Slätmossen Västra Samfällighetsförening

Transkript

1 via 1. Mötets öppnande Ordförande Lars Beckman förklarade mötet öppnat. 2. Godkännande av kallelse Kallelsen var utsänd i föreskriven tid och godkändes. 3. Godkännande av dagordning Den utsända dagordningen godkändes. 4. Val av mötesordförande Till mötesordförande valdes Lars Beckman. 5. Val av mötessekreterare Till mötessekreterare valdes Tanja Wredberg. 6. Val av två justeringsmän/rösträknare Till justerare/rösträknare valdes Carina Öberg 62 och Henrik Jessen Genomgång tidigare årsredovisningar (se bilaga) Förklaring av bakgrund till det fördjupade arbetet med ekonomin som var orsaken till ett sent årsmöte. Årsredovisningar från tidigare år stämmer inte överens med budgeten, fonderingar stämde inte överens samt inga uttag trots förnyelse tydde på fel i årsredovisningen. Redovisningen av hela föreningen som nu ska särredovisas som sektion 1 (lilla) och sektion 2 (stora), detaljer saknades som nu ska framföras och förtydligas. Bokföringen var felaktig och ska rättas upp och konton ska justeras. Slutsats till varför det har blivit så här: Inga tydliga rutiner eller rollbeskrivningar inom styrelsen och gentemot förvaltaren; förvaltaren har inte ställt kontrollfrågor vilket bidrog till ett bristande samarbete mellan förvaltaren och samfälligheten. Ett närmare samarbete är målet, kanske även fler fysiska möten. Revisorn har inte uppmärksammat avvikelserna och eller lyft dessa till styrelsen. Samtliga fakturor till och med 2017 har granskats och ställts i relation och korsrefererats till budgeten. Styrelsen har vidtagit flera åtgärder för att undvika att samma situation uppstår igen. Kontoplan i budget är avstämd med förvaltaren. Årsredovisningen är förbättrad med högre detaljeringsgrad och större transparens och styrelsen har tagit fram en ny rutin för budgetering, löpande ekonomisk uppföljning (inklusive attestering av fakturor) samt granskning av årsredovisning från förvaltaren Separation sektion 1 och 2 i årsbokslut Styrelsen föreslog att fördela kostnaden för el och försäkring enligt Bilaga 7 i kallelsen till årsmötet. Stämman biföll förslaget Fondavsättningar Styrelsen föreslog att justera fondavsättningar för åren 2014 till 2017 enligt Bilaga 7 i kallelsen till årsmötet. Stämman biföll förslaget.

2 via 7.3. Beslut angående uttag ur förnyelsefond Styrelsen föreslog att justera uttag ur förnyelsefonder för åren 2014 till 2016 enligt Bilaga 7 i kallelsen till årsmötet. Stämman biföll förslaget. 8. Styrelsens årsredovisning samt revisorernas berättelser 8.1. Förvaltningsberättelse räkenskapsåret 2017 Ordföranden redogjorde för förvaltningsberättelsen Ekonomisk rapport, tilläggsupplysningar Ekonomisk rapport genomgicks, utgående balansen kommer att justeras minimalt och skickas ut till medlemmarna. Föreningens ekonomi är god Revisorernas berättelse Revisorernas berättelse genomgicks. 9. Fastställande av resultat- och balansräkning (se separat blad) samt fråga om ansvarsfrihet för styrelsen Disposition av årets resultat: Resultat- och balansräkning fastställdes och styrelsen beviljades ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret Framställningar från styrelsen Inga framställningar från styrelsen hade gjorts. 11. Inkomna motioner från boende i Samfälligheten. Inga motioner hade inkommit till styrelsen. 12. Ersättning till styrelse, revisorer och valberedning Styrelsen föreslår följande ersättning för år 2018 och förslaget godkändes av årsstämman: Ordförande kr Kassör kr Ledamöter kr (Markansvarig 6 000, Övriga ledamöter 4 000) Suppleant, 2st kr (att fördelas lika dem emellan) Valberedning, 7st 900 kr (Endast sammankallande får ersättning) Revision kr 13. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd (se bilaga) Framställande av Underhålls- och förnyelseplan Styrelsen har tagit fram en reviderad underhålls- och förnyelseplan tillsammans med medlemmar i föreningen. Såväl fonderingsgrad som ingående poster har granskats och reviderats. Som komplement till huvuddokumentet med samtliga poster summerade har även en åtgärdsplan med estimerade tidpunkter för åtgärder tagits fram. Dessa har till syfte att bedöma ackumulerade kostnader jämfört med föreslagen fondering, per sektion, för att säkerställa att fonderingen motsvarar framtida behov. Styrelsen föreslog att den reviderade Underhålls- och förnyelseplanen ersätter tidigare utgåvor från och med år Stämman biföll förslaget. Notera att det finns ett behov av att arbeta vidare och förfina planen och det föreslås ske under Alla som har kunskap och kan bidra med fakta till planen uppmanas kontakta styrelsen.

