Frågor och svar om Journal via nätet

Transkript

1 1 Koncernkontoret Hälso- och sjukvård Frågor och svar om Journal via nätet Det här dokumentet vänder sig till anställda i Västra Götalandsregionens hälsooch sjukvård och innehåller frågor och svar om Journal via nätet. Frågorna är indelade i olika områden som du ser i innehållsförteckningen nedan. Informationen är senast uppdaterad den 5 juni Innehållsförteckning Om e-tjänsten Journalen.s. 1 E-tjänsten Journalens funktioner s. 3 Västra Götalandsregionens införande av journal via nätet s. 4 Om säkerhet och menprövning...s. 5 Sänkning av åldersgränsen för e-tjänsten Journalen...s. 7 Om e-tjänsten Journalen Vad är e-tjänsten Journalen? Journalen är en tjänst som gör det möjligt för invånarna att läsa journalinformation från hälsooch sjukvården via nätet. Invånaren når tjänsten genom att logga in med e-legitimation eller mobilt bank-id i 1177 Vårdguidens e-tjänster. Tjänsten kan användas av alla som fyllt 16 år och har fullständigt personnummer. I e-tjänsten kan invånaren välja att dela journalinformation med närstående eller utse ett ombud som då med egen e-legitimation kan logga in och läsa. Är inte journalen i första hand ett arbetsverktyg för sjukvårdens personal? Jo det stämmer, men ett annat syfte som anges i Patientlagen är att patienter ska ha tillgång till informationen för att kunna medverka och vara delaktiga i sin egen vård. Möjligheten att läsa journalen via nätet underlättar för de patienter som vill ha en mer aktiv roll i frågor som rör den egna sjukdomen och behandlingen. Vem äger själva journalen? Det gör huvudmannen, i detta fall Västra Götalandsregionen (VGR). Men patienten har laglig rätt att få tillgång till sin journal direkt. Kan patienterna komma in i journalsystemen? Nej, ett speciellt webbgränssnitt styr vad patienten kommer åt när hen loggar in på 1177 Vårdguidens e-tjänster.

2 2 Kan patienterna förstå informationen i sina journaler? Erfarenheter och forskning visar att patienter förstår texten för sina behov i större omfattning än väntat, eftersom de ofta har förkunskaper om sin sjukdom och behandling. Patienter som vill veta mer och behöver hjälp med till exempel termer brukar själva kunna leta rätt på informationen via nätet eller genom att fråga personer i sin omgivning. I flera verksamheter har man stor eftersläpning av diktaten, hur fungerar det då? Det är en nackdel för de patienter som vill läsa i sin journal så tidigt som möjligt och det kan leda till fler frågor från patienter. Hur ska journaltexten bli tillgänglig för personer med en synskada eller som av andra skäl har svårt att läsa? Personer som har svårt att läsa kan ha olika typer av läshjälpmedel. Exempelvis för att få texten uppläst eller förstorad. Tjänsten är utformad att fungera tillsammans med den typen av hjälpmedel. Vilka erfarenheter har andra regioner och landsting efter att ha infört journal via nätet? Tillgången till den egna journalinformationen stärker patientens roll i vården. Patienter som använder tjänsten är mer pålästa i mötet med vårdpersonalen och kan delta mer aktivt i diskussionen om den egna hälsan och vården. Flera patienter uppger att de tycker det är bra att få tillgång till dokumentation från mötet. Som patient hinner man inte alltid uppfatta allt som sägs och då är det bra att kunna ta del av det som vårdpersonal har informerat om efteråt i lugn och ro. Kan det inte leda till ökad arbetsbelastning för vårdpersonalen när patienterna har frågor om vad som står i journalen? Erfarenheter från Uppsala och Skåne är att det exempelvis inte har lett till en ökning av telefonsamtal. Forskning visar att patienter ofta förstår texten journalinformationen. Det patienten inte förstår tar de ofta reda på genom att själva söka information till exempel via nätet eller genom att prata med vänner med kunskaper inom hälso-och sjukvård. Hälso-och sjukvårdspersonal kan tillfrågas vid nästa besök, men det är inte vanligt att patienten tar en extra kontakt med hälso-och sjukvården för att få en förklaring. Har vårdpersonal haft något inflytande på utvecklingen av tjänsten? Ja. I Uppsala har exempelvis läkare, sjuksköterska och sjukgymnast deltagit i utvecklingsarbetet. Här i Västra Götalandsregionen har många olika kompetenser bidragit i projektarbetet. Vilka andra länder har Journal via nätet? Danmark har haft det i snart fem års tid och det finns även i USA och i Holland. Vem ansvarar för supporten? När det gäller frågor om innehållet i journalanteckningen hänvisas till ansvarig vid berörd hälsooch sjukvårdsverksamhet. För frågor om inloggning hänvisas till 1177 Vårdguidens e-tjänster. I e- tjänsten Journalen finns möjlighet att lämna synpunkter på tjänsten.

