Välkomna! SCI-admin konferens FORESTA 2015

Transkript

1 Välkomna! SCI-admin konferens FORESTA 2015

2 Mål/syfte med konferensen Kännedom om KTH och SCI-skolans organisation få en helhetsbild! Etablera nya och odla gamla kontakter inom skolan få ett ansikte Medverka, påverka och bidra till en positiv utveckling av SCI-skolans administration Uppdatering om vad som är aktuellt och pågår inom hela SCI admin Känna samhörighet och stolthet att jobba på SCI

3 Konferensprogram SCI-admin Dag 1 Tisdag 24 mars 13:00 SCI-skolans Värdegrund - Anders Forsgren Vice skolchef Diskussion i smågrupper 14:30 SCI skolans organisation - Helene Rune och ett Retrospektiv och NU-läge på SCI-admin utveckling 16:00 Framtiden utvecklingsplan och mål Diskussion i funktionsgrupper - Funktionsansvariga 19:00 Fördrink och middag

4 Konferensprogram SCI-admin Dag 2 Onsdag 25 mars 8:15 Summering av Dag 1 -Helene 9:00 Improvisationsteater Gruppövningar med anknytning till skolans värdegrund och framtid 12:00 LUNCH SLUT

5 Hur kom du hit? A. Åkte bil 48% B. Kommunalt C. Cyklade D. Promenerade 30% E. Flög F. Teleportering 13% 3% 5% 3% Åkte bil Kommunalt Cyklade Promenerade Flög Teleportering

6 SCI-skolans värdegrund Anders Forsgren, vice skolchef SCI

7 SCI-skolans värdegrund Gruppdiskussioner

8 Visste du innan denna konferens att SCI-skolan har en Värdegrund? A. Njääää, tror inte det. 64% B. JA, och jag har läst den! C. NEJ, jag har inte hört talas om denna värdegrund 31% D. Joodå, jag har hört talas om den, men inte läst den 5% 0% Njääää, tror inte det. JA, och jag har läst den! NEJ, jag har inte hört talas om den.. Joodå, jag har hört talas om den,...

9 KTH/SCI skolans organisation

10 KTH/SCI skolans organisation KTH:s verksamhet är organiserad i en central förvaltning, (Universitetsförvaltningen UF) samt 10 skolor. Inom skolorna sorterar institutioner, avdelningar, enheter, centrumbildningar och DR- och GRU-program. - Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad (ABE) - Skolan för bioteknologi (BIO) - Skolan för kemivetenskap (CHE) - Skolan för datavetenskap och kommunikation (CSC) - Skolan för elektro- och systemteknik (EES) - Skolan för informations- och kommunikationsteknik (ICT) - Skolan för industriell teknik och management (ITM) - Skolan för teknikvetenskap (SCI) - Skolan för teknik och hälsa (STH) - Skolan för teknikvetenskaplig kommunikation och lärande (ECE)

11 KTH/SCI skolans organisation Rektor Ledningsgrupp Fakultetsrådet Fakultetsrådets förtroenderåd Universitetsstyrelsen Prorektor Vicerektorer Dekanus & prodekanus Universitetsförvaltningen Förvaltningschef - Personalavd - Ekonomiavd - IT-avd - Avd för komm/info/internat KIR - Avd för utbadmin AUA - Avd för studentservice AFS Schema/CSVL/info-center - Utredningsavdelning PLU - Miljö och lokalplaneringsenheten ABE BIO CHE CSC ECE EES ICT ITM SCI STH

12 KTH/SCI skolans organisation 2014 Heltidsekvivalenter SCI ABE ITM EES CHE BIO CSC ICT STH ECE UF KTH Professorer Gästprof Adj prof Lektorer Bitr lektorer Adjunkt Doktorander Forskare foing Postdok Adm Tekn Totalt

13 Vad heter KTHs nuvarande rektor? A. Janne Carlsson 98% B. Anders Flodström C. Leif Kari D. Peter Gudmundson 0% 0% 2% Janne Carlsson Anders Flodström Leif Kari Peter Gudmundson

14 KTH/SCI skolans organisation Skolchef Strategiskt råd Ledningsgrupp FA Forskarutbildningsansv DR-PA programansv FoU-grupp GA Grundutbildningsgrupp PA programansv GRU-grupp Skolkansli Controller Redovisning EFH Personal HR Infrastruktur INFO IT FoU handl Utbildningskansli SVL Progr handl Int koord Exp Fysik Prefekt Tillämpad fysik Prefekt Teoretisk fysik Prefekt Mekanik Prefekt Hållfasthet Prefekt Farkost & flyg Prefekt Matematik Prefekt Fysik-admin Ekonomi, Personal GRU, FoU Institutionsservice TR8-admin Ekonomi, Personal GRU, FoU Institutionsservice Matteadmin

