VERKSAMHETSPLAN Dokumentdatum Ev. diarienummer Skapat av Personalstaben ITM

Transkript

1 Skapat av Personalstaben ITM Verksamhetsplan För Personalstaben vid skolan för Industriell Teknik och Management, ITM

2

3 Skapat av Personalstaben ITM 1 Organisation HR-ansvarig Personalhandläggare Personalhandläggare Personalhandläggare Forskarutbildningshandläggare Personalhandläggare, tjänstledig (Vikarie) Thöresson Berg Marina Öhman Helena Fehrm Granberg Gülten Baysal Linnea Paulsson Emelie Griplund 2 Verksamhet Personalstaben är centraliserad till Deans Office vid skolan. Staben är en servicefunktion gentemot skolans anställda och ledning. I uppdraget ingår att säkerställa att ITM följer KTHs regelverk och riktlinjer samt de lagar och förordningar som är kopplade till arbetsrätt och personalfrågor. Utifrån ITM-skolans utvecklingsplan och verksamhetsmål arbetar staben med strategiska personalfrågor såsom arbetsmiljö, rekryteringar, handläggning av lärartillsättningar, etc. I den administrativa utvecklingsplanen ingår arbete med en bemanningsplan för skolan samt för respektive institution. 2.1 Anställningsärenden Staben är övergripande ansvarig för att ta fram och förlänga anställningsavtal, bevakning av avtal som är på väg att löpa ut, avslut av anställningar. Vi är även behjälpliga vid rådgivning kring anställningsärenden, bemanningsplanering och övrig administration kring anställningar. 2.2 Befordringsärenden Personalstaben har en samordnande administrativ funktion vid befordringsärenden såsom befordran till lektor eller professor. Detta sker i samarbete med UF, prefekt, skolchef, vice skolchef och EA. En process för detta finns på svenska och engelska på KTH:s intranät. 2.3 Docentur Personalstaben har en samordnande administrativ funktion vid inrättande av docentur. Detta sker i samarbete med UF, prefekt, skolchef, vice skolchef, EA och ämnesansvariga. En docentkommitté på skolan bedömer alla docentärenden En process för detta skall tas fram och publiceras på intranätet. 2.4 Tillsättning av högre tjänster Staben har en samordnande administrativ funktion vid lärartillsättningar på skolan. Detta sker i samarbete med UF, prefekt, skolchef, vice skolchef, och EA. En processkarta för detta finns på svenska och engelska publicerad på ITM-skolans intranät. 1 (17)

4 2.5 Forskarutbildningsadministration Staben administrerar skolans fem doktorsprogram som är knutna till forskarutbildningsansvarig (FA), doktorsprogramansvariga och skolchefen. Processer för forskarutbildningsadministration finns på svenska och engelska på ITM-skolans intranät. 2.6 Arbetsmiljöfrågor Ansvaret för arbetsmiljön ligger på respektive institution. Det systematiska arbetsmiljöarbetet på skolan samordnas av personalstaben. Staben är ett stöd i arbetet med det systematiska arbetsmiljöarbetet, det vill säga: riskbedömning/kartläggning exempelvis skyddsronder, medarbetarundersökning upprättande av handlingsplan åtgärder exempelvis utbildning, uppdragsbeskrivningar utvärdering Personalstaben arbetar tillsammans med skolchef, vice skolchef, prefekt och administrativ chef med att ha en fungerande arbetsmiljöorgansation samt att nätverk inom området finns; kemikalier, brandskydd, brandfarliga varor, miljö, arbetsmiljö och säkerhet. Personalstaben tar även emot anmälningar av tillbud och olycksfall och är behjälpliga i dessa ärenden samt arbetar med hälsofrämjande insatser som exemplevis friskvård. 2.7 Rehabilitering Staben ger stöd och rådgivning i rehabiliteringsfrågor och upprättar handlingsplaner i samarbete med ansvarig chef, företagshälsovården Feelgood och försäkringskassan. Ett led i detta arbete är att i bästa möjliga mån följa upp sjukfrånvaro. 2.8 Jämställdhets-, mångfalds- och likabehandlingsfrågor (JML) Staben arbetar förebyggande med JML-frågor, exempelvis vid rekryteringar samt genom rådgivning till chefer och skolledningen. Staben är ett stöd till anställda som upplever sig diskriminerade i någon form och driver sådana ärenden vidare. En JML-grupp på skolan arbetar med dessa frågor i enlighet med KTH:s JML-plan. Vi arbetar även med lönekartläggning och analyserar skillnader i lön mellan kvinnor och män samt vidtar åtgärder vid osakliga löneskillnader. 2.9 Stöd till ledarskapet Personalstaben fungerar som ett bollplank till chefer i personalfrågor. Utbildning för alla chefer i personalfrågor och arbetsmiljö knutna till chefsrollen sker två gånger per år. Vi är ett stöd till chefer inför svåra samtal och arbetar med frågor som rör eventuell övertalighet och konflikthantering tillsammans med ansvarig chef. 2 (17)

