För 1 pektionen fr vård och omsorg Marie Herbring