Handlingsplan för kortare väntetider i cancervården 2017 för Region Halland. 1. Beskrivning av arbetet efter redovisningen den 1 november 2016

Transkript

1 1(9) Datum Diarienummer RS Socialdepartementet Handlingsplan för kortare väntetider i cancervården 2017 för Region Halland 1. Beskrivning av arbetet efter redovisningen den 1 november Nuläge för införda vårdförlopp De 18 implementerade SVF har nu övergått från implementeringsfas till förvaltningsfas i stor omfattning vilket innebär fokus på processer och processarbete med processledare och teamen i Halland. Arbetet i processerna innebär framför allt arbete med att identifiera och eliminera flaskhalsar. Uppföljning av resultat i form av ledtider och kvalitetsmått sker både i processen, av ledningen och på övergripande nivå. I Halland är det lungcancer och prostatacancer som är längst ifrån sina målvärden gällande ledtider. I vissa processer finns kapacitetsbrister vilket leder till väntetider. Här fortsätter arbete inom verksamheten både gällande kapacitet och ändrade arbetssätt. Vissa förlängda väntetider beror på utrustningskapacitet vilket det också arbetats med för närvarande. Gällande arbetssätt generellt så behöver arbetsuppgifter mellan medicinska sekreterare och koordinatorer ytterligare utvecklas. Fortsatt kommunikation med primärvården framför allt gällande vikten av information till patienter som inkluderas i SVF behövs. Utbildning sker av medicinska sekreterare inom primärvården för att identifiera remisser som skall SVFmärkas och viss kodning. Gällande finansiering sker dessa dialoger i ordinarie strukturer. Adress: Region Halland, Box 517, Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: Fax: E-post: regionen@regionhalland.se. Webb: Org.nr:

2 2(9) I Region Halland kan data så som KVÅ-koder identifieras och extraheras direkt från journalsystemet VAS via RH-verktyget. Detta blir sedan tillgänglig data i Business Object (BO) som användarna kan arbeta direkt i eller så skapas rapporter för att enklare visualisera data, såsom ledtider. Ledtidsrapporter för SVF skapas varje månad och presenteras för både processledare och sjukhusledning. Koordinatorerna har utbildning i att arbeta direkt i BO för att följa pågående patienter som är inkluderade i SVF. Prognosen är att automatiserad överföring av data från Region Halland till nationell databas kommer att kunna ske från och med mars Dock begränsar möjligheten att rapportera en (1) gång per månad möjligheten att rapportera samtliga patienter då Region Hallands datalager uppdateras kontinuerligt. Koordinatorer i Region Halland har uppdraget att kvalitetssäkra data och har därför kontinuerliga koordinatorsmöten sedan hösten 2015 där kodningsfrågor ständigt lyfts, diskuteras och utbildas kring. Detta med anledning av att korrekt satta KVÅ-koden i journalsystemet är den mest avgörande faktorn för att leverera kvalitetssäkrad data. Det har även bildats en referensgrupp med de mest erfarna koordinatorerna som kontinuerligt jobbar med kodning och kodvägledning. Koordinatorerna arbetar utifrån regionala kodvägledningar som utgår från de nationella dokumenten men anpassats för Region Hallands journalsystem. Koordinatorerna följer ledtidsrapporterna och vid avvikande ledtider görs extra granskningar. Regional koordinator och ansvarig person för utdata på regionkontoret har också kontinuerlig kontakt med koordinatorer gällande löpande kodningsfrågor. Kvalitetssäkringen av data är en utmaning då kodverket är komplext och förändras över tid. Kommunikationen mellan nationell nivå och regional nivå avseende kodning kan utvecklas. Det finns i Region Halland patienter som genomgått och avslutat samtliga förlopp som implementerades under Erfarenheter av SVF-arbetet fram till nu I stort har primärvården sett positivt på införandet av SVF. Enstaka medarbetare har svårt med ett standardiserat arbetssätt såsom vid välgrundad misstanke när blockprincipen gäller men i det stora hela har införande av SVF mottagits positivt av alla berörda enheter i Region Halland. I vissa fall har specialistvården svårt att göra bra remissbedömning då inremisser är av undermålig kvalitet och eftersom ledtiderna inte får förlängas så omhändertas remissen trots bristande information. Vissa mindre omfattande förlopp, exempelvis vid SVF hjärna återkopplar specialistvården till primärvården vid brister i remisser vilket även i viss mån röntgen gör. Extra fokus behöver läggs på innehållet i inremisserna från PV därför vid kommande