15 Vad heter vår skolchef? A. Karin Leifsson B. Leif Kari C. Leif GW Persson D. Karin Kavli 78% 15% 2% 5% Karin Leifsson Leif Kari Leif GW Persson Karin Kavli

16 KTH/SCI skolans organisation Skolchef Admin Chef Prefekt Prefekt Prefekt Prefekt Prefekt Prefekt Prefekt Skolkansli Farkost Mekanik Hållfasthet Matematik Fysik Tillämpad Teoretisk Flyg Fysik Fysik Gruppchef Gruppchef Gruppchef Utbildningskansli TR8 admin Matte admin Gruppchef Fysik admin

17 KTH/SCI skolans administrativa organisation Skolkansli Adm chef FoU EKO/budget EKO/redo EFH HR UA INFO Arkiv/dia Fysik-admin Gruppchef FoU EKO/budget SCI administration EKO/redo EKO/redo EKO/redo HR UA INFO Arkiv/dia TR8-admin Gruppchef Gruppchefer SCI träffas 1 gång/mån FoU FoU-admin träffas 2-3 gånger/termin EKO/budget Budget/redov två nätverk, träffas 1 gång/mån HR HR-admin träffas 1 gång/mån UA GRU-adm träffas 2-3 gånger/termin INFO Under uppbyggnad - har träffats några gånger Arkiv/dia Under uppbyggnad har träffats 1 gång Matte-admin Gruppchef FoU EKO/budget HR UA INFO Arkiv/dia UTB kansli Gruppchef SVL P-handl I-koordinator EXP

18 KTH/SCI skolans organisation Skolkansli SCI Helene Rune Seija Liedes Ingeborg Löfgren Erik Edstam Kerstin Gustafsson Jenny Palm Anna-Karin Burström Chef EKO/redovisning INFO IT FoU REG/ARKIV HR * AnnaMaria Johansson HR+ * Karin Dyne Wernberg EKO/controller * Karin Blom INFRA * Ingunn Wester ARKIV * Anette Rudholm EFH * Lotta Fransson EFH * Sitter inte på skolkansliet TR8 Röd text= relativt nyanställd

19 KTH/SCI skolans organisation Utbildningskansli SCI Caroline Boivie Ekstrand Talia Klundt (vikarie för Hanna Eriksson) Karin Gorgén Susanne Lilliehöök Ewa Härnsten Carin Borinder Mona Thelin Anne Rosander Elin Wiljergård (vikarie för Helena Legnell) Julia Edlund (vikarie för Linda Andersson) Chef EXP SVL SVL SVL P-handl P-handl P-handl I-koordinator I-koordinator

20 KTH/SCI skolans organisation Matematik-admin AnnaMaria Johansson Anne Riddarström Irene Hanke Vivi Wallin Kerstin Engstrand Joakim Strid Peter Nilsson Diana Maxwell Ann-Britt Isaksson Öhman Lisa Johnsson (vikarie för Marie Lundin) Jenny Palm Chef GRU-adm GRU-adm GRU-adm GRU-adm GRU-adm/tentateknik Vaktis/tentateknik EKO Inst sekr P-adm FoU

21 KTH/SCI skolans organisation Fysik-admin Karin Dyne Wernberg Sofia Nyström Karin Lisshamre Linda Hedbom (vikarie för Natalia Orellana) Lina Werner Åsa Hansson Carina Ankarloo Hans Johansson Monica Thorén Vanesa Cova Indriago Chef Inst sekr Inst sekr P-adm P-adm GRU-adm/FoU GRU-adm/FoU EKO EKO EKO

22 KTH/SCI skolans organisation TR8-admin Karin Blom Ingela Hallonblad Carolina Söderberg Eva Lundmark Talia Klundt (vikarie för Hanna E) Jenny Palm Belinda Håkansson Shohreh Vafeineshat Samira Sadri Marcus Ottosson Stefan Skult Seija Liedes Johanna Bergman Heide Hornk Ann-Britt Hansen Chef P-adm P-adm P-adm FoU FoU GRU-adm/FoU GRU-adm GRU-adm Vaktis/tentateknik Vaktis EKO EKO EKO EKO

23 A B. 500 C. 50 D. 5 Hur många administratörer är vi på SCI-skolan? 90% 5% 5% 0%

24 Vill ni ha en bensträckare på 5 min? A. JA 76% B. NEJ C. Vad är en bensträckare? 9% 15% JA NEJ Vad är en bensträckare?

