Avbrottsrutin för COSMIC primärvård

Transkript

1 Avbrottsrutin för COSMIC primärvård Rubrik: Avbrottsrutin för COSMIC primärvård Sidan 1 av 9. Detta kommer du att välja innan du skapar ett dokument i DocPlus. Obs. Landstinget i Uppsala län

2 Innehåll 1. Syfte Omfattning Ansvar för avbrottsrutiner Läskopia av Cosmic... 3 Information och support under driftstopp Avbrottsskåp Elavbrott Planerat driftstopp i COSMIC Oplanerat driftstopp i COSMIC Manuella rutiner under avbrott Vårddokumentation Digital diktering Läkemedel Recept BoS Provbunden BoS Lokala analyser Interinfo-Blodgrupperingssvar BoS - Beställning radiologi Vårdbegäran och Konsultationsremiss Icke akuta remisser och svar Akuta remisser Patient med ofullständig identitet under driftstopp Kassa Vårdkontakt och efterregistrering Dokumentationsmallar Tidbok Hävt driftstopp Efterregistrering Avvikelserapportering... 9 Rubrik: Avbrottsrutin för COSMIC primärvård Sidan 2 av 9

3 1. Syfte Syftet med dokumentet är att skapa ett underlag som vårdenheter kan utgå från vid skapande av lokala rutiner för att säkerställa patient- och journalhantering under driftstopp/driftstörning av COSMIC. 2. Omfattning Anvisningen gäller för enheter inom primärvård i Landstinget i Uppsala Län och de vårdgivare som landstinget har avtal med, vid planerade och oplanerade driftstopp eller driftstörningar i COSMIC. 3. Ansvar för avbrottsrutiner Verksamhetschef eller motsvarande ansvarar för att uppdaterade avbrottsrutiner finns inom respektive verksamhet. Denna anvisning ska ligga till grund för enhetens avbrottsrutiner. 4. Läskopia av Cosmic Vid planerat driftstopp längre än 30 minuter finns alltid läskopia av COSMIC tillgänglig. Vid oplanerade driftstopp kan det ta upp till 3 timmar innan läskopia finns till hands. Klicka på den röda COSMIC symbolen med vit botten på datorns skrivbord för att öppna läskopian. Logga in med din vanliga COSMIC inloggning. I läskopian kan man enbart läsa information om de patienter som var aktuella vid driftstoppet. Beroende av situationen kan man ibland skriva ut listor från läskopian. Uthoppen via Externa applikationer går även att nå via läskopia. Information och support under driftstopp Kontinuerlig uppdaterad information om driftstoppet finns att läsa på EPJ:s hemsida på Navet/Kunskapsbanken/IT-system/COSMIC -elektronisk patientjournal. Privata vårdgivare går in via lul.se/extranätet/vårdgivare/avtal/it-avdelningen för primärvård/vårdsystemsamordning/cosmic. Information och support ges i första hand av PV/IT tel På kvällar, nätter och helger kontaktas följande: Central COSMIC-support Endast akuta ärenden gällande COSMIC IT-teknisk support Endast akuta ärenden gällande t ex dator, skrivare, nätverksproblem och strömavbrott Övriga ärenden hänvisas till ordinarie IT-support dagtid. Minicall/Telefon (externt ) Rubrik: Avbrottsrutin för COSMIC primärvård Sidan 3 av 9