5 2.10 Miljösamordning Staben arbetar tillsammans med kommunikationsstaben i arbetet med miljöcertifieringsprocessen Rekrytering Personalstaben är ett stöd i hela rekryteringsprocessen vad gäller T/A/S-personal och doktorander. Vi har processer/rutiner för allt från kravprofil, rekryteringstillstånd och annonsering till urval och intervjuer. Våra mallar och rutiner grundar sig på kompetensbaserad rekrytering och finns publicerade på intranätet Introduktion av nyanställda Nyanställda bjuds in till introduktion vid fyra tillfällen per år, på svenska och engelska. Denna introduktion genomförs tillsammans med ekonomi- och kommunikationsstaben. En mapp med informationsmaterial skickas till alla nyanställda Uppföljningssamtal Ett uppföljningssamtal skall ske för alla T/A/S anställda 4-6 månader efter första arbetsdagen med personalstaben på skolan. Mall för detta samtal finns Avslut I samband med att en T/A/S-medarbetare avslutar sin anställning sker en avslutsintervju med personalstaben Stipendieärenden Staben administrerar följande stipendier: Allmänna resestipendier, ITM-skolans stipendier finansierade av stiftelser, Jernkontorsfonden, GRU och postdoktorstipendier finansierade med institutionernas egna medel, samt forskarutbildningsstipendier inrättade av privat näringsliv. Processer för dessa skall tas fram och publiceras på intranätet Arvode och SINK På staben registrerar och granskar vi arvoden samt arbetar med en förbättring av processen kring denna anställningsform. Administration av SINK-ärenden Särskild inkomstskatt för utomlands bosatt - sköts av personalstaben tillsammans med institutionerna Reseadministration, utlägg och förmånsbeskattning Vi granskar reseräkningar och arbetar med kontinuerlig utveckling av administrationen och processerna som rör reseräkningar. Vi granskar och registrerar utlägg samt håller oss uppdaterade kring KTHs tjänsteresepolicy samt regler kring representation och inköp. Vi handlägger även försmånsbeskattning för alla skolans anställda. Vi deltar på KTHs resenätverk och driver ett nätverk för ITMs lokala reseadministratörer. 3 (17)

6 2.17 Lönerevision och kartläggning HR-ansvarig håller i den årliga lönerevisionen tillsammans med skolchef, och ansvarar för administrationen av denna. Vi jobbar även med analys av lönekartläggningen och med framtagande av löneboxar Samverkan HR-ansvarig har tillsammans med skolchefen månatliga samverkansmöten med de fackliga organisationerna där frågor som rör bl.a. personal och arbetsmiljö behandlas Migrationsärenden Personalstaben arbetar med migrationsärenden. Egenrapportering Vi granskar egenrapporteringen Information Vi ansvarar för framtagande och uppdatering av information om personalrelaterade frågor som skall publiceras på skolans intranät och på andra sätt förmedlas. Nätverk Personalstaben deltar i följande av KTHs och skolans nätverk Thöresson Berg deltar i: ITMs administrativa ledningsgrupp Nätverket för HR-ansvariga på KTH JML gruppen ITM & KTH Säkerhet ITM PA-forum Gülten Baysal deltar i: FoU-nätverk FO-admin-nätverk FAPA-nätverk ITM PA-forum Helena Fehrm deltar i: Nätverket för reseansvariga på KTH PA forum Nätverk för lokala reseadministratörer Marina Öhman deltar i: Nätverk för lokala reseadministratörer PA-forum Granberg deltar i: Miljögruppen på ITM & KTH ITM-skolans nätverk för arbetsmiljöfrågor 4 (17)