25 Retrospektiv på SCI-admin utveckling

26 Retrospektiv på SCI-admin utveckling Internrevisionen KTH 2012 : Granskning av studieadministrativa processer Förutsatt att regelverket följs väljer skolorna själva till stor del hur de organiserar respektive moment inom studieadministrationen. Det innebär att processer och rutiner skiljer sig åt mellan skolorna, och även i vissa fall inom en skola. Studenten möter således olika rutiner under studiernas gång. Delvis allvarlig kritik från internrevisionen samt PUL-mannen Lidingö november 2012 T/A-konferens Tema: Förändringens tid är kommen

27 Retrospektiv på SCI-admin utveckling T/A konferens 2012: Förändringens tid är kommen Lagändringar Ny teknik Diverse KTH-beslut = Ändrad inriktning på verksamhet Riksrevision Internrevision PUL-mannen = Ändrar nuvarande rutiner och hantering Rektor omvald eller ny Ny skolchef = nya visioner och idéer NA-grupp = nya program, fler personer, andra traditioner Teknikringen 8 = flera personer, nya lab Slutsatser; kommunikation/koordination/information så att inte dubbelarbete görs + för bästa möjliga resultat.

28 Retrospektiv på SCI-admin utveckling Ny utvecklingsplan för KTH Nya utvecklingsplaner för skolorna ska tas fram deadline = (SCI-skolan dispens) Skolchef uppdrar åt Prefekter och AdminChef att formulera förslag till mål och utveklingsplaner inom resp verksamhet (institutoner och admin)

29 Retrospektiv på SCI-admin utveckling Internrevisionen KTH 2013 : Granskning av skolor ur ett regelperspektiv forts och 2015 Efter att internrevisionen i flera granskningar noterat brister i kännedom om och därmed också i tillämpningen av KTH:s regelverk, beslutade styrelsen i 2010 års revisionsplan att internrevisionen ska granska respektive skola ur ett regelperspektiv. Kolmården november 2013 T/A-konferens Tema: Utveckling av SCI-admin

30 Retrospektiv på SCI-admin utveckling T/A konferens 2013: Utveckling av SCI-admin WORKSHOPS/SEMINARIER/INFORMATION Tid HR Ekonomi GRU/FoU INFO INFRA UTBPROGR Pass 1 Grupp A/Kamelen Grupp B/Tapiren Grupp C/Elefanten Grupp D/Elefanten Grupp E/Sälen Grupp F/Elefanten Inventering - årscykel Inventering - årscykel Inventering - årscykel Inventering - årscykel Inventering - årscykel Inventering - årscykel arbetsuppgifter/ansvar arbetsuppgifter/ansvar arbetsuppgifter/ansvar arbetsuppgifter/ansvar arbetsuppgifter/ansvar arbetsuppgifter/ansvar inom resp område inom resp område inom resp område inom resp område inom resp område inom resp område AnnaMaria Johansson Hans Silverhag Helene Rune Ingeborg Löfgren Karin Blom Caroline Boivie Ekstrand Pass 2 Grupp A Grupp B Grupp C/F Grupp D Grupp E Grupp C/F Arvoden Anläggnings- Kurs- och terminsreg Internkommunikation Miljö och hållbar utveckling Kurs- och terminsreg Reseräkningar processen Resultatrapportering ISO Resultatrapportering Helene Rune/ Helene Rune/ AnnaMaria Johansson Hans Silverhag Caroline Boivie Ekstrand Ingeborg Löfgren Karin Blom Caroline Boivie Ekstrand Kafferast Kafferast Kafferast Kafferast Kafferast Kafferast Pass 3 Grupp A Grupp B Grupp C Grupp D Grupp E Grupp F Rekrytering Projektredovisning FoU Studentkommunikation Inköp Höger åk Antagning Roller Internationell mottagning Individuella studieplaner DR o Lic examen AnnaMaria Johansson Hans Silverhag Kerstin Gustafsson Ingeborg Löfgren Karin Blom Caroline Boivie Ekstrand Pass 4 Grupp A Grupp B Grupp C Grupp D Grupp E Grupp F Intro och avslut Utfallsuppföljning Internationalisering Externkommunikation Miljöfarligt avfall Uppflytt och uppföljning SUHF - Fullkostnadsmodellen Carolina Eneqvist Hans Silverhag Linda Andersson Ingeborg Löfgren Karin Blom Caroline Boivie Ekstrand Återsamling i Elefanten Slutsatser; mer samordning och samarbete, lära av varandra, gör mer lika, eget intranät, ha roligt!!!

