Förvaltningsberättelse för Sjöfrun Samfällighetsförening 2011

Transkript

1 Förvaltningsberättelse för Sjöfrun Samfällighetsförening 2011 Innehåll INNEHÅLL STYRELSEN OCH DESS MÖTEN GEMENSAMHETSANLÄGGNINGAR GA:1, Vatten och avlopp GA:2, Körytor, gång/cykelväg, gatubelysning, grönområden, undercentral (UC), Kabel-TV Körytor, gång- och cykelvägar, gatubelysning Grönområden och lekplatser Undercentralen (UC) Kabel-TV GA:3 och GA:4, Radhusgarage AVTAL Försäkring El Bredband Ekonomi Snöröjning MEDLEMSAVGIFTER ÖVRIG VERKSAMHET Hemsida Skanning av ritningar och protokoll Rutiner för in- och utflyttning Lösspringande katter Skuld från medlemshushåll återbetald... 6 Sida 1 av 6

2 1. Styrelsen och dess möten Styrelsen har sedan föreningsstämman 2011 haft följande medlemmar: Kristian Karlsson Ordförande - ansv för El, trafik och belysning Ulf Pantzare, Sekreterare Fredrik Wernstedt, Kassör Ledamöter: Ewa Lindh Wikberg - ansv för lekplatser Jerker Fick Suppleanter: Mattias Henriksson ansv VA Peter Holm ansv TV, bredband och hemsidan Mats Sjögren Utanför styrelsen har Per Edberg varit ansvarig som kontaktperson gentemot entreprenören som sköter snöröjningen. Styrelsen har under genomfört sju protokollförda möten förutom det konstituerande mötet efter föreningsstämman. I praktiken har ordförande och kassör fungerat som kontaktperson för vatten och avlopp. 2. Gemensamhetsanläggningar Sjöfruns Samfällighetsförening omfattar fem stycken gemensamhetsanläggningar (GA). Föreningsstämman tar beslut om ev. förändring av fördelning av fonderingen vid årsmötet GA:1, Vatten och avlopp Avgiften till samfälligheten består av kostnad för vatten samt fondering. Under styrelsens förvaltning har ett stopp i avloppsledningen utanför radhuslängan på övre området, hörnet mot Vittervägen och nedåt Tomtebovägen åtgärdats via att Swoosh kallades in och spolade rent ledningarna. Styrelsen har diskuterat dessa återkommande problem och begärt in en ny offert på filmning av avloppsledningar på övre området under februari GA:2, Körytor, gång/cykelväg, gatubelysning, grönområden, undercentral (UC), Kabel-TV Avgiften till samfälligheten består bland annat av kostnader för gatubelysning och vinterväghållning (snöröjning, sandning och sopning), föreningens gemensamma administration, kabel-tv samt fondering. Vid stämman 2006 beslutades att gatubelysningen i fortsättningen skall hållas släckt Sida 2 av 6