4 5. Avbrottsskåp På varje enhet ska ett skåp finnas med material att använda under driftstopp. Verksamhetschefen ansvarar för avbrottsskåpet. Avbrottsskåpet bör innehålla följande utrustning och utskrivna dokument: Dikteringsutrustning FASS Inloggningsuppgifter till Laboratoriesvar (inlåst). Telefonlista till lokala IT-stödpersoner Lista över förskrivarkoder för ordinarie personal (inlåst) Avbrottsblanketter och dokument för manuell journalföring enligt tabell nedan: Nr 1 Avbrottsblankett/instruk tion Avbrottsrutin för Cosmic primärvård i pappersform Plats Navet/Kunskapsbanken/Service A-Ö/IT-avdelningen för primärvård /Avbrottsrutiner Lul.se/Extranätet/Vårdgivare/Avtal/IT-avdelningen för primärvård/ Avbrottsrutiner 2 3 Blanketter t ex sjukintyg, dödsintyg Diktatlista Försäkringskassans blanketter kan skrivas ut på deras hemsida. ukvarden För övriga akuta intygsblanketter hänvisas till mottagningens beredskapsväska. Navet/Kunskapsbanken/IT-system/COSMIC -elektronisk patientjournal. Lul.se/Extranätet/Vårdgivare/Avtal/IT-avdelningen för primärvård/vårdsystemsamordning/cosmic. Navet/Kunskapsbanken/Service A-Ö/IT-avdelningen för primärvård /Avbrottsrutiner 4 Dokumentationsmallar Lul.se/Extranätet/Vårdgivare/Avtal/IT-avdelningen för primärvård/ Avbrottsrutiner Rubrik: Avbrottsrutin för COSMIC primärvård Sidan 4 av 9

5 Kassaregistrering under avbrott Kvittoblock på de enheter som har kassa Beställningsunderlag vid provtagning Receptblock med arbetsplatskod Recept för särskilda läkemedel (inlåst) Navet/Kunskapsbanken/IT-system/COSMIC -elektronisk patientjournal. Extranätet/Vårdgivare/AVTAL/IT-avdelningen för primärvård/vårdsystemsamordning/cosmic. Navet/Kunskapsbanken/Service A-Ö/IT-avdelningen för primärvård /Avbrottsrutiner Lul.se/Extranätet/Vårdgivare/Avtal/IT-avdelningen för primärvård/ Avbrottsrutiner 6. Elavbrott Om avbrottet beror på elavbrott ring dagtid PV/IT tel Planerat driftstopp i COSMIC Elektronisk patientjournal (EPJ) meddelar vårdsystemsamordnarna i förväg vilken dag och tidpunkt driftstopp kommer att ske. Informationen finns även på Navet/Kunskapsbanken/It-system/COSMIC - elektronisk patientjournal. För privata vårdgivare finns informationen via Extranätet/För vårdgivare/avtal/it-avdelningen för primärvård/vårdsystemsamordning/cosmic/ Vårdsystemsamordnare ansvarar för att information om driftstopp sprids till administrativt IT-stöd på verksamheten. Administrativt IT-stöd ser till att informationen sprids och att nödvändiga åtgärder vidtas beroende på stoppets längd och tidpunkt på dygnet. Rubrik: Avbrottsrutin för COSMIC primärvård Sidan 5 av 9

6 8. Oplanerat driftstopp i COSMIC Användare som upptäcker driftstörning/driftstopp kontaktar enhetens administrativa IT-stöd. Enhetens administrativa IT-stöd kontaktar IT-avdelningen för primärvård tel Kvällar och helger kontaktas centrala Cosmic support på minicall EPJ-förvaltningen lägger ut information om det oplanerade driftstoppet i röda rutan, Driftstörningar, på första sidan på Navet. Information om driftstoppet läggs även ut på Navet Kunskapsbanken IT-system - Cosmic - Elektronisk patientjournal. För privata vårdgivare finns informationen via Extranätet/För vårdgivare/avtal/it-avdelningen för primärvård/vårdsystemsamordning/cosmic/ Verksamheten ansvarar för att hålla sig informerade om det aktuella läget via Cosmics hemsida enligt ovan. 9. Manuella rutiner under avbrott 9.1 Vårddokumentation Den vårddokumentation som inte dikteras ska skrivas på papper och efterregistreras i COSMIC. Dokumentationen ska innehålla datum, tid, ansvarig person för anteckning samt eventuell prioritet för efterregistrering. Avbrottsmallar för dokumentation ska finnas i avbrottsskåpet. Avbrottsmallen ska inte skannas in i Kovis, utan skrivas in i Cosmic så snart som den åter är i drift. 9.2 Digital diktering Om läskopia finns tillgänglig kan digital diktering nås via menyval Digital diktering /AudioNote/NoteList. Manual finns att hämta Navet/Kunskapsbanken/IT-system/Cosmic-elektronisk patientjournal. Privata vårdgivare hämtar manualen via Extranätet/Vårdgivare/AVTAL/IT-avdelningen för primärvård/vårdsystemsamordning/cosmic/ 9.3 Läkemedel Recept Vid avbrott i systemet får pappers- eller telefonrecept användas. Varje förskrivare är skyldig att känna till sin egen förskrivarkod. Arbetsplatskod står förtryckt på de receptblanketter som finns i enhetens avbrottsskåp. Förskrivarkod får i undantagsfall vid oplanerade driftstopp skrivas förhand på receptblanketten. Vid planerade driftstopp skrivs ut tomma recept ut i förväg med förskrivarens namn, arbetsenhet, adress, telefonnummer, förskrivarkod och arbetsplatskod. Se manual Utskrift av tomma recept på Navet/Kunskapsbanken/IT-system/Cosmic - Elektronisk patientjournal. Rubrik: Avbrottsrutin för COSMIC primärvård Sidan 6 av 9

