Bättre vårdkedjor. Utbildningstillfälle 1 mars

Transkript

1 Bättre vårdkedjor Utbildningstillfälle 1 mars

2 Vilka är vi? Nina Linda

3 Flöden i vården och ämnet logistik eller varför vi håller i den här kursen. Logistik handlar om flöden samt planering och kontroll av dessa flöden för att få allting att flyta på bästa sätt. När logistik funkar riktigt bra så läggar du sällan märke till det. Målet med logistik är att uppnå högsta möjliga effektivitet genom bra service och låga kostnader.

4

5 Agenda 1. Hej! 2. Vårdkedjor 3. Vanliga utmaningar 4. Möjliga lösningar 5. Summering och avslut 6. Lokala övningar och diskussioner

6 Introduktion om vårdkedjor och styrning av dem

7 Standardiserade vårdförlopp

8 Standardiserade vårdförlopp Mottagning Vårdcentral Bild- och funktionsmedicin Patologen Behandling

9 Matsmältningsprocessen (från 1177) Matsmältningsorganens viktigaste uppgift är att bryta ner maten. Matsmältningsorganen utgörs av den sammanhängande kanal från munhålan till ändtarmsöppningen som brukar kallas mag-tarmkanalen. För att bryta ner maten behövs också olika ämnen som bildas i ett antal körtlar. Körtlarna töms direkt i mag-tarmkanalen.

10 Olika flöden Samma principer Mun- och spottkörtlar Matstrupen, 1-10 sek Magsäcken < 4h Tunntarmen, 3-5 h Tjocktarmen, 3-10 h Ändtarm Vårdcentral Remiss Mottagning Bild- och funktionsmedicin Patologi Mottagning MDK Behandling

11 Mål: Effektivitet Konsten att få ut så mycket som möjligt med så liten insats som möjligt Innefattar både produktivitet och kvalitet

12 Vad är värdeskapande aktiviteter för SVFpatienterna?

13 Olika sorters effektivitet Resurseffektivitet Flödeseffektivitet Effektiva öar Individuell styrning Fokus på maximalt nyttjande av alla resurser Lönsamhet Specialisering Nöjda kunder Snabb leverans Samarbete mellan alla inblandade Styrning av processer Fokus på kapaciteten i hela systemet

14 Resurseffektivitet Vårdcentral Mottagning Bild- och funktionsmedicin Patologen Behandling Uppgifter delas in i mindre aktiviteter som utförs av separata delar Effektivt utnyttjande av resurser, exv. sjukvårdspersonal, röntgenapparatur, undersökningsrum Resurseffektivitet Fokus på låga direkta kostnader och hög specialisering Mått på effektivitet: Hur mycket en resurs används till värdeskapande aktiviteter per tidsperiod Exempel: Traditionell sjukvård, lågprisflygbolag

15 Flödeseffektivitet Standardiserade vårdförlopp Vårdcentral Mottagning Bild- och funktionsmedicin Patologen Behandling Fokus på helhet och samarbete för att fylla behov Mått på effektivitet: Andel värdeadderande tid från behov till leverans Snabb leveranstid kräver viss överkapacitet i systemet Flödeseffektivitet Fokus på värdeskapande och kundnöjdhet Exempel: One-stopclinic, brandkår

16 SVF: Resurseffektivitet - Flödeseffektivitet Snart är det semester så vi har satt in extra mottagningstider och träffar så många patienter vi hinner. Då kan vi remittera dem vidare innan vi tar ledigt För att så få patienter som möjligt ska behöva vänta på operation under sommaren har vi satt in extra mottagningar i april. På så sätt kommer köerna vara korta inför semestern och de flesta får opereras innan semestern

17 Resurs och flödeseffektivitet samtidigt?

18 Vad krävs för resurs- OCH flödeseffektivitet? Perfekt information om behov Perfekt balanserad process Inga omställningstider för resurser Mun- och spottkörtlar Matstrupen, 1-10 sek Magsäcken < 4h Tunntarmen, 3-5 h Tjocktarmen, 3-10 h Ändtarm

19 Resurs- och flödeseffektivitet i SVF? Perfekt information om behov Perfekt balanserad process Inga omställningstider för resurser Läkarbesök specialistmottagning Radiologisk undersökning Patologi Läkarbesök specialistmottagning 10 min 20 min 15 min 10 min Radiologisk undersökning