31 Retrospektiv på SCI-admin utveckling Den administrativa verksamheten inrättas i en linjeorganisation med funktionell arbetsledning Finansieringen av administrationen synkroniseras i enlighet med organisationen

32 Retrospektiv på SCI-admin utveckling Funktionsansvarig: - expert/sakkunnig inom sitt område - funktionell arbetsledning inom skolan initierar, driver och leder utveckling skapa gemensamma rutiner implementera nya rutiner leder nätverk/funktion - förmedla info från UF, div beslut etc - representerar SCI i UFs formella nätverk - uppdaterar div nyckeltal - samarbeta med fakultetsföreträdare - rapporterar till adminchef Gruppchef : - formellt personalansvar - leder och fördelar arbetet inom gruppen - psykosocial miljö och fysisk arbetsmiljö - informationsspridning - företräder sin admingrupp - lönesättande - medarbetarsamtal - budgetansvar - samarbeta med fakultet - rapporterar till adminchef

33 Retrospektiv på SCI-admin utveckling Hösten 2014 arbetar skolans administrativa chef tillsammans med funktionsansvariga och gruppchefer med att kartlägga nuvarande administration (cluster och nyckeltal) H14 identifiera omstruktureringsbehov H14 införa gemensamma administrativa rutiner så långt som möjligt se över om vissa specialistfunktioner kan effektiviseras genom att centraliseras på skolnivå

34 Retrospektiv på SCI-admin utveckling SCI-ALG administrativ ledningsgrupp, leds av AdminChef EKO-redov Seija Liedes FoU Kerstin Gustafsson INFO Ingeborg Löfgren HR Anna-Karin Burström HR+ AnnaMaria Johansson (gruppchef) UA -inst Helene Rune (gruppchef) UA -progr Caroline Boivie Ekstrand (gruppchef) EKO-control Karin Dyne Wernberg (gruppchef) INFRA Karin Blom (gruppchef)

35 Retrospektiv på SCI-admin utveckling SCI-ALG Avstämningar, regelbundna träffar 1-2ggr/mån Stämmer av funktionsansvarigs- resp gruppchefers roll/ansvar Arbetar med: Gränsdragning mellan olika administrativa områden Ta fram relevanta nyckeltal Se över arbetsbelastning inom resp admin-nod

36 Retrospektiv på SCI-admin utveckling Vi har kartlagt all administration i ett jättecluster vem gör vad? Syfte: definiera och renodla resp administrativt område för att kunna specialisera sig och därmed öka kompetensen Input från alla medarbetare via nätverk och admingrupp.