3 3(9) lärandeseminariet för primärvården i mars så fokuseras det bland annat på kvalitéten på inremisser från primärvården. Gällande koordinatorerna så har denna funktion tagits väl emot och uppskattas av många inom verksamheterna. Dock uppstår nu finansieringsdiskussioner då dessa funktioner permanent ska finansieras. Gällande obokade tider har detta fungerat väl trots farhågor om tomma tider. Erfarenheterna från tidigare år gör att fokus läggs på det lokala processarbetet. När välfungerande processer finns är införande av SVF enklare och där processen inte finns alternativ processen är komplicerad eller oklar blir införande betydligt mer komplicerat. Gällande kommande SVF finns processer och inarbetade arbetssätt i vissa fall vilket förväntas underlätta införandet. I andra fall finns flöden identifierade varav några har oklara eller parallella vägar vilket är identifierat och arbete pågår att förtydliga detta. I några av kommande SVF är det få patienter som förväntas inkluderas vilket kan vara en utmaning och här kommer regional koordinator följa flödena extra noga. Även barn är inkluderade i ett SVF (thyroidea) vid detta införande vilket gör att ytterligare en ny klinik skall introduceras med kodning etc. Kunskap om kodningen är avgörande för kvalitén på utdata därför fokuserar regional koordinator på kodning i nya förloppen, speciellt om nya kliniker/koordinatorer blir engagerade. På lärandeseminariet i mars kommer en av föreläsarna fokusera på de nationella dokumenten som ska följas, vikten av att informera patienten och att Region Hallands patientinformation SVF ska delas ut. En nationell kampanj gällande cancervårdens ändrade arbetssätt i Sverige hade underlättat det lokala arbetet. En välinformerad patient underlättar delaktigheten och kan ställa högre krav vid besöken. Gällande kriterier för välgrundad misstanke anser Region Halland generellt att dessa diskussioner ska föras i respektive vårdprogramsgrupp. Region Halland vill ändå framför den kritik som kommer från den radiologiska verksamheten gällande SVF urinblåse-cancer där fler CT-urografier än tidigare genomförs. Det är verifierat via granskning av produktion inom bilddiagnostikverksamheten att CT-urografierna har ökat från och med hösten 2015 när SVF blåscancer implementerades.

4 4(9) 1.3 Antal patienter som genomgått respektive SVF tom 31 december 2016 Antal patienter påbörjade och avslutade inom det egna landstinget Antal patienter påbörjade inom det egna landstinget, men överförda till och avslutade i ett annat landsting Antal patienter påbörjade i ett annat landsting, men överförda till och avslutade inom det egna landstinget Vårdförlopp Män Kvinnor Män Kvinnor Män Kvinnor AML Urinblåse- och urinvägs-cancer Huvud- och hals cancer Matstrups- och magsäckscancer Prostatacancer Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer Bröstcancer Bukspottkörtelcancer Gallblåsecancer Hjärntumörer Hudmelanom Levercancer Lungcancer Lymfom Myelom Okänd primärtumör (CUP) Tjock- och ändtarmscancer Äggstockscancer Överföring av information Den nationella rutinen gällande överföring av data när patienter flyttas över regiongränser följs i Region Halland. Rutinen har lyfts vid samtliga genomförda koordinatorsmötet i Halland. Kontroller av regionremisser sker regelbundet av