20 Effekt av olika sorters styrning Resurseffektivitet Flödeseffektivitet Varje del av matsmältningssystemet regleras individuellt Matsmältningssystemet regleras som en helhet

21 Hur uppnår vi effektiva vårdkedjor? Ett exempel från Stockholm:

22 Vanliga utmaningar i vårdkedjor

23 Utmaningar effektiva vårdkedjor Hinder för effektivitet: Bristande information Olika delar av utredningar tar olika lång tid Omställningstid

24 Vad finns det för information som kan saknas i vårdkedjor? Åtgärder?

25 Vanliga utmaningar Vårdcentral Mottagning Röntgen Patologen Behandling Remiss ankommer sent Remiss saknar information Stor variation i inflöde av patienter Patienter bokar om tider Bred tratt in kräver mycket resurser (exv. tider till mottagning och röntgen) Ledtider till kirurgi för provtagning (exv. på körtlar) Avsaknad av standardiserade svar från patologi och radiologienheter. Ibland görs för mycket, ibland görs för lite och ibland är det svårt att få svar överhuvudtaget på avsedd ledtid Avsaknad av information om antal patienter som utreds för de enheter som planerar behandlingsaktiviteter Brist på specialister (exv. Urologer, operationssjuksköterskor m.fl.)

26 Olika hastighet i vårdkedjan

27 Utmaningar effektiva vårdkedjor Hinder för effektivitet: Bristande information Olika delar av utredningar tar olika lång tid Omställningstid Ytterligare faktorer som inverkar: Variation Längd på kedja Komplexiteten i kedjan Påverkan på/av andra Målkonflikter

28 Flöden är del av större system

29 Utmaningar effektiva vårdkedjor Hinder för effektivitet: Bristande information Olika delar av utredningar tar olika lång tid Omställningstid Ytterligare faktorer som inverkar: Variation Längd på kedja Komplexiteten i kedjan Påverkan på/av andra Målkonflikter Konsekvenser: Köer Extra arbete göra om, köhantering Männskiligt lidande Kostnader för missad vårdgaranti Sämre bemötande för antalet patienter i systemet är stort

30 Lösningar för förbättrade flöden

31 Hur kan vi samarbeta för att förbättra patientens väg genom vårdkedjan?

32 Möjliga åtgärder Vårdcentral Mottagning Röntgen Patologen Behandling Nätverka Diskutera möjliga åtgärder tillsammans hela vårdkedjan Skapa rutiner Använd checklistor Patientöversikt via IT-system, whiteboard, pärm etc. Dela information om bemanning etc. Titta på statistik över patientinströmning Anpassad schemaläggning Ledtidsuppföljning Patienter bokar tider själva

33 Anpassad schemaläggning Ett exempel med Anders Plantin:

34 Möjliga åtgärder Vårdcentral Mottagning Röntgen Patologen Behandling Nätverka Diskutera möjliga åtgärder tillsammans hela vårdkedjan Skapa rutiner Använd checklistor Patientöversikt via IT-system, whiteboard, pärm etc. Dela information om bemanning etc. Titta på statistik över patientinströmning Anpassad schemaläggning Ledtidsuppföljning Patienter bokar tider själva

35 One-stop-clinic Ett exempel på en effektiv vårdkedja på Uddevalla sjukhus:

36 Ytterligare inspiration och goda exempel TED-talk av Niklas Modig med exempel på ADHD-utredning (16 min) En samling av goda exempel från utvecklingsarbete inom vården Exempel på förbättringsåtgärder inom SVF i Västra Götalandsregionen XVl50l_59iYX

37 Agenda 1. Hej! 2. Vårdkedjor 3. Vanliga utmaningar 4. Möjliga lösningar 5. Summering och avslut 6. Lokala övningar och diskussioner

38 Diskussionsövningar

39 Gruppövning 1: Hur ser det ut hos er i dagsläget?

40 1. Hur ser patientens väg genom vården ut hos er? Hur ser rutinerna ut kring remisshantering, utredningar osv? Förklara för varandra hur ni gör på era enheter

41 Journalgranskning Vårdkedja SVF Ankomstdatum remiss Remissgranskning SVF Läkarbesök Provsvar klara (PAD, blodanalys ) Undersökningssvar klara (bilddiagnostik) MDK Svar till patient

