Funktionsbeskrivning Version 3.1 1

Transkript

1 Funktionsbeskrivning Version 3.1 1

2 Vad är WebCare WebCare är ett IT-stöd för informationsöverföring och samordnad vårdplanering mellan slutenvård, kommun och primärvård inom Stockholms län. Syftet med samordnad vårdplanering är att säkerställa tryggheten och säkerheten för patienten genom att upprätta en vårdplanering där ansvarsfördelningen mellan kommun (med insatser enligt SoL) och landsting fastställs. Omfattar alla målgrupper och åldrar för att säkerställa en trygg övergång mellan landstingets och kommunens ansvarsområden. WebCare är kopplat och är beroende av, den Elektroniska Katalogen (EK). Från EK hämtas användarens identitet och behörighet. Här hämtas också kontaktuppgifter till de inblandade enheterna. WebCare är också kopplat till befolkningsregistret (PU) för vårdtagarens adressuppgifter och husläkarlistning (ListOn) för att identifiera vårdatagarens husläkare. Länk till WebCare: För mer information länk till Vårdgivarguiden: Version 3.1 2

3 Tips! Vissa textfält blir expanderbara genom att klicka på symbolen förstoringsglaset. Information/instruktion lättillgängligt till flera textfält och rubrikord. Håll muspekaren över ett ord alternativt textfältet och en Tooltips visas med information/instruktion. När det i ärendeformuläret visas ett öppnat meddelande i kallelsen kan man senare föra muspekaren över sitt kuvert och få upp information angående när och var vårdplaneringen kommer att ske. Om tid ändrats, se chattanteckning. För att skapa en tilläggsanteckning klicka på knappen i de formulär knappen visas. I ärendeöversikten visas symbolen när en tilläggsanteckning finns. För att skapa en chattanteckning klicka på knappen i de formulär knappen visas. I ärendeöversikten visas alltid symbolen, när en chattanteckning finns Version 3.1 3

4 Inloggning Inloggning till WebCare ska ske med e-tjänstekort / E-legitimation. SMS + lösenord med engångslösen ska endast användas reservrutin. Funktionsbeskrivning Klicka på knappen Funktionsbeskrivning för beskrivning av funktionerna i systemet. Hjälp Klicka på knappen Hjälp för mer hjälp/information. Logga in med kort Klicka på knappen Logga in. Aktuella meddelanden Information om planerade avbrott eller nya funktioner m.m Version 3.1 4

5 Inloggning Välj ett digitalt certifikat Välj etjänstekort (SITHS). Undantag: Användare på Capio S:t Görans sjukhus ska välja Telia e-legitimation... Engångslösenord via SMS (detta är endast en reservrutin för de användare som saknar etjänstekort). Engångslösenord Fyll i HSA-ID och lösenord (samma som EK-lösenordet i WebCare). Sätts i EK-admin av Servicedesk eller EK-admin. Ett SMS skickas till din telefon. Fyll i lösenordet och klicka på logga in Version 3.1 5

6 Adresskatalogen Katalogen visar alla vårdenheter och kommuner/stadsdelar som är anslutna till WebCare. Informationen hämtas från EK. I katalogen kan man söka på personnummer och får då information om vilken Kommun/Stadsdel och Vårdcentral patienten tillhör. Man får även information om vilken Basal hemsjukvård patienten tillhör. För att använda adresskatalogen måste man var inloggad. Katalogen Klicka på Katalogen. Var är patienten listad Fyll i personnummer och klicka på Sök. Sökning på personnummer ger information om vilken listad enhet och listad vårdgivare patienten tillhör. Information om en enhet ex. adress och telefonnummer Öppna listboxen till kommun eller primärvård och välj enhet och därefter klicka på respektive rubrik, Kommun/Stadsdel, Vårdcentral, Områdesbaserad VC/Basal hemsjukvård, Geriatrisk klinik Version 3.1 6