3 under sommartid och så har varit fallet under Körytor, gång- och cykelvägar, gatubelysning Föregående vinter var det väldigt få tillfällen (två) som det behövdes halkbekämpa, och det innebar att det inte var så mycket grus på vägarna. Styrelsen beslutade att medlemmarna skulle ta hand om att sopa rent från grus framför sina fastigheter. Detta försök att spara ca kr som det kostar att anlita firma föll inte väl ut. Ett antal blomlådor placerades under sommaren ut i kvarteret för att få ned bilarnas hastighet och därmed minska trafikfarorna. Dessa ställdes fram i samband med städdagen den 22 Maj Entreprenadkontrakt avseende snöröjning/sandning förlängdes med Umeå Entreprenad, (UE). Styrelsen beslutade att anlita UE för ytterligare ett år under förutsättning att de ersatte de skador som uppstått under föregående år. Detta utlovades av UE och de flesta skadorna åtgärdades under hösten innan snön kom Grönområden och lekplatser Vårstädning utfördes Det var en solig eftermiddag och uppgifterna bestod av att kratta, rensa ogräs, skruva ihop och olja in skeva klätterställningar. Det var uppskattningsvis bara en fjärdedel av hushållen som deltog i städdagen vilket inte är OK. Styrelsen kommer att lämna förslag till kommande stämma kring åtgärder för att få fler att ställa upp. Förslaget innebär att frånvaro från städningen medför en städavgift, se kallelse till stämman för mer info. Tätt inpå städdagen beställdes även offerter för besiktning av lekplatserna. Svensk Markservice fick uppdraget och det fanns ett flertal punkter att åtgärda. Avseende lekställningar så åtgärdade styrelsemedlemmar de punkter som besiktningen visat vara farliga eller kunde skapa fara, detta utfördes under hösten 2011 med fullgott resultat. Översta lagret sand har inte bytts enligt de intervaller som förespråkas, därför beställdes även utbyte av sand i lekparkerna av Svensk Markservice som bytte översta lagret på ca 20 cm och återställde skador på gräsmattor med matjord. Gräsklippning av gemensamma grönytor har fungerat hyfsat under Ett problem är att en nyckel till UC försvunnit samt att gräsklipparen inte är i fullgott skick. Nyckeln sitter på en ganska stor träbit, som inte direkt ryms i en ficka varför den borde finnas i någon av hushållens gömmor. Gräsklipparens vara eller icke vara diskuterades i styrelsen och det beslutades att använda den som vi har tills den rasar helt. Därefter måste en ny inköpas Undercentralen (UC) Kontakt med Skanova som är en av de företag som har ansvar för utrustningen i UC har tagits, men inga åtgärder har skett. Sida 3 av 6

4 Kabel-TV Ingen förändring i avtalet med ComHem har skett. Under året fick vi ett erbjudande från ComHem att ansluta samfälligheten till ett gruppavtal så att varje hushåll skulle kunna få Digital-TV till en kostnadsökning på ca 100 kr per månad jämfört med dagens pris. Detta förslag processades i styrelsen och en enkät kring hur medlemmarna ställer sig till förslaget gick ut under våren/sommaren Det var för få medlemmar som ville ha Digital-TV så att styrelsen beslutade att inte ansluta samfälligheten till ett gruppabonnemang för Digital-TV via Com Hem GA:3 och GA:4, Radhusgarage Dessa gemensamhetsanläggningar omfattar radhusgaragen inom samfälligheten. Kostnad för el, vinterväghållning, sopor och fondering skiljer sig åt något mellan GA:3 och GA:4. Under föregående år har det uppstått ett underskott i GA 3 och GA 4 då kostnaderna för el i radhusgaragen blivit högre än budgeterat. Detta åtgärdas genom att ta ut en extra avgift på 30 kr per månad för berörda hushåll under kvartal Ett informationsbrev kring detta gick ut till berörda där alla uppmanades bl a att använda timer till motor- och kupévärmare. 3. Avtal Samfälligheten har ett flertal avtal rörande snöröjning, försäkring, el, vatten, reparation av el-installationer, bredband och kabel-tv. Flera av avtalen som försäkring och reparation av elinstallationer förnyas per automatik. 3.1 Försäkring Samfällighetens försäkring hos Länsförsäkringar ger full täckning för alla anläggningar och försäkringskostnaden är rimlig. 3.2 El Vi har ett grönelavtal som är ett hängavtal till Riksbyggen. Detta innebär att vi betalar en liten summa extra för att få Grön el, dvs el producerad av förnyelsebara energikällor Bredband Bredband till samfälligheten levereras av Bredband 2. Inga större driftavvikelser har skett. Uppdatering av vilka användare som omfattas av avtalet har gjorts tillsammans med Bredband 2. Under året har ett hushåll anslutit sig till Sjöfruns bredbandsfiber och det medförde vissa installationer i UC, dessutom så har mindre åtgärder vidtagits, bl a byte av viss del av utrustningen. Styrelsen har diskuterat hur bredbandsnätet bör hanteras för att följa med i utvecklingen, men inga åtgärder förutom de nämnda har vidtagits. Vi har ett förmånligt avtal avseende service och underhåll på bredbandsanläggningen men den börjar ha ett antal år på nacken och delar av anläggningen kommer i framtiden att behöva bytas ut. Sida 4 av 6