7 Privata vårdgivare hämtar manualen via Vårdgivare/Avtal/It-stöd för privata vårdgivare/cosmic - elektronisk patientjournal När COSMIC åter är igång ska läkemedelsändringar efterregistreras i läkemedelsmodulen. Läkare efterregistrerar läkemedel i läkemedelsmodulen i samband med signering av patientjournal. Sköterskor och annan personal som har administrerat läkemedel under driftstoppet ska även efterregistrera administreringen i läkemedelsmodulen. 9.4 BoS Provbunden Vid driftstopp läses lagrade beställningar i Cosmic läskopia, nya beställningar görs på papper. Pappersremisser används och skickas tillsammans med prov till respektive laboratorium. Lagrade beställningar som skickats med pappersremiss, ska ej sedan skickas som e-remiss när Cosmic startar. Svaren hamnar i inkorgen under svarsmottagare Ingen och ska riktas om till rätt vårdgivare. Svaren finns även i patientens svar provbunden. Om ingen läskopia finns tillgänglig skrivs beställningar på papper. Pappersremisser används och skickas tillsammans med proverna till respektive laboratorium. Om datorn och nätverket fungerar kan provsvar från Farmakologi, Immunologi, Kemi alltid hittas på Navet Kunskapsbanken IT-system Laboratoriesvar. Inloggning krävs. Inloggning kan beställas av laboratoriesamordnare för primärvård, klinisk kemi och farmakologi. Om FlexLab fungerar finns tillgång till alla provsvar från klinisk kemi och farmakolog, klinisk immunologi och primärvårdslaboratorier i FlexLab Kemi på VC lab. Svar från klinisk Mikrobiologi och klinisk patologi kan fås genom att ringa till respektive laboratorium. Avbrottsrutiner för laboratorieverksamhet finner man på alla lab i dokumentet FlexLab Kemi, AMD,DMS, BoS, Banautomation, störning i drift. 9.5 BoS Lokala analyser Vid driftstopp görs beställningar för underlag vid provtagning på papper. Efterregistrering i görs i Cosmic lokala analyser med eventuella kommentarer. 9.6 Interinfo-Blodgrupperingssvar Resultat från blodgrupperingar kan läsas i Interinfo från beställning provbunden i Cosmic läskopia. Finns ingen läskopia tillgänglig finns Interinfo under IT system på Navet. Inloggning krävs. Inloggning kan beställas av laboratoriesamordnare för primärvård, klinisk kemi och farmakologi BoS - Beställning radiologi Planerade beställningar som kan vänta skickas elektroniskt efter driftstoppet. Rubrik: Avbrottsrutin för COSMIC primärvård Sidan 7 av 9