7 Menyval Det finns ett antal menyval för formulär, där respektive enhet för in den information som krävs. Valt formulär är understruket med ett rött streck. Valbara sidor har blå text och icke valbara sidor har grå text. Om en sida inte är valbar beror det på att ärendet ännu inte kommit till detta läge i processen. Rött streck Aktiv sida. Blå text Grå text Katalogen Valbar sida. Icke valbar sida. WebCares adresskatalog. Kan användas för att söka på personnummer och få information om vilken listad enhet och listad vårdgivare som patienten tillhör. Kan också användas för att hitta vårdgivare vid en speciell enhet. Byt avdelning Du som arbetar inom slutenvården har möjlighet att byta arbetsplats inom sjukhuset. Hjälp Logga ut Varje sida har en hjälpfunktion med information om innehållet. Du kan när som helst logga ut ur systemet genom att klicka på Logga ut. Vid utloggning kommer webläsarfönstret att stängas Version 3.1 7

8 Ärendeformulär I detta formulär visas alla ärenden för den egna enheten och var i processen ärendet befinner sig. Personnummer/namn visas och varje ärende tilldelas ett ärendenummer via systemet. Urval kan göras för att exempelvis se arkiverade ärenden. Status i ärendet visas genom symboler. Ett ärende kan avslutas när som helst i processen. Ärende Inskrivning Kallelse SOVP SOVP Utskrivningsklar och avisera utskrivning Klicka på Ärende. Slutenvården initierar informationsöverföring för en ny patient. Kallelse till vårdplanering görs av slutenvården. Tredelat formulär för slutenvården, kommun och primärvård Information ges att patient ej längre behöver slutenvård. Avisering av utskrivning, d v s utskrivningsmeddelande skickas dagen innan utskrivning. Utskrivning Ant Händelselista Förkortningar Slutenvården skickar trygghetskvitto eller utskrivningsinformation samma dag som patient skrivs ut. T = Tilläggsanteckning C = Chattanteckning Loggar aktiviteter för en specifik patient. Genom att klicka på symbolen öppnas Händelselistan. K = Kommun PV = Primärvården SV = Slutenvården Version 3.1 8

9 Urval Möjlighet finns att göra en filtering med hjälp av Urval. Välj Ärende Klicka på knappen Urval. Bocka i det urval som önskas filtreras och klicka på knappen Verkställ. Filtrerade ärenden Här visas det urval som du valt. I detta exempel har urval gjorts för alla ärenden för ett visst personnummer. Ändra filter För att återställa till Alla aktuella ärenden. Klicka på knappen Urval och bocka i Aktuella ärenden. Klicka på knappen Verkställ Version 3.1 9

10 Ny inskrivning När en patient skrivs in i slutenvården eller så snart det blir känt att det finns ett behov av vård eller omsorg efter utskrivning från slutenvården ansvarar behandlade läkare för att ett inskrivningsmeddelande skickas till den öppna primärvård och/eller kommun. Meddelande ska skickas så snart som möjligt, senast dagen efter inskrivning till berörda enheter. Se även Inskrivning förkortat ärende för slutenvården. Inskriven Datum då patienten blev inskriven på sjukhuset. Personnummer Ange patientens personnummer. Knapp Sök Klicka på Sök automatiskt hämtas information om patientens namn, adress, vilken kommun/stadsdel och primärvård patienten tillhör. För olistad patient visas vårdval, välj vårdcentral och skicka. Inskrivningsorsak Slutenvården anger inskrivningsorsak. Inskrivning initierad av (läkare) Den läkare som ansvarar för inskrivning i WebCare och svarar för planeringen av SOVP. Patienten samtycker till Att information inhämtas och skickas. Alternativt att man gjort en menprövning. Samtycke inhämtat av Namnet på den ansvarige som inhämtat samtycke. Inskrivningsmeddelande Går alltid till kommunen. Om slutenvården bedömer att Primärvården inte blir aktuell efter utskrivning avmarkeras detta. Önskar läkemedelslista från Bockar man i detta så ska läkemedelslistan faxas över till vårdavdelningen. Knapp Godkänn/skicka Innebär att informationen blir tillgänglig för berörd part Version

