VERKSAMHETSPLAN Dokumentdatum Bilaga Skapat av Personalstaben ITM

Transkript

1 Skapat av Personalstaben ITM Verksamhetsplan För Personalstaben vid skolan för Industriell Teknik och Management, ITM

2

3 Skapat av Personalstaben ITM 1 Organisation HR-ansvarig Personaladministratör Personaladministratör Personaladministratör Forskarutbildningsadministratör Personalhandläggare, föräldraledig Marina Öhman Linnea Paulsson 2 Verksamhet Personalstaben är centraliserad till Deans Office vid skolan. Staben är en servicefunktion gentemot skolans anställda och ledning. I uppdraget ingår att säkerställa att ITM följer KTHs regelverk och riktlinjer samt de lagar och förordningar som är kopplade till arbetsrätt och personalfrågor. 2.1 Strategiska personalfrågor Utifrån ITM-skolans utvecklingsplan och verksamhetsmål arbetar staben med strategiska personalfrågor såsom arbetsmiljö, rekryteringar, handläggning av lärartillsättningar, etc. I den administrativa utvecklingsplanen ingår arbete med en bemanningsplan för skolan samt för respektive institution Anställningsärenden Staben är övergripande ansvarig för att ta fram och förlänga anställningsavtal, rådgivning kring anställningsärenden, bevakning av avtal som är på väg att löpa ut, avslut av anställningar, bemanning, och övrig administration kring anställningar Befordringsärenden Personalstaben har en samordnande administrativ funktion vid befordringsärenden såsom befordran till lektor eller professor. Detta sker i samarbete med UF, prefekt, skolchef, vice skolchef och AVA. En process för detta finns på svenska och skall översättas till engelska för att därefter publiceras på ITM-skolans intranät Docentur Personalstaben har en samordnande administrativ funktion vid inrättande av docentur. Detta sker i samarbete med UF, prefekt, skolchef, vice skolchef, AVA och ämnesansvariga. En process för detta skall tas fram och publiceras på Tillsättning av högre tjänster Staben har en samordnande administrativ funktion vid lärartillsättningar på skolan. Detta sker i samarbete med UF, prefekt, skolchef, vice skolchef, och AVA. 1 (13)

4 Forskarutbildningsadministration Staben administrerar skolans fem doktorsprogram som är knutna till forskarutbildningsansvarig (FA), doktorsprogramansvariga och skolchefen. Processer för forskarutbildningsadministration finns på svenska och skall översättas till engelska för att därefter publiceras på ITM-skolans intranät Arbetsmiljöfrågor Ansvaret för arbetsmiljön ligger på respektive institution. Det systematiska arbetsmiljöarbetet på skolan samordnas av personalstaben. Staben är ett stöd i arbetet med det systematiska arbetsmiljöarbetet, det vill säga riskbedömning/kartläggning, upprättande av handlingsplan, åtgärder och utvärdering Rehabilitering Staben ger stöd och rådgivning i rehabiliteringsfrågor och upprättar handlingsplaner i samarbete med företagshälsovården, Feelgood Jämställdhets- och mångfaldsfrågor Staben arbetar förebyggande med jämställdhets- och mångfaldsfrågor, exempelvis vid rekryteringar samt genom rådgivning till chefer och skolledningen. Staben är ett stöd till anställda som upplever sig diskriminerade i någon form och driver sådana ärenden vidare. Vi arbetar även med lönekartläggning och analyserar skillnader i lön mellan kvinnor och män samt vidtar åtgärder vid osakliga löneskillnader Stöd till ledarskapet Personalstaben fungerar som ett bollplank till chefer i personalfrågor. Utbildning för alla chefer i personalfrågor knutna till chefsrollen kommer att startas under Miljösamordning Staben stödjer kommunikationsstaben i deras arbete med miljöcertifieringsprocessen Rekrytering Personalstaben är ett stöd i hela rekryteringsprocessen vad gäller framför allt T/A-personal. Vi kan också vara behjälpliga vid övrig rekrytering av exempelvis doktorander och adjunkter. Vi har processer/rutiner för allt från kravprofil, rekryteringstillstånd och annonsering till urval och intervjuer. Våra mallar och rutiner grundar sig på kompetensbaserad rekrytering och kommer publiceras på under Introduktion av nyanställda Nyanställda bjuds in till introduktion vid fem tillfällen per år, på svenska och engelska. Denna introduktion genomförs tillsammans med ekonomi- och kommunikationsstaben. En mapp med informationsmaterial för nyanställda sammanställs. Personalstaben startar och bjuder in till ett nytt nätverk för lokala introduktörer. 2 (13)