3 3 E-tjänsten Journalens funktioner Visas både signerad och osignerad journalinformation? Ja, också osignerad information är en allmän handling som är viktig för patienten att kunna se eftersom signering ibland kan ta lång tid. Patienten väljer själv att se bara signerad information eller också osignerad journalinformation. När osignerad information visas kan patienten också läsa att anteckningen ännu inte är kontrollerad, kan innehålla fel och kan komma att ändras av ansvarig. Signerad information visas omedelbart efter att den förts in i journalsystemet och osignerad journalinformation visas 14 dagar efter händelsedatum. Det innebär att om en osignerad anteckning fortfarande inte är signerad efter 14 dagar så visas den osignerad i e-tjänsten dag 15. Visas t ex provsvar och läkemedel i e-tjänsten? Nej, än så länge visas dessa endast om de återges i hälso-och sjukvårdspersonalens journalanteckning. Det beror på att vissa system idag saknar tekniskt stöd för att kunna visas via e-tjänsten. Allt eftersom tekniskt stöd utvecklas kommer fler system att anslutas successivt. Det gäller till exempel information om läkemedel, provsvar, undersökningsresultat samt vårddokumentation från specialistsystem. VGR:s mål är att visa all journalinformation som lagar, regler och teknik medger. Kan patienten dela sin journal med annan? Nej. Funktionen dela journal togs bort 7 juni Se länk till beslut på Det kan uppstå situationer där patienter känner sig tvingade att visa sina journaler för till exempel en närstående som uppträder hotfullt. Hur tryggas patienten integritet och säkerhet i sådana fall? Om en patient råkar ut för att inloggningsuppgifterna hamnat i orätta händer eller känner sig tvingad att visa journaluppgifter för andra, finns en förseglingsknapp. När denna knapp används stängs all åtkomst till journalen omedelbart. Patienten kan inte själv öppna den igen utan det finns framtagna rutiner för hur öppning åter kan ske. Detta är inte ett nytt problemområde. Liknande situationer har även sedan tidigare kunnat uppstå när papperskopior av journalen skickas hem till patienten via post. Kan patienten via e-tjänsten se vilken vårdpersonal som har läst eller skrivit i journalen? Nej, patienten kan inte ta del av åtkomstloggar direkt via e-tjänsten. Däremot kan patienten via 1177 Vårdguidens e-tjänster eller genom att kontakta regionens telefonservice tfn begära ut loggutskrifter som skickas med post. Om patienten inte vill ha journal via nätet hur gör man då? Informationen visas först när de öppnar e-tjänsten Journalen. Så om patienten inte vill använda tjänsten ska de i första hand rekommenderas att inte öppna den. Patienten kan också via en förseglingsknapp i e-tjänsten stänga av åtkomsten till journalinformationen. Efter försegling kan inte patienten själv öppna tjänsten igen utan det finns särskilda rutiner för att bryta förseglingen. För mer information kontaktar patienten telefonservice