11 Ny inskrivning förkortat ärende för slutenvården Slutenvården kan välja ett förkortat ärende om man bedömer att patientens behov, efter utskrivning, inte kräver mer eller nya insatser från kommunen. Förkortat ärende innebär att man skickar inskrivningsmeddelande och sedan går direkt till utskrivningsmeddelande utan att kalla till vårdplanering. Förkortat ärende är ett sätt att meddela kommunen/primärvården att patienten är inlagd inom slutenvården. Inskrivning WebCare. Bocka i Förkortat ärende. Inskriven Datumet då patienten blev inskriven på sjukhuset. Personnummer Ange patientens personnummer Knapp Sök Klicka på Sök / Enter, automatiskt kommer information om patientens namn, adress, vilken kommun/stadsdel och primärvård patienten tillhör. Inskrivningsorsak Slutenvården anger inskrivningsorsak. Inskrivning initierad av (läkare) Den läkare som ansvarar för inskrivning i WebCare. Patienten samtycker till Att information inhämtas och skickas. Alternativt att menprövning gjorts. Samtycke inhämtat av Namnet på den ansvarige som inhämtat samtycke. Inskrivningsmeddelande Om slutenvården bedömer att Kommun eller Primärvården inte blir aktuell efter utskrivning avmarkeras detta. Önskar läkemedelslista från Bockar man i detta så faxas läkemedelslistan över till vårdavdelningen. Knapp Godkänn/skicka Innebär att informationen blir tillgänglig för berörd part. Version

12 Inskriven Ett tredelat formulär används vid inskrivningen. Där Slutenvården, Primärvården och Kommunen ser sin egenupprättad information i respektive del i formuläret, både sparad och skickad information samt information som inkommit till den egna enheten efter att ha skickats från annan part via WebCare. Inskriven Klicka på Inskriven Slutenvård Patienten kan flyttar till annan avd inom sjukhuset vid klinik/avd. Det görs genom att ändra i rullisten för Klinik/avd. Ärendet kan alltid avslutas när som helst under processen och görs av slutenvården. Orsak till avslut väljs ur listbox Avslutat ärende. Kommun När kommun fått information om inskrivning ska de lämna kompletterande uppgifter. Ärendet kan returneras om vårdtagaren inte bor i kommunen. Ange orsak. Har vårdtagaren särskilt boende anges namnet på boendet under kommunens kommentarer. Ärendet ska ej returneras. Fält för telefonnummer där patient kan nå ansvarig person/enhet. Primärvård När primärvården fått information om inskrivning ska de lämna kompletterande uppgifter för att underlätta vidare kontakt. Ärendet kan returneras om vårdtagaren inte tillhör VC. Orsak ska då anges. Returnera inte olistad patient. Har vårdtagaren redan pågående insatser anges detta i rutan för primärvårdens insatser. Fält för telefonnummer där patient kan nå ansvarig person/enhet Version

13 Kallelse När den behandlande läkaren inom slutenvården bedömer att en patient efter sjukhusvistelsen behöver fortsatt vård och/eller omsorg från kommunen ska samordnad vårdplanering (SOVP) genomföras. Den behandlande läkaren i slutenvården ansvarar för att kallelse till vårdplanering sker. Patienten och/eller hans/hennes närstående bör delta. Saknar någon av parterna IT-stödet WebCare kan kallelse ske genom pappersfax. Vårdplaneringen skall påbörjas senast dagen efter att kallelse mottagits. Kallelsen måste skickas före kl. 16:00 för att den ska gälla dagen efter. Betalningsansvar inträder tidigast 5 vardagar efter det att kommunen mottagit kallelse till vårdplanering. Kallelse Klicka på kallelse. Preliminärt utskrivningsdatum Ange preliminärt datum för utskrivning. Vårdplanering vid utökade eller omfattande insatser via WebCare: När vårdplanering kan ske genom att enbart anteckna insatser i WebCare. Personligt möte: När patienten ej tidigare är känd av kommunen eller har behov av nya eller utökade insatser. Slutenvården föreslår deltagare, plats och tidpunkt. Telefonmöte: När vårdplanering kan ske genom telefonsamtal och varje part antecknar och justerar sina insatser i WebCare. Videomöte: När vårdplanering kan ske genom videomöte och varje part antecknar och justerar sina insatser i WebCare Kallad av Ange vem som kallar. Samtycke Nytt samtycke måste inhämtas. Aktuell ADL-bedömning Fyll i aktuell ADL-bedömning så att mottagande enheter får möjlighet att förbereda sig inför vårdplaneringen. Godkänn/skicka Klicka på godkänn/skicka. Kvitto Kvitto på mottagen kallelse registreras automatiskt i systemet under Händelselistan. Bekräfta kallelsen Berörd enhet tar del av informationen och bekräftar kallelsedatumet genom att använda chatfunktionen alternativt ringa avdelningen. Alla parter kan utnyttja möjligheten att chatta. Version