5 Uppföljningssamtal Ett uppföljningssamtal skall ske 4-6 månader efter första arbetsdagen med HR-ansvarig på skolan. Mall för detta samtal finns Avslut I samband med att en medarbetare avslutar sin anställning sker en avslutsintervju med HR-ansvarig Stipendieärenden Staben administrerar vissa stipendier: Allmänna resestipendier, ITM-skolans stipendier finansierade av stiftelser, Jernkontorsfonden, GRU och postdoktorstipendier finansierade med institutionernas egna medel, samt forskarutbildningsstipendier inrättade av privat näringsliv. Processer för dessa skall tas fram och publiceras på Arvode och SINK På staben registrerar vi arvoden samt arbetar med en förbättring av processen kring denna anställningsform. Administration av SINK-ärenden Särskild inkomstskatt för utomlands bosatt - sköts av personalstaben Reseadministration och utlägg Vi granskar reseräkningar och arbetar med kontinuerlig utveckling av administrationen och processerna som rör reseräkningar. Vi granskar också utlägg och informerar skolans anställda inom dessa områden. Vi håller oss uppdaterade kring allt som rör KTHs tjänsteresepolicy samt regler kring representation och inköp. Vi deltar på KTHs resenätverk och driver ett nätverk för ITMs lokala reseadministratörer. Under kommer vi publicera material gällande reseräkningar på som skall fungera stödjande för såväl skolans anställda som lokala reseadministratörer Lönerevision och kartläggning HR-ansvarig håller i den årliga lönerevisionen tillsammans med skolchef, och ansvarar för administrationen av denna. Vi jobbar även med analys av lönekartläggningen och med framtagande av löneboxar. Staben har regelbundna möten med skolans löneadministratör för att säkerställa att processerna följs Samverkan HR-ansvarig har tillsammans med skolchefen månatliga samverkansmöten med de fackliga organisationerna där frågor som rör bl.a. personal och arbetsmiljö behandlas Övriga personalärenden Personalstaben arbetar också med frågor som rör eventuell övertalighet, konflikthantering och migrationsärenden. Vi är ett stöd till chefer inför svåra samtal. Vi granskar egenrapporteringen och ansvarar för framtagande och uppdatering av en personalhandbok som skall publiceras på skolans intranät. 3 (13)

6 Nätverk Personalstaben deltar i följande av KTHs och skolans nätverk deltar i: ITMs administrativa ledningsgrupp Nätverket för HR-ansvariga på KTH deltar i: FoU-nätverk FO-admin-nätverk FAPA-nätverk ITM deltar i: Nätverket för reseansvariga på KTH Nätverk för personaladministratörer på KTH Nätverk för lokala introduktörer Nätverk för lokala reseadministratörer Marina Öhman deltar i: Nätverk för lokala introduktörer Nätverk för lokala reseadministratörer Nätverk för personaladministratörer på KTH deltar i: Nätverk för personaladministratörer på KTH Miljögruppen på KTH ITM-skolans nätverk för arbetsmiljöfrågor 4 (13)

7 Mål och aktiviteter för verksamheten Stöd till ledarskapet Mål för verksamhetsåret Mål 1. Utbildning för chefer i personalfrågor knutna till chefsrollen Hur mäta att vi uppnått målet Dokumenterar deltagande i utbildningen. När 75 % av skolans chefer har gått utbildningen är målet uppnått När uppnått mål December Aktivitet Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Skapa utbildning för chefer Samla material från UF:s chefskurs och andra källor - April Personalstaben Marknadsföra utbildning Marknadsföra utbildningen i skolans ledningsgrupper och på Jan- april Genomföra utbildning Genomför en utbildning på våren och en på hösten April -nov Personalstaben Utvärdera utbildning Sammanställa utvärderingsblanketter och följa upp målen för - Dec 5 (13)