4 4 Västra Götalandsregionens införande av journal via nätet Hur ser tidplanen för införandet ut? Målbilden är att vid slutet av 2020 ska alla invånare i Västra Götaland ha tillgång till all information om sig själv som dokumenterats i landstingsfinansierad hälso- och sjukvård och tandvård, och vårdnadshavare ska ha tillgång till barns information till det att barnet fyller 13 år. Västra Götalandsregionen anslöts till journal via nätet Hittills är det delar av journalinformationen från Melior och AsynjaVisph som har anslutits. Från Melior visas information journalförd från den 1 juni 2016 och framåt. Från AsynjaVisph visas information från den 1 november 2016 och framåt. För att invånarna ska komma åt all sin journalinformation från VGR behöver fler journalsystem anslutas och fler informationsmängder kopplas på. Det kommer att göras i etapper, ofta i en förvaltning åt gången och det kommer att pågå under flera år framåt. Under tiden kommer det att skilja sig åt mellan olika verksamheter vilken information patienterna kan läsa via nätet. Det finns en tidplan över kommande anslutningar, vilka som är på gång snart och vilka som kommer längre fram. Här finns tidplanen. Arbetet kommer att pågå under flera års tid. Från vilka journalsystem visas information? Journalsystemen ansluts i etapper. Västra Götalandsregionen har börjat med att visa information från Melior och AsynjaVisph men fler journalsystem kommer att anslutas när tekniska förutsättningar är klara. Vad från journalsystemen visas i e-tjänsten? Från journalsystemen visas diagnoser, patientens kontakter med vården, vårddokumentation (journalanteckningar) och uppmärksamhetsinformation från samtliga yrkeskategorier (uppmärksamhetsinformation är information som avser något som avviker från det man normalt kan förvänta sig och som påverkar handläggningen av vård eller omsorg). Vad och hur informationen visas styrs av Västra Götalandsregionens regelverk för enskilds direktåtkomst till journaluppgifter. Regelverket finns publicerat på webbplatsen. Visas information från alla verksamheter? Nej, i VGR undantas följande verksamheter, Klinisk Genetik på Sahlgrenska Universitetssjukhuset, könsmottagningar på VGR:s sjukhus, ungdomsmottagningar inom Närhälsan och på Angereds närsjukhus, Sexualmedicinskt centrum, Kris och traumaenheten, Mottagningen för unga vuxna och Mödra-barnhälsovårdsteamet i Haga inom Närhälsan. Visas information från Psykiatrin? Västra Götalandsregionen visar ännu inte information från psykiatrin i e-tjänsten. Kan det inte bli svårt för patienterna att förstå varför de kan se en viss typ av information från en verksamhet men inte från en annan? Jo, det kan det bli. Du som möter patienter i ditt arbete kan bidra till tydlighet genom själv vara medveten om att det ser olika ut mellan olika landsting, regioner och verksamheter under en övergångsperiod. När patienten loggat in i e-tjänsten finns information om vilken information som visas från journaler i respektive landsting. Här uppdateras informationen allteftersom.

5 5 Om säkerhet och menprövning Kan man vara säker på att ingen obehörig kommer in i journalen? Patienter som vill läsa sin journal via nätet måste logga in på 1177 Vårdguidens e-tjänster med e- legitimation. Säkerhetsnivån kan jämföras med den som används för bankernas internettjänster. Datainspektionen har gjort en granskning av e-tjänsten som visar att säkerheten är bra. Är det möjligt att göra en menprövning* av journalinformation innan patienten kan läsa den via nätet? Nej, det går inte att göra menprövning på samma sätt som för papperskopior. Istället undantas vissa verksamheter från tjänsten, där det bedöms finnas större risk att enskilda kan lida men. Viss information kan undantas och äldre journalinformation visas inte i e-tjänsten.* Menprövning innebär att vårdpersonal läser journalen och bedömer om informationen kan vara till men för patienten innan den lämnas ut. Kan vi undanta viss information från att visas i e-tjänsten? Inriktningen är att patienterna ska kunna nå all information om sig själva via nätet, men det finns i undantagsfall situationer då det är olämpligt. Därför finns funktionen undantag från direktåtkomst. Där kan vi med hjälp av olika sökord se till att viss information inte blir synlig i e-tjänsten. Sökorden ska användas sparsamt och bara i situationer där vi bedömer att patienten själv, närstående eller någon annan person kan lida skada om patienten kan ta del av uppgifterna direkt. Observera att patienten precis som tidigare kan läsa journaldokumentation under dessa sökord genom att begära ut journalkopior, men då först efter att ansvarig personal gjort en sedvanlig menprövning. Det finns idag fyra sökord. Här finns en tillämpningsanvisning. Tredje person (Infört ) Undantaget tredje person är det nyaste. Under tredje person dokumenteras information från/om annan person än patienten själv, när du bedömt att informationen är nödvändig för att ge patienten en god och säker vård samt att patienten själv, närstående eller tredje person kan lida skada av att ta del av uppgifterna direkt. Tidiga hypoteser (Infört ) Under sökordet Tidiga hypoteser dokumenterar vi information som vi bedömer för oklar att kommunicera med patienten. Hypoteser som redan har kommunicerats med patienten eller klarlagts får inte dokumenteras under tidiga hypoteser, utan ska dokumenteras så att patienten kan ta del av informationen via 1177 Vårdguidens E-tjänster. Våldsutsatthet i nära relationer (Infört ) Under sökordet Våldsutsatthet i nära relationer dokumenterar vi information som vi bedömer är att patienten själv, närstående eller tredje person kan lida skada av att ta del av direkt. Risken kan vara att en annan person kan tvinga till sig informationen eller på annat sätt se journaldokumentationen mot patientens vilja. Enkelblind prövning (Infört ) Under sökordet Enkelblind prövning dokumenteras information när patienten ska vara ovetande om vilken åtgärd som använts, företrädesvis i forskningsstudier. Vårdpersonal som i sitt arbete måste ha tillgång till informationen hittar den här. särskilt anteckningsområde har utvecklats och införs i journalsystemen Undantag från direktåtkomst. Denna anteckning visas inte i e-tjänsten. Härunder får endast de anteckningar föras där patienten själv, närstående eller tredje man bedöms kunna lida skada av att patienten kan ta del av