14 Samordnad vårdplanering (SOVP) Formuläret Samordnad vårdplanering är ett tredelat formulär för slutenvård, kommun och primärvård. Det är den behandlade läkaren i slutenvården som ansvarar för att en vårdplan upprättas. Upprättad vårdplan avser den handling som ger en samlad bild av patientens funktionsstatus och behov av fortsatt vård och omsorg efter utskrivning samt den som är ansvarig för respektive insats. Vårdplanen är upprättad när den justerats av ansvariga enheter. Medverkar inte en kommun vid upprättande av en vårdplan inträder kommunens betalningsansvar ändå fem vardagar efter mottagen kallelse. Kan de insatser som landstinget ansvarar för inte utföras inträder inte något betalningsansvar för kommunen. SOVP Klicka på SOVP. Slutenvården Skriver in bedömning av fortsatta vård- och omsorgsbehov vid utskrivning. Bostadsbedömning gjord och Anpassning behövs. Slutenvården gör en bedömning om det är aktuellt eller inte. Kommunen De beslutade insatser som kommunen kan tillhandahålla anges och justeras inom 24 timmar. Primärvården Tar över det medicinska ansvaret genom att dokumentera vilka medicinska/omvårdnadsinsatser de tar ansvar för. Om Primärvården av någon anledning inte kan överta det medicinska ansvaret måste orsak anges. Annan utförare kan vara en läkare som via avtal ansvarar för särskilda boende i kommunen. Knapp Spara Skicka ej Anteckningarna sparas men är inte tillgängliga för övriga parter. Knapp Justera skicka Anteckningarna blir tillgängliga för övriga parter. Knapp Skriv ut Klicka på Skriv ut. Det finns möjlighet att välja mellan 3 olika typsnitt samt storleken genom att klicka på Byt inställningar. Det typsnitt och storlek som visas på bilden är utskriftsversionen. Klicka på Skriv ut. Version

15 Samordnad vårdplanering (SOVP) Formuläret Samordnad vårdplanering är ett tredelat formulär för slutenvård, kommun och primärvård. Det är den behandlade läkaren i slutenvården som ansvarar för att en vårdplan upprättas. Upprättad vårdplan avser den handling som ger en samlad bild av patientens funktionsstatus och behov av fortsatt vård och omsorg efter utskrivning samt den som är ansvarig för respektive insats. Vårdplanen är upprättad när den justerats av ansvariga enheter. Medverkar inte en kommun vid upprättande av en vårdplan inträder kommunens betalningsansvar ändå fem vardagar efter mottagen kallelse. Kan de insatser som landstinget ansvarar för inte utföras inträder inte något betalningsansvar för kommunen. SOVP Klicka på SOVP Slutenvården Skriver in bedömning av fortsatta vårdoch omsorgsbehov vid utskrivning. Bostadsbedömning gjord och Anpassning behövs. Slutenvården gör en bedömning om det är aktuellt eller inte. Kommunen De beslutade insatser som kommunen kan tillhandahålla anges och justeras inom 24 timmar Primärvården Tar över det medicinska ansvaret genom att dokumentera vilka medicinska/omvårdnadsinsatser de tar ansvar för. Om Primärvården av någon anledning inte kan överta det medicinska ansvaret måste orsak anges. Annan utförare kan vara en läkare som via avtal ansvarar för särskilda boende i kommunen. Knapp Spara Skicka ej Anteckningarna sparas men är ej tillgängliga för övriga parter. Knapp Justera skicka Anteckningarna blir tillgängliga för övriga parter. Knapp Skriv ut Klicka på Skriv ut. Det finns möjlighet att välja mellan 3 olika typsnitt samt storleken genom att klicka på Byt inställningar. Det typsnitt och storlek som visas på bilden är utskriftsversionen. Klicka på Skriv ut. Version