7 Säkerhet ITM PA-forum JML gruppen ITM & KTH 5 (17)

8 3 Mål och aktiviteter för verksamheten Stöd till ledarskapet Mål för verksamhetsåret Mål 1. Utbildning för chefer i personalfrågor knutna till chefsrollen Hur mäta att vi uppnått målet Dokumenterar deltagande i utbildningen. När 75 % av skolans chefer har gått utbildningen är målet uppnått När uppnått mål December Svåra samtal Alla chefer skall erbjudas utbildning och stöd i svåra samtal. December Skapa en grupp på Social för chefer Publicering Januari Aktivitet Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Marknadsföra utbildning Marknadsföra utbildningen i skolans ledningsgrupper och på intranätet Innan utbildning Thöresson Berg Thöresson Berg Genomföra utbildning Genomför en utbildning på våren och en på hösten 2015 Personalstaben Thöresson Berg Utvärdera och utveckla utbildning Sammanställa utvärderingsblanketter och följa upp målen för 2015 Efter utbildningstillfällena Personalstaben Thöresson Berg 6 (17)

9 3.2 Systematiskt arbetsmiljöarbete, fysisk och psykosocial Mål för verksamhetsåret Mål Rapportering av tillbud och arbetsskador ska öka och rutinen ska förbättras och vara mer känd hos våra medarbetare Hur mäta att vi uppnått målet Bättre resultat på MUS gällande kunskap om rutiner vid arbetsskada och tillbud hur detta ska rapporteras. Från 39 % till 65 % Fler inrapporterade tillbud 2015 jämfört med När uppnått mål Riskbedömningar ska finnas dokumenterade för våra arbetsuppgifter. Alla chefer med personalansvar ska ha skrivit på en delegation över ansvaret på ITM. Förbättra rutiner för arbetsanpassning och rehabilitering. Sätta in rehabiliteringssamtal tidigare. Förbättra kunskapen av hjärtoch lungräddning Negativa konskevenser från stress ska minskas hos våra medarbetare Riskbedömning för kontorsarbete ska vara upprättad. Riskbedömning på labb ska följas upp på skyddsronden. Påskrivna delegationer ska finnas för 70 % av ITM:s chefer med personalansvar. Följa upp antal sjukskrivningar och rehabiliteringssamtal som gjorts Antalet utbildade inom av hjärtoch lungräddning ska öka och finnas dokumenterat vid defibrillatorerna. Bättre resultat på MUS i jämförelse med 2013: Haft svårt att sova pga av min arbetssituation : 37 % (svarat inom: 7-10). Har känt mig stressad pga av min arbetssituation : 60 % (svarat inom: 7-10). Minskad sjukfrånvaro jämfört , (17)

10 med Upplevelsen av det allmänna hälsotillståndet ska förbättras De ergonomiska förhållandena på ITM-skolan ska förbättras Ärendehantering vid diskriminering ska bli mer känd av medarbetare Arbeta förebyggande mot diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling samt för mångfald Bättre resultat på MUS i jämförelse med 2013: Mitt allmänna hälsotillstånd är mycket bra eller bra : 72 %. Utvärdering efter HT2015 års aktiviteter. Bättre resultat på MUS i jämförelse med 2013: Ergonomin på arbetsplatsen behöver förbättras för att den fysiska arbetsmiljön ska bli bättre : 26 %. Bättre resultat på MUS i jämförelse med 2013: Min arbetsplats har tydliga rutiner för hur man rapporterar missförhållanden som rör trakasserier och diskriminering : 37 %. Framtagen JML-plan finns för ITM-skolan. Bättre resultat på MUS i jämförelse med 2013: På min arbetsplats bedrivs förebyggande arbete för att motverka diskrimingering och trakasserier : 49 % Aktivitet Aktivitet Beskrivning Tidsperio d Resurs Kompetens och ansvarig Ta fram en ett hjälpmedel för enklare rapportering Ta fram en lathud/anmälning ssida/block för att förenkla , Annika, UF 8 (17)

