Anvisning/förslag till grund för verksamhetsanpassade avbrottsrutiner för COSMIC primärvård Landstinget Uppsala Län

Transkript

1 Anvisning/förslag till grund för verksamhetsanpassade avbrottsrutiner för COSMIC primärvård Landstinget Uppsala Län

2 SYFTE 3 OMFATTNING 3 ANSVAR FÖR AVBROTTSRUTINER 3 LÄSKOPIA AV COSMIC 3 AVBROTTSSKÅP 4 Avbrottsskåpet kan innehålla: 4 EFTERREGISTRERING 4 PLANERAT DRIFTSTOPP I COSMIC 5 OPLANERAT DRIFTSTOPP I COSMIC 5 MANUELLA RUTINER UNDER AVBROTT 6 Vårddokumentation 6 Digital diktering 6 Läkemedel 6 AVBROTTSRUTINER LABORATORIEVERKSAMHET 7 ROS Provbunden 7 ROS Lokala analyser 7 Interinfo-Blodgrupperingssvar 7 Auricula Warandoseringar 7 ROS - BESTÄLLNING RADIOLOGI 8 ROS KONSULTATIONSREMISS 8 KASSA VÅRDKONTAKT OCH EFTERREGISTRERING 8 BOKNINGSUNDERLAG/PLANERADE VÅRDÅTGÄRDER 9 TIDBOK 9 HÄVT DRIFTSTOPP 9 AVVIKELSERAPPORTERING 9 BRA KONTAKTER: 10

3 Syfte Underlag för skapande av rutiner för att säkerställa patient- och journalhantering under driftstopp/driftstörning av COSMIC. Omfattning Anvisningen gäller för enheter inom Landstinget i Uppsala Län vid planerade och oplanerade driftstopp eller driftstörningar i COSMIC. Ansvar för avbrottsrutiner Verksamhetschef eller motsvarande ansvarar för att uppdaterade avbrottsrutiner finns inom respektive verksamhet. Denna anvisning ska ligga till grund för verksamhetsspecifika avbrottsrutiner. Läskopia av Cosmic Vid driftstopp/driftstörningar längre än 15 minuter finns alltid läskopia av COSMIC tillgänglig. Information och support under driftstopp Kontinuerlig uppdaterad information om driftstoppet finns att läsa på EPJ:s hemsida på Navet Kunskapsbanken - IT-system Cosmic Elektronisk patientjournal. Information och support ges i första hand av PV/IT tel På kvällar, nätter och helger kontaktas: Centrala COSMIC-supporten, minicall (Endast akuta frågor gällande Cosmic och dess funktioner) It-teknisk support (t ex datorer, nätverksproblem, strömavbrott, skrivare) (externt )

4 Avbrottsskåp På varje enhet ska ett skåp finnas med material att använda under driftstopp. Verksamhetschef ansvarar för avbrottsskåpet. Avbrottsskåpet kan innehålla: Uppdaterad avbrottsplan Telefonlista till Cosmic lokala stödpersoner på respektive enhet Avbrottsblankett, Kassaregistrering under avbrott finns på EPJ: s hemsida på Navet - Kunskapsbanken - IT-system - Cosmic - Elektronisk patientjournal Kvittoblock på de enheter som har kassa Blanketter för manuell journalföring för den aktuella verksamheten. Exempel: Försäkringskassans blanketter: Sjukintyg, LoH Allmän remiss Röntgenremiss Laboratorieremisser (ta de som finns inne på lab, de är aktuella) Inloggningsuppgifter till Laboratoriesvar (inlåst) Receptblock med arbetsplatskod Recept för särskilda läkemedel med arbetsplatskod (inlåst) Klisteretiketter med förskrivarkod till ordinarie personal FASS Dikteringsutrustning inkl band och sekreterarutrustning Diktatlista Dikteringsmallar utskrivna i pappersform Efterregistrering Det ska finnas utarbetade rutiner på varje enhet med uppgifter om vem som ansvarar för efterregistreringen. OBS! Vid all efterregistrering är det viktigt att datum och klockslag registreras korrekt.

5 Planerat driftstopp i COSMIC EPJ-förvaltningen meddelar vårdsystemsamordnarna i förväg vilken dag och tidpunkt driftstopp kommer att ske. Informationen finns även på Navet - Kunskapsbanken ITsystem - Cosmic - Elektronisk patientjournal. Vårdsystemsamordnare ansvarar för att information om driftstopp sprids till verksamheten. Ansvarig på enheten ser till att informationen sprids och att nödvändiga åtgärder vidtas beroende på stoppets längd och tidpunkt på dygnet. Oplanerat driftstopp i COSMIC Användare som upptäcker driftstörning/driftstopp kontaktar enhetens IT-stöd. Enhetens IT-stöd kontaktar IT-avdelningens support tel alternativt direkt centrala Cosmic support. EPJ-förvaltningen lägger ut information om det oplanerade driftstoppet i röda rutan, Driftstörningar, på första sidan på Navet. Information om driftstoppet läggs även ut på Navet Kunskapsbanken IT-system - Cosmic - Elektronisk patientjournal. Vid oplanerade driftstopp ansvarar verksamheten för att hålla sig informerade om det aktuella läget via EPJ:s hemsida, Navet - Kunskapsbanken IT-system - Cosmic - Elektronisk patientjournal.

