Bättre och snabbare service till patienten och minskade kostnader för verksamheten så drar vi nytta av e- tjänster

Transkript

1 Bättre och snabbare service till patienten och minskade kostnader för verksamheten så drar vi nytta av e- tjänster Marlene Svensk och Inga Jonzon Eriksson Journalen via nätet - omvänt ärendeflöde

2 Agenda Journalen via nätet i Sverige och i Region Jönköpings län Omvänt ärendeflöde 1177 Vårdguidens e-tjänster Journalen på Habo vårdcentral Andra möjligheter att använda Journalen som stöd i verksamheten Journalen via nätet - omvänt ärendeflöde

3 Journalen via nätet i Sverige Infört i hela landet 1,9 miljoner användare i landet

4 Driftstart 3/ för alla invånare i Jönköpings län invånare i Jönköpings län har nu loggat in för att läsa sin eller närståendes journal personer har läst sitt barns journal I snitt är det personer per dag som loggar in i journalen via nätet i Jönköpings län Journalen via nätet - omvänt ärendeflöde

5 Inloggade per dag i Jönköpings län Journalen via nätet - omvänt ärendeflöde

6 Nytillkomna informationsmängder Tillväxtkurvan från barnhälsovården - oktober 2016 (från 2011) Psykiatrins anteckningar och diagnoser - 1 december 2016 Anteckningar från samtliga kuratorer och psykologer - 1 december 2016 (info från datum övrig verksamhet) Provsvar klinisk kemi - april 2017 (från 2006) Röntgensvar maj 2017(från 2006) Journalen via nätet - omvänt ärendeflöde

7 Nya informationsmängder Mödrahälsovård (Förlossningsvård) Barn- och ungdomspsykiatrins anteckningar Läkemedel Vårdkontakt Konsultationsremissvar Barnhälsovård Remisstatus Uppmärksamhetssignal Klinisk fysiologi Mikrobiologi Patologi Röntgenbilder Tandvård Loggar Journalspärr Journalen via nätet - omvänt ärendeflöde

8 Värde för patienten/vårdnadshavaren Möjlighet att förbereda sig, fördjupa sig och därmed bli mer motiverad att vara delaktig i sin/sitt barns vård Möjlighet att i efterhand förstå vad som hänt under ett vårdtillfälle eller besök Att kunna visa och diskutera med närstående Kompletterar den muntliga information patienten/vårdnadshavaren fick vid besök eller på telefon Att kunna följa sina barns provsvar Journalen via nätet - omvänt ärendeflöde

9 Värde för vården Samarbetet mellan patient/vårdnadshavare och vårdpersonalen kan stärkas Kan ge en mer engagerad patient/vårdnadshavare Patienter/vårdnadshavare kommer bättre förberedda vilket kan ge ett effektivare och bättre möte. Möjlighet att förtydliga och förstärka det som är viktigt för patienten Patienten/vårdnadshavaren kan bidra med kvalitetsgranskning av journalen Journalen via nätet - omvänt ärendeflöde

10 Osignerad information 2014 fastställdes ett nationellt regelverk där vissa delar var obligatoriska och vissa valbara. Detta innebär att regelverket för journalen via nätet ser olika ut beroende på var i landet man vårdas. T.ex. skiljer det sig om man visar osignerad information eller signera information Hur långt tillbaka i tiden man visar Journalen via nätet - omvänt ärendeflöde

11 Ny tydligare informationsruta vid inloggning Journalen via nätet - omvänt ärendeflöde

12 Dags för nästa steg Journalen via nätet - omvänt ärendeflöde

13 Hur kan vi i vården få nytta av journalen via nätet? Nu behöver vi fokusera på om hur vi kan använda journalen via nätet som ett redskap i kontakten med patienterna och närstående Journalen via nätet - omvänt ärendeflöde

14 Omvänt ärendeflöde Vårdguidens e-tjänster Journalen

15 Bakgrund Stort antal brev angående bland annat provsvar skickas till patienter. Storhelger fördröjning i postgången. Hur effektivisera svarshanteringen, med snabbare besked till patienterna? Kan vi använda oss av ett redan befintligt system Vårdguidens e-tjänster? Ökat antal förfrågningar via e-tjänsterna om bland annat receptförnyelser. Om invånarna använder e-tjänster för att ta kontakt med Habo vårdcentral så skulle vi kanske också kunna ta kontakt med dem - omvänt ärendeflöde? Vad skulle detta innebära för verksamheten och för patienterna? Habo vårdcentral

16 Fördelar Huvudsyftet är att patienten så snabbt som möjligt på ett säkert sätt ska få besked om exempelvis provsvar såvida de inte visar något mer allvarligt/oväntat patologiskt då läkaren istället tar kontakt per telefon. Övriga vinster: Ekonomisk vinning genom att färre brev skickas vilket sparar papper samt kuvert- och portokostnad. E-tjänster är ett miljövänligare alternativ än utskick av brev. Minskad administration för läkarna. Minskat antal telefonsamtal med förfrågningar om provsvar via telefonrådgivningen. - Statistik utlämnade provsvar i telefonrådgivningen under en vecka 39 samtal. Ökat användande av 1177 Vårdguidens e-tjänster. Patientsäkerhet, kan med fördel användas av patienter med skyddad identitet. Habo vårdcentral

17 Uppstart Idén presenterades för ledningen fick ok att driva projektet. Inga Jonzon Eriksson, projektledare för projektet Journalen via nätet Fredrik Sargren, administratör 1177 Vårdguidens e-tjänster. ST-läkare på vårdcentralen Inhämtade fakta - hur det fungerar rent praktiskt att skapa ett ärende till invånare via e- tjänster. Diskussion med Inga och Fredrik om hur texten bör formuleras i informationsblad till patienterna. Vad behöver man som patient göra för att få avisering via sms eller e-post? Kontroll att inga juridiska hinder förelåg att använda e-tjänster i syftet omvänt ärendeflöde, vilket det inte gjorde. Diskussion i ledningsgruppen, gjorde rutinbeskrivning för flödet på vårdcentralen. Habo vårdcentral