8 Systematiskt arbetsmiljöarbete Mål för verksamhetsåret Mål 1. Fastställa och synliggöra arbetsmiljöorganisation en 2. Skapa och förmedla rollbeskrivningar för medarbetare med ett speciellt ansvar inom arbetsmiljö 3. Kartlägga och planera grundläggande utbildningar inom olika arbetsmiljöroller Hur mäta att vi uppnått målet Publicera ett organisationsschema på. En anordnad aktivitet med arbetsmiljötema för hela ITM ska ha erbjudits. Samla in och arkivera underskrivna rollbeskrivningar. Rollbeskrivningarna skall publiceras på. Utbildningskrav skall finnas med i rollbeskrivningarna. Dokumenterat deltagande: när 75 % av de medarbetare som har ett speciellt arbetsmiljöansvar har deltagit i utbildningarna är målet uppnått. När uppnått mål Mars Juni December December 4. Analysera och vara ett stöd vid uppföljningsarbetet med resultatet av MUSen 5. Öka aktiviteten i det systematiska arbetsmiljöarbetet på institutionerna Egenkontroll Juni Alla institutioner skall rapportera in aktiviteter till årsrapporten av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Fyra protokollförda möten per säkerhetsgrupp skall finnas dokumenterade. December Aktivitet Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompeten s och ansvarig Fastställa Skapa ett - Mars Ledningsgruppen, Sofia 6 (13)

9 arbetsmiljöorganisationen organisationssche ma och publicera på, Event Arbetsmiljö Planera ett event där Arbetsmiljö kommer lyftas fram. - Juni Ledningsgruppen,, Skapa och förmedla rollbeskrivningar för medarbetare med speciellt arbetsmiljöansvar Uppdatera befintliga rollbeskrivningar för medarbetare med speciellt arbetsmiljöansvar och samla in underskrifter för arkivering. Publicera rollbeskrivningar på. - Dec Kemikaliegruppen, Brandansvariga, Utrymningsledare, Ledningsgruppen,, Sofia Fastställa behov av utbildning Genomföra och analysera kartläggningen - Feb Pär Jönsson, Sofia, Medarbetare med speciellt arbetsmiljöansvar Sofia Öka aktiviteter inom säkerhet genom nätverk Regelbundna nätverksträffar inom säkerhetsgrupper na: brandfarlig vara, brandskydd och kemikalier - Dec Pär Jönsson, Sofia, Annika, Lilja, Medarbetare med speciellt arbetsmiljöansvar Sofia Analysera och informera om MUSen Analysera resultat och ge återkoppling till skolan om resultatet - Mars, Stödja Prefekt och Avor med att planera det systematiska arbetsmiljöarbetet Göra planer för systematiskt arbetsmiljöarbete tillsammans med institutionerna - Feb Pär Jönsson, Prefekt, Avor,, Skyddsombud Sofia Skapa utbildning för chefer där systematiskt Samla material från UF:s - April Personalstaben 7 (13)

10 arbetsmiljöarbete ingår chefskurs och andra källor Halvårsavstämning med varje institution Se hur varje institution ligger till och eventuella behov av stöd - Juni Prefekter, Avor, Pär Jönsson, Sofia Sofia Sammanställa rapport för systematiskt arbetsmiljöarbete under Samla in aktiviteter från institutionerna - Dec Skolchef, HRansvarig ITM, Sofia 3.3 Rekryteringsprocessen Mål för rekryteringsarbetet Mål Hur mäta att vi uppnått målet När uppnått mål 1. Utveckla och förbättra introduktionen för nyanställda Egenkontroll Februari 2. Minska antalet rekryteringar med hjälp av externa företag 3. Förenkla rekryteringsprocessen för rekryterande chefer Kontrollera kostnaderna för extern rekrytering och jämföra med föregående år Egenkontroll samt intervju av rekryterande chefer i slutet av året December December 4. Effektivisera rekryteringsprocessen Egenkontroll Mars Aktivitet Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Utveckla ITMs introduktion för nyanställda Utveckla och omarbeta presentationen till introduktionen för nyanställda Februari Marina Öhman, Ann Catherine Hörjel, Malin Vennertun, Henrik Sahlström 8 (13)

