Effektivare resursutnyttjande i primärvården

Transkript

1 Effektivare resursutnyttjande i primärvården Vårdcentralen Ekensberg vände ekonomisk motvind till medvind tillsammans med de medicinska sekreterarna Cecilia Blomkvist

2 Nedåtgående spiral Vårdcentralen hade både 2012 och 2013 svårt att rekrytera distrikts-/sjuksköterskor och läkare vilket visade sig på tillgänglighetssiffror, antal listade patienter och ekonomiskt resultat Vi i ledningsgruppen var tvungen att vända trenden Jag har sedan 1991 önskat visa på att omfördelning av resurser ger ökad vinst i vården i form av bland annat tillgänglighet - vi vet vem som gör vad i vården men är det rätt resurs? Ledningsgruppen och min chef lyssnade på mig och jag fick sätta igång projektet. Vi satte motiv och mål

3 Motiv Motivet till förbättringsarbete var Patientfokus Rekrytera fler specialister Öka tillgängligheten Arbetsglädje Öka antal listade patienter Förbättra ekonomin

4 Mål Målet var att komma upp till listade patienter Öka tillgängligheten i telefon och läkarbesök till 90% och 85% minimum Personal och patienter prata gott om vårdcentralen återta vårt varumärke Rekryteringsbas Vända den ekonomiska nedåtgående trenden

5 Vad gjorde vi? Vi tog fram motiv och mål Vi gick igenom personalkategori för personalkategori vad är det som gör att tillgängligheten är låg? Resursbrist? Resursslöseri?

6 Vad fann vi på sjukgymnastiken? Sjukgymnastiken hade låg tillgänglighet och vi fick höga primulaavgifter eftersom patienterna vände sig till privata aktörer Samtidigt hade sjukgymnastiken ett register som tog mycket av deras tid BOA-registret Det registret tog en medicinsk sekreterare över Vi anställde en sjukgymnast vars uppdrag var att driva runt sig själv dvs lönen betalades utifrån resultat (tillgängligheten ökade, prestationsersättningen ökade och primulaavgiften minskade)

7 Vad fann vi på arbetsterapin? Arbetsterapeuten behövde mycket administrativ tid för dokumentation Började diktera En medicinsk sekreterare började boka och kalla patienter

8 Vad fann vi på sköterskemott? Distrikts-/sjuksköterskorna hade mycket arbetsuppgifter av omvårdnadskaraktär samt administration i form av register och tidsbokning och hann inte med sina kronikermottagningar. De medicinska sekreterarna tog över registren och varje kronikerteam fick en sekreterare som bokade och kallade patienter. En undersköterska anställdes som blev delegerad att utföra arbetsuppgifter som suturtagning, blodtrycksmottagning, omläggning.

9 Vad fann vi på läkarmott? Läkarna hade Prator och Mina vårdkontakter att hantera vilket de upplevde tog mycket av deras tid De upplevde att de fick många patienter på dagakuten som i stället kunde träffa en distrikts-/sjuksköterska

10 De medicinska sekreterarna började administrera Prator och Mina vårdkontakter De medicinska sekreterarna uppfann ett bokningssystem för recept där det lätt gick att lägga in recepten så de syntes i receptionslistan på läkarnas admintid mellan klockan Distrikts- och sjuksköterskorna delegerade en del arbetsuppgifter till undersköterskor och började arbeta som röd sköterska dvs. tog lite mer bedömningar Läkarna fick patientbesök som var bedömda av sköterska innan de kom på besöket

11 De medicinska sekreterarnas arbetsmiljö Nu började diktatlistorna bli långa 2100 diktat var vi uppe i när det var som värst Patientsäkerheten och arbetsmiljön i och med det var ohållbar Jag gick åter till ledningsgruppen och vi tog fram de senaste siffrorna och vi fann:

12 Antal listade hade börjat stiga Primulaavgiften minskat Tillgängligheten ökat och straffavgifter uteblev De medicinska sekreterarnas arbete med administrativ service hade börjat ge effekt Vi anställde 1,5 mer sekreterare Diktatlistan minskade Ekonomin fortsatte att blomstra trots ökad personalbemanning

13 Resultatet för 2014 Vi ökade antalet anställda Vi ökade arbetsglädjen Vi ökade tillgängligheten Vi ökade antalet listade patienter Vi ökade det ekonomiska resultatet Vi tog sakta men säkert tillbaka vårt goda rykte

14 Ekonomiskt utfall 1500 resultat resultat -1000

15 Antal listade Listade Listade

16 Tillgänglighet procent Tillgängl Tillgängl

17 Antal sekreterartjänster 7 Antal sekr tjänster Antal sekr tjänster

18 Motstånd och mod Det var inte en lätt väg att nå detta, ingen av yrkesprofessionerna ville till en början lämna ifrån sig sina arbetsuppgifter De medicinska sekreterarna var inte helt glada att ta på sig så mycket nya arbetsuppgifter utan extra resurser vid start

19 Vår verksamhetschef var tydlig Det här var vägen till framgång för vårdcentralen Ekensberg Hon hade dessutom förmågan att inspirera och entusiasmera medarbetarna Och modet att ta beslutet och stå fast vid det

20 I dag I dag använder alla yrkeskategorier ordet rätt använd kompetens. När det kommer nya administrativa uppgifter säger ställs alltid frågan kan någon annan yrkeskategori utföra denna arbetsuppgift lika bra De medicinska sekreterarna är involverade i all administration idag.