37 Retrospektiv på SCI-admin utveckling EKO/budgetcluster SUHF-modellen SUHF-modellen SUHF-modellen SUHF-modellen Budgetarbete Budgetarbete Budgetarbete Budgetarbete Konteringsförändr lön Konteringsförändr lön Konteringsförändr lön Konteringsförändr lön Kostnadsfördelning från Z-konto Kostnadsfördelning från Z-konto Kostnadsfördelning från Z-konto Kostnadsfördelning från Z-konto Fördelning Undervisningslokaler/Månadsvis Fördelning Undervisningslokaler/Månadsvis Fördelning Undervisningslokaler/Månadsvis Fördelning Undervisningslokaler/Månadsvis Fördelning Internhyror Fördelning Internhyror Fördelning Internhyror Fördelning Internhyror Uppföljning med PL (Projektledare) Uppföljning med PL (Projektledare) Uppföljning med PL (Projektledare) Uppföljning med PL (Projektledare) Budgetar vid proj ansökningar Budgetar vid proj ansökningar Budgetar vid proj ansökningar Budgetar vid proj ansökningar Uppf. med avd chefer Uppf. med Prefekter/Avd chefer (Kvartalsvis-4 Avd) Uppf. med avd chefer/ 4 avd Uppf. med avd chefer/ 4 avd Stöd till Avd chefer med diverse sammanställningar Stöd till Avd chefer med diverse sammanställningarstöd till Avd chefer med diverse sammanställningarstöd till avd chefer med diverse sammanställningar Uppföljning oförbrukade bidrag/externa medel Uppföljning oförbrukade bidrag/ externa medel Uppföljning oförbrukade bidrag/ externa medel Uppföljning oförbrukade bidrag/ externa medel Fakultetsmedel/ uppf. Förd/ bevakning förändringar Fakultetsmedel/ uppf. Förd/ bevakning förändringarfakultetsmedel/ uppf. Förd/ bevakning förändringarfakultetsmedel/ uppf. Förd/ bevakning förändringar GRU medel - fördelning GRU medel - fördelning/ 4 avd GRU medel - fördelning/ 4 avd GRU medel - fördelning/ 4 avd Fördelning HPR månadsvis Fördelning HPR månadsvis/ 4 avd Fördelning HPR månadsvis/ 4 avd Fördelning HPR månadsvis/ 4 avd Rektorskontrakt Rektorskontrakt Rektorskontrakt Rektorskontrakt Stöd till prefekt i ekonomifrågor Stöd till prefekt i ekonomifrågor Stöd till prefekt i ekonomifrågor Stöd till prefekt i ekonomifrågor Diverse utredningar Diverse utredningar Diverse utredningar Diverse utredningar Budgetprocess Uppföljningsprocess Uppdraget Planering utförs med samtliga gruppchefer, prefekter, Uppföljningsprocessen syftar till att säkerställa atti uppdraget som controller ingår att löpande informera studierektorer och sker på projekt. budget omfattar och avspeglar hela verksamheten. verksamheten om gruppernas ställning och resultat. Projektbudget görs även i samråd med merparten Man ställer sig frågan; finns alla kostnader och intäkter I detta arbete uppstår ett antal frågeställningar där av projektledarna Ingående balanser för respektive projekt. med i budget? Vad skiljer Utfall från Budget och varför? man behöver analysera kombinationer av utfall och Uppföljning på projektnivå sker löpande under året budget och ur en rad olika aspekter. Till min hjälp Samtliga Anläggningstillgångar o inventarier per efter proj behov, vanligen med standardiserade rapporter. använder jag antingen färdiga rapportpaket ur Agresso Planeringen avser samtliga Intäkter per projekt; Uppföljning på Institionsnivå sker 3-4 ggr per år. Fakultetsmedel, HST och HPR samt Externa- Bidrag och Uppdrag eller kuber och rapporter ur VIS-systemet. Vid dessa tillfällen kan uppstå svårigheter att skärskilja Min huvudsakliga motpart i processen är prefekten, vilka delar av utfaller som misstämmer med budget.som kan ha önskemål om specifika undersökningar. Planeringen avser samtliga kostnader per projekt; För att underlätta uppföljningen och vilka delar av Många av dessa påminner mycket om utredningar där Personal- och lokalkostnader, planeras specifikt utfallet då som inte stämmer med budget använder jag man kan titta på enskilda detaljer, eller söker svar på de är kända och korrigeras under året när verksamheten förändras. Denna process utgör periodisera intäkter och utgifter. mig av en egenutvecklad Excelsnurra där man kan frågor som ansluter till helheten. Detaljfrågorna kan t.ex. handla om hur man vill utforma bokningsunderlag till mina månadsbokningar. Detta uppföljningsverktyg hjälper mig att kommunicera incitamentsprogram för grundutbildningen så att de Andra kostnader som Resor, Konsult, Matr och Övrigt orsaker till avvikelser och visualisera hur går ihop ekonomiskt. Den här typen av beräkningar och kommer inte styras enbart av budget. verksamheten fortlöper. kalkyler återkommer under året. Utfallet under året kommer även att utgöra input till budgetrevideringar för att skapa rätt estimat för projektet. (Hur mycket pengar finns kvar?) Budgetprocessens viktigast element är att producera ett dokument som på ett bra sätt beskriver det ekonomiska rörelseutrymmet för respektive gruppchef och projektledare. Ytterst kommer detta sammanhållande och ackumulerade dokument att utgöra ett styrdokument som lätt kan presenteras och redovisas för ansvarig prefekt. Var finns resurser och var kan det uppstå resursbrist. Budget utgör ett informationsunderlag för organisationen och tanken är att varje del av verksamheten skall bli informerad om hur mycket resurser som finns, samt att det finns en planeringshorisont som gör att man kan vara proaktiv. Resursbrist skall inte uppträda som en överraskning! Ett annat exempel flerårsbudget för vissa forskargrupper där man tittar mer på helheten. Att jobba som controller kan ibland liknas med att vara spindeln i nätet. Ibland behöver man ta fram underlag inför ett möte där man behöver synliggöra förlopp eller estimera potentiellt utfall. Det finns alltid återkommande frågor som, hur stora är marginalerna eller vad är de kritiska momenten? Hur kan vi vara proaktiva? Ad-hoc p u a prefekt EFF. ekonomisk attestant SFA