8 Endast akuta beställningar görs på pappersremiss till alla utförande filialer röntgenmottagningar och Neurofysiologimottagningen. Svar på pappersremisser gällande Neurofysiologmottagningen, Praktikertjänst Röntgen Samariterhemmet och Aleris Röntgen Löwenströmska kommer på papper och ska skannas in i KoVis efter driftstoppet. Svar från övriga utförandefilialer kommer att finnas på den Svarsmottagande enheten och Svarsmottagare "(Ingen)" i Inkorg svar och Ovidimeradelistan. Svaren bör omriktas till rätt svarsmottagare. Svaren kommer även att finnas på patientens Radiologisvar. Om datorn och nätverket fungerar kan radiologisvar läsas i VueMotion och nås via Navet/Kunskapsbanken/It-system/VueMotion. 9.8 Vårdbegäran och Konsultationsremiss Icke akuta remisser och svar Icke akuta remisser och svar skickas elektroniskt efter driftstoppet Akuta remisser Akuta remisser skrivs som vanlig pappersremiss. Ingen särskild blankett behövs, vanligt brevpapper kan användas. Eventuell journalanteckning dikteras och skrivs i efterhand. Mottagande enhet hanterar akutremissen och registrerar den i COSMIC efter driftstoppet. Svar (akuta) som skrivs på papper under avbrottet skickas till remittenten som sedan skannar in det i Kovis. Remissen som registrerats in i efterhand hanteras på remissmottagande enhet i Inkommande vårdbegäran. Svaret kommer då att finnas i Patientens svarslista. Svaret skrivs även ut och skickas till remittenten för kännedom. Det svaret ska inte skannas i Kovis. 9.9 Patient med ofullständig identitet under driftstopp Primärvården skapar inte TT-nummer. Vid behov av TT-nummer för patient med ofullständig identitet (okontaktbar eller person som saknar fullständigt personnummer), kontakta Akutmottagningen, Akutmottagningen för barn och ungdom, Förlossningsavdelningen eller Akutmottagningen lasarettet i Enköping Kassa Vårdkontakt och efterregistrering Manuellt kvitto till patienten Använd förtryckt Kassaregistrering under avbrott på Navet/Kunskapsbanken/Itsystem/COSMIC - elektronisk patientjournal. Privata vårdgivare går in via Extranätet/Vårdgivare/AVTAL/IT-avdelningen för primärvård/vårdsystemsamordning/cosmic Rubrik: Avbrottsrutin för COSMIC primärvård Sidan 8 av 9

9 Efterregistrering av kassablanketten samt därefter kassaavstämning i COSMIC 9.11 Dokumentationsmallar Använd primärvårdens avbrottsmall för dokumentation, se Navet/Kunskapsbanken/Service A-Ö/IT-avdelningen för primärvård /Avbrottsrutiner Lul.se/Extranätet/Vårdgivare/Avtal/IT-avdelningen för primärvård/ Avbrottsrutiner 9.12 Tidbok Vid planerat driftstopp ska de tidböcker som behövs skrivas ut i förväg. OBS! Skall inte skannas in i Kovis. Vid oplanerade driftstopp, där tele och fax och/eller mail fungerar, kontaktas IT-avdelningen för primärvård tel för utskrift av prioriterade tidböcker. Dessa faxas eller mailas till enheten. Varje mottagning bör utarbeta en avbrottsrutin för drop-in Hävt driftstopp Elektronisk patientjournal (EPJ) meddelar på Navet/Kunskapsbanken/It-system/COSMIC elektronisk patientjournal, när systemet är igång. För privata vårdgivare finns informationen via Extranätet/För vårdgivare/avtal/it-avdelningen för primärvård/vårdsystemsamordning/cosmic/ Verksamheten ansvarar för att hålla sig informerade om när driftstoppet är hävt Efterregistrering Det ska finnas utarbetade rutiner på varje enhet med uppgifter om vem/vilka som ansvarar för efterregistreringen. OBS! Vid all efterregistrering är det viktigt att datum och klockslag registreras korrekt Avvikelserapportering Avvikelserapportering sker enligt gängse rutiner. Frågor gällande avbrottsrutiner hänvisas till vårdsystemsamordnare. Frågor gällande avbrottsrutinen hänvisas till PV/IT mail: it.pv@lul.se eller telefon: Rubrik: Avbrottsrutin för COSMIC primärvård Sidan 9 av 9