16 Utskrivningsklar och avisera utskrivning Ett tvådelat formulär som informerar mottagande enheter att patienten inte längre behöver slutenvård. Det är den behandlande läkaren i slutenvården som avgör om en patient är utskrivningsklar. Den behandlande läkaren i slutenvården ska i samband med att patienten är utskrivningsklar vara förvissad om att mottagande enhet har bekräftat mottagandet av patienten genom att en justering av vårdplanen är gjord. Senast dagen innan en patient skall skrivas ut från slutenvården ska den behandlande läkaren vid den enhet där patienten vistas, underrätta ansvariga enheter för fortsatta insatser genom ett utskrivningsmeddelande via WebCare. Utskrivningsklar Fyll i datum och skicka. Utskrivningsklar En signal till kommunen att patienten inte längre behöver vårdas inom landstingsfinansierad slutenvård. Kommunen ska agera och aktivera de insatser som beviljas vid en SOVP. Datum anges och signeras av ansvarig för beslutet. Förnamn och efternamn på inloggad användare visas automatiskt i Händelselistan. Patienten ej längre utskrivningsklar Anges i de fall patienten inte längre är utskrivningsklar, datum för återtagande anges. Nytt datum antecknas när patienten är utskrivningsklar. Status symbol i ärendet ändras. Avisera utskrivning Fyll i datum och skicka, dvs. utskrivningsmeddelande. Avisera att patienten skrivs ut Innebär att alla förberedelser är genomförda och slutenvården meddelar kommun och primärvård när patienten planeras att skrivas ut. Aviseringen ska se senast dagen innan utskrivning. Datum för avisering kan vara samma men även skilja sig från datumet för utskrivningsklar. Denna avisering har också en funktion för att återta/ändra aviserat datum och statussymbol i ärendet ändras Version

17 Utskrivning I samband med att patienten skrivs ut och lämnar slutenvården ska Trygghetskvitto skrivas ut och lämnas till patienten. Komplettera med aktuell läkemedelslista och läkemedelsberättelse. Utskrivning Klicka på Utskrivning. Verkligt utskrivnings datum Datum för utskrivning. Fortsatt läkarkontakt Ange var fortsatt läkarkontakt ska ske. Utskrives till Anger om patienten ska skrivas ut till hemmet eller till särskilt boende. Anteckna vilken hemkomstplanering, som är gjord inför patientens hemgång tex att färdtjänst är bokad till ett visst klockslag, om någon möter upp vid hemmet osv. Ansvarig läkare Ange en kort sammanfattning av vårdtid, medicinska åtgärder och behandling. Ange Ansvarig läkare samt tfn nummer för kontakt. Sammanfattningen ersätter inte epikris till övertagande läkare i Primärvården / ASIH. Aktuell ADL-bedömning Uppdatera ADL-status inför utskrivningen. Val av bifogade dokument Fält för trygghetskvitto samt bifogade dokument från journalsystem (Visas ej vid förkortade ärenden, för dessa kan man välja att skriva ut utskrivningsinformation). Trygghetskvitto Ett trygghetskvitto kan skrivas ut till patient innehållande egen upprättad information samt till den egna enheten inkommen information, kan skrivas ut av respektive part genom att klicka på knappen. Informationen hämtas från de olika formulären. Kan skrivas ut först när utskrivningen är godkänd/skickad Version

18 Utskrivning förkortat ärende I samband med att patienten skrivs ut och lämnar slutenvården ska Utskrivningsinformation skrivas ut och lämnas till patienten. Komplettera gärna med aktuell läkemedelslista och läkemedelsberättelse. Utskrivning Klicka på Utskrivning Verkligt utskrivningsdatum Datum för utskrivning. Fortsatt läkarkontakt Ange var fortsatt läkarkontakt ska ske. Utskrives till Anger om patienten ska skrivas ut till hemmet eller till särskilt boende. Anteckna vilken hemkomstplanering, som är gjord inför patientens hemgång t.ex. att färdtjänst är bokad till ett visst klockslag, om någon möter upp vid hemmet osv. Aktuell ADL-bedömning Uppdatera ADL-status inför utskrivningen. Utskrivningsinformation Utskrivningsinformation kan skrivas ut till patienten. Informationen hämtas från Inskrivnings respektive utskrivningsformuläret. Kan skrivas ut först när utskrivningen är godkänd/skickad. Kan skrivas ut av respektive part genom att klicka på knappen. Ansvarig läkare Ange en kort sammanfattning av vårdtid, medicinska åtgärder och behandling. Ange Ansvarig läkare samt tfn nummer för kontakt. Sammanfattningen ersätter inte epikris till övertagande läkare i Primärvården/ASIH Version