38 Retrospektiv på SCI-admin utveckling EKO/redovisningscluster Projektredovisning Projektredovisning Projektredovisning Projektredovisning - Se till att kontrakt skrivs på enl Delegationsordning - Se till att kontrakt skrivs på enl Delegationsordning - Se till att kontrakt skrivs på enl Delegationsordning - Kontrakt skrivs på enl Delegationsordning - Skickar ett ex till bidragsgivaren och original lämnas till Diarieföring - Skickar ett ex till bidragsgivaren och diarieför original - Skickar ett ex till bidragsgivaren och original lämnas till Diarieföring - Skickar ett ex till bidragsgivaren och diarieför original - Projektupplägg i Projektregistret/Meddelar projektledare om proj.nr - Projektupplägg i Projektregistret/Meddelar projektledare om projekt-nr - Projektupplägg i Projektregistret/Meddelar projektledare om projekt-nr - Projektupplägg i Projektregistret/Meddelar projektledare om projekt-nr - Bokföra kontraktet - Bokföra kontraktet - Bokföra kontraktet - Bokföra kontraktet - Lägga in budget - Bokföra ev Samfinansiering (2 ggr/år) - Bokföra ev Samfinansiering (2 ggr/år) - Bokföra ev Samfinansiering - Hålla koll på ev avrapporteringstider och påminna projektledaren - Hålla koll på ev avrapporteringstider och påminna projektledaren - Hålla koll på ev avrapporteringstider och påminna projektledaren - Hålla koll på ev avrapporteringstider och påminna projektledaren - Löpande stämma av med projektledaren om projektställning - Löpande stämma av med projektledaren om projektställning - Löpande stämma av med projektledaren om projektställning - Löpande stämma av med projektledaren om projektställning - Skicka rekvisitioner (fakturor) enl kontrakt - Skicka rekvisitioner (fakturor) enl kontrakt - Skicka rekvisitioner (fakturor) enl kontrakt - Skicka rekvisitioner enl kontrakt (30-40/år) - Göra en Ek Slutrapport (om det krävs) - Göra en Ek Slutrapport (om det krävs) - Göra en Ek Slutrapport (om det krävs) - Göra en Ek Slutrapport till finansiärer - Slutrapport till finansiärer enl kontraktet/slutrapport diarieförs Redovisningsansvarig för Mekanik Redovisningsansvarig för Farkost & Flyg Redovisningsansvarig för Hållfasthetslära Redovisningsansvarig för Matematik - Löpande bokföring under månaden (t ex inbetalningar, omföringar) - Löpande bokföring under månaden (t ex inbetalningar, omföringar) - Löpande bokföring under månaden (t ex inbetalningar, omföringar) - Löpande bokföring under månaden (t ex inbetalningar, omföringar) - Månatliga/kvartalsvisa bokningar - Månatliga (kvartalsvisa) bokningar - Månatliga (kvartalsvisa) bokningar - Månatliga (kvartalsvisa) bokningar - Månatliga/kvartalsvisa avstämningar till prefekt/forskargrp - Månatliga (kvartalsvisa) avstämningar - Månatliga (kvartalsvisa) avstämningar - Månatliga (kvartalsvisa) avstämningar Reseräkningar granskare Diarieföring i W3D3 (Ekonomi) Inventeringsansvarig?? Inventeringsansvarig Utläggsredovisning Delegationer (Endast ekonomi) Skickar