18 Avgränsningar/frågeställningar Standardsvar som meddelande, eller fritt diktera ett svar? Vad ska vi ha för standardsvar? Vad visas i journalen via nätet? Provsvar, röntgensvar? Hur ska vi dokumentera i journalen att patienten önskar svar via e-tjänster? Åtgärdskod? Vilken målgrupp ska vi vända oss till? Vilka begränsningar/förutsättningar i e-tjänster, alternativ för inloggning - e-legitimation - sms - mail? Åldersgräns för egen inloggning? Max antal tecken i meddelandefönstret? Vilken/vilka läkare ska involveras i projektet inledningsvis, eller alla? Vem ska informera patienten och ställa frågan om meddelande via e-tjänster, vårdadministratör, läkare? Finns det några juridiska hinder för användandet av e-tjänster i detta syfte? Vad finns det för risker? Vad kan hända om meddelandet inte når patienten? Habo vårdcentral

19 Införande Information till alla kollegor, vårdcentralsmöte och läkarmöte. Färdiga kit på läkarexpeditionerna med informationsmaterial att lämna ut till patienten. Läkaren dikterar om svar via e-tjänster. - Testperiod sommaren 2016, en ST-läkare. Inget bra utfall, endast akuttider sommarperiod - svar lämnas ut direkt. Läkare borta från vårdcentralen hösten/vintern. Införandet lades på is. Ny testperiod våren 2017, en AT-läkare och en ST-läkare. Enstaka patienter tillfrågade och intresserade. Uppehåll under sommaren och under införandet av Cosmic R8.1 hösten Habo vårdcentral

20 Erfarenheter Svårt att bryta gammal vana: Komma ihåg att ställa frågan. Tidsbrist vid besök: Tiden räcker inte till för läkaren att ställa frågor som inte har med patientens besöksorsak att göra. Otillräcklig kunskap: Läkaren tycker inte att hen är tillräckligt insatt i e-tjänster för att kunna svara på motfrågor från patienterna. Frånvaro. Avbrott i införandet då läkare varit borta från vårdcentralen. Informationssamhället: Stort flöde med ny information, svårt att ta till sig, man tackar nej redan innan man vet vad erbjudandet/informationen innebär. Bekvämlighet: Många patienter är intresserade ända tills de hör att de själva aktivt måste gå in via 1177.se och väljer då att få svar som de brukar. Tidsbrist/prioritering: Hög arbetsbelastning och mycket annat händer i verksamheten. Svårt att då införa nya rutiner varför jag valt att lägga projektet åt sidan under dessa perioder. Habo vårdcentral

21 Nytt flöde Hur kan vi enklare kan nå ut till patienterna med informationen utan att det tar tid vid kontakten mellan läkare och patient? Nytt informationsblad och flöde. Januari 2018 uppstart alla läkare på vårdcentralen och med nytt flöde. Informationsblad via receptionen. Frångår standarfraser men viktigt att dokumentation i journalen speglar meddelandet till patienten. Dokumentation om e-tjänster i journalen ska vara lätt för läkarna att se. Dokumenteras i patientkortet. Information på Facebook. Affischer på och utanför vårdcentralen och informationsblad skickas ut med kallelsebrev. Habo vårdcentral

22 Rutinbeskrivning - omvänt ärendeflöde via E-tjänster Rutin läkare - diktering vid besök/administration 1. Besök: Läkaren dikterar i besöksanteckningen att patienten vill ha svar via e-tjänster. Informationslappen (med patientens påskrift) läggs i diktathögen och skannas till journalen. 2. Administration prov/röntgensvar: Läkaren tittar i patientkortet om patient vill ha svar via e-tjänster. Läkaren dikterar administrativ anteckning samt meddelar i diktatet till vårdadministratör svar via e-tjänster. Läkaren dikterar meddelandet till patienten (som skickas via e-tjänster utan signering av läkaren). Diktatet läggs på högprio för snabb utskrift. Rutin vårdadministratör/läkarsekreterare 1. Besök: Vårdadministratör skriver besöksanteckning och dokumenterar: Åtgärd: Provsvar/röntgensvar till patienten via 1177 vårdguidens e-tjänster. (Skanna dokumentet här). Patientkortet: Vid Habo vårdcentral - skriv e-tjänster. 2. Administrativ anteckning prov/röntgensvar: Skriv administrativ anteckning. Åtgärd: Meddelande om provsvar/röntgensvar till patienten via 1177 vårdguidens e-tjänster. Välj åtgärdskod: XS003 Information till patienten via e-tjänster (ändra text). Skapa meddelande till invånare via e-tjänster: Logga in i e-tjänster och välj - Skicka nytt ärende. Fyll i aktuellt personnummer och sök fram invånare. Välj ärendetyp Meddelande till invånare. Skapa ärende. Skriv meddelandet läkaren dikterar. Skicka. Habo vårdcentral

23 Dagsläget Cirka 60 patienter som tackat ja till erbjudande om svar via e-tjänster efter information i receptionen. Informationsblad skickas ut tillsammans med kallelser. Positiv feedback Snabbt svar och enkelt att logga in och läsa. Bra att slippa vänta på brev när man är bortrest på semester. Habo vårdcentral

24 Habo vårdcentral

25 Andra möjligheter?

26 Hur kan vi i vården få nytta av journalen via nätet? Hur vi kan hitta nya sätt att använda journalen via nätet som ett redskap i kontakten med patienterna och närstående

27 Frågor