6 6 uppgifterna direkt. Kan äldre journalinformation nås via e-tjänsten? Ingen retroaktiv publicering sker före respektive systems eller vårdenhets anslutningsdatum till e-tjänsten. Äldre journalinformation kan likt tidigare lämnas ut i pappersformat efter sedvanlig menprövning. Vilka regler gäller för dokumentation efter övergång till journal via nätet? Menprövning sker vid dokumentationstillfället eller i samband med diktering. Därför finns funktionen undantag från direktåtkomst. Där kan vi med hjälp av olika sökord se till att viss information inte blir synlig i e-tjänsten. Sökorden ska användas sparsamt och bara i situationer där vi bedömer att patienten själv, närstående eller någon annan person kan lida skada om patienten kan ta del av uppgifterna direkt. I Vårdhandboken finns information om enhetlig struktur och formulering, Nationellt fackspråk för vård och omsorg Patientdatalagen, 3 kap _sfs / Har vårdnadshavare tillgång till journalen för sina barn och tonåringar? I e-tjänsten är grundprincipen att vårdnadshavare har åtkomst till barns journal upp till det att barnet fyller 13 år. Från VGR:s hälso- och sjukvård kan vårdnadshavare inte läsa sina barns journalinformation via nätet ännu, oavsett barnets ålder. VGR har valt att invänta resultatet av en nationell barnkonsekvensanalys som ska mynna ut i rekommenderade rutiner för visning av barns journalinformation. Först när den är klar planeras att vårdnadshavare ska kunna läsa information om sina barn mellan 0 och 12 år. Kommer patienten att kunna komma åt sin journal via e-tjänsten även från utlandet? Ja, på samma sätt som man då kan sköta t ex. sina bankärenden.