19 Chattfunktion Chattfunktionen kan användas av kommun, primärvård och slutenvård för att kommunicera tidpunkt för möte eller annan information som kan underlätta kommunikationen och som inte är en journalanteckning. Respektive part kan se egna samt inkomna chattanteckningar. Dessa visas i kronologisk ordning och med datum, tid och vem som gjort anteckningen. I alla formulär där knappen C visas, kan man klicka och skriva en anteckning. Chatt funktionen I alla formulär där symbolen C är synlig kan man klicka på symbolen och formuläret för chattfunktionen öppnas. Skriv en anteckning och klicka på knappen Skicka och informationen tillgängliggörs för berörda parter och sparas i kronologisk ordning. Ärendeöversikten Symbolen C visas alltid i kolumnen Anteckning. Symbolen är vit eller grön. Grön symbol innebär att det finns en chattanteckning. När muspekaren hålls över symbolen C kan sista chattanteckningen läsas Version

20 Tilläggsanteckning En tilläggsanteckning ska bara göras om det finns felaktig, saknad eller missvisande information i ett ärende som inte kan ändras på respektive sida för ett ärendes olika lägen d.v.s. Inskrivning, Kallelse, SOVP, Utskrivningsklar och Utskrivning. Tilläggsanteckningen motsvarar en journalanteckning och kan bara skapas från respektive ärendeläge av respektive part. Synpunkter och kommentarer som inte är att betrakta som en journalanteckning ska göras som en chattanteckning. Funktionen nås i varje formulär och anteckningarna sparas. Tilläggsfunktion I alla formulär där symbolen Tilläggsanteckning är synlig kan man klicka på symbolen och formuläret för tilläggsanteckning öppnas. Skriv en anteckning och klicka på knappen Skicka och informationen tillgängliggörs för berörda parter och sparas i kronologisk ordning. När muspekaren hålls över symbolen T visas datum för sista Tilläggsanteckning. Öppnas Tilläggsanteckning visas namn, dag, tid och verksamhet i loggen. Ärende-översikten Välj Ärende. En grön symbol T visas i kolumnen Anteckning när det finns en Tilläggsanteckning Version

21 Returnerat ärende Ett ärende kan returneras till Slutenvården när ärendet kommit fel eller patienten bor i ett annat område än folkbokföringen visar. Returnerat ärende avbryter processen. Inskrivning Bocka i returneras till SV i respektive ruta om det är från Kommun eller från Primärvård. Kommun Fyll i orsak till returnering, exempelvis bytt vårdcentral, flyttat till annan kommun. OBS! Om patienten bor på särskilt boende ska processen inte avbrytas utan information skickas vidare till boendet. Bocka i rutan Särskilt boende och kommentera vid behov. Returnera ärendet om det är ett särskilt boende med egna läkarinsatser. Primärvård Returnera inte för olistade patienter. Kontakta rätt områdes VC och meddela dem. Slutenvården Om ärendet returneras, avslutar slutenvården ärendet och skapar ett nytt ärende med ändrad primärvårdsenhet eller kommuntillhörighet Version

22 Händelselistan Händelselistan loggar samtliga aktiviteter för en specifik patient. Du öppnar Händelselistan från Ärendelistan. Ärende Klicka på symbolen i kolumnen H-lista. Detaljerad lista med datum, tid, aktivitet, ansvarig verksamhet och namn visas över de aktiviteter som skapats för patienten. Skriv ut Möjlighet att skriva ut en händelseloggen som ett underlag för fakturering. Klar Klicka på klar för att återgå till föregående bild Version

23 Trygghetskvitto till patient Patienten ska erbjudas trygghetskvitto med information om vårdtiden, vård- och omsorgsbehov samt insatser efter utskrivning, kontakttelefonnummer mm. För att trygghetskvittot ska vara komplett krävs även utskrift av läkemedelsberättelse och läkemedelslista (skrivs ut från journalsystem). För fullständiga ärenden, när SOVP genomförts i WebCare, skrivs Trygghetskvitto ut i samband med utskrivningen och lämnas till patienten. För förkortat ärende skrivs Utskrivningsinformation ut i samband med utskrivningen Version