5 5(9) regional koordinator. Region Halland hade skapat en likvärdig rutin tillsammans med Skåne, Kronoberg och Blekinge redan innan den nationella fanns. Region Skåne kan ta emot data från Region Halland enligt nationell rutin och kan därmed rapportera till den nationella databasen. Västra Götalandsregionen har ställt krav på att data ska överföras i filer vilket kräver mer utveckling och därför kan idag inte data rapporteras till den nationella databasen från Västra Götalandsregionen av patienter som startas i Region Halland, dvs Västra Götalandsregionen kan inte använda den data som överförs enligt den nationella rutinen. När den nationella rutinen ska verkställas måste samarbete mellan koordinatorer och medicinska sekreterare fungera väl då det är de medicinska sekretera som skriver remisser där KVÅ-kod och startdatum ska finnas. Samarbete mellan koordinatorer och medicinska sekreterare behöver utvecklas vidare inom vissa enheter, vilka detta är finns identifierat och arbete pågår. Eftersom återföring av data från Universitetssjukhusen ibland tar lång tid, upp till fyra veckor inom vissa diagnoser, kan det vara svårt att följa hela processen när halländska patienter startar behandling i på annat sjukhus än i Halland. Denna fråga är påtalad via samverkan mellan Halland och respektive angränsande region på övergripande nivå. Den är också lyft i vissa vårdprocessgrupper. Det vore önskvärt att den nationella rutinen gällande överföring av data när patienter flyttas över regiongränser kompletterade med krav på en muntlig kontakt koordinatorer emellan i anslutning till när patienter vänder åter till sitt hemlandsting. Det hade också underlättat uppföljningen om det vore hemlandstinget som rapporterade samtliga avslutningskoder, dvs hade rapporterat hela förloppet även om SVF avslutades i den behandlande regionen. 2. Plan för införande av tio nya vårdförlopp under 2017 Den 1 april ska patienter kunna inkluderas i samtliga förlopp och då ska koordinatorer och obokade tider vara på plats. I vissa förlopp med få förväntade patienter, exempelvis sarkom, ska patienter som identifieras kunna inkluderas tidigare än den 1 april. Detta datum är överenskommet med Skåne och Västra Götaland då det är en fördel om samma startdatum används när flertalet patienter i dessa 10 SVF behandlas i Skåne eller Västra Götaland. 2.2 Stöd till utvecklingsarbete Alla nya processledare/kontaktpersoner och koordinatorer för nya SVF träffar regional koordinator för information och eventuell utbildning. Med befintliga

6 6(9) processledare som ska införa nya SVF görs avstämningar gällande oklarheter. Regionala SVF skapas tillsammans med processledare/kontaktpersoner utifrån nationella dokument och publiceras på extranätet dit samtliga berörda enheter har tillgång. Lokala länkar kommer att läggas i mobilappen cancervård under våren för att underlätta åtkomst till lokal information om remisser och remissvägare. Lärande seminarium genomförs i mars 2017 med huvudmålgrupp allmänläkarna där bl a kommande SVF presenteras av respektive processledare/kontaktperson. Nya koordinatorer bjuds in till koordinatorsmöte i mars månad där kommande SVF är på agendan. Processledare och kontaktpersoner har som ansvar att sprida information via befintliga kanaler till berörda verksamheter och kollegor. Röntgen och patologen är delaktiga i denna handlingsplan och därför välinformerade om kommande SVF så de förbereder för exempelvis kapacitet för obokade tider. Information om kommande SVF sprids också via utskick i befintliga kanaler till linjeorganisationer och processledare inom alla primärvårdsenheter och inom specialistvården, via interna hemsidor och dialogmöte med primärvården. Artikel i invånartidningen i Halland planeras under våren för att sprida kännedom om SVF. 2.3 Utmaningar och konsekvenser Utmaning Ytterligare belastning på medicinsk diagnostik (röntgen och patologi). Planerad åtgärd Dessa enheter arbetar sedan tidigare med att utveckla sina arbetssätt och följa utdata för att produktionsplanera. Utrustning byts ut eller nyinvesteras för att öka kapacitet ytterligare, ex PET-CT, utökad MR-kapacitet, MR bröstspole. Inom patologen införs NGS (Next Generation Sequencing) som snabbar upp den för terapin nödvändiga molekylära patologin. Informationsinsatser inom specialistsjukvården behövs ytterligare då många verksamheter är involverade och nya medarbetare anställs kontinuerligt och nya kliniker, så som ortopeden och barn ska introduceras. Regional koordinator ansvarar för detta. Nyutbildade läkare och sjuksköterskor verkar inte ha kännedom om standardiserade arbetssätt inom cancervården vilket hade underlättat implementeringen i landstingen. Vissa SVF har små patientvolymer vilket innebär lång tid innan rutiner arbetas in. Använda i så stor omfattning som möjligt samma rutiner, strukturer, dokument och koordinatorer som tidigare använts.