5 3.4. Ekonomi Samfälligheten anlitar Riksbyggen för att sköta föreningens ekonomi. Avtalet förlängdes automatiskt i 24 månader Avtalet omfattar en rad tjänster t.ex. autogiro, fakturering, inkassohantering m.m. som förenklar samfällighetens drift avsevärt. Styrelsen anser att minimal risk ska råda vid placering av fonderade medel. Beslut om riktlinjer för placering av likvida medel som togs av föreningsstämman 2011 har antagits och applicerats av styrelsen. Dessutom så har rutiner upprättats att ha dubbel attestering av fakturor (ordf och kassör) för att undvika ekonomiska oegentligheter, också detta enligt tidigare stämmobeslut. Den dubbla attesteringen har funkat bra under året förutom att ett par fakturor blivit liggande och påminnelseavgift lagts till dessa Snöröjning Kontaktperson för vinterväghållning var Per Edberg, Sjöfruvägen 145. Snöröjningen har fungerat tillfredsställande under vintern. I skrivande stund är det kvar en del av vintern så slutlig utvärdering får skötas av kommande styrelse. 4. Medlemsavgifter Månadsavgiften varierar beroende på andelstal i de olika gemensamhetsanläggningarna GA:1-4. Till detta kommer i förekommande fall bredband (GA:5). I månadsavgifterna för GA:1 och GA:2 ingår vattenförbrukning, gatubelysning, vinterväghållning samt fondering framförallt i form av avgift för reparation och underhåll. I avgiften för GA:3 ingår vinterväghållning, elförbrukning och sophämtning. I avgiften för GA:4 ingår endast vinterväghållning. 5. Övrig verksamhet 5.1. Hemsida Hemsidan, fungerar som informationsplats för samfälligheten där bl.a. kontaktuppgifter till styrelse, kallelse och protokoll för årsmöten och rutiner för boendet i kvarteret anslås Skanning av ritningar och protokoll Styrelsen har under året skannat ett stort antal dokument för att kunna sparas på ett framtidssäkrat sätt. Ritningar har skannats av Arkitektkopia och lagts upp på styrelsens sida på Riksbyggens kundwebb. Protokoll har skannats av styrelsemedlemmar och lagts upp på Riksbyggens kundwebb. 5.3 Rutiner för in- och utflyttning Under året har ett antal fastigheter bytt ägare och styrelsen har fått jobba mycket med medlemmarnas frågor och funderingar. Det åligger på alla medlemmar i Sjöfruns samfällighet att meddela utflytt till Riksbyggen och meddela vilka som flyttar in. Det Sida 5 av 6

6 finns även uppdaterade dokument på hemsidan för att underlätta in- och utflytt för alla inblandade. 5.4 Lösspringande katter Samfälligheten har även under 2011 haft problem med lösspringande katter som kissar och bajsar på gårdarna i området. Ansvar för dessa katter åligger husdjursägaren. 5.5 Skuld från medlemshushåll återbetald Under året har även en långdragen skuld till samfälligheten reglerats då den skuldtyngda fastigheten bytt ägare. Mäklare och Riksbyggen var inkopplade för att reglera skulden till samfälligheten som låg i storleksordningen kr. För Sjöfruns samfällighet Umeå Fredrik Wernstedt Kristian Karlsson Jerker Fick Ulf Pantzare Ewa Lindh Wikberg Peter Holm Mattias Henriksson Mats Sjögren Sida 6 av 6