in ansökan om upplägg av Ekonomisk Attestant för EFH Skickar in ansökan om upplägg av Ekonomisk Attestant för EFH Skickar in ansökan om upplägg av Ekonomisk Attestant för EFH Inköpsansvarig FoF 10% EU-projekt EU-projekt Kundfakturering - Beställer möbler, inredning mm Fakturering (50-60/fakturor per år) Arvoden Inventering Mekanik EU-projektredovisning Konteringsförändr (lön) - Bistår vid inköp över 10 tkr - Möten och jobb i inköpsgruppen SCI Konteringsförändr (lön) EU Projektredovisning EU Projektredovisning Leverantörsfakturor (Hela SCI-skolan) Leverantörsfakturor (Hela SCI-skolan) - Behjälplig vid kontraktsförhandlingar - Behjälplig vid kontraktsförhandlingar - Administrera Lev-fakturor - Administrera Lev-fakturor - Lämna till diarieföring - Lämna till diarieföring - Hantera Påminnelser/Dröjsmålsfakturor/Inkassoärenden samt Återbet - Hantera Påminnelser/Dröjsmålsfakturor/Inkassoärenden samt Återbet - Upplägg av projekt och registrering av kontrakt i Agresso - Upplägg av projekt och registrering av kontrakt i Agresso Kundfakturering (för Fysik/Kansliet/FoF/Hållfen) Kundfakturering (för Fysik/Kansliet/FoF/Hållfen) - Forskaravtal, ev Lönekontering - Forskaravtal, ev Lönekontering Utläggsredovisning (Fysik) Utläggsredovisning (Fysik) - Ansökan om Samfinansiering fr KTH-centralt - Ansökan om Samfinansiering fr KTH-centralt Anläggningsregistret (Hela SCI-skolan) Anläggningsregistret (Hela SCI-skolan) - Bokföra institutionens samfinansiering kontinuerligt - Sammanställa (korrigera) - reseräkningar +Agresso - Upplägg av AT (Hela SCI-skolan) - Upplägg av AT (Hela SCI-skolan) - Sammanställa (korrigera) - reseräkningar +Agresso - Genomgång av underlag med projektledare - Utrangeringar/Inventering av AT (Fysik/FoF/Kansliet) - Utrangeringar/Inventering av AT (Fysik/FoF/Kansliet) - Genomgång av underlag med projektledare - Ekonomisk rapportering Upplägg av Sakattestanter i EFH (Hela SCI-skolan) Upplägg av Sakattestanter i EFH (Hela SCI-skolan) - Ekonomisk rapportering - Ev rekvisitioner Beställning av Toner (Fysik) - Ev rekvisitioner - Avsluta projekt - Stämma av Samfinansiering i Agresso Nätverk Lev-reskontragruppen (SCI-skolan) Nätverk Lev-reskontragruppen (SCI-skolan) - Avsluta projekt - Stämma av Samfinansiering i Agresso Nätverk Kundreskontragruppen Allmän support till inst anställda, skolans och även andra administratörer vad gäller de olika forskningsprogramen Nätverk Anläggningsgruppen Nätverk Anläggningsgruppen Ansvarig för info om EU:s forskningsprogram (1 av 2 i EU-nätverk) Postöppning (Fysik Admin) Postöppning (Fysik Admin) Info till nyanställda om EFH, HR+ och Inköp Back-up HR+/Utlägg + Reseräkningar Anteckningar vid FoF-råd Kontraktsansvarig för SCI-skolan Skötsel av pentry (inkl kaffemaskin) + Inköp av förbruknings-mtrl Kontering av Teledebiteringar (kvartalsvis) på resp projekt/org-enhet Ansvarig för Fruktkorgar (Kontakt med fruklev/tillsyn av leveranser) Felanmälningar till Akademiska Hus