42 Förberedelse inför kurstillfälle 1 mars Inför diskussioner om värdeskapande vårdkedjor och samverkan i vårdkedjor på utbildningen den 1 mars är det bra för dig att veta hur det ser ut i just dina flöden. Hur lång tid tar det för dina patienter att få besked på sin cancermisstanke? Hur mycket skiljer det sig åt mellan olika patienter? Varför skiljer det sig åt? Inför kurstillfället ber vi dig därför att granska 3 journaler från patienter som du deltagit i vården för och som fått en cancerdiagnos via SVF. Bifogat finns en tabell för att fylla i datum för olika steg i vårdprocessen för dina patienter. Det finns också ett översiktsdiagram över vårdprocessen för exempelpatienten för att du lättare skall förstå helheten. (Observera dock att du inte förväntas ta fram liknande bilder själv.) Underlaget är enbart till för dig och är till hjälp för de regionala och lokala diskussionerna vid utbildningstillfället.

43 Ankomstdatum remiss Tid (antal dagar) 3 Remissgranskning SVF Tid (antal dagar) 3 Läkarbesök Tid (antal dagar) 14 Alla provsvar och undersökningssvar klara (PAD, bilddiagnostik, blodanalys etc.) Tid (antal dagar) 7 MDK Tid (antal dagar) 8 Svar till patient Total tid (antal dagar) 34 Exempelpatie nt Patient 1 Patient 2 Patient 3

44

45 Gruppövning 2: Från bra till bättre

46 Från 0-10, hur tycker du att SVF fungerar idag utifrån din roll? Sätt ett kryss på ditt val

47 Vad är det som fungerar bra?

48 Vad krävs för att bli bättre? Vad kan du göra för att ni på din enhet skall ta er ett steg upp på skalan?

49 Utgå från 0-10 skalan från tidigare övning. Om ett år, hur vill du att SVF-arbetet på din enhet ska fungera? Hur är det då?

50 Hur når vi dit? Vad finns det för utmaningar? Hur möter vi utmaningarna? Vad kan jag göra för att påverka? Hur vet jag att vi nått dit?

51 Tipslista från koordinatorer i VGR

52 Tipslista 1. Ha en plan för att hantera variation och sommar m.m. 2. Halka inte efter med patienter/ städa rent varje vecka 3. Hjälp till att både prioritera upp och ner patienter till röntgen, patologi etc. Ange gärna sista datum för svar. 4. Utse en ansvarig SVF-läkare i schemat varje vecka som kan granska remisser varje dag och vara tillgänglig för koordinatorer gällande diskussioner om patienter 5. I möjligaste mån se till att frekvensen på alla steg i förloppen är hyfsad, exv. remissgranskning, MDK:er etc. 6. Ha dialog/stormöte med alla parter i kedjan med återkommande intervall, exv. 2 gånger/år

53 7. Felaktiga SVF-remisser återkoppla till PV och hantera remisser i vanlig ordning/prioritering 8. Koordinator träffar alla patienter vid uppstart och provtagning för att säkerställa att patienten är förberedd, välinformerad och att all efterfrågad information finns tillgänglig 9. Intern checklista för vårdförlopp som följer med patient genom vårdprocessen 10. Lista till patienter med telefonnummer till kontaktperson, info om diagnos samt bokade tider 11. SVF-pärm med alla viktiga dokument, exv. förloppsbeskrivningar, lathundar, kontaktuppgifter, rörande processerna samlade på ett ställe bredvid telefonen.

54 12. Informera behandlande enheter kontinuerligt om hur många uppstarter som sker/vecka av patienter för att underlätta planering av kirurgi, strålning etc. 13. Fasta/förbokade tider på mottagningar, röntgen etc. Ger möjlighet för patienter att få med sig tid för nästa besök direkt samt minskar behov av kontakt mellan avdelningar för bokning av varje undersökning. 14. Säkerställa att kontaktuppgifter till SVF-koordinatorer finns lättillgängligt på intranät samt hos Primärvård 15. Översikt av alla patienter i processen (whiteboard, i administrativt system, i pärm etc.) säkerställer att åtgärder kan vidtas om något hakar upp sig 16. Ta krea som standardprov inför röntgen 17. Möjlighet att kontakta patient via sms/

55 Frågor? Välkomna att kontakta oss! Nina Linda

56