11 rapportering av tillbud och olyckor Informationskampanj Informationskampanj om rapportering av tillbud och olyckor, diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling Föra statistik över tillbud och olyckor Införa statistik över tillbud och olyckor Upprätta riskbedömning för kontor Upprätta riskbedömning över DO, Sing Sing, kontor. Använda denna som mall för övriga kontor , Malin Vennertun, EA Uppmana verksamheten att införa riskbedömningar Följa upp vilka riskbedömningar som finns i verksamheten och vilka som behöver göras på skyddsronden. Beställa stöd till labbverksamheter för att hjälpa till att upprätta riskbedömning , Prefekt, Labbansvariga Hjälpa skolchef och prefekt att delegera arbetsmiljöarbetet. Arkivera delegationerna Hjälpa Jan och Prefekt att delegera arbetsmiljöarbetet Arkivera delegationerna ,, Jan, Prefekt. Förbättra informationen kring rehabilitering Intranätet, informera på möten , 9 (17)

12 Föra statistik över sjukskrivningar och antal rehabiliteringsärenden. Följa upp antal sjukskrivningar och rehabiliteringssamtal som gjorts Marina,, Starta ett stressprojekt tillsammans med Feelgood Ej klart , Införa en central friskvårdorganisation Undersök med enkät vilka aktiviteter som önskas. Samt hälsotillstånd , Henrik, Annika, EA Inköp. Välj ut ansvariga. Starta friskvårdssida med anmälningar Följ upp. aktiviteter, närvaro samt hälsotillstånd Stegtävling ITM Inköp, marknadsföring, administration, priser och utvärdering Henrik, Annika, JML-plan Arbeta fram ett förslag på JMLplan med JMLgruppen JML-gruppen Boka ergonomironder och följ upp Boka ergonomironder för varje intresserad institution. Genomför förbättringar efteråt , EA Genomföra utbildning i hjärt- och lungräddning Inköp, boka, ta in anmälningar, , EA 10 (17)

13 centralt på ITM sätta upp listor på de som utbildats vid defibrillator Rekryteringsprocessen Mål för rekryteringsarbetet Mål 1. Presentera och utbilda i Rekryteringssystemet 2. Minska antalet rekryteringar med hjälp av externa företag 3. Minska antalet konsulter inom administrationen Hur mäta att vi uppnått målet Hålla presentation/utbildning Kontrollera kostnaderna för extern rekrytering och jämföra med föregående år Kontrollera kostnaderna för konsulter och jämföra med föregående år När uppnått mål Mars 2015 December 2015 December Utbilda i rekryteringsprocessen Hålla presentation/utbildning December Aktivitet Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Presentation/utbildning rekryteringssystemet Presentation/utbildning för de mest frekvent rekryterande cheferna + EA Jan-mars 2015 Helena Fehrm Presentation/utbildning rekryteringsprocessen Presentation/utbildning för de mest frekvent rekryterande cheferna + EA Jan-dec 2015 Helena Fehrm Processkartan för rekrytering Uppdatera processkartan för rekrytering på intranätet Juni 2015 Maarit Ströberg Helena Fehrm Presentation gällande lärartillsättningar, befordringar, docentur, adjungerad-, affilierad fakultet Genomgång av det nya systemet med EA samt ansvariga för resp Juni 2015 Gülten Baysal 11 (17)

14 ärende 3.4 Forskarutbildning Mål för verksamhetsåret Mål Hur mäta att vi uppnått målet När uppnått mål 1. Stärka kompetens och hållbarhet kring Egenkontroll December 2015 administrationen av skolans doktorsprogram % uppdaterade studieplaner Ladok, VIS December Implementera KOPPS Egenkontroll Mars Hållbar forskarutbildningsadministration Egenkontroll samt processbeskrivningar skall publiceras på intranätet December 2015 Löpande 5. Översätta processer till engelska Publicera de översatta processerna på intranätet Februari Skapa sida på intranätet om docentur 7. Skapa sida på intranätet om doktorander 8. Vidareutveckla Social för doktorander Publiceras på intranätet Mars 2015 Publicerat på intranätet Mars 2015 Publicerat April Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Elektroniska studieplaner Back-up för forskarutbildningsadmin MSE blir testpilot av ISP Integrera övriga personalstaben i forskarutbildningsadmin - Dec 2015 FA Malin Selleby Gülten Baysal - Sept 2015 Personalstaben Gülten Baysal 12 (17)