6 Manuella rutiner under avbrott Vårddokumentation Den vårddokumentation som inte dikteras sker på papper och efterregistreras i Cosmic. Dokumentationen ska innehålla datum, tid, ansvarig för anteckning samt eventuell prioritet för efterregistrering. Digital diktering Diktering sker på banddiktafon. Diktatlista förs manuellt och bifogas bandet. Diktatlistan ska innehålla datum, tid, ansvarig för anteckning samt eventuell prioritet för efterregistrering. Läkemedel Vid avbrott i systemet ska i första hand telefonrecept användas. Varje förskrivare är skyldig att känna till sin egen arbetsplats- och förskrivarkod. Om receptblankett på papper används kan klisteretiketter med förskrivarkod användas. När COSMIC åter är igång skall läkemedelslistan uppdateras. Läkemedelslista finns tillgänglig i Cosmic läskopia vid driftsstopp längre än 15 minuter.

7 Avbrottsrutiner laboratorieverksamhet ROS Provbunden Vid driftstopp läses lagrade beställningar i Cosmic läskopia, nya beställningar av läkare görs på papper. Pappersremisser används och skickas tillsammans med proverna till respektive laboratorium. Svaren hamnar i inkorgen under svarsmottagare Ingen och ska riktas om till rätt vårdgivare. Svaren finns även på patientens svar provbunden. Om ingen läskopia finns tillgänglig skrivs beställningar på papper av läkare. Pappersremisser används och skickas tillsammans med proverna till respektive laboratorium. Om datorn och nätverket fungerar kan provsvar från Farmakologi, Immunologi, Kemi alltid hittas på Navet Kunskapsbanken IT-system Laboratoriesvar, under driftstoppet. Om FlexLab fungerar finns tillgång till alla provsvar därifrån på VC lab. Svar från Mikrobiologen kan fås genom att ringa till Mikrobiologen. Avbrottsrutiner för laboratorieverksamhet finner man på alla lab i dokumentet FlexLab- RoS, störning i datordrift. ROS Lokala analyser Beställningar för underlag vid provtagning görs på papper. Efterregistrering i Cosmic av lokala analyser med eventuella kommentarer. Interinfo-Blodgrupperingssvar Resultat från blodgrupperingar kan läsas i Interinfo från beställning provbunden i Cosmic läskopia. Finns ingen läskopia tillgänglig finns Interinfo under IT system på Navet. Inloggning krävs. Auricula Warandoseringar Åtkomst till Auricula finns förutom under externa applikationer i Cosmic även under Kunskapsbanken - IT-stöd Auricula, på Navet. Inloggning med E-tjänstekort krävs. Om datorerna inte fungerar kan doseringslistor skickas från annan enhet där datorerna fungerar.är det driftstopp i Auricula, dvs. ingen enhet kommer åt systemet doseras patienterna på papper, uppgift om tidigare dosering hämtas från patient. Doseringarna dokumenteras så snart Auricula är åtkomligt.

8 RoS - Beställning radiologi Utförande filial alla röntgenavdelningar och Neurofys Endast akuta beställningar görs på pappersremiss. Planerade beställningar som kan vänta skickas elektroniskt efter driftstoppet. Svar på pappersremisser kommer på papper och ska skannas in i Kovis efter driftstoppet. RoS Konsultationsremiss Icke akuta remisser och svar skickas elektroniskt efter driftstoppet. Akuta remisser skrivs på vanlig pappersremiss. Journalanteckning dikteras och skrivs i efterhand. Svar som skrivs på papper under avbrottet skickas till remittenten som sedan skannar in det i Kovis. Mottagande enhet hanterar akutremissen och registrerar den efter driftstoppet. Remissen som registrerats in bedöms/besvaras på remissmottagande enhet i Inkommande vårdbegäran. Svaret kommer då att finnas i Svar undersökning och hamna i enhetens Inkorg. Om svar redan skickats på papper skall hänvisning till det göras. Kassa Vårdkontakt och efterregistrering Manuellt kvitto till patienten Använd förtryckt Kassablankett (Navet - Kunskapsbanken IT-system - Cosmic Elektronisk patientjournal) Efterregistrering av kassablanketten samt därefter kassaavstämning i Cosmic.

9 Bokningsunderlag/Planerade vårdåtgärder Använd förtryckt blankett Bokningsunderlag, Navet Kunskapsbanken IT-system Cosmic Elektronisk patientjournal, för att kunna efterregistrera när systemet är igång. Tidbok Vid planerat driftstopp kan tidböcker skrivas ut. OBS! Skall ej skannas in i Kovis. Vid akuta driftstopp men där tele och fax fungerar kontaktas PV/IT för utskrift av prioriterade tidböcker. Dessa faxas till enheten. Hävt driftstopp EPJ-förvaltningen meddelar på EPJ:s hemsida på Navet Kunskapsbanken IT-system Cosmic Elektronisk patientjournal, när systemet är igång. Verksamheten ansvarar för att hålla sig informerade om när driftstoppet är hävt via EPJ:s hemsida, Navet - Kunskapsbanken IT-system - Cosmic - Elektronisk patientjournal. Vid lokala driftstopp meddelar PV/IT berörd enhet när systemen är igång. Avvikelserapportering Avvikelserapportering sker enligt gängse rutiner. Frågor gällande avbrottsrutiner hänvisas till PV/IT mail: it.pv@lul.se eller telefon:

10 Bra kontakter: Försäkringskassans blanketter kan skrivas ut på FK s hemsida. Behörighet beställs på länken: Receptblanketter med arbetsplatskod beställs från Landstingets tryckeri. Klisteretiketter med förskrivarkod kan beställas från: Bar Code Print Svenska AB Muskötgatan 17, Helsinborg