10. SCANNING/INFOGA DOKUMENT ANVÄNDARHANDBOK HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSJOURNAL I PROCAPITA+

Transkript

1 10. SCANNING/INFOGA DOKUMENT ANVÄNDARHANDBOK HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSJOURNAL I PROCAPITA+ 1

2 Innehåll Inledning.. sida 3 Regler Scanning/Arkivera i pappersjournal. sida 4 Regelverk för benämning av dokument som scannas in.. sida 5 Scanna in Inkommande dokument.. sida 6 Sök och läs inscannade dokument. sida 11 2

3 SCANNING/INFOGA DOKUMENT Inledning Scanning = Infoga dokument är ett verktyg som ger oss möjlighet att arkivera inkommande dokument som t ex medicinska epikriser, omvårdnadsepikriser, ADLstatus och remisser mm i patientens Procapita journal. Detta innebär att vi inte behöver arkivera dessa dokument i vår pappersjournal. Dokument som kommit till oss innan scannas inte in i efterhand utan arkiveras fortfarande i pappersjournalen. Vi börjar scanna in dokument som kommer till oss from Alla dokument som kommer från annan vårdgivare skall först registreras under sökordet Inkommande dokument/medicinsk diagnos. Använd befintlig frastext! Information av vikt i det inkommande dokumentet kan lyftas ut och dokumenteras under respektive sökord. Informationen måste dock citeras ordagrant och hänvisning skall alltid anges till dokumentets datum, källa samt vilket datum dokumentet scannades in. OBS! Ordinationshandling på läkemedel skall alltid lyftas ut i pappersformat. Egenvård bedömd av läkare dokumenteras alltid även under sökordet Bedömd egenvård. När vi infogar dokument i journalen kommer det att finnas regelverk för hur detta skall göras, dessa regelverk måste följas av alla användare för att vi ska få en lättarbetad och strukturerad journal. Frastexter och Hjälpfrastexter är mycket viktiga att använda. 3

4 Regler Scanning/Arkivera i pappersjournal Följande lista beskriver vilka dokument som skall Scannas in i Procapita + och vilka dokument som måste Arkiveras i pappersjournal: Scannas in i Procapita + Ordinationshandling från läkare t ex ord såromläggning. Dock inte ordinationshandling läkemedel Omvårdnadsepikris Arkiveras i pappersjournal Ordinationshandling läkemedel Signeringslistor Medicinsk epikris Medicinsk Vårdplan Information vid akutbesök (grönt kort) Kontaktkort för planerade läkarbesök (vitt kort) Diagnosformulär Bedömd Egenvård från annan vårdgivare ADL-status från annan vårdgivare Bedömning från annan vårdgivare Remiss Foto t ex sår, sittanpassning Justerad Samordnad vårdplan Förenklad samordnad vårdplan Blankett anmälan sitteam Skattnings skalor, Bedömningsinstrument som inte finns i Bedömningsmodulen 4

5 Regelverk för benämning av dokument som scannas in Det kommer framöver att finnas många inscannade dokument i patientjournalerna! För strukturen och för att kunna gå tillbaka och hitta dokument som är infogade sedan tidigare skall dokumentet vara benämnt enligt följande under fliken Infoga dokument: Dokument från Primärvårdsmottagningar benämns alltid med namnet på mottagningen först och därefter på vilken ort de är belägna, som t ex: Novakliniken Ystad Vårdcentralen Ystad BAMADOK Ystad Vårdcentralen Tomelilla Dokument från Sjukhus/Lasarett benämns alltid med orten först och därefter vilken avdelning/mottagning dokumentet kommer ifrån, som t ex: Simrishamns lasarett avd X Trelleborgs lasarett avd X Ystad lasarett avd X SUS Lund avd X SUS Malmö mottagning X SUS Orup CSK avd X Undantag från regeln är följande dokument som alltid benämns: Information vid akutbesök (= grönt kort, scannas in när det kommer åter till oss) Kontaktkort för planerade läkarbesök (=vitt kort, scannas in när det kommer åter) Medicinsk Vårdplan ADL-status Bedömning t ex från Psykolog Remiss Justerad samordnad vårdplan Förenklad samordnad vårdplan OBS! Kontrollera så att inte annan användare redan scannat in samma Justerad samordnad vårdplan/förenklad samordnad vårdplan. Foto benämns alltid med Foto först och därefter vad som är fotograferat som t ex: Foto sittanpassning, Foto bostadsanpassning etc Foto sår höger hand OBS! Det är viktigt att ange lokalisation av såret då det kan finnas fler inscannade foto på olika sår. OBS! Funktionen Infoga foto är inte klar att använda. Övriga dokument som inte finns i Procapita +/Bedömningsmodulen t ex Beteendeschema, Sömnschema, Klocktest och andra skattningsskalor benämns alltid med namnet på skattningsskalan. Foto och Övriga dokument Om man hänvisar till inscannade dokument och foton under respektive sökord i journalen måste man göra ett tillägg på slutet i anteckningen enligt följande: Se foto av X inscannat den: ÅÅMMDD. Se X inscannat den: ÅÅMMDD.(Gäller t ex Sömnschema, Beteendeschema mm.) 5

6 Scanna in Inkommande dokument Sök patientjournalen i Centralen och utgå från Hälso-och sjukvårdsjournalen. Öppna sökordet Bakgrundsfakta och undersökordet Inkommande dokument/medicinsk diagnos. Dokumentera under sökordet Inkommande dokument/medicinsk diagnos. Välj frastext och Läs Hjälpfrastext! 6

7 Exempel på dokumentation. Spara. Klicka på fliken Infoga dokument. 7

8 Du kommer då till denna bild. Klicka på ny, det vita pappret. Lägg dokumentet i scannern med framsidan neråt. Namnge dokumentet enligt ovan nämnda regelverk. Klicka på ikonen Scanna. Du får då upp en grå bild med ikoner i övre kanten. Klicka på ikonen Scanna. 8

9 Klicka på förhandsgranskning 1, så visas det dokument du ska scanna in (kan ligga bild kvar på dokument som är inscannat tidigare). Om dokumentet hamnat upp och ner kan du vända det rätt här genom att klicka på rotera ikonen. 1 Välj källa, de som vanligtvis används är Foto (Färg) eller Dokument (Gråskala). När du förhandsgranskat och valt källa klicka på den gröna ikonen Scanna och vänta. Du ser att scanning processen är igång. 9

10 När scanningen är klar kommer dokumentet automatiskt upp i bild. OBS! Om dokumentet som ska scannas in består av mer än 1 sida, byt till nästa sida i scannerapparaten och upprepa proceduren från sida 9 i handboken fr o m Klicka på förhandsgranskning osv. När alla sidor är inscannade Spara! Dokumentet lägger sig i rutan Infogade dokument. Här ser du Benämningen på dokumentet och datum när det scannades in. 10

11 Sök och läs inscannade dokument Öppna patientjournalen och gå till fliken Infoga dokument. Här kommer att ligga flera rader av inscannade dokument. Markera det dokument du vill öppna och klicka på Visa. Dokumentet kommer upp i bild. Om det inte kommer upp automatiskt för muspekaren över Procapitasymbolen och klicka på fönstret för Scanning. 11

12 Man kan ändra storleken på texten när man läser det inscannade dokumentet genom att använda förstoringsglasen. Dokumentet kan även skrivas ut på papper från denna bild. Stäng bilden på det röda krysset. Du är tillbaka på fliken Infoga dokument. För att komma till sökordsträdet klicka på fliken Dokumentation. 12