7 7 Sänkning av åldersgränsen för e-tjänsten Journalen Varför sänks åldersgränsen för åtkomst till journal via nätet från 18 till 16 år? Med den nya åldersgränsen får ytterligare en grupp möjlighet att ta del av den nytta som journal via nätet ger. Studier visar att de patienter som får tillgång till sina journaler vill veta så mycket som möjligt, så snabbt som möjligt. När patienterna blir mer pålästa om sin egen hälsa får de en ökad kunskap om sin hälsosituation, ökad kontroll över sin vårdsituation och en ökad upplevelse av delaktighet. Vem har beslutat att åldersgränsen ska sänkas? Inera* har beslutat att åldersgränsen för e-tjänsten ska sänkas i samtliga regioner och landsting från den 1 november Det är ett led i att införa det nya ramverket för journal via nätet, som beslutades av Ineras styrelse hösten Målbilden i ramverket är att alla invånare från 16 år ska ha tillgång till all information om sig själva som dokumenteras i landstingsfinansierad hälso- och sjukvård och tandvård. 16-årsgränsen baseras på den europeiska persondataskyddsförordningen som träder i kraft i maj I maj 2017 fastställde regionstyrelsen ramverket för Västra Götalandsregionens (VGR:s) del. Du kan läsa mer om ramverket på Ineras webbplats. *Inera stödjer och koordinerar landstingen och regionernas gemensamma e-hälsoinföranden och är en del av SKL. De äger och förvaltar e-tjänsten Journalen som är en del av 1177 Vårdguidens e-tjänster. När sänks åldersgränsen? Den 1 november sänker Inera åldersgränsen till e-tjänsten journalen i samtliga regioner och landsting. Kommer 16- och 17-åringarna att kunna läsa information journalförd innan den 1 november 2017? Nej. 16-och 17-åringarna kommer bara att kunna läsa information som skrivs in i journalerna från och med den 1 november 2017 och framåt. Varför kan 16-och 17 åringar inte läsa information journalförd innan den 1 november 2017, det kan ju vuxna göra varför finns den här skillnaden? Vuxna kan läsa information från sjukhusens journalsystem Melior inskriven från den 1 juni 2016 och från Närhälsans, Habilitering och hälsas och Hjälpmedelscentralens journalsystem AsynjaVisph inskriven från den 1 november och 17-åringarna kan läsa information som skrivs in i journalerna först från och med den 1 november 2017 och framåt. Bakgrunden är att patientjournalen bara ska innehålla information om patienten själv, men i undantagsfall kan det vara nödvändigt för hälso- och sjukvårdspersonal att dokumentera uppgifter om tredje person för att kunna ge patienten den vård och behandling som behövs. Även sedan tidigare har invånare kunnat begära ut sina patientjournaler på papper. Då ska vårdgivaren alltid göra en så kallad menprövning och stryka information som kan vara till men för patienten eller annan, om patienten får läsa den. Information om tredje person är en sådan information. Journal via nätet ger patienten direktåtkomst till sin journalinformation och det är då inte längre möjligt för vårdgivaren att genomföra manuella menprövningar. VGR har därför infört en särskild anteckning i journalsystemen att använda när det i undantagsfall är nödvändigt att journalföra

8 information om eller från tredje person. Det som skrivs där visas inte för patienten i e-tjänsten. Denna rutin implementeras hösten VGR har också gjort bedömningen att det kan vara vanligare med information om eller från tredje person i barn och ungdomars journaler. Därför väljer VGR att visa 16- och 17-åringar information inskriven först från 1 november 2017 då anteckningen för information om tredje person ska vara implementerad. Detta ska förhindra att ungdomar kan läsa information om tredje person i sin journalinformation. Har vårdnadshavare rätt att ta del av barns journalinformation via nätet? Nej. I e-tjänsten Journalen är grundprincipen att vårdnadshavare har åtkomst till barns journal upp till det att barnet fyller 13 år. Från VGR:s hälso- och sjukvård kan vårdnadshavare inte läsa sina barns journalinformation via nätet ännu, oavsett barnets ålder. I övriga landet har vårdnadshavare åtkomst till barns journaler upp till det att barnet fyller 13 år. VGR har valt att invänta resultatet av en nationell barnkonsekvensanalys som ska mynna ut i rekommenderade rutiner för visning av barns journalinformation. Först när den är klar planerar VGR att ge vårdnadshavare åtkomst till journaler för barn mellan 0-12 år. Det finns idag inga planer på att börja visa journalinformation för barn mellan år via e-tjänsten, varken för barnen själva eller vårdnadshavarna. Kommer journalinformation från alla vårdenheter i VGR att visas för 16- och 17- åringarna från den 1 november 2017? Nej. Det finns en rad verksamheter som är undantagna från e-tjänsten. De visar inte någon information. De undantagna verksamheterna i VGR är: Ungdomsmottagningar Mottagningen för unga vuxna Kris och traumaenheten Barnvårdsteamet i Haga Klinisk genetik STD-STI-mottagningar (könsmottagningar) SMC (Sexualmedicinskt centrum) Utväg (Skövde/Borås) Det finns också verksamheter som inväntar en nationell barnkonsekvensanalys innan de börjar visa information via nätet och hit hör bland andra BUP (barn- och ungdomspsykiatri) och barnklinikerna. Motsvarande verksamheter kan i andra regioner och landsting ha andra regler och kan visa journalinformation via nätet. Ser det likadant ut i hela landet, vilken journalinformation 16 och 17-åringarna kan se från respektive region/landsting och vårdgivare? Nej, det ser olika ut runtom i landet. Respektive region/landsting avgör än så länge själva vilka verksamheter som ansluts till e-tjänsten och vilken information som visas. Man har också hunnit olika långt på olika håll. Det nya nationella ramverket för journal via nätet, som beslutades av Ineras styrelse hösten 2016 slår fast målbilden att det vid utgången av 2020 ska fungera likadant i hela landet Du kan läsa mer om ramverket på Ineras webbplats: pdf 8