11 Genomföra introduktioner för nyanställda Genomföra fem introduktioner på svenska och engelska under Marina Öhman, Ann Catherine Hörjel, Malin Vennertun, Henrik Sahlström Arbeta bort nyckelpersonsberoendet kring introduktionen av nyanställda Skapa samtalsmanus för att underlätta för andra att hålla samma presentation för nyanställda Februari Ann Catherine Hörjel, Malin Vennertun, Henrik Sahlström Implementera nya introduktionsmappar Ta fram och leverera introduktionsmappar för nyanställda på ITM Februari Maarit Ströberg, Marina Öhman Marknadsföra personalstaben som rekryteringsstöd Marknadsföra våra tjänster via intranät och personliga kontakter Publicera material på Publicera material som underlättar för chefer som skall rekrytera på, Utarbeta mallar för olika steg i rekryteringsprocessen Se över rekryteringsprocessen och producera mallar för de delar som saknas för att dessa skall kunna publiceras på Juni, Uppdatera processkartan för rekrytering Uppdatera och publicera processkartan för rekrytering på Mars Maarit Ströberg Effektivisera rekryteringprocessen Skapa möjlighet att producera och publicera annonserna lokalt på ITM-skolan Mars Inger Ekman, UF 9 (13)

12 Utöka administrativ kompetens och hållbarhet kopplat till skolans doktorsprogram Mål för verksamhetsåret Mål Hur mäta att vi uppnått målet När uppnått mål 1. Stärka kompetens och hållbarhet kring administrationen av skolans doktorsprogram Egenkontroll December Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Nätverk Möten - Dec FoUadministratörer, Nätverk Möten - Dec FA, PA och Back-up för forskarutbildningsadministration Integrera övriga personalstaben i forskarutbildningsadministrationen - Jun Personalstaben Hållbar administration av skolans doktorsprogram Mål för verksamhetsåret Mål 1. Hållbar forskarutbildningsadministration Hur mäta att vi uppnått målet Färdigställda processbeskrivningar och egenkontroll och publicera på När uppnått mål Juni 2. Översätta processer till engelska Publicera de översatta processerna på April 10 (13)

13 Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Back-up Integrera övriga personalstaben i forskarutbildningsadministrationen - Juni Personalstaben Publicera processer på engelska på Översätta processer till engelska - April Kommunikationsstaben och Översättare Utbildning i engelska Stärka engelskkunskaper hos skolans FoU administratörer - Juni KTH, 3.5 Miljösamordning Mål för verksamhetsåret Mål Hur mäta att vi uppnått målet När uppnått mål 1. Miljöcertifiering ISO certifikat Dec Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Skapa rutiner kring miljöaspekter Rutiner som visar att vi arbetar i enlighet med lagar är ett krav för miljöcertifiering ISO Jan Pär Jönsson Uppdatera miljölaglista En miljölaglista ska uppdateras så våra rutiner kopplas till de lagar som finns. Juni Pär Jönsson 11 (13)

14 Internrevision Planera och delta i internrevision. Juni Medarbetare på ITM skolan kommer delta. Driva beslutande projekt Driva de projekt som beslutats för att uppnå miljömålen som ITM-skolan satt upp. Löpande under Pär Jönsson Nätverk miljögruppen KTH Delta i nätverksträffar för miljögruppen på KTH som ITMs representanter. Löpande under Nätverk miljögruppen ITM Hålla i nätverksträffar för ITMs miljögrupp Löpande under 3.6 Processer Mål för verksamhetsåret Mål 1. Ta fram process för lärartillsättningar Hur mäta att vi uppnått målet Färdigställda processbeskrivningar och publicera på När uppnått mål Februari 2. Ta fram process för docentur Färdigställda processbeskrivningar och publicera på 3. Ta fram process för stipendier Färdigställda processbeskrivningar och publicera på Februari December 4. Ta fram process för migrationsärenden Färdigställda processbeskrivningar och publicera på Juni 12 (13)

15 Aktiviteter Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Godkänna processen för lärartillsättning Processen för lärartillsättning skall godkännas av ledningsgruppen och översättas - Feb Kommunikationsstaben, Översättare, Ledningsgruppen, Godkänna processen för docentur Processen för docentur skall godkännas av ledningsgruppen och översättas - Feb Kommunikationsstaben, Översättare, Ledningsgruppen, Ta fram process för stipendier Skapa process och publicera på - Dec Kommunikationsstaben, Marina Öhman, Gülten Baysal Marina Öhman och Ta fram process för migrationsärenden Kartlägga och skapa process samt publicera på - Jun Kommunikationsstaben, Avor, Ledningsgruppen,, 13 (13)