15 Publicera processer på engelska på intranätet Översätta processer till engelska - April 2015 Kommunikationsstaben och Översättare Gülten Baysal 3.5 Miljösamordning Mål för verksamhetsåret Mål Hur mäta att vi uppnått målet När uppnått mål 1. Miljöcertifiering ISO certifikat Juni Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Upplysningsdekaler Ta fram och köpa in dekaler som uppmanar personal att spara energi. Exempelvis Stäng av datorn! Oktober 2014 juni Annika, Annika, Rutin Vägleda föreståndare i brandfarlig vara i arbetet med att upprätta rutiner för varje berörd institution (när UF:s övergripande rutin är beslutad). Anders Tilliander, Pär Jönsson Annika, Rutin Skolanpassa UF:s rutin för nödläge (när UF:s rutin är beslutad). Klart april 2015, Annika Annika, Lagefterlevnadskontroll Genomföra efterlevnadskontrollen på ITM:s berörda lagar Januari februari 2015 Annika, Annika, 13 (17)

16 Webbutbildning Kommunicera och följa upp deltagandet av ITM:s medarbetare i webbutbildning. Klart april 2015 Annika, Annika, 3.6 Arbetssätt Mål för verksamhetsåret Mål 1. Ta fram processkarta för docentur 2. Ta fram processkarta för stipendier 3. Ta fram rutin för migrationsärenden Hur mäta att vi uppnått målet Färdigställda processbeskrivningar och publicera på intranätet Färdigställda processbeskrivningar och publicera på intranätet Färdigställda rutin och publicera på intranätet När uppnått mål Juni 2015 Mars 2015 Juni 2015 Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Godkänna processen för docentur Processen för docentur skall godkännas av ledningsgruppen och översättas - Juni 2015 Kommunikationsstaben, Översättare, Ledningsgruppen, Gülten Baysal Gülten Baysal Ta fram process för stipendier Skapa process och publicera på intranätet - April 2015 Kommunikationsstaben, Marina Öhman, Gülten Baysal Marina Öhman och Gülten Baysal Ta fram rutin för att hålla koll på migrationsärenden Kartlägga och skapa rutin samt publicera på intranätet - Jun 2015 Kommunikationsstaben, EA, Ledningsgruppen, personalstaben Thöresson Berg 3.7 Bemanningsplan T/A/S 14 (17)

17 3.7.1 Mål för verksamhetsåret Mål Hur mäta att vi uppnått målet När uppnått mål 1. Skapa en bemanningsplan för T/A/S Egenkontroll (17)

18 Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Jobba över institutionsgränser Regelbundet diskutera lediga tjänster/kandidater på adm-lg Adm-lg Kartlägga personal Se över befattningsbeskrivningar, rätt man på rätt plats 2015, EA, personalstab Kartlägga och erbjuda kompetensutveckling Utifrån punkten ovan erbjuda kompetensutveckling vid behov. 2015, EA, personalstab Planera framtiden (pension, längd på föräldraledighet, tänkbara förändringar, system mm) Kartlägga framtida förändringar som påverkar bemanningen och planera inför dem , EA, personalstab 3.8 Stipendier Mål för verksamhetsåret Mål 1. Sammanställa information till rekryterande chef 2. Sammanställa information till stipendiater Hur mäta att vi uppnått målet När sammanställt material finns När sammanställt material finns När uppnått mål September 2015 September 2015 Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Ta fram information Samla material angående Jan-sept 2015 UF Marina 16 (17)

19 stipendier och stipendiater Förmedla information Via intranätet och/eller mapp Jan-sept 2015 UF Marina 17 (17)