3 via Förslag: fondering av överskott; sektion 1 Sektion 1 har ett överskott om 39504:- vid utgången av 2017 efter korrigeringen enligt punkt 7. Vid arbetet med Underhålls- och förnyelseplanen framkom att sektion 1 beräknas ha underskott av kapital enligt föreslagen förnyelse fram till år Styrelsen föreslog att fondera överskottet för att undvika höjning av samfällighetsavgiften för sektion 1 för att täcka underskottet. Stämman biföll förslaget Förslag: användning av överskott över tre år; sektion 2 Sektion 2 har ett överskott om :- vid utgången av 2017 efter korrigeringen enligt punkt 7. Styrelsen föreslog att reglera överskottet över 3 år då det ger en bra likviditet och stabil debiteringslängd. Förslaget innebär att 59000:- reserveras för 2019 års budget och 59000:- för 2020 års budget. Resterande överskott regleras i 2018 års budget. Stämman biföll förslaget Förslag: ersättning av alla tidigare beslut om fonderingar, inklusive det om TV- anläggningen; sektion 2 År 2013 investerade föreningen i en fiberanläggning för att ersätta föreningens ålderstigna koaxialnät. En punkt i det beslutsunderlaget var att göra ett årligt uttag ur förnyelsefonden för sektion 2 under perioden vi amorterar investeringen. Syftet med beslutet var att vi inte skulle fondera till TV-anläggningen samtidigt som vi amorterar förnyelsen. Till 2015 års budget tog styrelsen istället bort TV-anläggningen ur Underhålls- och förnyelseplanen och den är heller inte upptagen i senaste revision av densamma. I och med dessa beslut finns det heller ingen grund för att göra ett årligt uttag ur förnyelsefonden för sektion 2. Dock finns det inget formellt stämmobeslut för denna förändring varför styrelsen föreslår att fatta detta beslut. Stämman biföll förslaget Framställande av budget Förslag baserad på Alternativ 1 för sektion 1 samt budgeten godkändes. 14. Val av styrelse och styrelseordförande Valda styrelseledamöter: Lasse Beckman Vallavägen 30 har 1 år kvar på sitt mandat. Styrelseordförande. Tanja Wredberg Vallavägen 72 har 1 år kvar på sitt mandat. Styrelseledamot. Vi har inga ytterligare kandidater till ordinarie ledamot. Valberedningen hade ett namn på sin lista men den kandidaten ställer upp som suppleant. Ingen av de övriga (få) närvarande på årsstämman var villiga att ställa upp som ordinarie ledamot. Detta innebär att styrelsen i dagsläget endast har kandidater för två ordinarie ledamöter och två suppleanter (se nedan). Styrelsen måste bestå av minst tre ordinarie ledamöter för att vara beslutsmässig. Det är lämpligt att styrelsen består av fyra ordinarie ledamöter så vi inte riskerar att tappa kontinuitet i arbetet när vi växlar ut ledamöter vartannat år. Föreningen består av 59 fastigheter och om vi hjälps åt att dela på bördan så skulle det inte vara ett problem att få ihop en styrelse och ingen skulle bli tvingad att sitta i styrelsen år efter år. En uppmaning till alla medlemmar är att verkligen överväga att sitta i styrelsen åtminstone en period. Förutom styrelsearbetet är det ett jättebra sätt att få en bättre förståelse för hur en samfällighet fungerar och vad avgifterna används till och dessutom ger det en möjlighet att lära känna sina grannar lite bättre. Hör gärna av dig till styrelsen om du är intresserad!

4 via Om vi alla inte lyckas få ihop en beslutsmässig styrelse blir vi tvungna att vända oss till Länsstyrelsen för hjälp. Antingen behöver vi anlita en syssloman, en hel extern styrelse eller i värsta fall riskerar vi bli tvångsförvaltade och det är sannolikt inte gynnsamt för oss boende. Vi behöver anordna en extra stämma för nyval av minst en styrelseledamot, med fördel 2 styrelseledamöter. Styrelsen återkommer med ett datum. 15. Val av styrelsesuppleanter Nyval 1 år: Christa Kluge Vallavägen 112 Nyval 1 år: Daniel Hall Vallavägen Val av revisorer och revisorssuppleanter Förslag: byte av revisor Förslaget godkändes Förslag: ny extern revisor Redovisa Resultat, kr/år Förslaget godkändes och årsstämman beslutar byte av revisor. 17. Val av områdesombud Val av områdesombud godkändes. 18. Val av valberedning Valberedningen utgörs av områdesombuden. Sammankallande i valberedningen är område 4. Val av valberedningen godkändes. 19. Övriga frågor Grannsamverkan: samfälligheten är inte registrerad hos polisen som det varit för flera år sedan. Medlemmar uttrycker sitt intresse av att återuppta detta, 3-4 kontaktpersoner behövs varav 1 huvudkontaktperson. Berit Dahl är kontaktperson, vid intresse kontakta henne. Kontaktuppgifter: Berit Dahl, Vallavägen 134, beritdahl52@gmail.com, Klippning av träd vid förskolan Ekorren: vem ansvarar för det? Tornbergets ansvar. En fråga kom upp om föreningens försäkring. Föreningen har under flera års tid haft gemensamhetsanläggningen försäkrad hos Länsförsäkringar. Från och med i år kommer vi komplettera försäkringen med medlemskap och serviceavtal hos Villaägarna, bland annat för möjlighet till rådgivning inför Haninges förtätning. Serviceavtalet med Villaägarna ska ingås från och med 2018 och i och med förfallodag för försäkringen hos Länsförsäkringar i december kommer vi även försäkra gemensamhetsanläggningen via Villaägarna. Informationen om vad som ingår i avtalet kommer att skickas ut till medlemmarna. 20. Mötets avslutande Ordföranden förklarade mötet avslutat.

5 via Vid protokollet: Tanja Wredberg Justeras: Carina Öberg Henrik Jessen