7 7(9) Ingen undanträngning utifrån definitionen att lägre prioriterade patienter går före patienter med större medicinskt behov kan identifieras. Dock finns kapacitetsbrister och kompetensbrister redan idag som förvärrar situationen för patienter med benigna sjukdomar eller kontroller av patienter med kroniska sjukdomar som får längre väntetider än tidigare. Detta berör framför allt hud, urologin och endoskopiverksamheten i Region Halland. Region Halland har strategiskt skapat vårdgarantiavtal inom områden med kapacitetsbrist för att säkerställa köfri vård. Verksamheterna arbetar kontinuerligt med kapacitets- och kompetensfrågan. Användning av vårdgaranti ligger stabilt. De 10 SVF som införs under 2017 består av betydligt mindre volymer än införda SVF 2016 så situationen förväntas inte förvärras utifrån SVF perspektivet. 3. Information och förankring 3.1 Patienter och närstående Patientrepresentanter har varit med vid framtagandet av handlingsplanen. Patientrepresentanter finns för närvarande i vissa processteam och krav är ställt att patienter- och närstående ska involveras i samtliga processteam. Patientrepresentant finns ofta med på processledarmöten, koordinatorsmöte och kontaktsjuksköterskenätverksmöten. Patient- och närståendeutvecklingsråd är under utveckling på strategisk nivå. 3.2 Privata vårdgivare Privata vårdgivare vårdvalet primärvård samverkar på samma sätt som offentlig regi och deltar i samma aktiviteter. Dock är privata vårdcentraler svårare att nå då ingen branschorganisation finns i Halland. Gällande privata vårdgivare vårdval specialistvård finns dessa verksamheter representerade i exempelvis hudmelanomprocessteamet. Regional koordinator har också kontakt med andra privat vårdgivare där beröringspunkter finns. 3.3 Primärvård Se punkt 2.2.

8 8(9) 4. Uppföljning 4.1. Nationella mätpunkter Den verksamhetsnära utvecklingen sker i respektive process. Processledarna kommer att under 2017 fokusera på flaskhalsar i processerna och där kan ledtiderna vara till god hjälp i detta arbete. Ledningen för specialistvården följer ledtider och andra kvalitetsmått såsom MDK och kontaktsjuksköterska. Primärvården får återkoppling månatligen hur stor andel av remisser från primärvården till specialistsjukvården som är SVFmärkta utifrån Region Hallands riktlinjer för att underlätta snabb handläggning inom specialistvården. 4.2 PREM-enkäten Resultatet av PREM kommer huvudsakligen att användas inom respektive process för att förbättra och utveckla. Dock behövs större datamängd för att kunna genomföra detta vilket förväntas ske under De resultat från PREM som har funnits under 2016 har delgetts respektive processledare inklusive ledningen. En analys kommer också att göras på övergripande nivå vilket också gjordes under 2016 i Region Halland. Det var utifrån denna analys där det framkom brister på information till patienter om inkludering i SVF, som ytterligare fokus lades på primärvården och framtagandet av en patientinformation för att ytterligare underlätta för primärvården. PREM -resultatet kan också bli ett underlag för dialog med patient-och närståenderepresentanter. Möjligtvis kommer PREM-enkäten att användas i slutet av 2017 för de SVF som implementeras under Planering för fortsatt arbete efter 2018 Region Hallands hälso- och sjukvårdsstrategi som är en ledstång i allt arbete som skall prioriteras framöver, gör att Region Halland fokuserar ytterligare på regionala vårdprocesser som en avgörande del i regionens utvecklingsarbete. SVF är en viktig befintlig komponent i cancervårdprocesserna som stämmer väl överens med strategin. Region Hallands utvecklingsarbete som kallas Framtidsarbetet och bland annat handlar om förändrade arbetssätt kommer även omfatta de regionala vårdprocesserna. Ledtider och annan kvalitetsdata från cancerprocesser/svf

9 9(9) rapporteras och följes. Korrekt märkning av SVF-remisser fortsätter tills vidare. Finanseringsdiskussioner pågår för att säkerställa SVF-modellen. Det regiongemensamma vårdprocessarbetet sprids nu till andra diagnoser än cancer, så som Stroke, Astma/KOL, hjärtsjukvård, MS Parkinson etc. Behov finns av fler standardiserade arbetssätt som utgå från befintliga nationella riktlinjer. Från framförallt primärvården efterfrågar fler nationella satsningar som liknar SVF fast inom andra diagnoser/diagnosområden, med syfte att förbättra kvalitén på vården och skapa en jämlikare vård. Regionkontoret Haleh Lindqvist Hälso-och sjukvårdutvecklingsdirektör Ann-Sofi Isaksson Avdelningen för kunskapsstyrning