39 HR/personaladmincluster Retrospektiv på SCI-admin utveckling Anställningsavtal Anställningsavtal (ej doktorand) Anställningsavtal Anställningsavtal Anställningsavtal Anställningsavtal - förlängningar - förlängningar - förlängningar - förlängningar - förlängningar - förlängningar - löneuppflyttning - löneuppflyttning - löneuppflyttning - löneuppflyttning - löneuppflyttning - löneuppflyttning Konteringsändringar (lön) - konteringsändring (lön) - konteringsändring (lön) - konteringsändring (lön) - konteringsändring (lön) - konteringsändring (lön) Stipendier/resestip Stipendier/resestip Stipendier/resestip Stipendier/resestip - URA avtal - URA avtal Arvoden Arvoden, ersättningar Arvoden Arvoden - UBB - UBB Förmånsbeskattning Förmånsbeskattning Förmånsbeskattning Förmånsbeskattning Studieplaner (påminna om uppdatering) Arvoden i HR+ Delegationer Delegationer Delegationer Egen rapp granskare Stipendier/resestip Arvoden, gäster/opponenter/zinkare Egen rapp granskare Egen rapp granskare Egen rapp granskare Annonsunderlag Arvoden i HR+ Förmånsbeskattning W3D3 W3D3 personalärenden W3D3 Ta emot ansökningar Förmånsbeskattning Egen rapp granskare Annonsunderlag + ta emot ansökningar Reseräkningar Annonsunderlag + ta emot W3D3 ansökningar Egen rapp granskare KTH för mig (introducera, vara behjälplig vid reg. av kvitton m.m.) Introduktion nyanställd Utlägg Introduktion nyanställdintroduktion nyanställdkth för mig (introducera, vara behjälplig vid reg. av kvitton Reseräkningar/reseförskott m.m.) Arkiv Annonsunderlag + ta emot Reseräkningar ansökningar (ej doktorand) Reseräkningar Introduktion nyanställd Introduktion nyanställd SINK ansökningar Introduktion nyanställd Utlägg Utlägg Reseräkningar/reseförskott Anordning av disputationer Kontakt med Feelgood i diverse Fakturahantering, ärenden AgressoArkiv Antagning till forskarutbildning Reseansvarig SCI Studieplaner (påminna om uppdatering) Kontakt med skatteverket och Försäkringar migrationsverket i diverse Bibliotek ärenden Licensregister Telefonansvarig (fast telefoni) Beställning av kuvert Admin antagn fo.utb, studieplaner Nycklar och passerkort Kortbehörigheter, nyckelansvarig Registrering aktivitet och Försäkringar försörjning i Ladok Viss rekrytering (fysikadm) Försäkringar Kaffemaskinerna, kontakt Kontakt med Nespresso med Akademiska Handläggning hus angående av uppehålls- lokalerna. Back-up och diaresök arbetstillstånd Migrationsverket Försäkringar Nycklar, passerkort, rumsplacering Allmänt stöd i HR-frågor för Rumsplacering chefer och medarbetare mm för personal. Befordringsärenden Årsredovisningsenkät (administration) Back-up diaresök Publicering av annonser + rekr. Inköpare samordnare SCI (ej Assistera lärare) i Egenrapporteringen, Migrationsverket KTH för mig (kontakt och administration kring ärenden) Årsredovisningsenkät (administration) Adm stöd till Q-nätverket + Uppehållstillstånd repr. JML-gruppen Försäkringar Viss rekrytering (fysikadm) Migrationsverket (kontakt och administration kring ärenden) Miljögruppen, uppföljning Skriver av skyddsronder intyg om anställning Uppdatera till doktorander personallistor Bostaddirekt avdelningsvis (kontakt på webben och administration kring ärenden) Bostaddirekt (kontakt och administration kring ärenden) Reseräkningar Kontaktperson med Relocation, Uppdatera Bostad aliaslistor Direkt i UG Sakattestant i Agresso (framförallt beställning av försäkringar Sakattestant och telefoner) i Agresso (framförallt beställning av försäkringar och telefoner) Utlägg Kontaktperson för Lokalvården Beställning av WIKS, HR+ behörighet, passerkort, nycklar Kvartalsbokslut och postfack fysikadm uppföljning (deltar i mötena/svarar på frågor som rör personal) Rehabärenden på institutionen Beställare i WISUM Antagning till Foutb Skolkansliet Planerar arrangemang som sommarfester, julfester, Beställning öppet av hus, korthållare projektmöten mm. Ansökan om byte till studier inom doktorsprogram och ev. byte av ämne på forskarnivå Deltar i Kaizen grupp på hållfasthetslära för att Kvartalsbokslut förbättra de administrativa uppföljning (deltar rutinerna. i mötena/svarar på frågor som rör personal) SINK-ansökningar, arvodesutbetalningar och ev Uppdatering rese och hotellbokningar av organisationsschema för besökare. Foutb adm Vid lic/disp: Lägga in kalenderhändelser i Polopoly Ta emot och sammanställa semesterönskemål (jul och sommar) fysikadm Ta ut TRITA, ISSN, ISRN nummer till rapporter och avhandlingar Skriva adressetiketter till doktoranden för utskick avhandlingar Ordna med blommor till lic/disp. Inköp/Beställning av kontorsmtrl, möbler, böcker, fika, julklappar, 50-årspresenter etc. Kontaktperson för kopieringsmaskinerna; avtalsfrågor, felanmälan, avläsning, faktura. Vissa uppdateringar i HR+ (bland annat så att telefonlistorna stämmer). Anhöriglista Boka konferensrum och seminarierum på hållfen till olika möten. Fakturor; Institutionens Eurocardkort med beställningar, underlag och faktura. Skriver egeninitierad faktura vid behov, sakgodkänner fakturor i EFH. Representationsärenden. Bokning/Utlåning av bärbara datorer, projektorer och konferenstelefon. Omplåstring av skadade doktorander! Tips och råd vid sjukdomstillstånd. Deltar i följande nätverk: HR, W3D3/Arkiv, Inköpsnätverk, Miljönätverk.