21 Vision för sekretariatet 2008 satte vi på sekretariatet tillsammans en vision. Med vår verksamhet vill vi vara ett administrativt centrum på vårdcentralen där vi till samtlig personal ger administrativ kompetens med servicekänsla. Vi vill vara spindeln i nätet där allt administrativt arbete utgår från oss.

22 2014 påbörjades arbetet på riktigt att gå i mål med vår vision I dag kan jag med stolthet säga att vi är nära målet Dock finns alltid mer att göra Ledningsgruppen har i år startat upp ännu ett arbete med effektivare resursutnyttjande och ser över alla processer för att se om det är rätt yrkesprofession som utför arbetsuppgiften 2021 är vi i mål med sekretariatets vision det är min absoluta övertygelse

23 Medicinsk sekreterare är i dag ett yrke med bred utbildning inom sjukvårdsadministration Både utvecklingsenheten, personalutvecklingsenheten, landstingsarkivet, diariet och patientsäkerhetsenheten är inne och föreläser och utbildar på YHutbildningen De studerande har 20 veckors lärande i arbete ute på kliniker och vårdcentraler YH-utbildningen har en ledningsgrupp där arbetslivet från LtS finns med som representanter, däribland jag samt några administrativa enhetschefer på MSE och KSK. Bland annat är jag med och sätter ihop utbildningen, föreläser om just effektivare resursutnyttjande i vården, om den medicinska sekreterarens roll i den framtida sjukvården samt lär ut allt som har med patientrelaterad administration och dokumentation som jag arbetat med under mitt 26-åriga yrkesliv i både SLL och LtS. Den dagen journalskrivningen blir helt röststyrd är de medicinska sekreterarna oumbärliga vårdadministratörer och väl implementerade i sjukvården.

24 Vad gör de medicinska sekreterarna på Ekensberg idag? Samordnare för NCS Cross vårdportal IT-koordinator IT-samordnare eks-administration Ansvar för bilarna Sekreterare för de olika kronikermottagningarna med bokning och kallelser Nationella register Svevac, SeniorAlert, NDR, Webbkollen, Palliativa registret, RiksSvikt, Luftvägsregistret, BOA, NRS och SHP Väntelistbokningar för läkare och beställer prover enl. PM. Av- och ombokningar vid sjukdom Bokningar och administration SHP TeleQ-administratör + receptförnyelser via TeleQ

25 Bokningar till läkemedelsluncher Facebookadministratör Webbredaktör Arkivredogörare journal och diariet Melkerlistan, asyl/flyktingadministration samt fakturering Redaktör för insidan Registrator i Public 360 (EDIL) Heroma Listning Statistikuttag Beställningar Uppdatering av olika personalistor Rapportör väntetider i vården

26 Handlägga och bevaka Mina vårdkontakter till läkargruppen Handlägga och bevaka Prator till läkargruppen Tolkbokningar och ansvar SIP-registreringar Fakturering t ex droganalyser till kommunen Ansvar för korrekta registreringar Hälsovals registreringsrutiner Diagnoskodansvar

27 Efterord För mig har det här varit ett förbättringsarbete som gett mig så oerhört mycket feedback, inspiration, engagemang och arbetsglädje. Att jag - tack vare primärvårdens ersättningsmodell och vårdcentralens dåvarande situation fick chansen att visa på att Bästa Effektivaste Omfördelning av Arbetsuppgifter faktiskt kan öka tillgängligheten för patienterna enligt vårdgarantin och därmed ge ekonomiska vinster ger mig daglig feedback och arbetsglädje. Men jag hade aldrig rott i land detta utan min dåvarande chef som besatt engagemang och mod och inte heller utan de medicinska sekreterarna som utan att klaga oförtrutet arbetade på och litade på mig att det skulle ge effekt både för vårdcentralen men också i form av mer resurser på sekretariatet. Det är oerhört inspirerande och en daglig personlig utveckling att få föreläsa om mitt hjärtebarn som jag under själva förbättringsperioden slet hårt för tro mig det var ingen lätt resa, långt ifrån alla var med på tåget från början. Jag hoppas och tror att ni ska bli inspirerade och påbörja tillsammans med era chefer och medarbetare liknande projekt. Men kom ihåg ställ alltid frågan ger det här mer tid för patienten? Om svaret är nej är det inte säkert att det är BEON. Patientfokus och tillgänglighet är det som ska vara i centrum till omfördelning av arbetsuppgifter. Slutligen citerar jag Albert Einsteins: Den som aldrig förändrat har heller aldrig provat något nytt //Allt gott! Cissi