9 9 Kan 16- och 17-åringarna läsa information i sin journal om eller från en tredje person, t.ex. en vårdnadshavare? Huvudregeln är att i patientjournaler ska det inte finnas information om någon annan än patienten själv. I undantagsfall kan det vara nödvändigt att dokumentera dessa uppgifter för att kunna ge patienten den vård och behandling som behövs. Det finns en särskild anteckning i journalsystemet att använda då. Det som skrivs där visas inte i e-tjänsten. Var i journalen kan jag skriva viktig och nödvändig information om annan än patienten? I patientens journal ska man inte skriva känsliga saker från/om tredje person. Om det är nödvändigt att dokumentera dessa uppgifter för att kunna ge patienten den vård och behandling som behövs finns en anteckning som heter Undantag från direktåtkomst. Det som skrivs därunder visas inte i e-tjänsten. I anteckningen finns ett antal sökord, ett av dem är Tredje person, som ska användas för ändamålet. Hur säkerställer ni att undantag från direktåtkomst inte överanvänds? Varje verksamhetschef har ansvar för att journalföringen görs på rätt sätt i respektive verksamhet. VGR följer upp vilken information som dokumenteras under anteckningen och har sett att det är relevant information som antecknas där. Vi planerar för fler uppföljningar. Är en 16-åring verkligen mogen att kunna hantera att läsa sin egen journal? 16-åringar kan sedan länge få ut sin journalinformation på papper. Förändringen innebär att de nu också kan läsa den via nätet.16-årsgränsen baseras på den europeiska persondataskyddsförordningen som träder i kraft i maj Den slår fast 16 år som lämplig åldersgräns att få direktåtkomst till sin egen dokumentation från hälso- och sjukvården. Du kan läsa mer om ramverket på Ineras webbplats: pdf Datainspektionen har tidigare bedömt att barn från ungefär 15 år själva kan råda över frågor om sekretess och samtycke till personuppgiftsbehandling. Om det finns särskilda skäl kan ungdomar under 16 år få åtkomst till sin journal via nätet? Ja. Inget hindrar att åldersgränsen i enskilda fall sänks av ansvarig verksamhetschef efter samråd med barnet och vårdnadshavaren. Om vårdnadshavare inte vill att deras 16- eller 17-åring ska kunna läsa sin journalinformation i e-tjänsten, går det att lösa? Nej, det kan inte vårdnadshavarna påverka. Om en 16- eller 17-åring inte vill kunna läsa sin journalinformation - hur gör hen då? Detta fungerar på samma sätt som för vuxna invånare. Informationen visas först när de öppnar e- tjänsten Journalen. Så om patienten inte vill använda tjänsten ska de i första hand rekommenderas att inte öppna den. Patienten kan också via en förseglingsknapp i e-tjänsten stänga av åtkomsten till journalinformationen. Efter försegling kan inte patienten själv öppna tjänsten igen utan det finns särskilda rutiner för att bryta förseglingen. För mer information kontaktar patienten telefonservice

10 Vad gäller för 16- och 17-åringarna, kan de som vuxna dela sin journal med en annan person? Till exempel en vårdnadshavare eller en kompis? Ja, precis som vuxna kommer också 16-och 17-åringarna att kunna dela sin journal med en annan person, ett ombud, om de så önskar. Den en vill dela journalen med måste själv vara 16 år eller äldre, ha ett svenskt personnummer och ha en e-legitimation. Om 16-åringen vill dela sin journal med sin vårdnadshavare är helt upp till 16- eller 17-åringen själv att besluta. 10 Har du andra frågor? Om du inte hittar svar på dina frågor här så skicka den gärna till Mer information finns också på webbplatsen: